A. X.________, né en 1971 et Y.________, née en 1981, se sont mariés le 12 mars 2005 en Roumanie. Le couple a eu un enfant, A.________, née en 2005 également en Roumanie.

Le divorce des parties a été prononcé le 2 juin 2014 par le Tribunal de première instance de Moinesti, département de Bacau en Roumanie. Le jugement de divorce maintenait commune l'autorité parentale et décidait que « le domicile de la mineure A.________ » serait chez la mère.

Dans le courant de l'année 2013, Y.________ était venue s'installer en Suisse. Elle a obtenu le regroupement familial en faveur de A.________ le 2 novembre 2016. Celle-ci vit désormais avec sa mère en Suisse, alors que le père est officiellement domicilié en Roumanie.

B. Le 30 novembre 2017, Y.________ a déposé devant le tribunal civil du Littoral et du Val-de-Travers une demande en modification du jugement de divorce portant les conclusions suivantes :

« A titre préalable :

1. Déclarer la reconnaissance du jugement de divorce du 2 juin 2014, rendu par le Tribunal de Première Instance de Moinesti du département de Bacau en Roumanie ;

A titre principal :

2. Accorder l'assistance judiciaire à Y.________ dès le 22 juin 2017 et nommer Maître B.________ en qualité de mandataire d'office ;

3. Modifier le jugement de divorce mentionné au chiffre 1 et partant, attribuer l'autorité parentale exclusive sur l'enfant A.________ à Y.________ ;

4. Condamner X.________ aux frais de la cause et à une indemnité de dépens en faveur de Y.________ ».

A l’appui de sa demande, Y.________ faisait valoir que X.________ n’exerçait pas son droit de visite. Il n’avait vu sa fille qu’à quelques reprises et gardait peu de contacts avec elle. Depuis leur séparation, le dialogue entre les parties était extrêmement difficile. La demanderesse se heurtait à des obstacles lorsqu’elle devait entamer des démarches ou prendre des décisions concernant A.________, décisions qui nécessitaient le concours des deux parents. Lors du dernier renouvellement du passeport de l’enfant, le défendeur avait refusé son concours, y compris sous forme d’une procuration. Le défendeur n’était pas en mesure de prendre les décisions importantes pour la vie de l’enfant, de par son absence et son manque d’investissement. Le maintien de l’autorité parentale conjointe était dès lors contraire aux intérêts de l’enfant et il convenait de la retirer au père pour en donner le bénéfice exclusif à la demanderesse.

C. Le 30 novembre 2017 également, Y.________ a déposé une requête de mesures provisionnelles portant les conclusions suivantes :

« A titre préalable :

1. Déclarer la reconnaissance du jugement de divorce du 2 juin 2014, rendu par le Tribunal de Première Instance de Moinesti du département de Bacau en Roumanie ;

A titre principal :

2. Attribuer provisoirement l’autorité parentale exclusive sur l’enfant A.________ à Y.________ jusqu’à l’issue de la procédure en modification du jugement de divorce ;

A titre subsidiaire :

3. Autoriser Y.________ à renouveler le passeport de l’enfant A.________ sans le concours de X.________ ;

4. Autoriser Y.________ à se rendre avec l’enfant A.________ en vacances en Roumanie pour les fêtes de fin d’années 2017 et à rentrer en Suisse au terme desdites vacances sans le consentement de X.________ ;

En tout état de cause :

5. Attribuer l’assistance judiciaire gratuite à Y.________ dès le 22 juin 2017 et désigner Maître B.________ comme mandataire d'office ;

6. Condamner X.________ aux frais de la cause et à allouer une indemnité de dépens en faveur de Y.________ ».

La requérante exposait plus précisément les difficultés qu’elle rencontrait pour renouveler le passeport de sa fille. Celle-ci n’avait plus de document d’identité valable pour voyager à l’étranger, alors même que sa mère souhaitait se rendre à Noël dans sa famille en Roumanie avec elle. Les autorités roumaines exigeaient, en cas d’autorité parentale conjointe, une autorisation signée de l’autre parent pour quitter le territoire roumain, autorisation que le requis ne signerait pas au vu du climat conflictuel entre les parties. Sachant que la requérante ne pouvait attendre l’issue de la procédure au fond pour renouveler le passeport de A.________, il convenait de lui attribuer l’autorité parentale sur l’enfant, à titre exclusif, du moins jusqu’à l’issue de la procédure en modification du jugement de divorce.

D. Après un échange de correspondances au sujet de la compétence du tribunal civil à statuer sur la requête de mesures provisionnelles, les parties ont été convoquées à une audience fixée le 28 février 2018.

Comme X.________ ne pouvait être atteint à l’adresse indiquée en Suisse et vivait en Roumanie, puis en raison de la constitution par celui-ci d’un mandataire en Suisse, l’audience a été reportée au 29 mars 2018.

