A. a) Une procédure judiciaire, qui oppose X.________ – locataire d’une surface commerciale en ville – à la société Y.________ (ci-après : la bailleresse) est pendante devant le tribunal civil depuis le 5 janvier 2021, date du dépôt de la demande de X.________. Ce dernier réclame, suite à des travaux dans l’immeuble commandés par la bailleresse, une indemnité de 59'786.70 francs pour des dommages et intérêts, ainsi que le paiement de 11'908.00 francs au titre d’une réduction de loyer.

b) Après le premier échange d’écritures et le dépôt d’une réplique par le demandeur le 28 juin 2021, la première juge a imparti, dans un courrier adressé à Y.________ le 1^er juillet 2021, un délai de 20 jours pour déposer son mémoire de duplique.

c) Y.________ a sollicité une prolongation de délai le 20 juillet 2021, qui a été accordée ; le délai pour le dépôt de la duplique courrait alors jusqu’au 10 septembre 2021.

d) Le vendredi 10 septembre 2021, Y.________, agissant par la présidente de son administration, A.________, a pris contact téléphoniquement avec le greffe du tribunal civil afin de l’informer d’une panne informatique généralisée qui l’empêchait d’imprimer son mémoire de duplique et de l’envoyer au tribunal. Pour la même raison, elle se trouvait dans l’incapacité d’envoyer un courriel pour solliciter par écrit une deuxième prolongation du délai qui arrivait à échéance le jour même ; elle a ainsi sollicité une nouvelle prolongation du délai au 13 ou au 14 septembre 2021.

e) Selon une note téléphonique figurant au dossier, la greffière, qui a répondu à cet appel, a répondu à A.________ qu’elle pouvait déposer son acte le lundi suivant, soit le 13 septembre 2021.

f) Selon le timbre humide figurant sur la page de garde du mémoire, la duplique déposée par Y.________ est finalement parvenue au Tribunal civil le 15 septembre 2021 ; au regard de la mention « posté le », une inscription manuscrite indiquait en outre ceci : « 14.9.2021 » et un « R » pour signifier que l’envoi était un recommandé.

B. Après que les parties s’étaient déterminées sur la recevabilité de la duplique de Y.________, le tribunal civil, par prononcé du 4 janvier 2022, a écarté ce mémoire et ses annexes du dossier, pour motif de tardiveté. En bref, la première juge a considéré qu’il n’était pas utile de se prononcer sur la validité de la demande de prolongation du 10 septembre 2021, qui avait été formulée oralement, ni d’ailleurs d’examiner la conformité de l’approbation donnée par la greffière, puisque postée le 14 septembre 2021, soit après l’expiration du délai fixé oralement par le greffe, la duplique devait de toute façon être considéré comme tardive.

C. Le 20 janvier 2022, Y.________ recourt contre cette décision. Elle conclut implicitement à son annulation (« Nous nous opposons à sa décision et dans notre recours vous prions de bien vouloir prendre note des faits suivant : (…) » et « (…) et vous prions d’accepter notre recours et d’ordonner que notre duplique ainsi que toutes les pièces annexes soient reçues dans la procédure PORD.2021.1/vh »). En substance, elle fait valoir que la duplique a été envoyée en recommandé au tribunal civil le 13 septembre 2021. A l’appui de ses dires, elle dépose un récépissé postal attestant l’envoi à cette date d’un courrier recommandé au Tribunal civil de Neuchâtel. Elle invoque également la protection de sa bonne foi. Elle dit s’être fiée aux indications données par le greffe de ce tribunal lors d’un entretien téléphonique du 10 septembre 2013 au cours duquel on lui a accordé un report de délai au 13 septembre 2019. N’étant pas représentée par un mandataire professionnel, elle n’avait pas de raison de remettre en cause les renseignements obtenus.

D. La première juge n’a pas présenté d’observations et l’intimé a renvoyé à ses précédentes écritures.

E. Dans ses déterminations du 18 février 2022, la recourante reproche à la première juge de s’être fiée uniquement aux allégués présentés par l’intimé sans tenir compte du fait qu’elle avait suivi les instructions données par le greffe et envoyé la duplique dans le délai prolongé, soit le 13 septembre 2021.

