Réf. : CC.2008.80-CC1/vc-vh

A. Suite à la faillite de la société U., prononcée le 15 mai 2002, la société O. SA a été mandatée par l’Office des faillites pour assumer la gérance officielle des huit immeubles propriété de cette dernière sur la commune de [...]. L’office a proposé aux créanciers une vente de gré à gré à S.Y. et J.Y., ces derniers ayant formulé une offre de 2'000'060 francs pour l’acquisition en bloc des biens-fonds [a], [b],[c], [d], [e], [f], [g], et [h]. Une vente immobilière à terme a été conclue le 1er septembre 2003, prévoyant l’entrée en jouissance avec effet immédiat (ch. 6 de l’acte de vente). Il était par ailleurs prévu que les baux à loyer passent aux acquéreurs (ch. 7), l’état locatif des immeubles leur ayant été remis (ch. 8). Ces derniers étaient expressément rendus attentifs au fait qu’ils devraient observer les listes de loyers et les plans des charges en vigueur pour toute la durée de l’aide fédérale (clause particulière en p. 10). Le 16 septembre 2003 a été conclu un contrat de gérance entre les époux Y. et la société O. SA, à Neuchâtel, portant sur les huit immeubles susmentionnés. La raison sociale de la société O. SA est devenue la société X. SA depuis le 28 avril 2008. Le but de cette société est l’exécution de prestations en relation avec la gérance, le courtage, l’expertise, le conseil, l’administration (y compris l’administration de propriétés par étages) et la vente immobilière dans tous ses aspects financiers et techniques.

Le 11 juillet 2005, les époux Y. ont résilié le contrat « pour une date à déterminer avec vous, mais au plus tard le 31 décembre 2005 ». Ils précisaient entendre s’occuper complètement de leurs immeubles. Par courrier du 25 septembre 2005, ils ont déclaré résilier le contrat avec effet immédiat invoquant une rupture du rapport de confiance vu notamment divers manquements dans la tenue des comptes et réclamé un décompte de charges jusqu’au 30 septembre 2005. Le 25 octobre 2005, la société O. SA a accepté cette résiliation. Le 26 avril 2006, cette société a adressé aux époux Y. les comptes de gestion pour l’année 2005 desquels ressort un solde en sa faveur pour une partie des immeubles de 100'266.95 francs. Le 12 mai 2006, les époux Y. ont versé un acompte de 45'000 francs. La société O. SA a fait parvenir aux époux Y. un nouveau décompte le 8 septembre 2006 qui prend en considération la totalité des immeubles soit également les deux immeubles vendus ([f] le 15 avril 2004 et [g] le 31 décembre 2004) le solde dû étant de 42'797.10 francs (après déduction de l'acompte précité. Le 13 septembre 2006, les époux Y. ont relevé notamment l'insuffisance des recettes locatives et encaissements de charges. Ils joignaient leurs propres comptes 2004 et 2005 desquels il résulte selon eux un solde trop perçu par 15'861.85 francs dont ils demandaient le remboursement. Ils requéraient également la restitution de tous les dossiers relatifs aux immeubles.

La demanderesse a mandaté unilatéralement le cabinet d’audit T. SA afin qu’il procède à une vérification des décomptes contestés. Ce cabinet est arrivé à la conclusion que les prétentions de la demanderesse par 87'797.10 francs doivent être déduites d’un montant de 412.65 francs (suite à une erreur concernant les charges de l’immeuble [h]) et de l’acompte précité, d’où un solde dû de 42'384.45 francs. Les défendeurs contestant ce rapport et le montant précité, la demanderesse a notifié à chacun d'eux un commandement de payer le 7 avril 2008 portant sur un montant total de 46'998.50 francs (montant de la créance par 42'797.10 francs, intérêts moratoires par 4'101.40 francs et frais administratifs par 100 francs). Les époux Y. y ont fait opposition totale.

B. Le 3 juillet 2008, la société X. SA saisit la Cour civile du Tribunal cantonal d’une demande dirigée contre S.Y. et J.Y. portant les conclusions suivantes :

« 1. Condamner S.Y. et J.Y. à payer solidairement à la société X. SA, la somme de CHF 55'995.85, avec intérêt à 5 % dès le 7 avril 2008.

2. Prononcer la mainlevée définitive de l’opposition formée par S.Y. à la poursuite no 20853834.

3. Prononcer la mainlevée définitive de l’opposition formée par J.Y. à la poursuite no 20853838.

4. Sous suite de frais et dépens. »

Elle estime que l’analyse effectuée par le cabinet d’audit T. SA ne souffre d’aucune contestation, ce dernier ayant malheureusement pointé toute la comptabilité et examiné les pièces justificatives pertinentes. Elle allègue qu’est dû un montant de 55'995.45 francs représentant 42'384.45 francs à titre de solde d’honoraires de gérance (montant retenu par le cabinet d’audit), 8'016.20 francs à titre de frais d’expertise et 5'595.20 francs à titre d’honoraires d’avocat avant procès.

C. Dans leur réponse et demande reconventionnelle du 30 septembre 2008, les époux Y. concluent à ce que :

« 1. L’action introduite par la société X. SA soit rejetée.

Reconventionnellement :

2. La société X. SA soit condamnée à verser aux défendeurs la somme de CHF 76'825.20 pour solde de tous comptes liés au contrat de gérance de 2003 à 2005, avec intérêts à 5 % dès le 1er octobre 2005.

3. La société X. SA soit condamnée à remettre aux défendeurs l’intégralité des documents encore en sa possession, relatifs aux immeubles des défendeurs et à leurs locataires.