E. Dans sa réponse du 29 mars 2018, X.________ a conclu au rejet de la requête de mesures provisionnelles, à la reconnaissance du jugement de divorce du 2 juin 2014, à l’octroi de l’autorité parentale conjointe et au droit de visite prévu, ainsi qu’au rejet de toute autre ou plus ample conclusion, le tout sous suite de frais et dépens. Selon lui, Y.________ l’avait délibérément éloigné de A.________, lorsque, à l’été 2016, elle s’était rendue en vacances en Suisse avec l’enfant, pour ne plus en revenir et s’y installer. La séparation d’avec sa fille n’était pas de son fait et il souhaitait ardemment renouer des liens avec elle. Il avait entrepris des démarches en Roumanie qui n’avaient pas abouti. Le défendeur indiquait être domicilié et travailler en Roumanie, si bien qu’il ne réalisait que des revenus modestes, particulièrement en comparaison avec les standards suisses.

F. Lors de l’audience du 29 mars 2018 devant le tribunal civil, les parties – X.________ n’étant pas présent mais représenté par son mandataire – ont envisagé l’abandon par la requérante des conclusions prises à titre provisionnel aux deux conditions suivantes :

« 1. L’ex-époux accepte de rédiger une procuration devant permettre à la maman de renouveler le passeport roumain de sa fille. Il est précisé que la signature doit être légalisée devant un notaire ou un magistrat en Roumanie ;

2. L’ex-époux accepte de rédiger une autorisation devant permettre à la maman de voyager avec sa fille de Suisse en Roumanie et en particulier de Roumanie en Suisse. Il est précisé que la signature doit être légalisée devant un notaire ou un magistrat en Roumanie. »

Un délai a été imparti au 20 avril 2018 au mandataire du requis pour obtenir la prise de position de celui-ci et, cas échéant, le ou les deux documents nécessaires.

Ce délai a été prolongé au 9 mai 2018, puis au 31 mai 2018. Ce jour-là, le requis a fait envoyer au tribunal par le biais de son mandataire un document qui devait permettre le renouvellement du passeport de sa fille. Il déclarait ne pas souhaiter rédiger d’autorisation habilitant la mère à voyager avec sa fille de Suisse en Roumanie et en particulier de Roumanie en Suisse.

G. Le 29 mai 2018, Y.________ a déposé une réplique au fond, reprenant les conclusions de la demande du 30 novembre 2017, sous réserve de l’identité de sa mandataire d’office à qui se substituait une avocate de la même étude que la précédente.

H. Le 6 juin 2018, Y.________ a déposé une requête dans laquelle elle demandait au tribunal civil « de bien vouloir suppléer l’accord de X.________ et partant, d’autoriser [la requérante] à voyager avec sa fille à l’étranger jusqu’au terme de la présente procédure de modification du jugement de divorce, subsidiairement jusqu’à la fin de l’année 2018 ». Elle a aussi sollicité l’original de la procuration nécessaire au renouvellement du passeport de l’enfant.

Par courrier du 11 juillet 2018, le premier juge a adressé un courrier commun aux parties où l’on lit ceci : « En l’état actuel des choses, j’avoue ne pas bien comprendre la position de l’ex-époux selon laquelle il ne souhaite pas que la mère voyage avec sa fille de Suisse en Roumanie et en particulier de Roumanie en Suisse, ne précisant au surplus pas pour quel motif il s’y oppose. Dès ce moment et pour éviter tout blocage dans le cadre des projets que pourrait avoir la maman, le tribunal autorise celle-ci à voyager avec sa fille de Suisse en Roumanie et de retour sans le consentement du papa ». Le courrier précise qu’il vaut « ordonnance de mesures provisionnelles en tant que besoin ».

Relancé par la requérante qui signalait au juge qu’il avait omis de donner suite à sa requête quant à l’obtention de l’exemplaire original de la procuration, le premier juge, par un courrier du 18 juillet 2018 valant « ordonnance de mesures provisionnelles complémentaire en tant que besoin », a enjoint l’ex-époux à déposer par retour du courrier la procuration originale qu’il avait signée, en l’étude de la mandataire de la requérante.

I. X.________ a appelé des deux ordonnances précitées en concluant à l’annulation de celle du 11 juillet 2018 et à la constatation de la nullité de celle du 18 juillet 2018. Par arrêt du 9 octobre 2018, la Cour d’appel civile a rejeté l’appel et confirmé les décisions de mesures provisionnelles rendues les 11 juillet 2018 et 18 juillet 2018. La Cour d’appel, qui avait mis l’intimée au bénéfice de l’assistance judiciaire pour la seconde instance par décision du 8 août 2018, a arrêté la rémunération de son avocate d’office, selon la note d’honoraires présentée, soit à 1'299.05 francs, frais et TVA inclus. Elle a condamné l’appelant à verser à l’intimée une indemnité de dépens de 1'299.05 francs pour la procédure d’appel, en précisant que les dépens n’avaient pas à être imputés sur l’indemnité d’avocat d’office, vu le caractère peu vraisemblable de leur recouvrement (art. 122 al. 2 CPC).