F. Dans ses observations du 24 février 2022, l’intimé allègue que la pièce déposée par la recourante à l’appui de son recours est irrecevable parce que produite tardivement au stade du recours seulement. Ce document était en possession de la recourante durant l’échange d’écritures portant sur la question de la recevabilité de la duplique, de sorte qu’il appartenait à la recourante de le déposer déjà en première instance.

C O N S I D E R A N T

1. Interjeté dans les formes et délai légaux, le recours est recevable (art. 319 à 321 CPC).

2. Dans le cadre du recours des articles 319 ss CPC, la juridiction de deuxième instance ne revoit les faits que sous l'angle de l'arbitraire (art. 320 let. b CPC ; cf. Jeandin, in : CR CPC, 2^e éd., n. 5 ad art. 320, avec les références). L'appréciation des preuves est arbitraire si le juge n'a manifestement pas compris le sens et la portée d'un moyen de preuve, s'il a omis, sans raison sérieuse, de tenir compte d'une preuve propre à modifier la décision attaquée ou encore si, sur la base des éléments recueillis, il a effectué des déductions insoutenables (arrêt du TF du 24.02.2020 [5A_450/2019] cons. 2.2). Il ne suffit pas qu'une autre solution paraisse concevable, voire préférable ; pour que la décision soit censurée, il faut qu'elle se révèle arbitraire, non seulement dans ses motifs, mais aussi dans son résultat (ATF 144 III 145 cons. 2).

3. a) Aux termes de l'article 5 al. 3 Cst. féd., les organes de l'Etat et les particuliers doivent agir de manière conforme aux règles de la bonne foi. De ce principe général découle notamment le droit fondamental du particulier à la protection de sa bonne foi dans ses relations avec l'Etat, consacré à l'art. 9 in fine Cst. féd. (ATF 147 IV 274 cons. 1.10.1, ATF 138 I 49 cons. 8.3.1). On déduit du principe de la bonne foi précité que les parties ne doivent subir aucun préjudice en raison d'une indication inexacte des voies de droit (ATF 138 I 49 cons. 8.3.2).

b) Une partie ne peut toutefois se prévaloir de cette protection que si elle se fie de bonne foi à cette indication. Tel n'est pas le cas de celle qui s'est aperçue de l'erreur, ou aurait dû s'en apercevoir en prêtant l'attention commandée par les circonstances. Seule une négligence procédurale grossière peut faire échec à la protection de la bonne foi. Déterminer si la négligence commise est grossière s'apprécie selon les circonstances concrètes et les connaissances juridiques de la personne en cause (ATF 138 I 49 cons. 8.3.2). Ainsi, par exemple, le plaideur dépourvu de connaissances juridiques peut se fier à une indication inexacte des voies de recours, s'il n'est pas assisté d'un avocat et qu'il ne jouit d'aucune expérience particulière résultant, par exemple, de procédures antérieures (ATF 135 III 374 cons. 1.2.2 ; arrêt du TF du 12.09.2019 [4A_475/2018] cons. 5.1). Les exigences envers les parties représentées par un avocat sont naturellement plus élevées: on attend dans tous les cas des avocats qu'ils procèdent à un contrôle sommaire (« Grobkontrolle ») des indications relatives à la voie de droit (ATF 141 III 270 cons. 3.3, ainsi que le cons. 3.2 non publié, 138 I 49 cons. 8.3.2 et 8.4, 135 III 489 cons. 4.4, 135 III 374 cons. 1.2.2.1, 134 I 199 cons. 1.3.1 et les arrêts cités ; arrêts du TF du 27.10.2021 [4D_32/2021] cons. 5.2, du 11.05.2020 [4A_203/2019] cons. 1.3.2 non publié in ATF 146 III 254 et du 22.05.2018 [4A_170/2017] cons. 6.2.1.1).

