A. Le 17 juin 2008, A. a adressé au Tribunal civil du district du Locle une demande à l'encontre de la Communauté des copropriétaires X. à Z. concluant notamment à la révocation de Me Y. de son poste d'administrateur de celle-ci. Elle alléguait en substance que le prénommé, son père, sa mère et sa sœur – comme la demanderesse elle-même – étaient chacun propriétaire d'une unité d'étages de cette communauté ; que Me Y. avait été élu administrateur de la défenderesse lors de l'assemblée du 4 juillet 2000 ; qu'il s'était comporté dès lors en dictateur envers les autres copropriétaires et n'avait en particulier cessé de la harceler, notamment en déposant des plaintes pénales contre elle qui avaient abouti à son acquittement ; qu'il confondait ses intérêts personnels et ceux de sa famille avec les intérêts de la communauté des copropriétaires ; que le lien de confiance entre ceux-ci et Me Y. était définitivement rompu ; que, le 19 mai 2008, l'assemblée générale des copropriétaires avait refusé de révoquer le mandat d'administrateur du prénommé, respectivement l'avait renouvelé ; que l'intéressé devait cependant être révoqué pour justes motifs, au vu de son comportement inadmissible à son égard, le prénommé ayant notamment cherché à l'humilier en distribuant aux autres copropriétaires des photos prises à son insu, qui la montraient intégralement nue.

B. Le 30 septembre 2008, la défenderesse a déposé un moyen préjudiciel concluant à ce qu'il soit constaté que Me B. ne pouvait pas poursuivre son mandat de représentation de la demanderesse, partant à ce que l'action introduite soit déclarée irrecevable, sous suite de frais et dépens, qui a été rejeté par jugement du 19 décembre 2008.

C. Par réponse du 17 mars 2009, la défenderesse a conclu au rejet de la demande dans toutes ses conclusions, sous suite de frais et dépens. Elle alléguait en bref que l'administrateur n'avait que tenté de faire respecter ses devoirs à la demanderesse qui dérangeait gravement les autres copropriétaires, notamment en s'exposant complètement nue sur son balcon.

D. Les parties ont respectivement répliqué et dupliqué.

E. Après l'échec d'une tentative de conciliation à l'audience du 22 octobre 2010, une ordonnance de preuves a été rendue le 19 novembre 2010. Outre les pièces littérales déposées par les parties, qui ont été admises avec certaines réserves, diverses réquisitions ont été admises et effectuées. C., D., E. et F. ont été entendus en qualité de témoins.

F. Les parties ont ensuite déposé des conclusions en cause, puis ont plaidé lors d'une audience du 24 octobre 2013. Elles ont accepté que le jugement soit rendu par voie de circulation.

G. Par jugement du 12 novembre 2014, le tribunal civil a révoqué l'administrateur de la communauté des copropriétaires X. à Z. et il a rejeté toute autre ou plus ample conclusion. Il a arrêté les frais judiciaires à 1'251.80 francs et les a mis à raison d'un tiers à la charge de la demanderesse et de deux tiers à la charge de la défenderesse, qui a en outre été condamnée à verser à la demanderesse une indemnité de dépens, réduite après compensation partielle, de 3'300 francs. Concernant la question de la révocation de Me Y. de sa fonction d'administrateur, le premier juge a considéré que le prénommé manquait de certaines compétences humaines pour assumer cette fonction et qu'il n'avait pas su se tenir éloigné du conflit de plus en plus aigu opposant la demanderesse aux membres de la famille Y., à telle enseigne que les copropriétaires ne pouvaient plus discerner s'il agissait en son nom personnel, comme porte-parole de sa famille ou comme administrateur de la PPE. Le ton et la présentation des courriers de l'intéressé adressés à la demanderesse n'étaient pas de nature à favoriser la bonne volonté de la destinataire et paraissaient relever d'un parti pris à son encontre. Par ailleurs, depuis l'assemblée générale litigieuse du 19 mai 2008, il n'y avait plus eu d'assemblée générale, ni de décision de la communauté des propriétaires d'unités d'étages pour approuver le décompte de charges et/ou pour adapter les acomptes de charges aux coûts réels de la copropriété, l'administrateur justifiant cette carence par le fait qu'il attendait l'issue de la procédure, alors que celle-ci ne conditionnait pas la validité des votes des assemblées générales à venir. Le conflit entre le « clan Y. » et la demanderesse avait donc d’une part contraint les copropriétaires à vivre dans une ambiance difficile et, d’autre part, empêché ceux-ci d‘exercer leur droit de vote pourtant lié propter rem à leur qualité de propriétaires d’unité d’étage lors des assemblées générales ordinaires, pouvoir suprême auquel l’administrateur est subordonné. Le premier juge a ainsi estimé qu’il existait de justes motifs d’ordonner la révocation de l’administrateur.