J. Par courrier du 27 novembre 2018, la demanderesse a requis du tribunal civil qu’il atteste du caractère définitif et exécutoire des ordonnances des « 10 et 11 juillet 2018 » ; elle a également sollicité une décision lui permettant de se passer du consentement de X.________ pour renouveler le passeport de A.________.

K. Par pli du 20 décembre 2018, la mandataire d’office de la demanderesse a transmis au tribunal civil un rapport d’affaires relatif à son activité entre le « 22 juin 2018 et le 20 décembre 2018 » en sollicitant un acompte sur son indemnité d’avocate d’office.

L. Le 18 janvier 2019, la demanderesse, répondant à un courrier du tribunal civil, a indiqué qu’elle avait besoin de l’exemplaire original d’une procuration établie par X.________, dont elle n’avait reçu qu’une copie, de sorte qu’elle n’avait pas encore pu renouveler le passeport de sa fille.

M. Par décision du 4 février 2019, le tribunal civil a accordé à Me C.________ un acompte de 2'239.80 francs pour l’activité déployée du 22 juin 2018 au 19 décembre 2018, en précisant que l’octroi de cet acompte ne préjugeait en rien de la décision finale qui serait prise par le tribunal sur ses honoraires.

Par courrier du 12 février 2019, Me C.________ a signalé que son rapport d’affaires du 20 décembre 2018 comportait des erreurs. En effet, le mandat avait débuté le 22 juin 2017. En outre, une provision déjà versée par sa cliente, ainsi que l’indemnité octroyée par le Tribunal cantonal dans le cadre de la procédure d’appel n’étaient pas correctement prises en considération. La mandataire a remis un nouveau mémoire de frais et honoraires tenant compte de l’ensemble des activités déployées dans le cadre du dossier du 22 juin 2017 au 12 février 2019, à l’exception de celles qui concernaient la procédure d’appel du 26 juillet au 2 août 2018, déjà indemnisée. Elle a déduit la provision de 312.95 francs du montant total des frais et honoraires. Sur le vu de ce qui précède, elle a sollicité que soit fixé un nouvel acompte, remplaçant celui alloué le 4 février 2019, pour l’activité déployée du 22 juin 2017 jusqu’au 12 février 2019, à hauteur de 7'706.10 francs.

Cette proposition d’honoraires a été transmise à Y.________ pour observations éventuelles dans un délai de 20 jours.

N. Par courrier du 27 février 2019, la demanderesse a demandé au tribunal civil de rendre une ordonnance lui permettant de renouveler le passeport de sa fille sans le consentement du défendeur. Elle a aussi remis au tribunal l’exemplaire original de l’ordonnance rendue le 11 juillet 2018 en sollicitant que son caractère définitif et exécutoire soit attesté par le sceau prévu à cet effet.

Le 8 mars 2019, le tribunal civil a répondu ce qui suit à la demanderesse : « il m’apparaît effectivement maintenant que la maman doit pouvoir renouveler le passeport de A.________ sans le consentement du papa. La présente lui accorde donc cette possibilité tout en valant ordonnance si elle devait être contestée. De même je remercie Me D.________ de déposer son mémoire de duplique dans les 20 jours dès réception de la présente. S’agissant du caractère définitif et exécutoire de l’ordonnance rendue le 11 juillet 2018, mon greffe s’est chargé de faire le nécessaire ». Les voies de recours étaient indiquées en bas de la missive.

Par courrier du 11 mars 2019, la demanderesse a signalé au tribunal civil que l’ordonnance du 11 juillet 2018 ne contenait pas suffisamment d’informations sur l’identité des parties et de leur fille pour qu’elle puisse être reconnue en Roumanie.

O. Le 12 mars 2019, le tribunal civil a rendu une ordonnance fixant à 7'706.10 francs, y compris frais, débours et TVA, l’indemnité d’avocat d’office due par l’Etat à Me C.________, sous déduction des éventuels acomptes déjà versés. Cette ordonnance n’a pas fait l’objet d’un recours.

P. Le 10 avril 2019, la demanderesse s’est adressée au tribunal civil pour obtenir les documents nécessaires afin de prévoir ses prochaines vacances avec sa fille en Roumanie.

Le 29 avril 2019, le tribunal civil a rendu une ordonnance formelle, comprenant l’identité des parties, les éléments essentiels de la procédure, confirmant le contenu des ordonnances des 11 juillet 2018 et 8 mars 2019, et constatant que celles-ci étaient en force.

Par courrier du 21 mai 2019, la demanderesse a signalé au tribunal civil que les autorités roumaines étaient « particulièrement pointilleuses » de sorte qu’elle sollicitait une décision reconnaissant en Suisse le jugement de divorce des époux Y.________ et X.________ prononcé le 2 juin 2014 en Roumanie. Le tribunal civil – agissant désormais par un nouveau juge –, après avoir recueilli la détermination de la partie adverse, a rendu une ordonnance en ce sens le 25 juin 2019.

Q. Le 28 juin 2019, X.________ a déposé sa duplique, en confirmant les conclusions prises précédemment, à savoir en substance la reconnaissance du jugement de divorce du 2 juin 2014 et le rejet de tout autre et plus amples conclusions.