En tout état de cause :

4. Avec suite de frais et dépens. »

Ils relèvent avoir contesté à plusieurs reprises les décomptes effectués par la demanderesse. L’expertise n’est d’aucune utilité étant donné qu’elle est unilatérale et privée, fondée sur des chiffres faux et incomplets, les experts n’ayant par ailleurs pas disposé de toutes les données importantes pour apprécier. La demanderesse a commis plusieurs erreurs et négligences et leur a ainsi causé un dommage considérable. Concernant les loyers, elle estime que la société X. SA n’a pas répercuté les rénovations entreprises ni obtenu le rendement locatif maximum déterminé par l’Office fédéral du logement (OFL), le rendement effectif pour la période du 1er septembre 2003 au 30 septembre 2005 étant inférieur de 9'789 francs à ce qu’il devrait être. Ils estiment par ailleurs que douze locations par locataire en 2004 et neuf locations en 2005 devaient être encaissées ; les loyers effectivement encaissés sont inférieurs de 6'870.20 francs en 2004 et 4'327 francs en 2005, soit d'un total de 11'197.20 francs. Quant aux charges non encore encaissées, elles ne doivent pas être portées au débit des comptes. La demanderesse leur doit 15'861.85 francs si l’on tient compte des recettes locatives complètes et de la déduction des charges justifiées. La demanderesse n’a par ailleurs pas droit aux honoraires comptabilisés par 27'571.75 francs vu la mauvaise exécution du mandat.

D. Dans sa réplique et réponse à demande reconventionnelle, la société X. SA confirme les conclusions de sa demande et conclut au rejet de la demande reconventionnelle, sous suite de frais et dépens. Elle relève que les défendeurs ont accepté le décompte établi par la gérance pour l’année 2003, la contestation ne concernant plus que les décomptes 2004 et 2005. La gérance ayant assumé financièrement toutes les charges, il est indiscutable qu’au moment de la résiliation du mandat, elle porte au débit du compte des défendeurs tous les soldes de charges encore impayés. Concernant les loyers, il ne lui appartient pas de répondre des éventuels loyers impayés même s’il est de sa responsabilité d’entreprendre les démarches utiles pour en obtenir le paiement. Au moment du rachat des immeubles, les défendeurs ont été clairement informés du fait que l’état locatif des immeubles ne coïncidait pas avec les plans de loyers de l’OFL et il a été convenu que les loyers seraient modifiés au fur et à mesure des changements de locataires. De plus, les propriétaires entendaient vérifier chaque loyer avant la conclusion du bail, la demanderesse n’ayant aucun pouvoir de décision en la matière.

E. Les défendeurs, dans leur duplique et réplique à demande reconventionnelle allèguent que lorsque la demanderesse a établi ses notes d’honoraires elle a tenu compte des soldes dus par les locataires, raison pour laquelle il est abusif de prétendre maintenant qu’elle n’a pas à exécuter de travail d’encaissement. Ils ne peuvent procéder eux-mêmes auxdits encaissements étant donné qu’ils ne sont pas en possession des pièces justificatives. C’est suite à de nombreuses erreurs de la gérance qu’ils ont, par lettre du 18 juillet 2004, déclaré vouloir vérifier chaque loyer avant la conclusion d’un bail. Ils contestent avoir considéré comme définitifs et admis les comptes 2003.

F. Outre le dépôt de pièces littérales par les parties ainsi que de celles produites sur réquisitions, l’administration des preuves a porté sur l’audition de R., en qualité de témoin.

G. Dans leurs conclusions en causes, les parties développent leurs thèses respectives. Interpellées par le juge instructeur pour savoir si elles acceptaient que le jugement soit rendu par voie de circulation ou si elles souhaitaient au contraire que la cause soit citée pour plaidoiries et jugement, les parties ont accepté que le jugement soit rendu par voie de circulation. Elles ont été informées du changement de juge le 29 septembre 2011.

C O N S I D E R A N T

1. La compétence du Tribunal cantonal pour connaître de ce litige n’est pas contestée. Conformément à l’article 404 CPC, l’ancien droit de procédure reste applicable jusqu’à la clôture de l’instance. Par ailleurs, l’article 84 OJN dispose que les causes pendantes devant les Cours civiles du Tribunal cantonal au 1^er janvier 2011 et dans lesquelles l’instruction a été clôturée sont jugées par le juge chargé de son instruction, statuant seul.

2. Le contrat de gérance d’immeuble est un contrat conclu entre le propriétaire d’un bien immobilier et un prestataire de services indépendant. Il s’agit, selon la doctrine et la jurisprudence, d’un contrat sui generis, soumis aux règles du mandat (Marchand, La gérance d’immeubles, conventionnelle et légale, in Séminaire sur le droit du bail, Neuchâtel, 2006, p. 5 ; Tercier, Les contrats spéciaux, Zurich 2003, 3^ème éd., N. 4934 ; ATF 106 II 157, JT 1980 I 371 ; arrêt du TF du 11.07.2006 [4C.118/2006]). S’appliquent dès lors les articles 394 ss CO.

Le mandat est un contrat par lequel le mandataire s’oblige, dans les termes de la convention, à gérer l’affaire dont il s’est chargé ou à rendre les services qu’il a promis. L’obligation principale du mandat est une obligation de moyen, le mandataire ne promettant pas un résultat (Tercier, op. cit., N. 4988 ; Werro, in Commentaire romand, N. 5 ad art. 394 CO).