H. La communauté des copropriétaires X. interjette appel contre ce jugement en invoquant la violation du droit et la constatation inexacte des faits. Elle fait valoir en bref que le comportement de l’intimée posait problème bien avant que Me Y. ne soit nommé son administrateur ; que c’est toujours l’intimée qui a pris l’initiative des procédures judiciaires ; qu’il appartenait au prénommé de faire respecter les règles et qu’il a essayé de faire son travail au mieux sans être le porte-parole de personne en particulier. Elle ajoute qu’hormis l’intimée, tous les copropriétaires étaient d’accord que la tenue d’assemblées générales ordinaires soit différée jusqu’à l’issue de la procédure, qui concernait également la question de savoir qui peut voter la décharge de l’administrateur et comment prendre en compte le vote de l’unité premier étage ouest.

I. Dans sa réponse, l'intimée conclut principalement à ce que l'appel soit déclaré irrecevable, subsidiairement à ce qu'il soit rejeté, en tout état de cause, sous suite de frais et dépens des deux instances.

J. Le 16 février 2015, le juge instructeur a requis de Me Y. la production, dans un délai de 20 jours, de la décision des copropriétaires lui donnant mandat de faire appel.

K. Le 5 mars 2015, Me Y. a convoqué une assemblée générale extraordinaire des copropriétaires pour le 13 mars 2015. Le 6 mars 2015, le mandataire de l'intimée s'est opposé à la tenue de cette assemblée, le délai de convocation n'étant pas respecté. Le 10 mars 2015, Me Y. lui a répondu qu'il maintenait cette assemblée, l'article 18 du règlement de copropriété permettant de réduire à quatre jours le délai de convocation des assemblées en cas d'urgence, ce qui était le cas en l'espèce, vu la nécessité de ratifier l'appel. Le 11 mars 2015, Me B. a annoncé qu'un notaire assisterait à cette assemblée afin d'établir un procès-verbal authentique des délibérations. Le 13 mars 2015, Me Y. lui a rétorqué que le notaire mentionné n'était pas admis à participer à l'assemblée générale. Le mandataire de l'intimée a fait parvenir à la Cour de céans un constat authentique du 18 mars 2015 relatif à l'assemblée du 13 mars 2015. Pour sa part, Me Y. a versé au dossier un procès-verbal de cette assemblée qu'il avait établi lui-même. Les parties ont déposé diverses observations, les 18 et 23 mars 2015 pour Me B. et le 26 mars 2015 pour Me Y. Par lettre du 7 avril 2015, le juge instructeur a invité les parties à mettre fin à ces échanges. Le 9 avril 2015, Me B. a encore versé au dossier la copie d'une décision du Tribunal civil des Montagnes et du Val-de-Ruz du 24 mars 2015.

C O N S I D E R A N T

1. Interjeté dans le délai utile de 30 jours dès notification du jugement attaqué, compte tenu de la suspension des délais durant les féries (art. 145 al. 1 let. c CPC), l'appel est à ce titre recevable (art. 311 CPC).

2. Dans sa réponse, l'intimée allègue que l'appel est irrecevable dans la mesure où Me Y. n'a pas été habilité à le déposer par une assemblée générale extraordinaire des copropriétaires intervenue auparavant.

