A. Le 31 juillet 2013, X. SA a transmis au Président du Tribunal régional des Montagnes et du Val-de-Ruz une requête de conciliation au sens de l'article 202 CPC à l'encontre de Y., requérant de celui-ci le paiement de 724.30 francs, plus intérêts à 5% dès le 20 février 2013, ainsi que le paiement des frais de la poursuite de 53 francs, des frais judiciaires et des dépens.

B. Par courrier du 10 septembre 2013, la Chambre de conciliation du Tribunal régional des Montagnes et du Val-de-Ruz a convoqué X. SA et Y. à une audience de conciliation fixée au 21 octobre 2013. Au verso de la convocation figuraient quelques principes de procédure, comme le fait que les parties devaient comparaître en personne à l'audience de conciliation, qu'elles pouvaient se faire représenter si elles étaient domiciliées dans un autre canton ou à l'étranger ou empêchées de comparaître et qu'en cas de représentation, le représentant devait justifier de ses pouvoirs par une procuration.

C. Le 21 octobre 2013, seul A., « employé contentieux » de X. SA et titulaire d'une procuration signée par deux responsables de la société disposant d’une signature collective à deux, a comparu. Le défendeur a fait défaut. La juge a soulevé la question de la représentation de X. SA par un employé. A l'issue de l'audience, la Chambre de conciliation a rayé l'affaire du rôle et ordonné le classement du dossier, au motif que X. SA avait fait défaut à la procédure de conciliation dès lors qu'elle n'était pas valablement représentée.

D. X. SA fait recours contre cette décision. En substance, elle soutient qu'elle était valablement représentée par son employé, que l'on doit considérer comme un mandataire commercial au sens de l'article 462 al. 1 CO, lequel a justifié de ses pouvoirs en déposant une procuration signée par deux membres de la société titulaires de la signature collective à deux. Par surabondance de motifs, elle soutient que la Chambre de conciliation a fait preuve d'un excès de formalisme et violé le principe de la bonne foi. En effet, elle ne pouvait faire totale abstraction de la comparution d'une personne déclarant agir au nom de la société, quand bien même cette personne ne serait pas habilitée à représenter valablement ladite société. Pour toutes ces raisons, la recourante conclut à l'annulation de la décision rendue par la Chambre de conciliation et à ce que dite autorité soit enjointe, principalement de rendre une proposition de jugement ou de délivrer une autorisation de procéder, subsidiairement de fixer une nouvelle audience de conciliation, sous suite de frais et dépens.

E. Y. n'a pas fait d'observations.

C O N S I D E R A N T

1. a) Le tribunal examine d’office si les conditions de recevabilité sont remplies (art. 60 CPC). Conformément à l’article 197 CPC, la procédure au fond est précédée d’une tentative de conciliation devant une autorité de conciliation. D’après l’article 198 let. a CPC, la procédure de conciliation n’a pas lieu dans la procédure sommaire. En cas de défaut du demandeur ou des deux parties, la requête est considérée comme retirée ; la procédure devient sans objet et l’affaire est rayée du rôle (art. 206 al. 1 et 3 CPC). Cependant, cette décision n’emporte pas les effets de la chose jugée. En effet, conformément à l’article 65 CPC, le retrait d’une action ne peut intervenir que devant le « tribunal » compétent, ce qui exclut une application de cette disposition à un retrait devant l'autorité de conciliation, celle-ci ne pouvant être qualifiée de tribunal (ATF 139 III 273, cons. 2.3 et la réf. citée). Une fois la décision de radiation rendue, le demandeur est donc placé dans la même situation que s’il n’avait rien entrepris et est libre de déposer une nouvelle requête de conciliation (Bohnet, in CPC commenté, 2011, n° 10 ad art. 206 ; Egli, in ZPO Kommentar, 2011, n° 2 ad art. 206 ; Hoffman/Lüscher, Le code de procédure civile, 2009, p. 131 ; Wyss, in Schweizerische Zivilprozessordnung, 2010, n° 4 ad art. 206).