L’étendue du mandat est déterminée, si la convention ne l’a pas expressément fixée, par la nature de l’affaire à laquelle il se rapporte (art. 396 al. 1 CO). En particulier, il comprend le pouvoir de faire les actes juridiques nécessités par son exécution (art. 396 al. 2 CO). C’est donc tout d’abord le contenu du contrat qui détermine le résultat envisagé par le mandant et peut définir les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir (Tercier, op. cit., N. 5074 ; Werro, op. cit., N. 2 ad art. 396 CO). A défaut de convention, l’étendue du mandat est déterminée par la nature de l’affaire et doit être examinée de cas en cas en se référant, au besoin, aux pratiques et usages de la branche à laquelle se rattache l’activité du mandataire (Tercier, op. cit., N. 5075 et 5076 et les références citées ; Werro, op. cit., N. 4 et 5 ad art. 396 CO). L'article 396 al. 2 CO définit également les pouvoirs de représentation du mandataire. Son alinéa 3 énumère certaines exceptions concernant des actes que le législateur considère comme trop importants pour être passés, sans procuration spéciale. Il s'agit par exemple de l'exécution des actes de poursuite (Tercier, op. cit., N. 5078 ss, en particulier 5086).

Le mandataire est responsable envers le mandant de la bonne et fidèle exécution du mandat (art. 398 al. 2 CO). Cet article impose au mandataire une obligation de diligence et une obligation de fidélité.

L'obligation de diligence détermine pour le mandataire la manière d'exécuter le contrat, l'effort à accomplir. Le mandataire doit agir comme le ferait toute personne diligente placée dans la même situation et, pour juger des exigences et déterminer l'étendue de ce devoir, on tiendra compte de critères objectifs. Elle dépend en effet de la nature des activités prévues par le mandat, analysée en fonction de l'ensemble des circonstances concrètes du cas d'espèce dont notamment la qualification des parties, en particulier des aptitudes, connaissances techniques et capacités du mandataire, que le mandant connaît ou aurait dû connaître (Tercier, op. cit. N. 5114 ss ; Werro, in op. cit., N. 13 ad art. 398 CO)

Le mandant est en principe le maître du mandat et le mandataire qui a reçu des instructions précises ne peut dès lors s'en écarter d' autant que les circonstances ne lui permettent pas de rechercher l'autorisation du mandant et qu'il y a lieu d'admettre que celui-ci l'aurait autorisé s'il avait été au courant de la situation (art. 397 al. 1 CO). Lorsqu'en dehors de ces cas, le mandataire enfreint au détriment du mandant les instructions qu'il a reçues, le mandat n'est réputé accompli que si le mandataire prend le préjudice à sa charge (art. 397 al. 2 CO). Il en résulte que le mandant a, en tout temps, le droit de préciser, de compléter, voire de restreindre l'étendue du mandat unilatéralement par écrit ou oralement (Werro, op. cit. N. 3 ad art. 397 CO ; Engel, Les contrats de droit suisse, 2^ème éd., p. 484 ; Montavon, Les contrats de gérance d'immeubles, 1990, p. 186 ; Marchand, La gérance d'immeubles, conventionnelle et légale, in op. cit., Neuchâtel 2006, p. 15).

L'obligation de fidélité contraint le mandataire à veiller en toute circonstance aux intérêts présumés de son mandant et vise notamment l'obligation d'informer, l'obligation de conseiller et l'obligation d'éviter les conflits d'intérêts (Tercier, op. cit., N. 5140 ss).

Selon l’article 404 CO, le contrat de mandat peut être résilié en tout temps par les deux parties. Il résulte du dossier que la demanderesse a accepté la résiliation du contrat de gérance par les défendeurs pour l’échéance du 30 septembre 2005.

3. a) Suite à l'expertise privée réalisée par le cabinet d'audit T. SA, la demanderesse a rectifié ses décomptes et en a arrêté le solde à un montant de 42'384.45 francs en sa faveur (prétention initiale par 87'597.10 francs dont à déduire 412.65 francs comprenant une erreur de charges et 45'000 francs d'acompte versé le 3 mai 2006). Les défendeurs allèguent quant à eux que ce montant n'est pas dû, la demanderesse ayant accumulé des erreurs et négligences au point de leur provoquer un dommage. Ils se réfèrent pour ce faire aux comptes corrigés qu'ils ont eux-mêmes établis. Leurs conclusions en cause reprennent par ailleurs en partie les erreurs alléguées.

b) En vain, la demanderesse allègue qu'il suffit de se référer à l'expertise privée pour admettre ses conclusions. Si rien n'empêche une partie de solliciter hors procédure l'avis d'un expert privé et de le produire en procédure, cela ne confère pas encore de force probante particulière aux expertises privées qui doivent être considérées comme de simples allégations d'une partie (Bohnet, Code de procédure civile neuchâtelois commenté, N. 15 ad art. 268 CPCN).

Il y a dès lors lieu d'examiner si les erreurs et négligences alléguées par les défendeurs sont confirmées par les preuves administrées, soit si les décomptes de la demanderesse doivent être rectifiés. Pour ce faire, il y a lieu d'examiner notamment quelle portée ont les principes prérappelés dans le contrat de gérance immobilière conclu entre les parties.

4. Contestation des décomptes relatifs à l'année 2003

Dans leur propre décompte, les défendeurs soustraient des montants encaissés à titre de loyers en 2004, ces recettes locatives concernant selon eux l'année 2003. Ils les ajoutent ensuite, par 2'036 francs, au montant qu'ils estiment leur être dû par 15'861.30 francs.

Or, les décomptes 2004 de la demanderesse sont établis en tenant compte des résultats pour chaque immeuble de l'exercice 2003. Qu'un loyer soit crédité en 2003 ou en 2004 ne modifie en rien le résultat final. Seuls pourraient être ajoutés aux recettes locatives des loyers non pris en considération pour la période de septembre 2003 à septembre 2005.

Or, il résulte du tableau ci-après que les locataires que visent les défendeurs ont tous versé l'entier des loyers dus.