Le 18 juillet 2019, la demanderesse a adressé au tribunal civil une prise de position spontanée, accompagnée de divers documents, faisant suite à la duplique.

Le tribunal civil a entendu le 20 novembre 2019 la demanderesse et sa fille. Une audience de plaidoiries a été fixée le 18 mars 2020. Vu la situation sanitaire, la date a été repoussée. Le défendeur s’est opposé à l’échange de plaidoiries écrites. Les plaidoiries ont eu lieu le 10 juin 2020.

En vue de cette audience, Me C.________ a déposé un rapport d’affaires pour la période du 22 juin 2017 au 10 juin 2020, faisant état de 66 heures 45 d’activités calculées au tarif horaire de 180 francs l’heure, pour un total de 12'414.35 francs, frais et TVA compris. Compte tenu de versements déjà encaissés par l’étude d’avocat, soit respectivement 312.95 francs, 1'299.05 francs et 7'706.10 francs, le solde encore dû était de 3'096.25 francs.

Également en vue de l’audience, Me D.________ a déposé une demande d’assistance judiciaire signée par son mandant, accompagnée d’une attestation de l’administration fiscale roumaine indiquant que ce dernier n’était pas imposable sur le revenu, faute d’en réaliser. Il a mentionné que la contribution d’entretien en faveur de l’enfant des parties représentait environ 35 francs.

R. Le 22 juin 2020, le tribunal civil a rendu un jugement en modification d’un jugement de divorce dont le dispositif est le suivant :

1. Modifie le jugement de divorce du 2 juin 2014 du Tribunal de première instance de Moinesti, département de Bacau, en Roumanie (sentence civile no 1038/2014 ; audience publique du 2 juin 2014) et partant :

2. Attribue l’autorité parentale sur A.________, née en 2005, exclusivement à Y.________.

3. Arrête les frais de la cause à CHF 1'800.00, montant avancé par l’Etat au vu de l’assistance judiciaire dont bénéficie Y.________, et les met intégralement à la charge de X.________.

4. Condamne X.________ à payer à Y.________ une indemnité de dépens de CHF 7'000.00, payable en mains de l’Etat vu l’assistance judiciaire dont elle bénéficie. »

S’agissant des frais, le tribunal civil retient que la demanderesse obtient pleinement gain de cause ; que par conséquent le défendeur doit être condamné aux frais de la procédure, arrêtés à 1'800 francs, avancés par l’Etat en raison de l’assistance judiciaire dont la demanderesse bénéficie ; que le défendeur doit être condamné à verser à la demanderesse une indemnité de dépens de 7'000 francs, montant payable en mains de l’Etat vu l’assistance judiciaire dont elle bénéficie ; que le rapport d’activité déposé lors de l’audience du 10 juin 2020 présente une activité trop importante, qui dépasse ce qui constitue un exercice diligent du mandat confié ; que par exemple la note présente l’ensemble de l’activité relative à la procédure d’appel devant le Tribunal cantonal ; que l’activité déployée pour les actes introductifs d’instance est trop importante ; que les postes « étude du dossier », sans autre indication, ne peuvent être retenus tels quels ; que les transmissions par mémo, les téléphones, courriels et entretiens avec la mandante sont extrêmement nombreux (et souvent d’une durée excessive) et ne sont pas justifiés par le dossier ; que, par conséquent, c’est sur la base du dossier que l’on se fondera pour arrêter l’indemnité de dépens ; que celle-ci doit être fixée dans les limites prévues par l’article 60 LTfrais ; qu’il faut tenir compte du fait que le défendeur a, sans raison objective, compliqué inutilement la procédure et les démarches administratives en marge du dossier, ce qui a généré un travail supplémentaire ; qu’en définitive une activité d’environ 25 heures apparaît justifiée à la lecture du dossier de la cause.

Dans une ordonnance rendue le même jour, le tribunal civil a rejeté la requête d’assistance judiciaire présentée par le défendeur au motif que celui-ci n’avait pas établi sa situation patrimoniale. Cette ordonnance n’a pas fait l’objet d’un recours.

S. Me C.________ recourt contre le jugement du 22 juin 2020. Invoquant la violation du droit et la constatation manifestement inexacte des faits, elle conclut principalement à l’annulation du point 4 du dispositif, à la condamnation de X.________ à payer à Y.________ une indemnité de dépens de 17'298.40 francs, subsidiairement de 10'802.35 francs, payable dans les deux cas en mains de l’Etat vu l’assistance judiciaire dont elle bénéfice ; plus subsidiairement, elle conclut à l’annulation du point 4 du dispositif du jugement attaqué et au renvoi de la cause en première instance pour nouvelle décision ; en tout état de cause, elle sollicite une indemnité de dépens pour l’activité déployée dans le cadre de la présente procédure, les frais étant laissés à la charge de l’Etat.

