A. Par contrat de travail du 24 avril 2007, l'association X. a engagé Y. dès le 1^er juillet 2007, pour une durée indéterminée. Le paragraphe 3 du contrat prévoyait que la durée de travail hebdomadaire était fixée à 21 heures par semaine (50 %), divisée de la manière suivante : horaire souple en fonction des cours et séminaires avec une permanence au bureau à raison d'un minimum de 4 x 3 h, travail en soirée et le week-end nécessaire au début de l'activité puis modulable après mise en place d'un travail de délégation ; possibilité de reprendre les heures supplémentaires en vacances. Cet article ajoutait qu'il était d'usage dans l'association de participer à des colloques d'échange, où la présence de l'employée était souhaitée, ces heures n'étant en principe pas rétribuées. La rémunération convenue s'élevait à 3'500 francs brut par mois, versés douze fois l'an. Un cahier des charges définissait les objectifs à court et à moyen termes assignés à l'employée qui, comme responsable de projet du secteur information, serait dans un premier temps supervisée par A. et B. Dès le 1^er janvier 2008, le taux d'activité de l'employée est passé à 60 %. Par lettre du 26 mars 2012, se référant à un entretien du même jour, l'employeur a licencié Y. pour le 30 juin 2012, pour motif économique.

B. Par demande du 8 avril 2013, adressée au Tribunal civil du Littoral et du Val-de-Travers, Y. a ouvert action à l'encontre de l'association X., en concluant notamment à la condamnation de celle-ci à lui payer le montant de 12'880 francs brut, avec suite de frais, dépens et honoraires. La demanderesse faisait valoir en substance que, dès son entrée au service de la défenderesse, elle avait été débordée par l'importante masse de travail exigée par sa fonction de responsable de projet du secteur information ; qu'à sa demande, son taux d'activité avait été augmenté à 60 % dès janvier 2008 ; qu'elle avait signalé à diverses reprises à son employeur les heures supplémentaires accomplies, notamment par un rapport au comité de celui-ci du 29 avril 2009 mentionnant 250 heures supplémentaires ; qu'au final, les heures supplémentaires accomplies de 2007 à 2009 s'élevaient à 229, ce qui représentait, au taux horaire de 45 francs, prévu dans le contrat du 24 avril 2007, majoré d'un quart, 12'880 francs brut.

Par réponse du 5 juillet 2013, la défenderesse a conclu au rejet de la demande en toutes ses conclusions, sous suite de frais et dépens. Elle alléguait en bref que le paragraphe 3 du contrat de travail excluait toute rémunération pour heures supplémentaires, l'exigence de délégation étant fondamentale dans l'esprit des parties, ce qui avait été rappelé en vain à la demanderesse, qui avait en revanche largement profité de la souplesse de son horaire de travail et de la possibilité de reprendre les heures supplémentaires en vacances.

Le 25 septembre 2013, la demanderesse a déposé des déterminations sur les faits de la réponse, rectifiées selon les instructions du juge du 18 septembre 2013.

Dans le cadre de la procédure probatoire, outre les pièces littérales déposées par les parties, il a été procédé à l'audition de quatre témoins, ainsi qu'à l'interrogatoire de la demanderesse. Les parties ont ensuite plaidé, lors de l'audience du 6 juin 2014.