Locataires Années	[a] L₁₁	[a] L₁₂	[b] L₁₃	[d] L₁₄ (bail échu le 31.3.04)	[e] L₁₅ (bail échu le 30.6.05)	[e] L₁₆	[e] L₁₇
2003	5	4	4	2	5	3	4
2004	13	13	12	4	13	13	13
2005	8	8	9		5	9	9
Nombre de loyers versés/dus	26/25	25/24	25/25	6/6	23/22	25/24	25/25

Le tableau ci-dessus, qui tient compte des recettes locatives mentionnées dans les décomptes établis par la demanderesse, démontre que tous les loyers ont été versés. Il y a lieu de préciser qu'en 2003, les locataires L₁₂, L₁₄ et L₁₆ ne devaient que trois loyers puisque les loyers de septembre, versés en août, ont été crédités aux défendeurs suite à leur courrier du 5 janvier 2005. Par ailleurs, le dossier ne permet pas d'affirmer que certains des loyers concernaient des périodes antérieures à septembre 2003. Les défendeurs n'ont fait valoir aucun moyen de preuve permettant de penser que lesdits loyers n'ont pas été perçus et que les décomptes seraient erronés à cet égard. Aucun reproche ne peut dès lors être fait à la demanderesse.

5. Loyers manquants relatifs à l'année 2004 et non réclamés

a) Il résulte des décomptes et conclusions en cause des défendeurs que certains loyers relatifs à l'année 2004 n'auraient pas été versés :

- [a] :

- L₁ : 11 loyers ont été versés en 2004 et 5 en 2003, si bien qu'il n'y a pas de loyer qui manque pour 2004

- L₂ : contrairement à ce qu'indique les défendeurs, ont été effectués un versement de 464 francs et 7 versements de 422 francs correspondant aux loyers dus pour 2004 ;

- [b] :

- Dans ses conclusions en cause, la demanderesse mentionne un montant de 736.60 francs sans indiquer ce qu'il concerne.

- Le locataire L₃ est entré le 1er janvier 2005 si bien qu'aucun loyer n'était dû pour 2004 ; le grief y relatif n'est d'ailleurs pas repris dans les conclusions en cause.

- [d] :

- L₄ : 9 loyers étaient dus en 2004 et 9 en 2005. Or, ont été versés en 2004 1 fois 398 francs et 5 fois 362 francs et en 2005, 13 fois 362 francs si bien qu'il n'y a pas de loyer manquant.

- [h] :

- L₅ : 11 loyers au lieu de 12 ont été payés en 2004. Il manque dès lors 661 francs.

- L₆ : 11 loyers ont été versés en 2004 au lieu de 12. Il manque dès lors 343 francs.

- L₇ : le bail a débuté le 15 juin 2004 et 6,5 loyers ont été versés. Il n'y a dès lors aucun loyer manquant.

- [h] (vente le 15 avril 2004) :

- L₈ : 3 loyers ont été versés au lieu de 4 ; il manque 809 francs.

- L₉ : 2,5 loyers ont été versés au lieu de 4 ; il manque dès lors 409.50 francs.

- [g] (vente le 31 décembre 2004) :

- L₁₀ : ont été versés 11 fois 473 francs et 11 fois 75.00 francs ; manque dès lors un loyer par 548 francs.

Manquent dès lors pour 2004 des loyers par 2'770.50 francs.

b) Il y a lieu ensuite de déterminer si le mandataire a violé ses obligations, soit s'il n'a pas réclamé lesdits loyers alors qu'il aurait dû y procéder.

Il est généralement admis que la gestion ordinaire d'un immeuble comprend notamment l'adaptation et l'encaissement des loyers ainsi que le recouvrement des loyers impayés. Le gérant d'immeuble doit en effet procéder de façon diligente au suivi des encaissements de loyers, à l'envoi de rappels et mises en demeure conformes à la loi et à l'introduction de poursuites. Dans la mesure où il a procédé de façon diligente au choix du locataire, il ne répond pas de sa solvabilité à l'égard du propriétaire (cf. à cet égard Marchand, op. cit., p. 5 et 15 et les références citées ; Montavon, op. cit., p. 231 ; Reymond, Le contrat de gérance d'immeubles, Séminaire sur bail à loyer, Neuchâtel 1982, p. 10)).

Le contrat conclu entre parties mentionne par ailleurs dans les obligations du mandataire l'encaissement de loyers et toutes autres redevances dues par les locataires (art. 2 let. e).

Or, aucune pièce au dossier ne permet d'affirmer que la demanderesse a entrepris des démarches pour récupérer les loyers manquants. Il y a lieu de rappeler ici que le droit de procédure neuchâtelois en vigueur jusqu'au 31 décembre 2010 et applicable en l'espèce impose à la partie à qui incombe le fardeau de la preuve aussi le fardeau de l'allégation. Elle doit alléguer tous les faits sur lesquels elle entend fonder son action ou sa défense (Bohnet, op. cit., N. 1 ad art. 57 CPCN). Or, à aucun moment, la demanderesse n'a allégué avoir entrepris des démarches pour procéder à l'encaissement des loyers non versés. Le témoin R. a certes déclaré, après avoir dit n'avoir plus le souvenir d'avoir vu des lettres de rappel et des commandements de payer : « En parcourant rapidement mon rapport, je note qu’on y fait état d’un acte de défaut de biens (p. 14) et c’est bien possible que j’aie eu accès au classeur des poursuites et rappels ». Si le gérant est en possession d'un acte de défaut de biens, c'est bien qu'il considérait qu'il faisait partie de son mandat d'effectuer des démarches pour procéder au recouvrement des loyers. Il l'admet d'ailleurs à l'allégué 75 de sa réplique. Même si les loyers manquants pour 2004 sont de peu d'importance, l'on ne saurait considérer qu'en effectuant une seule poursuite ayant abouti à un acte de défaut de biens le mandataire a exécuté correctement le mandat.

6. Loyers manquants non réclamés concernant l'année 2005

La situation est la suivante :

- [a] :

- L₁₁ et L₁₂ : cf. considérant 4 ci-dessus ; il n'y a pas de loyer manquant.