A l’appui, la recourante fait d’abord valoir que la décision attaquée souffre d’un défaut de motivation, compte tenu de l’ampleur de la réduction des activités prises en considération lors de la fixation des dépens. Dans un deuxième moyen, elle reproche au tribunal civil de ne pas l’avoir interpellée sur la réduction drastique qu’il envisageait dans la fixation des dépens. En troisième lieu, la recourante prétend que le premier juge a constaté de façon manifestement inexacte les faits en considérant que 11 heures au total pour les recherches juridiques utiles, l’étude du dossier, la rédaction et le dépôt d’une demande en modification du jugement de divorce et d’une requête de mesures provisionnelles étaient excessives. En effet, la cause présentait un élément d’extranéité et les actes déposés étaient tous deux non seulement motivés en recevabilité, mais également en droit. Par ailleurs, les conclusions prises par la recourante pour le compte de Y.________ n’étaient pas gagnées d’avance. Il a fallu relever régulièrement les manquements de l’intimé face à sa fille et démontrer les très bonnes capacités éducatives de la mère. De nombreux échanges entre la recourante et sa mandante ont été nécessaires. L’avocate a dû adresser régulièrement des correspondances à l’autorité inférieure et fournir un développement accru dans le cadre des actes déposés. En outre, il a été nécessaire de relancer le tribunal a plusieurs reprises, vu les demandes de prolongation de délai émanant de la partie adverse et les lenteurs du premier juge à donner suite à des réquisitions de la demanderesse pourtant justifiées et finalement satisfaites. De surcroît, la procédure a été compliquée par le domicile incertain de l’intimé, la forme des décisions des mesures provisionnelles rendues les 11 et 18 juillet 2018 face aux exigences des autorités roumaines, et l’épidémie de Covid-19. L’origine roumaine de la demanderesse et son manque de connaissances juridiques ont justifié que l’avocate lui explique par écrit puis oralement les différentes étapes de la procédure. En dernier lieu, il convient de tenir compte du fait que la demanderesse a obtenu gain de cause sur tous les points. Si le premier juge s’était mis à la place de l’avocate, il n’aurait pas pu arriver à la conclusion que 31 heures 15 minutes sur les 56 heures 15 minutes annoncées étaient inutiles.

Ceci dit, la recourante fait valoir que la cause est en état d’être jugée. Les dépens, « constituant l’indemnité équitable octroyée à la recourante », doivent être fixés sur la base des 56 heures 15 minutes effectuées par elle dans le cadre de la procédure de première instance. Lors de la fixation des dépens, l’autorité inférieure a appliqué un tarif horaire de 280 francs, lequel est admis, de sorte que ceux-ci doivent être fixés à 17'298.40 francs (56h25 x CHF 280.00 + 7,7 % + CHF 335.60 de frais, charges et crédit). Subsidiairement, si la Cour d’appel civile considère que la recourante doit être indemnisée au tarif horaire de l’assistance judiciaire, alors l’indemnité doit être arrêtée à 10'802.35 francs, correspondant au montant figurant sur le rapport d’affaires transmis le 10 juin 2020 à l’autorité inférieure. Plus subsidiairement, la décision doit être annulée et la cause renvoyée devant l’autorité inférieure pour nouvelle décision. La recourante dépose trois titres.

T. Dans ses observations du 4 septembre 2020, X.________ invite l’Autorité de recours en matière civile à déclarer le recours irrecevable, subsidiairement à le rejeter, sous suite de frais et dépens. Il sollicite l’octroi de l’assistance judiciaire.

C O N S I D E R A N T

1. Selon l’article 110 CPC, la décision sur les frais ne peut être attaquée séparément que par un recours. Le recours est réglé aux articles 319 et suivants CPC. Il doit être introduit, par écrit et motivé, auprès de l’instance de recours dans les 30 jours à compter de la notification de la décision attaquée. Le délai est de 10 jours pour les décisions prises en procédure sommaire et les ordonnances d’instruction, à moins que la loi n’en dispose autrement (art. 321 al. 1 et 2 CPC).

En l’espèce, la décision a été rendue dans une sentence finale, selon les règles de la procédure de divorce sur requête unilatérale (art. 284 al. 3 en relation avec les articles 290 et 296 CPC). Le délai de recours est donc de 30 jours. La solution serait probablement la même si le recours portait sur la rémunération de l’avocat d’office (et non sur les dépens), fixée dans la décision au fond, la partie concernée pouvant de toute façon se prévaloir d’une indication erronée des voies de droit (PC CPC – Colombini, n. 24 ad art. 122 CPC).

L’avocat de la partie bénéficiaire de l’assistance judiciaire victorieuse dispose d’un droit propre et personnel sur les dépens auxquels la partie adverse a été condamnée, de sorte qu’il peut recourir contre une réduction des dépens alloués à son client (arrêt du TF du 20.06.2018 [4A_170/2018] cons. 1.3).

Ainsi, déposé par écrit auprès de l’autorité compétente par une personne disposant de la qualité pour recourir et en temps utile, le recours est recevable.