Selon l'article 712t CC, l'administrateur représente la communauté et les copropriétaires envers les tiers, pour toutes les affaires qui relèvent de l'administration commune et entrent dans ses attributions légales (al. 1). Sauf en procédure sommaire, il ne peut agir en justice sans autorisation préalable de l'assemblée des copropriétaires, sous réserve des cas d'urgence pour lesquels l'autorisation peut être demandée ultérieurement (al. 2). D'après la jurisprudence du Tribunal fédéral, « cette dernière exigence tend à éviter que l’administrateur n’engage un procès susceptible d’entraîner des frais élevés et de compromettre les relations des copropriétaires entre eux ou avec le voisinage sans leur consentement. Si une procédure sommaire ne permet pas d’aboutir au résultat souhaité, mais qu’il est possible d’agir par la voie de la procédure ordinaire, le pouvoir de représentation légal de l’administrateur ne s’étend qu’à la partie sommaire de la procédure. L’intéressé doit en conséquence obtenir l’autorisation de l’assemblée des propriétaires d’étages pour agir par la voie de la procédure ordinaire. L’autorisation doit faire l’objet d’une décision de la communauté des propriétaires d’étages. Dite décision, comme d’ailleurs toutes celles de la communauté des propriétaires d’étages, doit répondre à certaines exigences de forme : d’une part, pour des raisons liées aux intérêts fondamentaux de la publicité et à la sécurité du droit ; d’autre part, pour éviter des difficultés liées au calcul du délai pour contester les décisions. La décision peut d’abord être prise par oral, à l’assemblée des propriétaires d’étages et doit être l’objet d’un procès-verbal, qui doit être conservé (art. 712n al. 2 CC) sous peine de nullité. La communauté des propriétaires d’étages peut également prendre une décision par voie de circulation (art. 66 al. 2 CC en application du renvoi de l’art. 712m al. 2 CC), l’approbation écrite et unanime de tous les propriétaires d’étages étant alors nécessaire. L’adoption d’une décision par correspondance qui ne requiert pas l’unanimité est admise avec retenue, voire exclue par la doctrine (…). Lorsque l’administrateur ne démontre pas l’existence d’une autorisation préalable ou lorsqu’il a dû agir dans l’urgence, le juge doit lui fixer un délai pour lui permettre d’apporter la preuve de son pouvoir de représentation. Refuser d’entrer en matière sans interpeller l’intéressé à cet égard relève en effet du formalisme excessif, ou constitue du moins une entorse à la règle de la proportionnalité » (arrêt du TF du 24.09.2013 [5A_913/2012] cons. 5.2.1 à 5.2.3 et les références citées). Selon Wermelinger (La propriété par étages, 3^ème édition, n. 78 ad art. 712t), le caractère urgent d'une affaire se détermine en fonction de deux critères : d'une part, le fait qu'une assemblée des propriétaires d'étages ne peut pas être convoquée à temps et qu'une prise de décision écrite (subordonnée à l'unanimité) ne peut pas être obtenue ; d'autre part, le fait que faute d'une décision rapide, la communauté précitée risque de subir un inconvénient financier ou juridique. Cet auteur indique que l'administrateur dépasse son pouvoir légal de représentation si le caractère d'urgence n'est pas réalisé, mais il mentionne que, dans des arrêts récents (arrêts du TF du 08.07.2011 [5A_364/2011] cons. 3 et du 27.02.2012 [5A_590/2011] cons. 8), le Tribunal fédéral s'est montré compréhensif pour l'administrateur (opus cité, n. 77 ad art. 712t).

