A. X. a été condamné en 1994 et en 1999, notamment pour des actes d’ordre sexuel, à des peines suspendues au profit d’un internement (art. 43 ch. 1 al. 2 aCPS). En décembre 2007, cette mesure a été remplacée par une mesure thérapeutique institutionnelle en cas de troubles mentaux (art. 59 CP). En novembre 2008, l’intéressé a été transféré des Etablissements de la Plaine de l'Orbe (EPO) à l'établissement Z. La mesure a par la suite été prolongée jusqu’au 20 décembre 2015.

Sollicitée dans le cadre de l'examen de la libération conditionnelle du prénommé, la Commission de dangerosité a préavisé défavorablement celle-ci et demandé qu'une nouvelle expertise soit effectuée, la dernière − du 13 juillet 2012 − n'étant pas crédible (préavis du 11.12.2013).

Le 17 décembre 2013, l’Office d'application des peines et mesures (ci-après: l'office) a fait procéder au transfert de X. de l'établissement Z. à l’établissement de détention La Promenade, à La Chaux-de-Fonds. Le même jour, il lui a accordé l’assistance administrative "dans la procédure tendant à la réintégration en milieu carcéral et à l'établissement d'un nouveau rapport d'expertise psychiatrique" et a désigné Me Y. en tant que mandataire d’office. Le 17 décembre 2013 également, il a communiqué à cette dernière les motifs du transfert ainsi que les questions qu’il prévoyait de soumettre à l’expert psychiatre qu’il envisageait de désigner et lui a octroyé un délai pour se déterminer à ce sujet.

La mandataire a adressé le 20 décembre 2013 au Département de la justice, de la sécurité et de la culture (ci-après : le département) une requête de mesures superprovisionnelles tendant à la réintégration immédiate de X. dans l'établissement Z.

Le 13 janvier 2014, l’office a rendu une décision formelle ordonnant le placement de X. à l’établissement de détention La Promenade à partir du 17 décembre 2013. Le même jour, l’office a chargé le Dr S. d’effectuer une expertise de X.

Après avoir interpellé le chef du département au sujet de sa requête de mesures superprovisionnelles, Me Y. a, par acte du 14 janvier 2014, saisi la Cour de droit public du Tribunal cantonal d'un recours à l’encontre de l’Office d’application des peines et mesures, invoquant notamment l’absence de décision écrite, et à l’encontre du département pour retard important pris par cette autorité. Elle a conclu à la réintégration immédiate de son client à l'établissement Z. sans audition préalable des parties, à la constatation de la nullité de la décision de transfert, subsidiairement à l’annulation de celle-ci. Le 15 janvier 2014, reprenant les mêmes conclusions et motifs à l’exception de ceux déduits de l’absence de décision formelle, elle a déposé devant la Cour de droit public un nouveau recours contre la décision de l’office du 13 janvier 2014. Ce recours a été transmis au département comme objet de sa compétence et le mémoire du 14 janvier 2014 a été traité comme un recours pour déni de justice. Par arrêt du 21 février 2014, la Cour de droit public a partiellement admis le recours du 14 janvier 2014, en ce sens qu'elle a reconnu le déni de justice du département et lui a imparti un délai de 10 jours pour qu'il statue sur la requête de mesures superprovisionnelles, les autres conclusions du recours ayant été déclarées irrecevables. Entretemps, l'office a, le 21 janvier 2014, refusé la libération conditionnelle de X.

Par décision du 6 mars 2014, contre laquelle la mandataire de X. a recouru, le département a rejeté la requête de mesures superprovisionnelles du 20 décembre 2013. Par arrêt du 25 avril 2014, la Cour de droit public a déclaré le recours irrecevable, faute de préjudice irréparable subi par l'intéressé.

Entretemps, le Dr S. a rendu son rapport d'expertise le 5 mars 2014. Le 23 mai 2014, la Commission de dangerosité a préavisé favorablement la réintégration de X. à l'établissement Z., où il a été réintégré le 9 juillet 2014.

Le 14 juillet 2014, Me Y. a transmis à l'office sa note d'honoraires s'élevant, pour l'activité exercée du 17 décembre 2013 au 14 juillet 2014, à 12'882.10 francs, frais et TVA compris, sur la base d'un tarif horaire de 180 francs. Par décision du 20 octobre 2014, l'office a arrêté l'indemnité d'avocat d'office due à Me Y. à 7'565.40 francs, tout compris, considérant en particulier qu'une partie des opérations mentionnées concernait la procédure de recours auprès du département et que d'autres avaient trait au règlement d'affaires personnelles de X., sans rapport avec le mandat confié.

Entre-temps, par décision du 12 août 2014, le département a classé le recours du 15 janvier 2014 et l'a déclaré irrecevable pour le surplus.