C. Par jugement du 10 février 2015, le tribunal a condamné la défenderesse à payer à la demanderesse la somme de 12'880 francs brut, plus intérêts à 5 % l'an dès le 1^er juillet 2012, ainsi qu'une indemnité de dépens de 3'000 francs. Il a statué sans frais. Le premier juge a retenu en substance que la jurisprudence admettait un allègement, voire un renversement, du fardeau de la preuve des heures supplémentaires alléguées lorsque l'employeur ne tenait pas le contrôle des heures de travail que la CCT à laquelle il était soumis lui imposait d'établir, l'absence de registre de la durée du travail effectivement fourni (au sens des articles 46 LTr et 73 al. 1 let. c OLT1) ou la tenue lacunaire dudit registre pouvant à elle seule justifier que les heures supplémentaires hautement vraisemblables soient retenues ; qu'en l'occurrence, la défenderesse ne discutait pas la réalité des 229 heures supplémentaires dont la demanderesse avait fourni un décompte détaillé ; que celles-ci devaient dès lors être tenues pour établies ; que la notion d'heures supplémentaires était en principe étrangère aux cadres supérieurs qui peuvent organiser librement leur temps de travail et dont la charge importante de travail est compensée par un salaire de base plus élevé, lorsqu'aucune réglementation du temps de travail n'avait été convenue entre les parties ; qu'en l'espèce, si la demanderesse bénéficiait apparemment d'une certaine souplesse dans l'organisation de son travail, elle n'en était pas moins tenue d'accomplir très précisément 21 heures par semaine ; qu'ainsi, le régime particulier précité ne s'appliquait pas ; que la demanderesse n'avait au surplus pas de fonction de cadre dirigeant ; que la défenderesse n'avait pas démontré que l'employée aurait compensé ses heures supplémentaires par des vacances ; qu'il n'était pas non plus établi que sa surcharge de travail serait la conséquence d'une exécution défaillante d'instructions répétées de l'employeur concernant la nécessité de déléguer des tâches.

D. L'association X. interjette appel contre ce jugement en concluant à son annulation, principalement au rejet en toutes ses conclusions de la demande du 8 avril 2013, subsidiairement au renvoi de la cause au premier juge, en tout état de cause, sous suite de frais et dépens. L'appelante se prévaut de la violation du droit et de la constatation inexacte des faits. Elle soutient principalement que le contrat de travail excluait toute rémunération d'éventuelles heures supplémentaires. Elle prétend au surplus qu'il ne lui incombait pas de mettre sur pied un système de contrôle du temps de travail, mais qu'il appartenait à l'intimée de gérer celui-ci par la délégation à des tiers et la compensation des heures supplémentaires par des vacances. Enfin, elle allègue que l'intéressée avait une fonction de cadre, de sorte qu'elle ne saurait de toute manière pas prétendre à la rémunération d'heures supplémentaires.

E. Dans sa réponse, l'intimée a conclu au rejet de l'appel et à la confirmation du jugement rendu en première instance, ainsi qu'à la condamnation de l'appelante aux frais de la cause et à une équitable indemnité de dépens en sa faveur.