b) La question de savoir si et comment une décision de radiation rendue par l'autorité de conciliation en application de l’article 206 CPC peut être contestée n’est que peu évoquée par la doctrine. Seul un auteur traite précisément de cette question, en soutenant que la décision prise par l’autorité de conciliation de rayer la cause du rôle doit être considérée comme une « autre décision » au sens de l’article 319 al. 2 let. b CPC (Jeandin, in CPC commenté, 2011, n° 15 ad art. 319 CPC). Par conséquent, elle ne peut être contestée que par la voie du recours, indépendamment de la valeur litigieuse. Cependant, le recours n’est recevable que si la décision est susceptible de causer un préjudice difficilement réparable (art. 319 let. b ch. 2 CPC). Les autres auteurs ne traitent pas directement de la question ; certains d’entre eux expliquent cependant que les décisions qui constatent la fin du procès en rayant du rôle une cause considérée comme sans objet (p. ex. les art. 234 al. 2, 242 et 291 al. 3 CPC) doivent être considérées comme des décisions finales au sens de l’article 236 CPC (Tappy, in CPC commenté, 2011, n° 5 ad art. 236). Sachant que l’autorité de conciliation est considérée comme une autorité de première instance (Blickenstoffer, in ZPO Kommentar, 2011, n° 6 ad art. 308), on pourrait soutenir qu’une décision rendue en application de l’article 206 al. 1 CPC est une décision finale de première instance, éventuellement susceptible de faire l'objet d'un appel ou d'un recours selon la valeur litigieuse.

c) L’Autorité de céans estime que la solution préconisée par Jeandin est la plus conforme à l’esprit du CPC. En effet, la décision de radiation prise par l’autorité de conciliation ne peut être considérée comme une décision finale au sens de l’article 236 CPC : elle ne met pas fin au procès à proprement parler et n’emporte pas les effets de la chose jugée. Le demandeur est libre de déposer une nouvelle requête ultérieurement. Ainsi, une décision rendue en application de l’article 206 CPC est bien une « autre décision » au sens de l’article 319 let. b CPC, qui peut être contestée par la voie du recours si elle est susceptible de causer un préjudice difficilement réparable (art. 319 let. b ch. 2 CPC). Conformément à l’article 321 al. 1 CPC, le délai de recours est de 30 jours. Le délai spécial de 10 jours ne s’applique que pour les décisions prises en procédure sommaire ou les ordonnances d’instruction, cas de figure qui ne sont pas réalisés en l’espèce, comme semble l’avoir admis à tort la Chambre de conciliation. Cela n’a cependant pas eu de conséquences en l’espèce, puisque la recourante a déposé son acte dans le délai de 10 jours.

d) Le principe du recours étant admis, il reste à examiner si la décision contestée est susceptible de causer à la recourante un préjudice difficilement réparable. Le préjudice ne consiste pas seulement en un inconvénient de nature juridique, mais comprend toute incidence dommageable, y compris financière ou temporelle (ATF 137 III 380, cons. 2 ; voir ég. Bohnet, in CPC commenté, 2011, n° 22 ad art. 319 ; Blickenstorfer, in ZPO Kommentar, 2011, n° 39 ad art. 319). En l’espèce, un tel préjudice doit être admis. En effet, il est tout d’abord clair que la décision de la Chambre de conciliation cause un préjudice temporel non négligeable à la recourante. En outre, cette décision lui bloque l’accès à la procédure au fond, ce qui fait qu’il lui est impossible de faire valoir ses griefs à un stade ultérieur de la procédure, devant le juge de fond justement. Le fait que la recourante puisse introduire une nouvelle requête en conciliation et envoyer d’autres représentants en audience de conciliation ne suffit pas à considérer que le préjudice n’est pas difficilement réparable. X. SA entame de très nombreuses procédures à l’encontre de clients refusant de payer des factures et elle est en droit de savoir si elle peut valablement envoyer un « employé contentieux » muni d’une procuration en procédure de conciliation. L’Autorité de céans doit saisir l’occasion qui lui est donnée de clarifier cette question, afin de ne pas laisser la recourante dans une insécurité juridique injustifiée et de ne pas l’exposer à l’avenir à des décisions potentiellement contradictoires.

e) Pour l’ensemble de ces motifs, le recours doit être déclaré recevable.