En l'espèce, la recevabilité de l'appel, examinée du point de vue de l'autorisation d'agir de l'administrateur de la communauté des copropriétaires, est plus que douteuse. D'une part, le recommandé contenant le jugement attaqué ayant été retiré par l'administrateur le 22 novembre 2014, le délai pour recourir arrivait à échéance le 7 janvier 2015, compte tenu des féries, de sorte que ce laps de temps aurait suffi à convoquer une assemblée générale. Selon le procès-verbal de celle du 13 mars 2015 dressé par l'administrateur, celui-ci a exposé ne pas avoir pu prévoir une assemblée plus tôt afin de faire le point sur le jugement du tribunal civil, en raison de séjours à l'étranger, des fêtes de fin d'année et de travaux de remplacement de la chaudière de la PPE, explications qui ne sont guère convaincantes. On peut d'ailleurs douter de la véracité des dires de l'administrateur lorsqu'il poursuit en indiquant « qu’il est réitéré aux copropriétaires que l’administrateur a considéré, après une ronde de consultation auprès des copropriétaires, que la majorité nécessaire à l’appel était acquise, sans quoi il n’aurait pas agi judiciairement ». En effet, il ressort d’un message du 22 janvier 2015 de G., représentant l'une des copropriétaires, H., au mandataire de l’intimée qu’il n’avait reçu aucune information au sujet du jugement précité ni de l’appel interjeté. D'autre part, on peut s'interroger sur la validité de l’assemblée générale qui s'est tenue le 13 mars 2015, vu les conditions dans lesquelles elle s'est déroulée. Le constat authentique établi par Me I. et le procès-verbal dressé par l'administrateur en offrent une vision différente. Il résulte néanmoins de ces documents qu'il y a eu affrontement physique entre le mandataire de l'intimée et le copropriétaire E., père de l'administrateur ; que des procurations ont été déchirées ; que la police est intervenue ; que, suite aux injonctions de celle-ci et du restaurateur dans l'établissement duquel l'assemblée avait commencé, cette dernière n'a pu se poursuivre sur place. Selon le procès-verbal établi par l'administrateur, elle s'est terminée quinze minutes plus tard en son étude. Toutefois, outre le mandataire de l'intimée, G. et J., copropriétaire avec son épouse d'une autre unité d'étages, n'ont pas participé à cette deuxième partie de l'assemblée, lors de laquelle les copropriétaires présents, ou représentés, ont ratifié l'appel. Au vu des circonstances, on peut comprendre que certains copropriétaires n'aient pas participé à cette fin d'assemblée. En effet, l'une des fonctions les plus importantes de l'assemblée des propriétaires d'étages réside dans la préparation des décisions. Cette assemblée est un forum de discussion et de négociation primordial au sein de la propriété par étages (Wermelinger, opus cité, n. 14 ad art. 712 m CC). Or, si les copropriétaires – ou leurs représentants – en viennent aux mains, l’assemblée ne peut plus constituer un tel forum. En l’occurrence, la validité de la ratification de l’appel par l’assemblée des copropriétaires du 13 mars 2015 est donc plus que douteuse, l’ensemble des intéressés n’ayant pas été en mesure de participer, dans des circonstances décentes, aux discussions préalables et au vote.

3. L’intimée invoque par ailleurs l’irrecevabilité de l’appel en se référant à Bohnet (Actions civiles, 2014, § 49, n. 6) selon lequel, dans le cadre de l’action en révocation de l’administrateur de la propriété par étages, la valeur litigieuse se détermine en fonction de la rémunération annuelle totale versée à l’administrateur concerné, capitalisée en la multipliant par vingt (art. 92 al. 2 CPC), à moins que l’administrateur ait été nommé pour une durée déterminée, la valeur litigieuse étant dans ce cas égale à la rémunération pour la période considérée. Bohnet cite, dans le même sens, le commentaire par Heinzmann et Copt (in DC 2012 237) d’un arrêt de la Chambre des recours civile du Tribunal cantonal vaudois du 14 mai 2012 (HC / 2012 / 307). L’intimée estime qu’en l’occurrence les honoraires annuels de l’administrateur s’élevant à 4'000 francs et celui-ci ayant été réélu pour une période statutaire de deux ans lors de l’assemblée générale du 19 mai 2008, le montant précité ne doit pas être capitalisé, de sorte que l’appel serait irrecevable, la valeur litigieuse n’étant que de 8'000 francs et n’atteignant donc pas le seuil de 10'000 francs prévu par l’article 308 al. 2 CPC. Cette argumentation ne saurait être suivie. En effet, d’une part, la valeur à prendre en considération pour déterminer la recevabilité d’un appel ordinaire se détermine selon le dernier état des conclusions de première instance et non selon celles qui demeurent litigieuses après le premier jugement (Bohnet, CPC commenté, n. 13 et 14 ad art. 308). Or, en l’espèce, la demanderesse ne concluait pas seulement à la révocation de Me Y. de son poste d’administrateur, mais aussi à l’annulation du vote portant décharge de l’administrateur et faisant l’objet du point 4 de l’ordre du jour de l’assemblée du 19 mai 2008. D’autre part, il ressort d’un jugement de la IIe Cour civile du 2 décembre 2002 (RJN 2002 p.79 ss, cons. 1) que la valeur litigieuse d’une action tendant à la révocation de l’administrateur d’une copropriété par étages ne se limite pas rigoureusement à la rétribution de l’administrateur pour l’exercice en cause, les options et capacités de celui-ci pouvant entraîner des coûts supplémentaires ou permettre des économies clairement supérieures aux honoraires d’administrateur et la continuité souhaitable dans l’administration de la copropriété pouvant en outre justifier, au- delà de l’exercice concerné, la poursuite du mandat. Ce jugement préconisait la multiplication par vingt du montant annuel des prestations périodiques connues. Il convient de relever au surplus qu’en l’espèce, même s’il n’y a plus eu d’assemblée générale ordinaire des propriétaires d’étages après celle du 19 mai 2008 et donc pas de renouvellement formel du mandat d’administrateur de Me Y., celui-ci est demeuré jusqu’à présent administrateur de fait. On doit donc considérer en l’espèce que le seuil de valeur litigieuse de 10'000 francs est atteint.