2. Alors même qu’elle invoque une violation du droit d’être entendu, et que l’ARMC ne dispose que d’un pouvoir d’examen limité en matière d’appréciation des faits (cf. ci-dessous), la recourante soutient principalement que l’ARMC est à même de statuer. Le moyen pris de la violation du droit d’être entendu n’a ainsi pas de portée indépendante.

3. Lorsque la partie au bénéfice de l’assistance judiciaire obtient gain de cause, le conseil juridique commis d’office est rémunéré équitablement par le canton si les dépens ne peuvent être obtenus de la partie adverse ou qu’ils ne le seront vraisemblablement pas. Le canton est subrogé à concurrence du montant versé à compter du jour du paiement (art. 122 al. 2 CPC).

Selon la jurisprudence, si la partie assistée d’un défenseur d’office obtient gain de cause, les dépens mis à la charge de la partie succombante, incontestablement solvable, fondent seulement une créance de droit civil. La situation est alors la même que si l’avocat n’était pas défenseur d’office mais simplement le mandataire de sa cliente. En effet, comme déjà mentionné, le défenseur d’office dispose d’une prétention propre et personnelle en lien non seulement avec l’indemnisation subsidiaire de l’Etat, mais aussi avec la créance prioritaire de dépens (arrêt du TF du 03.03.2020 [5A_1047/2019] cons. 3.1.2 et les références). La rétribution du conseil doit être fixée sur la base du tarif horaire applicable aux affaires plaidées par un avocat de choix (arrêt du TF du 03.03.2020 [5A_1047/2019] cons. 3.1.2 ; ATF 140 III 167 cons. 2.3).

L’article 122 al. 2, 2^e phrase, distingue le cas, normal, où les dépens paraissent recouvrables, de celui où il apparaît d’emblée qu’ils ne le seront vraisemblablement pas. Si les dépens paraissent recouvrables, la décision finale peut se borner à les allouer. Une rémunération équitable ne sera fixée, par une décision ultérieure, que si l’ayant droit justifie de démarches de recouvrement infructueuses. Se limiter à fixer des dépens se justifie en tout cas lorsque le défendeur est une collectivité publique comme un canton, dont la solvabilité ne fait aucun doute. Si le recouvrement des dépens n’apparaît pas vraisemblable, le tribunal a la faculté d’allouer directement une rémunération équitable au conseil d’office dans sa décision finale. La rémunération équitable dont il est question, distincte des dépens, doit être fixée selon les critères concernant le conseil juridique commis d’office (les mêmes qu’en ce qui concerne l’indemnité au sens de l’article 122 al. 1 let. a CPC). Il pourra toutefois s’agir d’un montant partiel si le recouvrement n’a été que partiellement infructueux. Le canton étant subrogé à concurrence du montant versé (art. 122 al. 2, 2^e phrase), la différence revient au client d’office si la rémunération équitable versée selon l’article 122 al. 2 CPC est inférieure aux dépens recouvrés (CR CPC-Tappy, n. 14 à 17 ad art. 122 CPC).

4. En l’espèce, le jugement attaqué n’a fixé que des dépens en faveur de la demanderesse, alors même que la solvabilité du défendeur, qui a vainement requis en première instance l’assistance judiciaire, et qui paraît domicilié en Roumanie, peut donner lieu à discussion. La recourante ne fait pas valoir, dans un moyen motivé à satisfaction de droit, que le premier juge aurait dû également statuer sur son indemnité équitable. Ses conclusions principale et subsidiaire tendent expressément à l’octroi d’une indemnité de « dépens » à payer à sa mandante.

À ce stade, on doit relever que le tribunal civil a rendu le 21 mars 2019 une décision qui a fixé une indemnité d’avocat d’office en faveur de la recourante pour la procédure en modification du jugement de divorce des parties. Cette ordonnance n’a pas fait l’objet d’un recours et est dès lors définitive (l’indemnité de 7'706.10 francs qui a été accordée d’ailleurs été versée à la recourante), bien qu’elle ait été rendue de manière anticipée et sans vérification appropriée par le tribunal civil des honoraires prétendus par la mandataire d’office (un rapide coup d’œil à liste des activités révèle que des opérations sont facturées au tarif horaire de l’avocat d’office breveté [180 francs /heure] et non du stagiaire [110 francs/heure] – alors que la recourante explique devant l’ARMC qu’elle a commencé à s’occuper du dossier lorsqu’elle était encore avocate-stagiaire ; on est aussi frappé par un nombre inusuel de mémos ou de courriers comptabilisés à 5 minutes, ainsi que d’entretiens téléphoniques avec le greffe du tribunal, le tribunal civil ou le Tribunal cantonal, voire avec l’ORACE – alors que le travail de secrétariat entre dans les frais généraux de l’avocat compris dans le tarif horaire applicable en matière d’assistance judiciaire et que les prises de connaissance de courriers et courriels qui n’impliquent qu’une lecture cursive et brève ne sont pas indemnisables).