B. Me Y. saisit la Cour de droit public d'un recours contre la décision de l'office, du 20 octobre 2014, en concluant à son annulation. En substance, elle fait valoir qu'un "quiproquo" est né quant à l'étendue du mandat qui lui a été confié par la décision d'assistance administrative du 17 décembre 2013. Dans la mesure où, selon cette décision, le mandat ne consistait pas en une seule obligation de conseil et d'information, les activités déployées dans le cadre du recours contre la décision de transfert doivent être indemnisées de manière juste et équitable. Elle soutient par ailleurs qu'il existe un doute quant à l'application de l'article 119 al. 5 CPC puisqu'aucune raison ne justifiait que les conditions d'octroi à l'assistance administrative soient réexaminées. Enfin, s'étant rendue compte qu'elle n'avait, à tort, pas déposé de requête d'assistance judiciaire devant la Cour de céans, elle sollicite, à titre d'exception offerte par l'article 119 al. 4 CPC, que l'assistance soit accordée à son client avec effet rétroactif pour les activités déployées devant cette instance.

C. L'Office d'application des peines et des mesures formule des observations dans lesquelles il conclut au rejet du recours.

C O N S I D E R A N T

en droit

1. a) Les décisions en matière d'assistance sont susceptibles de recours auprès de la cour concernée du Tribunal cantonal (art. 60g al. 1 LPJA).

b) Interjeté dans les formes et délai légaux, le recours est recevable.

2. a) En matière de justice administrative, les articles 60 ss LPJA trouvent application pour l'assistance judiciaire. Les dispositions du CPC et de sa loi d'introduction en la matière sont applicables pour le surplus (art. 60i LPJA). Une personne a droit à l'assistance judiciaire à la double condition qu'elle ne dispose pas de ressources suffisantes (art. 117 let. a CPC) et que sa cause ne paraisse pas dépourvue de toute chance de succès (art. 117 let. b CPC). L'assistance judiciaire comprend la commission d'office d'un conseil juridique par le tribunal lorsque la défense des droits du requérant l'exige; l'assistance d'un conseil juridique peut déjà être accordée pour la préparation du procès (art. 118 al. 1 let. c CPC). Aux termes de l'article 119 CPC, la requête d’assistance judiciaire peut être présentée avant ou pendant la litispendance (al. 1); l’assistance judiciaire est exceptionnellement accordée avec effet rétroactif (al. 4); elle doit faire l’objet d’une nouvelle requête pour la procédure de recours (al. 5). Selon l'article 122 al. 2 CPC, lorsque la partie au bénéfice de l’assistance judiciaire obtient gain de cause, le conseil juridique commis d’office est rémunéré équitablement par le canton si les dépens ne peuvent être obtenus de la partie adverse ou qu’ils ne le seront vraisemblablement pas. Le canton est subrogé à concurrence du montant versé à compter du jour du paiement.

b) L'avocat d'office peut réclamer, en plus du remboursement de ses débours (ATF 117 Ia 22 cons. 4), une indemnité qui s'apparente aux honoraires que perçoit le mandataire plaidant aux frais de son client; pour en arrêter le montant, l'autorité doit tenir compte de la nature et de l'importance de la cause, des difficultés qu'elle présente en fait et en droit, du temps que l'avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre de conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de la responsabilité qu'il a assumée (ATF 122 I 1 cons. 3a et les arrêts cités; cf. aussi: Tappy, in: CPC commenté, 2011, n^o 7 ss ad art. 122 CPC).

L'autorité qui fixe la rémunération de l'avocat d'office dispose d'une marge d'appréciation, en particulier pour déterminer l'ampleur et l'utilité du travail effectué (RJN 2003, p. 263 cons. 2a; 1995, p. 154cons. 3b; 1994, p. 129 cons. 4). En ce qui concerne le critère de l'utilité, l'autorité qui statue peut être amenée à considérer qu'un avocat diligent consacrerait à la défense d'un client un nombre d'heures inférieur à celui allégué par le mandataire d'office et à réduire en conséquence l'indemnité à laquelle il prétend (RJN 2003, p. 263 cons. 2a; 1995, p. 154 cons. 3b; 1994, p. 129 cons. 4). Le Tribunal fédéral, respectivement la Cour de céans, n'intervient qu'en cas d'abus pour censurer le large pouvoir d'appréciation dont jouit l'autorité appelée à fixer l'indemnité due à l'avocat d'office; tel est le cas lorsque sa décision repose sur une appréciation insoutenable des circonstances, qu'elle est incompatible avec les règles du droit et de l'équité, qu'elle omet de prendre en considération tous les éléments propres à fonder la décision ou, au contraire, tient compte de critères dénués de pertinence. En particulier, le Tribunal fédéral, respectivement la Cour de céans, fait preuve de réserve lorsque l'autorité estime exagérés le temps ou les opérations déclarés par l'avocat d'office, car il appartient aux autorités cantonales, en l'occurrence administratives, de juger de l'adéquation entre les activités déployées par ce dernier et celles qui sont justifiées par l'accomplissement de sa tâche; la décision attaquée ne doit, dès lors, être annulée que lorsque l'autorité a refusé d'indemniser des opérations qui relèvent indiscutablement de la mission de l'avocat d'office. Enfin, il ne suffit pas que l'autorité ait estimé de façon erronée un poste de l'état de frais ou retenu un argument déraisonnable; encore faut-il que le montant global alloué s'avère arbitraire (arrêt du TF du 26.05.2014 [5D_28/2014] cons. 2.1 et les références citées).