4. a) Selon l'article 144 al. 2 CPC, les délais fixés judiciairement peuvent être prolongés pour des motifs suffisants, lorsque la demande est faite avant leur expiration.

b) L’article 144 CPC exige une demande présentée par la partie concernée. Un délai judiciaire ne peut donc en principe pas être prolongé d’office (Tappy, CR CPC, n. 15 ad art. 144 CPC). Pour le surplus, l’article 144 CPC ne précise pas la procédure applicable. Les exigences de forme de l’article 130 CPC doivent en principe être respectées, mais en pratique le formalisme en la matière peut rester faible : usuellement une lettre demandant la prolongation souhaitée et en énonçant les motifs en quelques lignes, voire en quelques mots, suffit. Le Code n’exige pas la fourniture de pièces justificatives, qui peuvent toutefois naturellement être jointes à cette demande. Une demande dictée au procès-verbal d’une audience est aussi suffisante (Tappy, op. cit., n. 16 ad art. 144 CPC).

L’article 130 CPC semble ne laisser aucune place pour les échanges oraux avec les tribunaux. Il ne concerne que les actes qui sont adressés au tribunal, si bien qu’il ne résout pas directement ce point. Certains actes peuvent intervenir oralement, comme les demandes et requêtes dictées au procès-verbal au tribunal (art. 202 al. 1 CPC en conciliation, 244 al. 1 CPC en procédure simplifiée et 252 al. 2 CPC en procédure sommaire dans les cas simples ou urgents) et les compléments et requêtes intervenant en audience (art. 235 al. 1 let. d CPC). En dehors de ces hypothèses, traitées dans d’autres dispositions du Code, les actes ne peuvent pas être valablement formés oralement, sous réserve des cas d’urgence. À titre d’exemple, la partie qui appelle le tribunal pour annoncer un empêchement de dernière minute, dont le caractère fondé et réel ne fait aucun doute, et qui requiert un report de l’audience peut le faire oralement, sans devoir le réitérer par écrit, sauf demande expresse du tribunal (Bohnet, CR CPC, n. 24 ad art. 130 CPC).

c) Le dossier de la cause établit que le 20 juillet 2021, la recourante a sollicité une première prolongation de délai au vendredi 10 septembre 2021 pour le dépôt de sa duplique. Parvenue à cette date, elle a requis, dans l’urgence, une prolongation jusqu’au lundi 13 ou mardi 14 septembre suivant, en invoquant des problèmes informatiques qui l’empêchaient d’imprimer ou d’envoyer par courriel le moindre document et, partant, de déposer son acte de procédure, ainsi que de présenter devant le Tribunal civil une demande écrite de prolongation de délai. La requête soumise au greffe par téléphone est ainsi intervenue avant l’échéance du délai, conformément à ce qu’exige l’article 144 al. 2 CPC. L’employée du Tribunal civil, après en avoir référé à une collègue plus expérimentée dans ce type de procédure, a répondu que la recourante pouvait déposer son acte d’ici au 13 septembre 2021. Figure encore sur cette note, une indication selon laquelle la greffière en charge du dossier avait, à la demande de son autre collègue – celle qui avait eu l’entretien téléphonique avec la représentante de la recourante –, prévu de rappeler A.________ par téléphone pour l’inviter à faire parvenir au tribunal une demande de prolongation de délai écrite, mais que, confrontée à diverses autres urgences, elle avait oublié et n’avait pas rappelé la recourante. La note téléphonique n’indique pas l’heure à laquelle A.________ a appelé le Tribunal civil, si bien que l’on ne sait pas si l’intéressée disposait encore de suffisamment de temps pour prendre des dispositions pour parer à la panne informatique ou si le moment auquel cette dernière s’était produite rendait illusoire toute intervention pour y remédier et déposer la duplique en temps utile.