2. a) La recourante soutient en substance qu’elle a été valablement représentée lors de la procédure de conciliation, que par le passé cette représentation n’a jamais posé de problèmes devant d’autres autorités judiciaires et que la Chambre de conciliation a fait preuve de formalisme excessif et violé le principe de la bonne foi.

b) Conformément à l’article 204 CPC, les parties doivent comparaître en personne à l’audience de conciliation (al. 1). Sont dispensées de comparaître personnellement et peuvent se faire représenter les personnes qui ont un domicile en dehors du canton ou à l’étranger (al. 3 let. a). Peuvent représenter les parties à titre professionnel les avocats autorisés à pratiquer la représentation en justice devant les tribunaux suisses en vertu de la loi fédérale du 23 juin 2000 sur la libre circulation des avocats (art. 68 al. 2 let. a CPC). D’après le Tribunal fédéral (arrêt du TF du 01.05.2013 [4D_2/2013], cons. 2.2), le monopole des avocats statué par le CPC concerne uniquement la représentation de personnes par des tiers ; par conséquent, il ne s’applique pas lorsque le droit matériel applicable aux personnes morales octroie le droit de plaider à des employés de l’entreprise agissant en qualité d’organe de celle-ci (voir dans le même sens Aubry Girardin, in Commentaire de la LTF, 2009, n° 5 ad art. 40). Les articles 458 ss CO autorisent par exemple les fondés de procuration et les mandataires commerciaux à plaider pour des personnes morales exploitées en la forme commerciale, sans que l’on puisse les considérer comme des représentants professionnels au sens de l’article 68 al. 2 CPC. Le mandataire commercial peut plaider s’il dispose d’une procuration valablement signée lui conférant ce pouvoir (art. 462 al. 2 CO). Cette procuration ne peut cependant pas être inscrite au registre du commerce (arrêt du TF du 17.01.2007 [4C.348/2006], cons. 8.1 et les réf. citées). En résumé, le Tribunal fédéral admet que des mandataires commerciaux qui ne sont pas inscrits au registre du commerce puissent plaider pour l’entreprise, pour autant qu’ils disposent d’une procuration expresse. Ce cas de figure ne peut pas être considéré comme une représentation professionnelle au sens de l’article 68 al. 2 CPC.

c) Transposée au contexte de la procédure de conciliation, cette jurisprudence signifie la chose suivante : lorsqu'un mandataire commercial titulaire d’une procuration valable se présente à l’audience de conciliation, il faut considérer que la personne morale comparaît personnellement au sens de l'article 204 al. 1 CPC, non pas qu'elle se fait représenter au sens de l'article 68 CPC. De même, la doctrine admet qu’un mandataire commercial peut agir pour une personne morale et se présenter seul à l’audience de conciliation, pour autant qu’il dispose d’une autorisation expresse de plaider (Alvarez/Peter, in Berner Kommentar, Schweizerische ZPO, 2012, n° 2 ad art. 204 ; Egli, in ZPO Kommentar, 2011, n° 6 ad art. 204 ; Wyss, in Schweizerische ZPO, 2010, n° 2 ad art. 204). La Cour d’appel civile du canton de Vaud, citée par la Chambre de conciliation, adopte une solution pragmatique qui va dans le même sens : « il convient d’adopter une position souple et d’admettre qu’à partir du moment où la signature d’un éventuel accord à l’audience de conciliation est possible séance tenante, avec un engagement valable et complet de la société, cela suffit pour considérer que la conciliation peut être tentée et comporte toutes les chances d’aboutir, de sorte que la ratio legis de l’article 204 est respectée » (Arrêt de la Cour d’appel civile du canton de Vaud du 31 mai 2012, in JT 2012 III 126). L’Autorité de céans peut faire sienne cette affirmation.