3. a) Contrairement à ce que soutient la recourante, il n'existe pas de doute concernant l'application de l'article 119 al. 5 CPC. Il ressort en effet clairement de la loi que l'assistance judiciaire accordée en première instance ne s'étend pas à la deuxième instance, les conditions d'octroi de l’assistance pouvant s'être modifiées, en particulier les chances de succès de la démarche envisagée, au vu du résultat de l'instruction et de la décision de première instance (Tappy, in CPC annoté, 2011, n° 20 et 23 ad. art. 119; Haldy, Procédure civile suisse, 2014, p. 223; FF 2006, p. 6914). Le message précise d'ailleurs expressément que le maintien automatique de l’assistance n’est pas admis (FF 2006, p. 6914). L'article 119 al. 5 CPC vise les recours au sens large (appel et recours), voire les procédures de révision, interprétation et rectification. Selon Tappy, cette disposition s'applique aussi bien au recours contre une décision incidente, provisionnelle ou sur incident qu'à un appel ou un recours contre une décision finale (Tappy, op. cit., n°21 ad. art. 119).

Il s'ensuit que, sur le principe, toute activité exercée par la recourante dans le cadre du recours devant le département et la Cour de céans n'est pas couverte par le mandat confié par la décision d'assistance administrative du 17 décembre 2013. L'intéressée, mandataire professionnelle, ne pouvait simplement se fier au sens qu'elle donnait à la décision d'assistance administrative, dont la teneur doit être interprétée selon la loi. Le fait que l'autorité administrative ait pris l'initiative de rendre une décision en matière d'assistance administrative sans qu'aucune requête ne soit formellement déposée n'y change rien. On précisera que, s'agissant de la requête de mesures superprovisionnelles déposée devant le département, en tant qu'il s'agit d'une procédure devant une autorité de recours (art. 41 LPJA), toute activité déployée dans ce cadre doit également être exclue du mandat d'assistance administrative confié le 17 décembre 2013.

Au demeurant, dans la mesure où elle intervient après la fin de la litispendance (art. 119 al. 1 CPC), la requête d'assistance judiciaire pour les activités déployées devant la Cour de céans est tardive et donc irrecevable.

b) Pour les motifs qui précèdent, c'est à juste titre que les opérations n 11, 15, 16, 18, 19, 21, 22, 24, 25, 64, 88, 95 à 98, 115 et 136 pour une durée de 7h10 n'ont pas été comptabilisées par l'intimé.

L'office a également exclu de l'indemnisation les courriers, téléphones et e-mail adressés à l'opérateur téléphonique Orange (0h50), à l'Office des poursuites (0h30), au Service des contributions (0h15), à la Caisse de compensation (0h25), au Tribunal d'arrondissement de la Broye et du Nord vaudois (0h10), pour un total de 2h10. Ces opérations n'ayant aucun lien avec le mandat confié, il est justifié de ne pas les prendre en compte (opérations n°46, 47, 50, 51, 52, 53, 67, 82, 83, 86, 94, 99, 104). S'agissant des opérations n°45, 62, 63, 66, 68, 69, 73, 89 et 129, pour une durée totale de 1h30, également retranchées par l'intimé de l'activité facturée par la recourante, dès lors qu'elles ne relèvent pas indiscutablement de la mission de l'avocat d'office, leur suppression n'est pas arbitraire.

Dans son mémoire d'honoraires, la recourante a allégué avoir passé 9h30 pour l'étude du dossier et 3h30 pour l'étude de l'expertise psychiatrique. Considérant cette durée excessive compte tenu du but du mandat et des opérations superfétatoires effectuées, l'intimé a réduit la durée de ces opérations à 8 heures. Si d'une manière générale on doit admettre que le temps passé pour ces activités ne paraît pas excessif en raison de la nature délicate et relativement complexe de la cause, on doit toutefois retrancher le temps passé par la recourante pour la préparation des actes devant le Tribunal cantonal, ce qui est très vraisemblablement le cas pour les opérations n°56 (0h15), 58 (4h30) et 59 (0h25) des 7, 10 et 11 mars 2014 dans la mesure où la rédaction du recours devant cette instance date du 12 mars 2014 (opération n°64) et qu'aucune décision, préavis de la Commission de dangerosité, expertise ou autre élément important n'est intervenu depuis le 21 janvier 2014. Une déduction de 5 heure, effectuée par l'intimé, ne prête donc pas flanc à la critique.