5. Dans la mesure d’abord où la décision attaquée ne traite pas de la rémunération équitable de l’avocat d’office, ensuite où l’ordonnance du 12 mars 2019, entrée en force, alloue une indemnité définitive et non un acompte, et enfin où la recourante ne sollicite pas la fixation d’une indemnité complémentaire pour la période postérieure à celle concernée dans l’ordonnance du 12 mars 2019 (soit du 22 juin 2017 au 12 février 2019), il y a lieu de considérer que le présent litige porte exclusivement sur la question des dépens.

6. a) Dans le cadre du recours des articles 319 et suivants CPC, la juridiction de deuxième instance ne revoit les faits que sous l’angle de l’arbitraire et son pouvoir d’examen se recoupe avec celui du Tribunal fédéral appelé à statuer sur un recours en matière civile (art. 320 let. b CPC ; cf. Jeandin in CR CPC, 2^e éd., n. 5 et 6 ad art. 320, avec les références). En matière d’appréciation des preuves et d’établissement des faits, il n’y a arbitraire que lorsque l’autorité de prend pas en compte, sans aucune raison sérieuse, un élément de preuve propre à modifier la décision, se trompe manifestement sur son sens et sa portée ou encore, en se fondant sur les éléments recueillis, en tire des conclusions insoutenables (ATF 140 III 264 cons. 2.3 ; cf aussi arrêt du TF du 03.04.2017 [4A_567/2016] cons. 2.1). Une décision n’est pas arbitraire du seul fait qu’elle apparaît discutable ou même critiquable ; il faut qu’elle soit manifestement insoutenable, et cela non seulement dans sa motivation, mais aussi dans son résultat (ATF 142 II 369 cons. 4.3). Il ne suffit pas qu’une autre solution paraisse concevable, voire préférable (idem et arrêt du TF du 25.07.2017 [5A_461/2017] cons. 2.1]. L’ARMC n’a donc pas à substituer sa propre appréciation des faits à celle du premier juge, mais elle revoit par contre librement les questions de droit.

b) Le juge dispose d’un large pouvoir d’appréciation dans la fixation du montant des dépens, dans le cadre du tarif (arrêt du TF du 25.03.2019 [5A_888/2018] cons. 3.1.1). Ce pouvoir n’est limité que par l’interdiction de l’arbitraire, en ce sens notamment qu’il faut que le montant global alloué ne soit pas manifestement insoutenable (cf ; par analogie, arrêt du TF du 17.04.2018 [5A_10/2018] cons. 3.2.2.2 et du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.1).

c) La détermination du nombre d’heures nécessaires à l’accomplissement d’un mandat relève du fait, que l’ARMC ne revoit dès lors qu’en cas de constatation manifestement inexacte, soit d’arbitraire au sens rappelé ci-dessus (art. 320 let. b CPC ; RJN 2019, p. 307 cons. 3).

d) Les dépens sont une indemnité de procédure mise à la charge d’un plaideur en faveur de l’autre pour le dédommager des dépenses que le procès lui a occasionnées (Tappy, in CR CPC, 2^e éd., n. 21 ad art. 95). L’article 95 al. 3 let. d CPC vise en particulier le défraiement d’un mandataire professionnel et on prend en principe en considération l’entier des frais liés à la consultation d’un avocat (idem, op. cit. n. 30 ad art. 95). Les cantons fixent le tarif des dépens (art. 96 CPC). Dans le canton de Neuchâtel le tarif prévoit un maximum de 15'000 francs, taxe sur la valeur ajoutée non comprise, pour les causes relevant du droit de la famille. De façon générale, les honoraires sont fixés en fonction du temps nécessaire à la cause, de sa nature, de son importance, de sa difficulté, du résultat obtenu ainsi que de la responsabilité encourue par le représentant (art. 58 LTfrais). Le juge fixe le montant sur la base de la note d’honoraires de la partie qui a droit aux dépens (art. 105 al. 2 CPC), à défaut sur la base du dossier (art. 64 LTfrais).

Ainsi, pour fixer la rétribution de l’avocat, aussi bien d’office que de choix, l’autorité doit tenir compte, notamment, de la difficulté que la cause présente en fait et en droit ainsi que du travail qu’elle a demandé (arrêt du TF du 01.07.2014 [5D_54/2014] cons. 2). Seules peuvent être prises en compte les opérations de l’avocat qui sont nécessaires à la bonne conduite du procès. Des frais inutiles ou excessifs n’ont pas à être supportés par la partie elle-même (CP CPC – Stoudmann, n. 15 ad art. 105 CPC). L’avocat doit cependant bénéficier d’une marge d’appréciation suffisante pour déterminer l’importance du travail qu’il doit consacrer à l’affaire (ATF 109 Ia 107 cons. 3a). Il n’appartient pas au justiciable de supporter les frais de formation des avocats, de sorte qu’un tarif horaire moins élevé, voire une pondération du temps consacré, doit être appliqué lorsque le travail a été effectué par un stagiaire. Le soutien moral n’a pas à être indemnisé.