C O N S I D E R A N T

1. Interjeté dans les formes et délai légaux, l'appel est recevable.

2. L'article 321c CO dispose que « [s]i les circonstances exigent des heures de travail plus nombreuses que ne le prévoit le contrat ou l'usage, un contrat-type de travail ou une convention collective, le travailleur est tenu d'exécuter ce travail supplémentaire dans la mesure où il peut s'en charger et où les règles de la bonne foi permettent de le lui demander » (al. 1). « L'employeur peut, avec l'accord du travailleur, compenser les heures de travail supplémentaires par un congé d'une durée au moins égale, qui doit être accordé au cours d'une période appropriée » (al. 2). « L'employeur est tenu de rétribuer les heures de travail supplémentaires qui ne sont pas compensées par un congé en versant le salaire normal majoré d'un quart au moins, sauf clause contraire d'un accord écrit, d'un contrat-type de travail ou d'une convention collective » (al. 3). Selon Dunand, « dans de nombreuses entreprises, les employés ont une certaine liberté d'organiser leur horaire de travail pour autant qu'ils soient présents pendant certaines heures bloquées et qu'ils respectent globalement pendant la période de référence choisie, la durée du travail convenue. L'employeur ne peut alors donner des directives qui dérogent au système convenu. En principe, le travailleur doit spontanément compenser les heures effectuées en trop par un congé. Il lui appartient de faire en sorte que l'excédent d'heures puisse être facilement compensé par la prise de congés. A défaut, il encourt le risque de ne pas pouvoir récupérer entièrement les heures travaillées en trop jusqu'à la fin de la durée de travail contractuelle. Dans un tel système, il n'y a en principe pas la place pour des heures supplémentaires de travail puisque, d'une part, le travailleur est censé fournir, sur une période de référence déterminée (par exemple, un mois ou une semaine) un nombre d'heures de travail conforme à ce qui a été convenu, et que d'autre part, c'est l'employé lui-même qui décide de travailler, à certains moments (par exemple, tel ou tel jour), plus ou moins d'heures que ne le prévoit le contrat » (Commentaire du contrat de travail, 2013, n. 10 ad art. 321c, p. 87). Il découle de la jurisprudence du Tribunal fédéral que « l'autonomie temporelle dont dispose le travailleur dans le cadre d'un travail à horaire flexible implique une obligation de sa part de réduire ses éventuelles heures supplémentaires dans un délai raisonnable. Le sens de l'horaire flexible est précisément fondé sur le fait que le travailleur peut, dans ce cadre, déterminer de manière autonome s'il veut travailler plus ou moins que ce que lui impose l'horaire obligatoire. Inversement, il lui appartiendra de veiller à effectuer en temps voulu une compensation du travail supplémentaire. Etant donné que les rapports de travail soumis au droit suisse ne bénéficient que d'une protection limitée et qu'ils peuvent en principe être résiliés en tout temps dans le délai de congé convenu ou déterminé par la loi, les excédents d'heures réalisés dans le cadre d'un horaire de travail flexible ne devraient pas prendre une ampleur telle qu'ils ne puissent plus être compensés dans les limites de l'horaire flexible, pendant la période correspondant à un délai de congé ordinaire. Ainsi, si le travailleur laisse s'accumuler de manière importante des heures supplémentaires dans le cadre d'un horaire flexible, il encourt le risque de ne plus pouvoir les récupérer entièrement jusqu'à la fin de la durée de travail contractuelle. Cela s'applique également et particulièrement lorsque les parties n'ont pas convenu d'arrangement particulier quant à la compensation d'un tel excédent d'heures dans le cadre d'un horaire de travail flexible. Une indemnisation n'entre en ligne de compte que si les besoins de l'entreprise ou des directives expresses de l'employeur ne permettent pas de compenser un tel crédit par du temps libre dans le cadre de l'horaire de travail flexible convenu moyennant le respect d'éventuelles heures bloquées. Dans ce cas, les heures effectuées en supplément ne peuvent plus être qualifiées d'excédents d'heures réalisées dans le cadre d'un horaire de travail flexible, mais de véritables heures supplémentaires. Il en va de même si le travailleur veut, en cas de résiliation ordinaire des rapports de travail, compenser un crédit découlant de l'horaire de travail flexible jusqu'à l'échéance du délai de congé, mais que l'employeur ou les conditions de travail ne le permettent pas. Le fardeau de la preuve en ce qui concerne l'existence d'heures supplémentaires soumises à rémunération incombe toutefois au travailleur » (ATF 123 III 469, JT 1999 I 23, cons. 3 a et les références citées). Un arrêt plus récent (arrêt du TF du 19.02.2013 [4A_611/2012], cons. 3.2) réaffirme ces principes.