Tel qu'allégué par la recourante, le temps passé pour les vacations jusqu'à La Chaux-de-Fonds, entretiens avec le client et l'Office d'application des peines et des mesures s'élève au total à 18h. Considérant que les déplacements entre Neuchâtel et La Chaux-de-Fonds devaient être abaissés à 40 minutes, l'intimé a réduit leur durée de 2h30. Dans la mesure où ce procédé fait abstraction d'éventuels problèmes de trafic et de parcage, la réduction de 2h30 à laquelle a procédé l'intimé est arbitraire. L'intimé a par ailleurs diminué la durée des entretiens avec le client (8h35) de 1h35 au motif que celle-ci était excessive compte tenu du but du mandat et des opérations superfétatoires effectuées. Sur ce point, la Cour de céans rejoint l'avis de l'intimé et estime que certains entretiens avec le client sont excessivement longs et considère que ceux qui durent plus d'une heure doivent être réduits d'autant (opération n°110 [1h10]) et opération 127 (vacation et entretien [2h15]). Par ailleurs, les entretiens qui ne concernaient pas le mandat, ce qui était très vraisemblablement le cas pour celui du 18 février 2014 (opération n°43 [1h]) qui s'est suivi le lendemain de divers courriers, courriels et téléphones à l'Office des poursuites et à l'opérateur téléphonique Orange (opérations 46, 47, 50, 51, 52), et pour celui du 11 mars 2014 (opération n°61 [1h]) qui a été suivi de la rédaction d'un recours au Tribunal cantonal (opération n°64 du 12 mars 2014), pour un total de 2h, ne doivent pas être entièrement comptabilisés. Une déduction de 1h35 minutes, comme effectuée par l'intimé, n'est donc pas arbitraire.

Enfin, la Cour constate que l'office a compté le temps passé pour la rédaction de la requête de mesures provisionnelle (3h30) et son complément adressés au département (0h25) alors que, comme on l'a vu, ces activités outrepassent le mandat confié à la recourante par décision du 17 décembre 2013.

Dans la mesure où la déduction de 2h30 d'activité pour les vacations est compensée par la prise en compte erronée par l'intimé du temps passé pour la rédaction de la requête de mesures provisionnelle (3h30) et son complément (0h25) adressés au département, le résultat auquel abouti l'intimé pour la fixation de l'indemnité d'avocat d'office n'est pas arbitraire et peut être confirmé.

4. Le recours est mal fondé. Selon la jurisprudence, l’article 119 al. 6 CPC, selon lequel il n’est en principe pas prévu de frais judiciaires pour la procédure d’assistance judiciaire, ne s’applique pas à la procédure de recours (ATF 137 III 470 cons. 6; SJ 2012 I 261). Tel doit a fortiori être le cas pour les litiges concernant l'indemnisation de l'avocat d'office. Vu le sort de la cause, les frais doivent être mis à la charge de la recourante qui succombe (art. 47 LPJA), laquelle n'a en outre pas droit à une allocation de dépens (art. 48 LPJA a contrario).

Par ces motifs,
la Cour de droit public

1. Rejette le recours.

2. Déclare la requête d'assistance judiciaire irrecevable au sens des considérants.

3. Met à la charge de la recourante les frais et débours par 770 francs, montant compensé par son avance.

4. N'alloue pas de dépens.

Neuchâtel, le 8 mai 2015

Art. 119 CPC

Requête et procédure

¹ La requête d'assistance judiciaire peut être présentée avant ou pendant la litispendance.

² Le requérant justifie de sa situation de fortune et de ses revenus et expose l'affaire et les moyens de preuve qu'il entend invoquer. Il peut indiquer dans sa requête le nom du conseil juridique qu'il souhaite.

³ Le tribunal statue sur la requête en procédure sommaire. La partie adverse peut être entendue. Elle le sera toujours si l'assistance judiciaire porte sur la fourniture des sûretés en garantie du paiement des dépens.

⁴ L'assistance judiciaire est exceptionnellement accordée avec effet rétroactif.

⁵ L'assistance judiciaire doit faire l'objet d'une nouvelle requête pour la procédure de recours.

⁶ Il n'est pas perçu de frais judiciaires pour la procédure d'assistance judiciaire, sauf en cas de mauvaise foi ou de comportement téméraire.