- L₁₈ : 8 loyers au lieu de 9 loyers ont été versés ; il manque 415 francs.

- [b] :

- L₁₃ : voir considérant 4 ci-dessus

- [c] :

- L₁₉ : selon les recettes locatives établies par la société O. SA, ce locataire a versé 4'858 francs (CHF 594 X 8, CHF 35.60 et CHF 71.20). Or c'est un montant de 594 francs X 9 soit 5'346 francs qui auraient dû être versés ;

- L₂₀ : 21 loyers ont été versés pour 2004 et 2005, si bien que rien n'est dû.

- L₂₁, L₂₂ et L₂₃ : 8 loyers ont été versés à la place de 9 ; sont dès lors dus des montants de 580 francs, 326 francs, 411 francs et 326 francs.

- [d] :

- L₄ : cf. considérant 5 ci-dessus.

- [h] :

- Les locataires L₂₄, L₂₅ et L₂₆ ont versé 8 loyers en lieu et place de 9.

Il résulte des décomptes (rubrique « recettes locatives ») établis par la société O. SA que les loyers manquants concernent principalement les loyers relatifs à la fin de la période contractuelle liant les parties. L’on ne saurait dès lors retenir une violation du contrat étant donné que la demanderesse n’était plus en situation d’entreprendre des démarches pour procéder au recouvrement des loyers, le mandat ayant été résilié pour le 30 septembre 2005.

7. Vacances

Les défendeurs contestent certaines vacances sans toutefois amener un quelconque élément de preuve y relatif. La Cour ne peut dès lors que se baser sur les états locatifs tels qu’ils résultent des décomptes établis par la société O. SA. Il en résulte que dans l’immeuble [b] (5 appartements), un appartement à été vacant durant 9 mois en 2004 suite au départ de L₂₇ avant d’être repris, le 1er janvier 2005, par L_3. Par contre, c’est avec raison que les défendeurs indiquent qu’il n’y a eu aucune vacance en 2005 si bien que la demanderesse a comptabilisé à tort des « charges, chauffage, vacants » de 1'187 francs pour cette année-là. Quant à l’immeuble [d] (7 appartements) les défendeurs se trompent lorsqu’ils allèguent qu’un logement a été vacant durant 3 mois seulement. En effet, outre une vacance en 2004 du 31 juillet au 1^er octobre, il résulte des décomptes qu’un autre logement a été vacant en 2004 et 2005. Enfin, les défendeurs contestent les dates de vacances de l’immeuble [h] sans donner aucune précision y relative.

C'est dès lors un montant de 1'187 francs que la demanderesse a comptabilisé à tort dans les charges devant être supportées par les propriétaires.

8. Soldes de frais de chauffage

Les défendeurs prétendent que les soldes de frais de chauffage dus par les locataires s'élèvent à 4'397.15 francs dans l'immeuble [h], vendu le 30 avril 2004. L'on ignore comment est calculé ledit montant. Par ailleurs, il résulte des comptes dudit immeuble pour la période du 1^er juillet 2003 au 30 juin 2004 que des acomptes pour frais accessoires ont régulièrement été encaissés auprès de chaque locataire pour un montant total de 5'450 francs. La rubrique des comptes intitulée « Propriétaires » ne fait pas mention de charges impayées.

Dans leurs conclusions en causes, les défendeurs allèguent que les soldes dus par les locataires pour la période de chauffage 2003-2004 s’élèvent à 2'912.65 francs (FA/03/04 sous la rubrique propriétaire des comptes de gérance 2005). Or lesdites rubriques établissent des montants de 1.45 francs et 242 francs pour l’immeuble [a] et 1'231 francs pour l’immeuble [b]. Le total est dès lors de 1'474.45 francs. Il y a lieu de se référer ici aux considérations émises ci-dessus relatives aux loyers impayés en 2004, soit qu’il incombait à la gérance d’entreprendre des démarches pour tenter de procéder au recouvrement desdits montants.

9. Soldes des décomptes de chauffage 2004-2005

a) Pour la première fois dans leurs conclusions en cause (p. 9), les défendeurs font valoir un préjudice de 31'934.35 francs concernant les soldes des décomptes de chauffage 2004-2005 établis « en additionnant pour chaque immeuble les charges de chauffage et frais accessoires mentionnés dans les décomptes de gérance et en en soustrayant les acomptes versés par les locataires ».

Or, les montants figurant dans lesdits décomptes sous cette rubrique concernent les charges avancées par la société O. SA du 1^er juillet au 30 septembre 2005.

b) En procédure écrite, la demande doit contenir notamment tous les faits sur lesquels le demandeur entend fonder son action (art. 296 let. a CPCN) et les conclusions en termes clairs et articulés (art. 296 let. e CPCN). Les parties doivent alléguer tous les faits sur lesquels elles entendent fonder leur action ou leur défense, de telle sorte que le juge puisse se fonder exclusivement sur leurs allégués (Bohnet, op. cit., N. 1 et 3 ad art. 57 CPCN). Les faits allégués dans les conclusions en cause sont réputés non allégués (Bohnet, op. cit., N. 3 ad art. 57 CPCN et N. 1 ad art. 301 CPCN). Par ailleurs, le demandeur est tenu de détailler et de chiffrer chaque poste de sa réclamation dans ses conclusions, ou à tout le moins, dans ses allégués afin de permettre au juge d’examiner chacun des ces articles séparément et de ne statuer ultra petita sur aucun d’eux (Bohnet, op. cit., N. 4 ad art. 57 CPCN).

c) Dans leurs mémoires, les défendeurs contestent les décomptes de la demanderesse (voir notamment all. 42, 48 et 55) en se basant principalement sur le courrier à elle adressé le 13 septembre 2006. Ledit courrier mentionnait:

« Compte de charges : il faisait également partie de votre mandat d'établir les décomptes de charges et d'encaisser les éventuels soldes dus par les locataires (art. 2 let. g). Nous ne saurions donc assumer ces charges. Par contre, il a été tenu compte des charges que vous avez avancées à partir du 1^er juillet 2005 ».