En conséquence de ce qui précède, il y a tout de même lieu d'examiner les mérites de l'appel.

4. En annexe de l'appel et de la réponse, puis de leurs diverses observations, les parties ont déposé de nombreuses pièces littérales.

Selon l’article 317 al. 1 let. b CPC, les faits et moyens de preuve nouveaux ne peuvent être pris en compte, en procédure d’appel, que s’ils ne pouvaient être invoqués ou produits devant la première instance bien que la partie qui s’en prévaut ait fait preuve de la diligence requise. Les conditions d'admission des novas, en appel, sont cumulatives, de sorte que les ajouts au procès doivent être produits sans retard et ne peuvent être admis que s'il était impossible de les invoquer ou produire en première instance, avec la diligence requise. Il n'y a pas, dans le texte légal, de distinction entre vrais et faux novas. En pratique, si un fait se produit après le jugement de première instance – ou plus précisément après les débats principaux de première instance (art. 229 al. 1CPC) –, la condition de nouveauté est remplie et seule celle d'allégation immédiate doit être examinée (voir, en ce sens, Tappy, Les voies de droit du nouveau code de procédure civile, JT 2010 III 115, 139 et Mathys, Stämpfli Handkommentar, ZPO, N. 6 ad art. 317). La présentation sans retard est exigée même si la nouveauté de l'ajout est indiscutable et elle s'apprécie dès la survenance ou la découverte de celui-ci.

En l’espèce, les pièces antérieures à la clôture des débats de première instance prononcée à l’audience du 24 octobre 2013 ne sont pas recevables. Les documents postérieurs, étrangers aux faits de la cause – notamment ceux qui concernent une procédure en reddition de comptes –, ne le sont pas non plus. Doivent ainsi être écartés du dossier et retournés à leurs expéditeurs : la lettre de Me Y. à M. F. /EEL du 16 août 2011, la liste des présences à l’assemblée générale des copropriétaires du 30 août 2011, la lettre de Me Y. aux copropriétaires du 30 avril 2010, le décompte de Me Y. relatif au fonds de rénovation de janvier 2015, les dix extraits du RF (qui auraient pu être déposés avant la clôture des débats de première instance), la lettre recommandée de Me B. à Me Y. du 18 août 2011, la lettre recommandée de Me B. à Me Y. du 16 janvier 2015, la requête en reddition de comptes du 5 février 2015 et la décision du Tribunal civil des Montagnes et du Val-de-Ruz du 24 mars 2015.