3. En l'espèce, il convient de relever tout d'abord que le contrat de travail du 24 avril 2007, s'il mentionnait la possibilité de reprendre les heures supplémentaires en vacances, n'excluait pas que celles-ci soient rémunérées. Le procès-verbal de la séance du comité du 13 décembre 2011 indique d'ailleurs que l'appelante a accepté de payer à l'employée C. onze heures supplémentaires au tarif comptabilité entre 2010 et 2011. D'autre part, les procès-verbaux des réunions du comité versés au dossier démontrent que l'appelante était confrontée à des difficultés financières chroniques et fonctionnait avec un personnel restreint par rapport au travail à accomplir. Pour pallier ce manque d'effectif, la prénommée avait recours à des solutions de fortune, telles que l'engagement de bénévoles ou de civilistes. Concernant plus particulièrement la situation de l'intimée, le procès-verbal du comité du 22 octobre 2007 signale déjà une difficulté relative à « l'organisation des 3 derniers mois, vu que D. est partie et E. malade, Qui va épauler Y. pendant ces 3 derniers mois ? ». Celui du 18 janvier 2008 relève « qu'il faut que Y. soit plus disponible pour avancer dans les projets de formation professionnelle et les transformations prévues dans le projet de son engagement »et que « maintenant, il faut aussi calculer les heures supplémentaires de 2007 [de l'intimée], en tenant compte des heures qu'elle prend en temps de vacances (moitié-moitié) ». Une lettre du comité à la fondation de l'appelante du 13 mars 2008 mentionne que « Y. compte de nombreuses heures supplémentaires dont une partie sera reprise en vacances dès qu'elle aura le soutien nécessaire au bureau ». Le procès-verbal du comité du 20 mars 2008 fait état sous la mention « le budget 2008 » du « problème des heures supplémentaires de Y. en 2007. On avait proposé qu'elle les prenne en vacances, est-ce encore possible au vu du nombre d'heures ? ». Le rapport du trésorier de l'appelante concernant la comptabilité 2007 en vue de l'assemblée générale du 21 avril 2008 indique que « reste également la question des heures supplémentaires de Y. en 2007 ». Une lettre de l'intimée au comité de l'appelante du 29 avril 2009 mentionne que celle-ci a comptabilisé en deux ans 250 heures supplémentaires, ce qui représente environ 10 semaines ou 2,5 mois de travail supplémentaire, ni pris en vacances, ni payé. Le 23 décembre 2011, l'intimée a adressé une lettre au comité de l'appelante mentionnant notamment qu'elle avait effectué en 2007, 2008 et 2009, 229 heures supplémentaires, qu'elle en avait souvent parlé au comité lorsqu'elle en faisait encore partie, mais qu'il n'avait jamais été question de les payer, même partiellement, vu la situation financière difficile de l'association. L'intimée a ensuite été licenciée par lettre du 26 mars 2012 pour le 30 juin 2012. Par lettre au comité de l'appelante du 20 mai 2012, elle a demandé que ces 229 heures supplémentaires lui soient payées en application de l'article 321 c CO et elle en a joint le décompte. Selon le procès-verbal du comité de l'appelante du 22 mai 2012, l'opinion de celui-ci est que « ayant pris un rôle de chef de projet, et donc de responsable de son secteur, il était convenu que des heures supplémentaires seraient reprises en temps de vacances et que nous n'accepterions pas des heures supplémentaires sans préavis du comité, et en accord avec celui-ci. Les heures éventuelles supplémentaires font partie du mandat de responsable d'un secteur, car en tant que cadre, le compte des heures est différent qu'en tant qu'employée simple. Nous sommes en désaccord sur ce sujet-là, et nous verrons comment nous arrivons à négocier ce différend ». Par ailleurs, il ressort du témoignage de F., qui a tenté sans succès, au cours du premier trimestre de l'année 2011, de résoudre le conflit entre le Dr G., membre pérenne du comité de l'appelante, et l'intimée, que le témoin a communiqué au médecin précité le nombre d'heures supplémentaires annoncé, celle-ci lui répondant qu'elle savait que ces heures avaient été accomplies et que l'intéressée devait les récupérer.