Etaient joints à ce courrier des décomptes pour chaque immeuble desquels il résulte que les défendeurs considéraient comme des charges déductibles des revenus les charges avancées par la société O. SA du 1^er juillet au 30 septembre 2005 (mazout, concierge, charges sociales, eau, chauffage, gaz et électricité). A l’allégué 59, les défendeurs relèvent que les charges supportées depuis le 1^er juillet 2005 peuvent apparaître dans les décomptes de gérance. Enfin, à leur allégué 63, ils détaillent chaque poste du dommage réclamé ainsi :

« - CHF 15'861.85 de trop-payé sur les décomptes de gérance

- CHF 9'789.00 de manque de rendement

- CHF 27’571.75 d’honoraires non dus

soit CHF 53'222.60 au total ».

Ils concluent cependant à la condamnation de la société X. SA à leur verser 76'825.20 francs sans dire en quoi consiste la différence entre ces deux montants.

C’est dès lors en contradiction avec les preuves qu’ils ont déposées et avec les allégations susmentionnées qu’ils mentionnent dans leurs conclusions en cause, que les charges avancées par la demanderesse dès le 1^er juillet 2005 ne doivent pas être prises en considération. Outre le fait qu’il n’y a eu aucune allégation y relative, voire même des allégations contraires, ce poste du dommage n’a nullement été chiffré auparavant, si bien qu’en application des principes procéduraux susmentionnés il ne peut être pris en considération.

d) Concernant les deux immeubles vendus en 2004 les décomptes établis en 2006 par les époux Y. ne prennent pas en considération les charges avancées par la société O. SA pour les immeubles [h] et [g]. Or, le premier a été vendu le 15 avril 2004 et le second le 30 décembre 2004.

Selon l’article 402 al. 1 CO, le mandant doit rembourser au mandataire, en principal et intérêts, les avances de frais que celui-ci a faites pour l'exécution régulière du mandat, et le libérer des obligations par lui contractées. Il s’agit de prestations en principe pécuniaires que le mandataire a faites volontairement en faveur du mandant. Par ailleurs, l’impense doit avoir été objectivement nécessaire pour l’exécution du mandat (Tercier, op. cit., N. 5225 ss). Lesdites charges avancées comprennent principalement des frais de mazout, d’assurances et d’eau/gaz/électricité. Ces dépenses entrent manifestement dans l’exécution régulière du mandat. A cet égard, la convention de gérance prévoit d’ailleurs que le mandataire doit opérer tout règlement de compte, payer notamment les intérêts hypothécaires, impôts, primes d’assurances, etc. (art. 2 let. d). C’est dès lors à juste titre que la demanderesse a porté au débit des comptes lesdites charges.

10. Manque de rendement des immeubles

Les défendeurs reprochent à la demanderesse de ne pas avoir suivi les plans de loyers de l’Office fédéral du logement afin que le rendement de chaque immeuble corresponde aux maximums fixés par l’OFL.

Par courrier du 18 juillet 2004, les défendeurs ont signalé à la société O. SA que certains loyers étaient inférieurs à ceux fixés par l’OFL et ont indiqué : « Dès lors, nous signifions que nous entendons vérifier chaque loyer avant la conclusion d’un bail ou l’adaptation d’un loyer et que nous voulons recevoir une photocopie des nouveaux baux établis depuis le 1^er septembre 2003 ». Après avoir vérifié certains loyers avec l’OFL, ils s’adressaient à nouveau à la demanderesse par mail le 9 septembre 2004 pour lui indiquer qu’après vérification de toutes les factures relatives aux travaux effectués dans les immeubles depuis septembre 2003, les loyers définitifs de huit locataires devaient leur être annoncés ou confirmés. Il résulte du dossier (en particulier états locatifs et recettes locatives) que, si l’on tient compte des subsides octroyés par l’OFL, la plupart des loyers ont été correctement adaptés.

Seuls les loyers de L₂₈ ([h]) et L₁₉ ([c]) n’ont pas été adaptés comme indiqué. En lieu et place d’un montant de 452 francs par mois, le locataire L₂₈ a versé 436 francs par mois. Quant au locataire L₁₉, il a versé 594 francs en lieu et place de 600 francs. Il en résulte une différence de 520 francs pour 2004 et 2005 (26 francs X 20 mois) et de 105 francs (6 francs X 17,5 mois) d’où un total de 625 francs.

Par ailleurs, le dossier ne comprenant que le plan des charges pour immeuble locatif de janvier 1998 à décembre 2003, aucun élément ne permet de retenir qu’au vu des indications de cet office fédéral ou des instructions des mandants inexistantes au dossier, la demanderesse aurait dû percevoir des loyers plus élevés.

Est aussi reproché à la société X. SA le fait de ne pas avoir déduit du loyer dû par certains locataires des subsides versés par l’OFL. On ne voit toutefois pas en quoi cette négligence pourrait causer un dommage aux défendeurs.

11. a) Selon l’article 398 al. 1 CO, la responsabilité du mandataire est soumise d’une manière générale, aux mêmes règles que celles du travailleur dans les rapports de travail. Le mandataire répond dès lors du dommage qu’il cause au mandant intentionnellement ou par négligence (application par analogie de l’art. 321e CO). Pour que la responsabilité personnelle du mandataire puisse être retenue, quatre conditions doivent être réalisées, à savoir l’existence d’un préjudice, d’une violation du contrat, d’une relation de causalité et d’une faute.