5. Selon l'article 712 r CC, l'assemblée des copropriétaires peut révoquer en tout temps l'administrateur, sous réserve de dommages-intérêts éventuels (al. 1). Si, au mépris de justes motifs, l'assemblée refuse de révoquer l'administrateur, tout copropriétaire peut, dans le mois, demander au juge de prononcer la révocation (al. 2). Est un juste motif au sens de cette disposition, tout événement ou comportement affectant la relation de confiance entre les parties au point de rendre intolérable, selon les règles de la bonne foi, une poursuite des relations contractuelles. Afin de déterminer l'existence d'un juste motif, il convient de prendre en compte toutes les circonstances du cas d'espèce. Une légère violation des devoirs de l'administrateur ne constitue pas un juste motif de révocation. En revanche, plusieurs violations légères, qui considérées individuellement ne suffiraient pas, peuvent ensemble constituer – dans la globalité – un juste motif (Wermelinger, opus cité, n. 39 et 40 ad art. 712 r et les références citées). Cet auteur signale que selon la jurisprudence récente du Tribunal fédéral (arrêt du TF du 21.02.2013 [5A_795/2012] cons. 2.3) et la doctrine dominante, le juste motif doit être évalué de manière objective, un simple sentiment subjectif du demandeur n'étant pas déterminant. Du point de vue de l'auteur précité, cela ne signifie toutefois pas que le sentiment subjectif du demandeur n'ait aucune importance. Il doit cependant avoir une portée particulière et être objectivement compréhensible. Le juste motif ne doit pas forcément concerner l'ensemble des propriétaires d'étages. Une infraction assez grave de l'administrateur contre un seul propriétaire d'étages (par exemple un vol) peut constituer un juste motif de révocation, même si le fait qu'un comportement touche tous les propriétaires peut avoir un poids plus important dans l'évaluation de la situation. Un juste motif ne suppose pas nécessairement un comportement fautif de l'administrateur, la relation de confiance pouvant aussi être gravement altérée par des éléments extérieurs (divorce entre l'administrateur d'une propriété par étages familiale et son épouse, elle‑même propriétaire d'étages, par exemple). L'existence du justif motif doit être appréciée indépendamment du nombre de demandeurs. Des exigences plus restrictives ne peuvent pas être justifiées par le fait qu'un seul propriétaire d'étages ouvre l'action en révocation (Wermelinger, opus cité, n. 41 à 43 ad art. 712r). Cet auteur relève, à titre d'exemple tiré de la doctrine ou de la jurisprudence, notamment l'existence d'un grave conflit d'intérêts entre l'administration de l'immeuble en propriété par étages et les intérêts privés de l'administrateur (arrêt précité du TF [5A_795/2012] cons. 2.3 ; ATF 127 III 534, traduit au JT 2002 I 559). Si, selon le Tribunal fédéral, le juste motif n'existe pas tant que le conflit d'intérêts demeure abstrait, Wermelinger estime que la perte de confiance ne dépend pas forcément de la réalisation d'un risque, de sorte que l'attitude plus restrictive publiée à la RVJ 2001 p. 282 – selon laquelle tout conflit d'intérêts grave, même abstrait, constitue un motif de révocation – correspondrait mieux, selon lui, aux exigences légales (opus cité, n. 46 ad art. 712r). Cet auteur signale également à titre de justes motifs de révocation un comportement chicanier et vexant vis-à-vis des propriétaires d'étages ou, lorsque la propriété par étages est composée de deux parts d'étages et que l'un des propriétaires d'étages est simultanément administrateur, un grave conflit entre les parties.

6. En l'espèce, le premier juge a retenu à charge de l'administrateur le fait qu'il n'y avait plus eu, depuis l'assemblée générale ordinaire des copropriétaires litigieuse du 19 mai 2008, ni nouvelle assemblée générale, ni décision de la communauté pour approuver le décompte de charges et/ou pour adapter les acomptes de charges aux coûts réels de la copropriété, alors que rien ne s'opposait à la tenue régulière d'assemblées générales ordinaires, pas même la procédure en cours dont les questions litigieuses ne conditionnaient pas la validité des votes des assemblées générales à venir. Or, si ce grief a été soulevé par l'intimée dans ses conclusions en cause, il n'a pas été allégué dans les mémoires introductifs d'instance puisqu'il n'était pas alors matérialisé, la réplique datant du 24 mars 2009. Toutefois, si l'intimée entendait le faire valoir, il lui était loisible de déposer des mémoires complémentaires. Selon l'article 57 al. 1 CPCN applicable en l'occurrence, le juge ne peut ni suppléer, ni suggérer des faits qu'une partie n'alléguerait pas spontanément. L'absence d'allégations sur un point important a pour conséquence que le juge statuant au fond doit tenir le fait pour inexistant. On ne peut tenir compte d'un fait non allégué. Par ailleurs, les faits exposés dans les conclusions en cause sont réputés non allégués, celles-ci n'étant pas un exploit au sens du Code neuchâtelois de procédure civile, qui était applicable à la procédure de première instance (art. 404 CPC) (Bohnet, CPCN commenté, 2^ème éd., n. 3 ad art. 57 et les références citées). Ainsi, c'est à tort que le juge de première instance a pris en considération le reproche précité. Reste à examiner si, indépendamment de ce grief, la révocation prononcée repose sur de justes motifs.