Il résulte ainsi des preuves administrées que, dès son engagement, l'intimée s'est trouvée en surcharge de travail ; qu'elle a accompli de très nombreuses heures supplémentaires au cours des années 2007 à 2009 au su de son employeur qui en connaissait le nombre et ne s'y est jamais opposé ; que l'appelante s'est bien rendu compte qu'au vu de l'importance de ces heures supplémentaires, l'intéressée ne pourrait pas les compenser par des congés. L'intimée n'a pas eu une telle possibilité même les années suivantes, à compter de 2010, puisque, au contraire, elle a dû reprendre la comptabilité avec H., C. n'ayant pas rendu celle-ci pour l'année 2010, car elle se trouvait en arrêt maladie. Comme relevé par le premier juge, l'appelante n'a pas non plus permis à l'intimée de compenser partiellement son solde d'heures supplémentaires durant le délai de congé, sans doute parce que le travail qu'elle effectuait était indispensable au fonctionnement de l'association X. Le dossier n'établit pas non plus que les heures supplémentaires accomplies par l'intéressée durant ses trois premières années d'engagement auraient pu être évitées par la délégation de certaines tâches. On se trouve donc dans le cas d'heures supplémentaires effectuées dans l'intérêt de l'employeur et qui n'ont pas pu être compensées en temps libre dans le cadre de l'horaire flexible de l'intimée, de sorte que celles-ci doivent être indemnisées.

4. L'appelante n'est pas plus heureuse lorsqu'elle prétend que l'intimée ne saurait réclamer le paiement d'heures supplémentaires car elle assumait une fonction de cadre. En effet, la règle selon laquelle la notion d'heures supplémentaires est étrangère aux cadres d'entreprise parce qu'on peut, en règle générale, attendre d'un employé dirigeant qu'il fournisse en quantité et en qualité une prestation plus importante que la norme en usage dans l'entreprise ne vaut pas lorsque le contrat de travail prévoit une durée déterminée de travail, ce qui était le cas en l'occurrence (Wyler/Heinzer, Droit du travail, 2014, p. 103-104 et les références citées). Au demeurant, comme relevé à juste titre par le premier juge, l'intéressée était en substance chargée de gérer et si possible de dynamiser le « secteur information » de l'association appelante. Elle était dépourvue d'autonomie financière, n'avait pas de personnel à diriger (sous réserve, selon les périodes d'un apprenti et/ou des astreints au service civil) et ne se trouvait donc pas en situation d'influencer de façon importante le fonctionnement de l'appelante. Enfin, ce n'est que très tardivement que l'appelante a fait valoir l'argument d'une situation de cadre de l'intimée, avancé pour la première fois à l'interne lors de la séance du comité du 22 mai 2012 et allégué, à l'égard de l'intéressée, seulement dans la lettre du 14 juin 2012. Auparavant, l'appelante n'avait rien prétendu de tel, lorsque l'intimée lui rappelait les heures supplémentaires effectuées.

5. Mal fondé, l'appel doit être rejeté. Vu l'issue de la cause, il se justifie de condamner l'appelante à verser à l'intimée une indemnité de dépens, la Cour de céans statuant sans frais.

Par ces motifs,
LA COUR D'APPEL CIVILE

1. Rejette l'appel et confirme le jugement de première instance.

2. Statue sans frais.

3. Condamne l'appelante à verser à l'intimée une indemnité de dépens de 750 francs.

Neuchâtel, le 7 mars 2016

Art. 321c CO

Heures de travail supplémentaires

¹ Si les circonstances exigent des heures de travail plus nombreuses que ne le prévoit le contrat ou l'usage, un contrat-type de travail ou une convention collective, le travailleur est tenu d'exécuter ce travail supplémentaire dans la mesure où il peut s'en charger et où les règles de la bonne foi permettent de le lui demander.

² L'employeur peut, avec l'accord du travailleur, compenser les heures de travail supplémentaires par un congé d'une durée au moins égale, qui doit être accordé au cours d'une période appropriée.

³ L'employeur est tenu de rétribuer les heures de travail supplémentaires qui ne sont pas compensées par un congé en versant le salaire normal majoré d'un quart au moins, sauf clause contraire d'un accord écrit, d'un contrat-type de travail ou d'une convention collective.