Il y a dès lors lieu d’examiner si ces conditions sont réalisées concernant les erreurs précitées. Le fait que la société X. SA n’ait pas réclamé certains loyers, n’en ait pas adapté d’autres, conformément aux instructions des époux Y., ait comptabilisé trop de charges et n’ait pas procédé au recouvrement de frais de chauffage a impliqué une diL23on involontaire du patrimoine des défendeurs qui ont droit à l’indemnisation de leur intérêt positif à savoir l’intérêt qu’ils avaient à l’exécution correcte du mandat (Tercier, op. cit., N. 5197). Concernant la violation du contrat, il a été développé ci-dessus que la gestion ordinaire d’un immeuble comprend l’adaptation et l’encaissement des loyers ainsi que le recouvrement des loyers impayés et il en est manifestement de même des charges à verser par les locataires. De plus, l’on peut attendre d’un gérant d’immeuble qu’il établisse de manière correcte les vacances et ne mette pas à charge du propriétaire des charges non justifiées. En l’occurrence, la demanderesse a dès lors violé son obligation de diligence. Il existe manifestement un rapport de causalité naturelle et adéquate entre la violation du contrat et le préjudice. En effet, si le mandataire avait réclamé les loyers et charges impayés et correctement établi les vacances, les mandants n’auraient subi aucun préjudice. Enfin, la responsabilité du mandataire n’est engagée que s’il a commis une faute, intentionnelle ou par négligence, à savoir que si la violation du contrat peut lui être imputable. Cette faute est présumée et il appartient donc au mandataire d’établir que la violation du contrat n’est pas imputable à faute (Tercier, op. cit., N. 5202). Rien au dossier ne permet de retenir que les négligences de la société X. SA ne sauraient lui être imputables. Le préjudice se monte dès lors à 6'056.95 francs, montant qu’il y aura lieu de déduire des 42'384.45 francs réclamés par la demanderesse.

b) Les défendeurs reprochent également à la demanderesse de ne pas leur avoir remis de décomptes acheteur/vendeur lorsqu’ils ont acquis les immeubles en septembre 2003. Il résulte du dossier que des décomptes acheteur/vendeur ont été établis pour chaque immeuble, décomptes prenant en considération les primes dues à l’ECAI, les montants dus à l'entreprise C. et les loyers. Les soldes résultant de ces décomptes ont été correctement répercutés dans les décomptes 2003 sous la rubrique « charges propriétaire ». Les pièces à la connaissance du juge ne permettent pas d’établir un dommage dû au fait que ces décomptes n'auraient pas été transmis aux défendeurs.

Par ailleurs, il est également reproché à la demanderesse d’avoir remis tardivement les décomptes des années 2003 à 2005. Cependant, les défendeurs n’allèguent ni ne prouvent un préjudice y relatif.

12. Honoraires

Les défendeurs estiment que la demanderesse doit se voir imputer le montant de ses honoraires par 27'571.75 francs. Il résulte des décomptes qu’elle a produits et établis par la société O. SA que les honoraires réclamés pour la période eu 1^er septembre 2003 au 31 décembre 2005 totalisent 31'944.40 francs. Les époux Y. estiment donc en quelque sorte que la demanderesse n’a droit au versement d’aucun honoraire.

Selon l’article 394 al. 3 CO, une rémunération est due au mandataire si la convention ou l’usage lui en assure une. La convention conclue entre les parties prévoit qu’à titre d’honoraires, le gérant touche à chaque remise des comptes 4 % sur le revenu locatif annuel brut (charges incluses) et 0,5 % à titre de frais et débours sur le revenu locatif annuel brut (charges incluses).

Selon la jurisprudence du Tribunal fédéral (ATF 124 III 423), le mandataire, même en cas d’exécution défectueuse du mandat, a droit à des honoraires pour l’activité qu’il a exercée en conformité avec le contrat. Ce n’est que dans le cas où l’exécution défectueuse du mandat est assimilable à une totale inexécution, se révélant inutile ou inutilisable, que le mandataire peut perdre son droit à la rémunération ; il en est de même lorsque la rémunération du mandataire est elle-même constitutive du dommage causé par l’exécution défectueuse.

Il ressort de ce qui précède que la demanderesse a, d’une manière générale, correctement exécuté le mandat qui lui avait été confié. Il a par ailleurs été démontré ci-dessus que les rares négligences commises entraînent pour les défendeurs un préjudice qui doit être réparé. Dès lors, comme l’a précisé le Tribunal fédéral, l’application par analogie de l’article 397 al. 2 CO, implique qu’une fois alloués des montants en réparation du préjudice subi, le mandataire peut être traité comme s’il avait accompli son mandat correctement. C’est dès lors en vain que les époux Y. prétendent ne pas devoir d’honoraires à la demanderesse.

13. La société X. SA, qui a mandaté un expert privé, ne peut demander à la partie adverse le remboursement de son coût à titre de dommage (RJN 7 I 5). Sa prétention y relative de 8'016.20 francs est mal fondée.

14. La demanderesse réclame en outre le remboursement de ses frais d’avocat avant procès par 5'595.20 francs.

a) Selon l’article 143 ch. 1 CPCN, les dépens comprennent notamment une participation aux honoraires de son mandataire, appréciée selon l’importance de la cause, conformément au tarif fixé par le Conseil d’Etat (let. b). Les frais d’avocat engagés avant l’ouverture du procès, notamment en vue de rechercher une solution transactionnelle, constituent un élément du dommage pour autant qu’ils ne soient pas compris dans les dépens accordés selon le droit de procédure cantonale (ATF 117 II 101, cons. 5) et que l’assistance qui a donné lieu à ces frais soit justifiée, nécessaire et appropriée (Werro, op. cit., N. 14 ad art. 42 CO). Dans le canton de Neuchâtel, l’article 143 ch. 2 CPCN prévoit que suivant les circonstances et notamment dans les actions en dommages-intérêts, le juge peut allouer une indemnité supplémentaire à titre de participation aux honoraires du mandataire pour son activité avant procès. Il fixe librement le montant de cette indemnité. Les simples interpellations, brèves, usuelles et vaines, sont cependant exclues de l’article 143 ch. 2 CPCN (Bohnet, op. cit., p. 217).