7. En l'occurrence, la configuration de la communauté des propriétaires d'étages est particulière puisque, sur neuf unités d'étages, l'administrateur et sa famille sont propriétaires de quatre d'entre elles et qu'un conflit massif oppose de longue date les prénommés et l'intimée, propriétaire d'une autre unité d'étage, lequel a engendré de multiples procédures civiles et pénales, alimentées par toutes les parties en cause. Dans une telle situation, garder un recul suffisant pour jouer correctement son rôle d'administrateur constituait sans doute pour Me Y. une gageure, qu'il n'est pas parvenu à relever. Certes, l'intimée n'échappe pas à toute critique. On relève que son comportement incommodait déjà certains copropriétaires bien avant que Me Y. ne soit nommé administrateur. C'est ainsi que le procès-verbal de l'assemblée des propriétaires par étages du 27 novembre 1995 relève que : « plusieurs copropriétaires se plaignent du comportement de A. qui fait son ménage la nuit, nourrit les oiseaux en déposant de la nourriture sur la terrasse et au nord de l’immeuble, marche dans son appartement avec des sabots et laisse traîner ses poubelles. Cette occupante de l’appartement a déjà été mise en demeure de ne plus perturber la tranquillité de l’immeuble et de se comporter de manière à ne plus déranger ses voisins. Si cette situation persiste, il faudra envisager une procédure pour mettre fin à l’occupation de l’appartement par A. » Le procès-verbal de l’assemblée du 16 décembre 1996 relève quant à lui que, suite à une lettre du même jour de l’intimée contestant les remarques faites à son sujet dans celui du 27 novembre 1995, « quelques propriétaires confirment que A. provoque des nuisances dans l’immeuble, en particulier par le bruit provenant de son appartement la nuit ainsi que par le fait qu’elle ne respecte pas le règlement de copropriété (dépôts sur le palier, poubelles, etc…). L’administrateur est chargé d’adresser une lettre à A. pour la mettre en demeure de cesser ces nuisances et de se comporter conformément au règlement de copropriété. A défaut, le départ de cette locataire de l’immeuble sera exigé, au moyen d’une procédure judiciaire si nécessaire. » Par ailleurs, en ce qui concerne le grief principal à l’encontre de l’intimée, à savoir les bains de soleil qu’elle prenait en string, voire intégralement nue, sur son balcon, l’intéressée s’était engagée à y renoncer lors d’une audience du 6 mai 2003 devant le Tribunal de police de La Chaux-de-Fonds, mais elle n’en a semble-t-il rien fait. Il faut aussi relever que le conseil de l'intimée a exacerbé les tensions par certaines remarques, inutilement désagréables, adressés à l'administrateur. C'est ainsi que, dans une lettre du 30 avril 2008, se plaignant du non-respect du délai statutaire de convocation à l'assemblée générale des copropriétaires, il écrivait : « Il est regrettable qu’un mandataire professionnel ignore cette règle de base qu’apprend tout étudiant en droit de première année ! ». Il n’en demeure pas moins que Me Y. a perdu de vue que, même confronté à une copropriétaire dont l’attitude posait problème, il se devait de faire preuve, en qualité d’administrateur de la propriété par étages, d’une certaine retenue. Ainsi, il était paradoxal et inadmissible pour l’administrateur, qui s’offusquait des bains de soleil pris par l’intimée sur son balcon de manière, selon lui, contraire à la pudeur, d’adresser à tous les copropriétaires des photos de l’intéressée, nue, prises à son insu, démarche particulièrement humiliante pour celle-ci. Signaler le fait, sans produire de clichés à l’appui, suffisait amplement. Si l’administrateur cherche à se dédouaner en invoquant que c’est E. qui a exigé de lui l’envoi des photos litigieuses, c’est bien la preuve de son inaptitude à remplir sa fonction, laquelle ne consiste pas à suivre aveuglément les instructions de certains copropriétaires. Par ailleurs, le juge de première instance a relevé à juste titre le ton inadéquat et révélateur d’un parti pris employé par l’administrateur dans certaines lettres adressées à l’intimée, telle que celle du 4 septembre 2002 notamment. Enfin, la Cour de céans ne peut ignorer la manière dont s’est déroulée l’assemblée générale extraordinaire du 13 mars 2015, même si celle-ci est postérieure au jugement attaqué. Le fait que certains copropriétaires – ou leurs représentants – en viennent aux mains et que la police soit appelée à intervenir dans le cadre d’une assemblée générale de propriétaires par étages prouve que l’administrateur ne maîtrise plus la situation et ne joue plus le rôle intégrateur et conciliateur qui est le sien (Wermelinger, opus cité, n. 33 ad art. 712q). On est d’ailleurs sidéré de lire les observations de l’administrateur du 26 mars 2015, selon lequel Me I. « est une menteuse éhontée qui jette le discrédit sur la profession de notaire », le constat authentique du 18 mars 2015 étant « truffé de mensonges ». En se livrant sans aucune réserve ni précaution à de telles accusations à l’égard d’une notaire, dont les actes authentiques font foi des faits qu’ils constatent et dont l’inexactitude n’est pas prouvée (art. 9 CC), Me Y. démontre que garder sa fonction d’administrateur de la copropriété est devenu pour lui un enjeu à caractère passionnel, ce qui le rend en soi inapte à l’exercer.