7. En l’espèce, et quoi qu’en dise la recourante, la procédure en modification du jugement de divorce représentait, pour un avocat expérimenté en droit de la famille, une démarche simple qui n’appelait pas des recherches juridiques compliquées. On rappelle que la demande comportait 21 allégués et la réplique 16 allégués. S’y ajoutait une requête de mesures provisionnelles se recoupant passablement avec l’acte au fond. Pour sa part, le défendeur a invoqué 9 allégués dans sa réponse et a déposé une duplique se résumant à des explications sur les faits de la réplique. Dans ces conditions, le premier juge pouvait, sans arbitraire, considérer que les 11 heures de recherches juridiques, étude de dossier et rédaction des actes de procédure étaient excessives, même en considérant le caractère international du litige (qui n’est pas extraordinaire en Suisse et en Europe). La recourante a produit devant le tribunal de première instance un relevé d’activités qui ne distingue pas, comme il le devrait, la période où elle était avocate-stagiaire et celle où elle était avocate titulaire du brevet. Cette liste d’opérations comptabilise un grand nombre de mémos, de téléphones, de courriels et d’entretiens avec la mandante. Les mémos de 5 minutes correspondent vraisemblablement à de simple courriers de transmission, qui entrent dans le travail administratif compris dans les frais généraux de l’avocat, comme les prises de contact avec le greffe (par exemple 05.02.2018 : entretien téléphonique avec le greffe). Il y a une douzaine d’entretiens avec la cliente, parfois de quelques minutes (le 28.05. 2018 : 10 minutes), et bien plus d’entretiens téléphoniques, soit un nombre qu’on peut sans arbitraire considérer comme exagéré.

On l’a vu, la loi n’interdit pas au juge de fixer les dépens sur la base du dossier en l’absence d’un relevé d’activités. Dans le cas particulier, il aurait été disproportionné d’exiger du premier juge, face à un relevé d’opérations comprenant plus de 100 rubriques, - relevé omettant de distinguer entre l’activité de stagiaire et celle d’avocat breveté, comprenant du travail de pur secrétariat, et reprenant des points liquidés et indemnisés dans une procédure d’appel (étant souligné que la recourante déduit les honoraires encaissés dans sa facture) – , qu’il examine une par une ces rubriques, puis qu’il les réunisse par thèmes (par exemple : contacts client), pour vérifier leur justification globale, avant de dire date par date ce qu’il admettait ou éliminait. En retenant une activité totale d’environ 25 heures, tenant compte des complications engendrées par le défendeur, des démarches administratives en marge du dossier, et des démarches supplémentaires liées au caractère insuffisant, au niveau formel (art. 238 CPC), des ordonnances rendues par le tribunal civil, le premier juge n’a pas excédé son large pouvoir d’appréciation. Il s’ensuit que l’indemnité de dépens, arrêtée à 7'000 francs, résiste à la critique.

8. On précisera que si le tribunal civil, plutôt que de fixer de façon contraire à la loi une indemnité d’avocat d’office en cours de procédure, avait arrêté celle-ci au moment du jugement, sur la base du relevé d’activités produit par la recourante, en modérant les activités excessives, cette dernière se serait sans doute vu allouer une indemnité assez largement inférieure à celle de 7'706.10 francs fixée dans l’ordonnance du 12 mars 2019.

9. Le recours doit ainsi être rejeté. Les frais de justice seront mis à la charge de la recourante. Celle-ci versera à l’intimé une indemnité à titre de dépens, arrêtée, sur la base des observations produites, à 600 francs.

L’intimé a déposé devant l’ARMC une requête d’assistance judiciaire. Celle-ci doit être rejetée pour les mêmes motifs que ceux retenus par le premier juge pour la procédure de première instance, dans son ordonnance du 22 juin 2020 (cf. let. R in fine), étant souligné que l’intéressé n’a pas pris la peine, devant l’ARMC, de déposer un nouveau formulaire d’assistance judiciaire ni de justificatifs mis à jour.

Par ces motifs,
L'AUTORITé DE RECOURS EN MATIERE CIVILE

1. Rejette le recours.

2. Rejette la requête d’assistance judiciaire formulée par l’intimé.

3. Arrête les frais de justice à 800 francs et les met à la charge de la recourante qui les a avancés.

4. Condamne la recourante à verser à l’intimé une indemnité de 600 francs à titre de dépens.

Neuchâtel, le 17 mai 2021

Art. 122 CPC

Règlement des frais

¹ Lorsque la partie au bénéfice de l’assistance judiciaire succombe, les frais sont liquidés comme suit:

a. le conseil juridique commis d’office est rémunéré équitablement par le canton;

b. les frais judiciaires sont à la charge du canton;

c. les avances que la partie adverse a fournies lui sont restituées;

d. la partie au bénéfice de l’assistance judiciaire verse les dépens à la partie adverse.

² Lorsque la partie au bénéfice de l’assistance judiciaire obtient gain de cause, le conseil juridique commis d’office est rémunéré équitablement par le canton si les dépens ne peuvent être obtenus de la partie adverse ou qu’ils ne le seront vraisemblablement pas. Le canton est subrogé à concurrence du montant versé à compter du jour du paiement.