b) S’agissant des honoraires pour les prestations effectuées par le mandataire dans le cadre de la présente procédure, soit dès les actes introductifs d’instance, ils sont inclus dans les dépens. Une indemnisation supplémentaire est d’emblée exclue, en l’absence de témérité (art. 144 CPCN), qui n’est ici pas alléguée. Pour ce qui est des honoraires afférents aux opérations avant procès, du 21 décembre 2006 au 1^er juillet 2008, le dossier comprend trois courriers de Me N. aux défendeurs ou à leur mandataire. Il résulte desdits courriers que le mandataire de la demanderesse se base principalement sur les décomptes établis par cette dernière. Le dossier ne laisse pas apparaître une activité allant vraiment au-delà de vaines mises en demeure, même réitérées. La prétention y relative est dès lors mal fondée.

15. a) Selon l’article 400 al. 1 CO, le mandataire est tenu, à la demande du mandant, de lui rendre compte en tout temps de sa gestion et de lui restituer tout ce qu’il a reçu de ce chef, à quelque titre que ce soit. Ladite obligation de restituer vise tout ce qui a été remis au mandataire, y compris des choses qui n’ont pas de valeur patrimoniale, tels des documents (Werro op. cit., N. 12 et 13 ad art. 400 CO ; Tercier op.cit., p. 775 et 776 ; Marchand, op. cit., p. 16).

b) Par courrier du 25 septembre 2005 à la société O. SA, les défendeurs ont réclamé « tous les dossiers concernant chaque locataire et chaque immeuble ». Il leur a été répondu : « Tous les dossiers relatifs à vos immeubles ainsi que tous les baux vous parviendront après le bouclement de ces décomptes ». Bien que la demanderesse conteste formellement l’allégué 64 des défendeurs selon lequel, malgré plusieurs demandes, elle ne leur a jamais remis tous les dossiers relatifs aux immeubles et aux locataires qui les habitent, elle n’a jamais allégué avoir remis lesdits documents. Certes, ses conclusions en cause se réfèrent à l’expertise privée qui démontrerait selon elle qu’elle a entièrement respecté l’obligation de reddition de comptes et de restitution qui lui incombait en application de l’article 400 CO. Cependant, ladite expertise ne contient aucune considération y relative.

Les contrats de baux à loyer, l’ensemble des décomptes relatifs à la gestion des immeubles du 1^er septembre 2003 au 30 septembre 2005, les comptes individuels de chaque locataire, les factures relatives aux charges (entretien, assurances, conciergerie, eau, gaz et électricité, chauffage, ainsi que frais divers), la correspondance éventuelle relative à la gestion des immeubles (notamment avec l’Office des poursuites et faillites), les éventuels actes de poursuites, les décomptes hypothécaires ainsi que tous autres documents éventuels doivent à l’évidence être remis sans délai aux défendeurs, pour autant que tel n'aie pas déjà été le cas.

16. Pour ces motifs, la demande doit être partiellement admise, les époux Y. devant être condamnés à verser à la société X. SA 36'327.50 francs (CHF 42'384.45 dont à déduire CHF 6'056.95). Il y a lieu également de prononcer la mainlevée des oppositions formées aux commandements de payer à concurrence dudit montant (ATF 107 III 60). La demanderesse doit par ailleurs être condamnée à restituer aux défendeurs tous documents éventuels encore en sa possession. La demanderesse obtient gain de cause pour environ deux tiers de sa prétention et les demandeurs reconventionnels pour le principe de la restitution. Les frais doivent dès lors être supportés à raison d’un quart par la première et trois quarts par les seconds. Ces derniers seront condamnés à verser à la demanderesse une indemnité de dépens réduite après compensation.

Par ces motifs,
LA JUGE INSTRUCTEUR DE LA I^re COUR CIVILE

1. Condamne les défendeurs à verser solidairement à la demanderesse 36'327.50 francs plus intérêts à 5 % dès le 7 avril 2008.

2. Prononce la mainlevée définitive de l’opposition formée par S.Y. à la poursuite no 20853834, à concurrence de 36'327.50 francs plus intérêts à 5 % dès le 7 avril 2008 et 100 francs de frais administratifs.

3. Prononce la mainlevée définitive de l’opposition formée par J.Y. à la poursuite no 20853838 à concurrence de 36'327.50 francs plus intérêts à 5 % dès le 7 avril 2008 et 100 francs de frais administratifs.

4. Ordonne à la société X. SA de restituer aux époux Y. l’ensemble des documents relatifs à la gestion des immeubles encore en sa possession au sens du considérant 15 ci-dessus.

5. Arrête les frais de la cause à 4’425 francs, avancés comme suit :

- par la demanderesse Fr. 2'995.00

- par les défendeurs Fr. 1'430.00

et les met pour un quart à la charge de la demanderesse et pour trois quarts à la charge des défendeurs.

6. Condamne les défendeurs à verser à la demanderesse une indemnité de dépens réduite de 9'000 francs.

Neuchâtel, le 11 octobre 2011

Art. 394 CO

Définition

¹ Le mandat est un contrat par lequel le mandataire s’oblige, dans les termes de la convention, à gérer l’affaire dont il s’est chargé ou à rendre les services qu’il a promis.

² Les règles du mandat s’appliquent aux travaux qui ne sont pas soumis aux dispositions légales régissant d’autres contrats.

³ Une rémunération est due au mandataire si la convention ou l’usage lui en assure une.