8. Mal fondé dans la mesure, douteuse, de sa recevabilité l'appel doit être rejeté, les frais et dépens de la cause étant mis à la charge de l'appelante.

Par ces motifs,
LA COUR D'APPEL CIVILE

1. Déclare irrecevables les pièces littérales mentionnées sous considérant 4 du jugement et invite le greffe à les retourner à leurs expéditeurs.

2. Rejette l'appel dans la mesure de sa recevabilité et confirme le jugement rendu en première instance.

3. Met les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 1’000 francs et avancés par l'appelante, à la charge de celle-ci.

4. Condamne l'appelante à verser à l'intimée une indemnité de dépens de 1'500 francs.

Neuchâtel, le 11 juin 2015

Art. 712r CC

Révocation

¹ L'assemblée des copropriétaires peut révoquer en tout temps l'administrateur, sous réserve de dommages-intérêts éventuels.

² Si au mépris de justes motifs, l'assemblée refuse de révoquer l'administrateur, tout copropriétaire peut, dans le mois, demander au juge de prononcer la révocation.

³ L'administrateur nommé par le juge ne peut pas être révoqué sans l'assentiment de celui-ci avant le terme fixé à ses fonctions.

Art. 712t CC

Représentation envers les tiers

¹ L'administrateur représente la communauté et les copropriétaires envers les tiers, pour toutes les affaires qui relèvent de l'administration commune et entrent dans ses attributions légales.

² Sauf en procédure sommaire, l'administrateur ne peut agir en justice comme demandeur ou défendeur sans autorisation préalable de l'assemblée des copropriétaires, sous réserve des cas d'urgence pour lesquels l'autorisation peut être demandée ultérieurement.

³ Les déclarations, sommations, jugements et décisions destinés à l'ensemble des copropriétaires peuvent être notifiés valablement à l'administrateur, à son domicile ou au lieu de situation de la chose.

Art. 92 CPC

Revenus et prestations périodiques

¹ Les revenus et prestations périodiques ont la valeur du capital qu'ils représentent.

² Si la durée des revenus et prestations périodiques est indéterminée ou illimitée, le capital est constitué du montant annuel du revenu ou de la prestation multiplié par vingt; s'il s'agit de rentes viagères, le montant du capital correspond à sa valeur actualisée.