d) Cela dit, les questions de savoir si la requête de la recourante en vue d’obtenir une prolongation de délai était recevable et si l’indication donnée par une employée du greffe à A.________ de déposer sa duplique « d’ici au lundi 13 septembre 2021 », était formellement valable peuvent rester ouvertes, à mesure que, même s’il fallait retenir que l’intéressée aurait dû de toute façon déposer son acte encore le 10 septembre 2021, soit au dernier jour de la prolongation de délai qui lui avait été octroyée le 26 juillet 2021 (pour le 10 septembre 2021), il faudrait de toute manière considérer que la recourante, qui agissait par la présidente de son administration et sans être représentée par un avocat, ne disposait pas de connaissances juridiques étendues en procédure civile. Le dossier ne permet pas en outre de retenir que A.________ se serait fiée autrement qu’en étant de bonne foi aux renseignements qu’elle a obtenus en s’adressant au greffe du tribunal compétent. Elle n’avait ainsi aucune raison de ne pas suivre l’indication de la greffière qui, apprenant le vendredi que la recourante n’était pas en mesure de déposer sa duplique dans le délai pour des raisons techniques, lui a permis d’envoyer son acte au plus tard jusqu’au lundi suivant. Il ne peut en tout cas pas être retenu à l’encontre de A.________, qui ne pouvait pas se rendre compte du caractère potentiellement discutable de l’avantage qui lui était concédé, une quelconque négligence procédurale. Dans ces circonstances, on ne peut pas reprocher à la recourante de ne pas avoir adressé au tribunal une requête de prolongation de délai écrite ni d’avoir inféré des circonstances qu’un report de délai lui avait été accordé jusqu’au 13 septembre suivant.

5. a) Les conclusions, allégations de fait et preuves nouvelles sont irrecevables (art. 326 al. 1 CPC).

b) L’exclusion vise tant les vrais que les pseudo nova, excusables ou non et s’applique à toutes les parties. Elle n’affecte en revanche pas les arguments de droit, ni les faits notoires (Chabloz/Dietschy-Martenet/Heinzmann, PC CPC, n. 2 ad art. 326 ; Jeandin, CR CPC, n. 8 ad art. 326 CPC).

c) Au sens de l’article 53 al. 2 CPC, les parties disposent du droit de consulter le dossier de leur procédure. Ce droit implique l’obligation de la part du tribunal de tenir un dossier judiciaire. Celui-ci doit contenir tout ce qui relève de l’affaire et ce qui peut être jugé pertinent pour la décision à venir (Chabloz, in : PC CPC, n. 9 ad art. 53 et des références). Par ailleurs, si la preuve d’un délai litigieux incombe en cas de doute à celui qui soutient avoir agi en temps utile (Tappy, in : CR CPC, 2^e éd., n. 8 ad art. 143, et des références), il n’en demeure pas moins que le tribunal est tenu de conserver les éléments de preuve parvenus en sa possession, en particulier l’enveloppe ayant contenu l’acte : s’il ne le fait pas, il ne peut pas reprocher à la partie concernée de ne pas être en mesure de prouver par le sceau de la poste que l’acte avait bien été posté en temps utile (Tappy, idem, n. 8a ; Jordan, Le respect des délais pour l’avocat, Revue de l’avocat 2016, p. 206, qui renvoie à l’ATF 124 V 372 cons. 3). Il s’ensuit qu’il existe un devoir pour les autorités judiciaires de prendre toute mesure utile aux fins de conserver, les enveloppes portant les cachets de la poste. Dès lors, à supposer qu'une enveloppe ne soit pas versée au dossier, il ne saurait en être tiré des conséquences procédurales en défaveur du plaideur.

d) En l’espèce le tribunal civil a reçu la duplique litigieuse par courrier recommandé, ce qui ressort du timbre humide figurant sur la page de garde de la duplique complété par un « R » manuscrit. Dans son courrier adressé à l’intimé, au sujet de la recevabilité de l’acte, la première juge a indiqué que la « duplique semble avoir été postée le mardi 14 septembre 2021 ». Pourtant, la date de l’envoi de la duplique figurait sur l’enveloppe dans laquelle avait été glissée la duplique, de sorte que la connaissance du moment de l’envoi de cet acte de procédure – en réalité comme on le verra ensuite le 13 septembre 2021 – devait en principe être connue du tribunal d’une façon certaine. Dans ces conditions, on ne s’explique pas pourquoi, dans une lettre aux parties datée du 17 septembre 2021, la juge du Tribunal civil a indiqué que la duplique semblait avoir été postée le mardi 14 septembre 2021. Il résulte de cela qu’il demeurait un doute quant à la date de réception de l’acte litigieux.

e) Comme rappelé précédemment, pour éviter toute contestation et à plus forte raison, s’il s’agit d’un acte de procédure envoyé en recommandé, il appartenait, en cas de doute, à l’autorité de garder l’enveloppe sur laquelle figurait tant la date d’envoi que le numéro permettant de vérifier le « suivi de l’envoi ». Ne l’ayant pas fait, le tribunal ne pouvait pas écarter le mémoire de la recourante.