d) En l’espèce, A., « employé contentieux » au sein de X. SA, était titulaire d’une procuration datée du 21 octobre 2013, signée par deux personnes disposant d’une signature collective à deux. Cette procuration donnait à A. le droit de représenter la société devant le Tribunal régional des Montagnes et du Val-de-Travers dans la cause X. SA / Y. La formulation de cette procuration est certes concise, mais suffisamment générale pour ne laisser aucun doute sur le fait que A. était tout à fait apte à se rendre à l’audience de conciliation et à engager valablement la société. Le fait que X. SA ait procédé à maintes reprises de cette façon, comme l’a documenté la recourante, confirme cette affirmation. Force est donc d’admettre que X. SA n’a pas fait défaut à l’audience de conciliation et que la décision de la Chambre de conciliation de radier la cause du rôle en application de l’article 206 CPC est contraire au droit.

3. La décision de la Chambre de conciliation du 21 octobre 2013 sera annulée. Seul le défendeur ayant fait défaut, l'autorité de conciliation aurait dû procéder comme si la procédure n'avait pas abouti à un accord (art. 206 al. 2 CPC). En application des articles 209 à 212 CPC, elle ne pouvait donc que délivrer une autorisation de procéder ou, étant donné la valeur litigieuse inférieure à 2'000 francs, statuer au fond. Cette question de fond n'ayant pas été traitée par la Chambre de conciliation, l'Autorité de céans n'est pas en mesure de rendre une décision au sens de l'article 327 al. 3 let. b CPC. Le dossier sera donc renvoyé à l'autorité inférieure, à charge pour elle de rendre une décision en application des articles 209 ss CPC.

4. Le recours est donc partiellement bien fondé, dans la mesure où il demande subsidiairement à l’Autorité de céans d’annuler la décision de la Chambre de conciliation du 21 octobre 2013 et d’enjoindre dite autorité de rendre une proposition de jugement ou délivrer une autorisation de procéder.

Les frais de la présente procédure seront laissés à la charge de l'Etat en application de l’article 107 al. 2 CPC. En revanche, la recourante a droit à une indemnité de dépens.

Par ces motifs,
L'AUTORITé DE RECOURS EN MATIERE CIVILE

1. Admet le recours, annule la décision de la Chambre de conciliation du 21 octobre 2013 et lui renvoie la cause pour qu’elle fixe une nouvelle audience de conciliation.

2. Laisse les frais à la charge de l'Etat.

3. Met à la charge de Y. une indemnité de dépens de 300 francs en faveur de la recourante.

Neuchâtel, le 21 février 2014

Art. 204 CPC

Comparution personnelle

¹ Les parties doivent comparaître en personne à l'audience de conciliation.

² Elles peuvent se faire assister d'un conseil juridique ou d'une personne de confiance.

³ Sont dispensées de comparaître personnellement et peuvent se faire représenter:

la personne qui a son domicile en dehors du canton ou à l'étranger;

la personne empêchée de comparaître pour cause de maladie, d'âge ou en raison d'autres justes motifs;

dans les litiges au sens de l'art. 243, l'employeur ou l'assureur qui délègue un employé et le bailleur qui délègue le gérant de l'immeuble, à la condition que ceux-ci soient habilités, par écrit, à transiger.

⁴ La partie adverse est informée à l'avance de la représentation.

Art. 206 CPC

Défaut

¹ En cas de défaut du demandeur, la requête est considérée comme retirée; la procédure devient sans objet et l'affaire est rayée du rôle.

² Lorsque le défendeur fait défaut, l'autorité de conciliation procède comme si la procédure n'avait pas abouti à un accord (art. 209 à 212).

³ En cas de défaut des deux parties, la procédure devient sans objet et l'affaire est rayée du rôle

Art. 319 CPC

Objet du recours

Le recours est recevable contre:

les décisions finales, incidentes et provisionnelles de première instance qui ne peuvent faire l'objet d'un appel;

les autres décisions et ordonnances d'instruction de première instance:

dans les cas prévus par la loi,

lorsqu'elles peuvent causer un préjudice difficilement réparable;

le retard injustifié du tribunal