6. Par voie de conséquence, le récépissé de l’envoi, qui montre que la duplique a été expédié le 13 septembre 2021, doit être admis, parce que sa production n'a été rendue pertinente, pour la première fois, qu'en raison des motifs de la juridiction précédente (ATF 136 III 123 cons. 4.4.3, étant précisé que l’absence de mention dans le CPC d’une règle similaire à celle de l’article 99 LTF, appliqué par les juges fédéraux, ne résulte pas d’un silence qualifié et que cette exception aux principes consacrée par la LTF trouve sa place devant la juridiction cantonale ; cf. Jeandin, op. cit., n. 7 ad art. 326 et l’arrêt cité).

En définitive, il convient, selon le principe de la bonne foi, de retenir que la recourante ne doit subir aucun préjudice du fait d’avoir estimé qu’elle bénéficiait d’un report de délai jusqu’au 13 septembre 2021, après qu’elle en avait reçu la confirmation de la part d’une employée du greffe à qui elle pouvait totalement se fier et cela même si, pour un avocat, le sort d’une requête orale de prolongation de délai présentée par téléphone à un greffe serait apparu, dans ces circonstances, d’emblée assez douteux. Par ailleurs, la date de l’envoi d’un acte de procédure par courrier recommandé figure sur l’enveloppe, raison pour laquelle il appartient en principe au greffe d’un tribunal de la conserver. Faute de quoi, le Tribunal civil ne pouvait pas, en cas de doute sur la date de l’envoi, écarter le mémoire de duplique de la recourante, en soutenant qu’il semblait que ce mémoire lui était parvenu un jour trop tard. Le recours est donc bien fondé.

Par ailleurs, on pourrait se demander si, dans ce cas très particulier, la date de l’envoi du courrier recommandé litigieux ne devrait pas être considérée comme notoirement connue du tribunal au sens de l’article 151 CPC, puisque de facto cette date parvient à la connaissance l’autorité, depuis le moment de la remise du pli à son greffe. Cela aurait eu pour effet que la recourante n’aurait eu ni le devoir d’alléguer ce fait, ni de le prouver. Le dépôt du récépissé au stade du recours ne constituerait ainsi pas un fait nouveau interdit à ce stade de la procédure, même si devant le tribunal de première instance, la question de la date du dépôt de la duplique n’avait pas été évoquée, ni d’ailleurs l’existence d’un récépissé postal susceptible de prouver la date de l’envoi litigieux. Quoi qu’il en soit, compte tenu de l’issue de la cause, la question peut demeurer indécise.

Il s’ensuit que la première juge a apprécié les preuves d’une façon arbitraire en retenant que la duplique avait été envoyée tardivement, le 14 septembre 2021, alors qu’en réalité cet envoi était intervenu le jour de l’échéance de la prolongation du délai accordée, soit le 13 septembre 2021.

7. Le recours doit ainsi être admis.

Les frais judiciaires de la procédure de recours, arrêtés à 400 francs, sont mis à la charge de l’intimé.

Il n’est pas alloué de dépens. La recourante n’est pas représentée par un avocat et n’a pas fait état de dépenses particulières (art. 95 al. 3 CPC).

Par ces motifs,
L'AUTORITé DE RECOURS EN MATIERE CIVILE

1. Admet le recours.

2. Annule la décision du 4 janvier 2022.

3. Met les frais judiciaires de la procédure de recours, arrêtés à 400 francs et avancés par la recourante, à la charge de l’intimé.

4. N’alloue pas de dépens.

Neuchâtel, le 26 août 2022