CHAMBRE DES AVOCATS

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Décision du 13 octobre 2021

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Composition : M. STOUDMANN, vice-président

Mes Gillard, Chambour et Stauffacher, membres, ainsi que Me Kasser, membre suppléant

Greffier : M. Steinmann

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La Chambre des avocats prend séance au Palais de justice de l'Hermitage, à Lausanne, pour statuer dans le cadre de l’enquête disciplinaire ouverte contre les avocates G.________, B.________ et X.________, à Yverdon-les-Bains.

Délibérant à huis clos, la Chambre des avocats retient ce qui suit :

En fait :

1. a) Mes G.________, B.________ et X.________ ont obtenu le brevet d’avocat respectivement en 2007, 2004 et 2009.

b) Jusqu’au 31 janvier 2020, elles étaient toutes les trois employées par [...] en tant que conseillères juridiques.

Postérieurement à cette date, elles se sont associées, comme avocates indépendantes, au sein de la société H.________, dont le siège est à Yverdon-les-Bains. Cette société a été inscrite au Registre du commerce le 12 février 2020, ses statuts ayant été préalablement approuvés par la Chambre de céans en date du 16 janvier 2020.

c) Par courriers du 14 janvier 2020, Mes G.________, B.________ et X.________ ont sollicité leur inscription au registre des avocats du canton de Vaud. Elles ont chacune attesté qu’elles entendaient « exercer la profession d’avocate en toute indépendance et sans influence de tiers non-inscrits dans un registre des avocats ».

Par décisions du 7 février 2020, Mes G.________, X.________ et B.________ ont été inscrites au registre cantonal des avocats, avec effet au 1er février 2020.

2. a) Par courrier du 12 mars 2021, la Chambre des avocats, sous la signature de sa présidente, a écrit à Me G.________ qu’il avait été porté à sa connaissance qu’elle semblait exercer une activité salariée auprès de [...]. En annexe à ce courrier, Me G.________ s’est vue remettre un extrait d’un courriel du 19 janvier 2021 qu’elle avait adressé à une avocate sous la signature de [...], ainsi qu’un extrait d’un courrier du 20 janvier 2021 qu’elle avait envoyé, dans le même dossier, à la Cour de droit administratif et public du Tribunal cantonal sous l’enseigne de H.________; Me G.________ a été invitée à renseigner la Chambre de céans à ce propos dans un délai au 24 mars 2021.

L’extrait du courriel du 19 janvier 2021 précité était libellé comme il suit :

« De : G.________ (mailto : G.________@Q.________.ch)

Envoyé : mardi 19 janvier 2021 17 :31

À : [...]

(…)

G.________Avocate

[...]Rue [...]

1110 Morges

Tél. direct : +[...]

G.________@[...].ch

www.[...].ch

(absente les mercredis et vendredis) »

Par courrier du 22 mars 2021, Me G.________ a notamment informé la Chambre de céans que le seul contrat de travail qui la liait était celui conclu avec H.________ et qu’elle n’était en effet partie à aucun contrat de travail avec Q.________. Elle a toutefois indiqué qu’une des modalités du contrat de mandat qui la liait à Q.________ avait trait à l’utilisation de l’adresse email et postale de cette société dans sa signature, précisant qu’il s’agissait là « d’une exigence de [sa] cliente ». Elle a en outre expliqué que dans le cadre du dossier de recours à propos duquel elle avait été interpellée par la Chambre de céans, elle avait également été mandatée par la municipalité de [...], de sorte qu’elle avait effectivement envoyé des correspondances au nom de H.________ pour le compte de ses deux clientes, soit Q.________ et la municipalité de [...]. Cela étant, elle a indiqué qu’elle pouvait « garantir [qu’elle] pratiqu[ait] [son] activité en toute indépendance, ceci en application de l’article 8 lit. d LLCA ».

b) Par courrier du 8 avril 2021, la Chambre des avocats a répondu à Me G.________ qu’elle considérait que les exigences de sa mandante, Q.________, était « pour le moins surprenantes », observant au demeurant qu’« aucune explication n’[était] donnée à ce sujet ». Elle lui a indiqué que l’utilisation de l’adresse email et postale de Q.________ dans ses correspondances donnait l’apparence qu’elle était employée par cette société, ce qui apparaissait contraire à diverses dispositions de la LLCA (Loi fédérale sur la libre circulation des avocats du 23 juin 2000 ; RS 935.61). La Chambre de céans a dès lors imparti un délai au 19 avril 2021 à Me G.________ pour fournir des explications complémentaires sur le lien qui la liait à Q.________ et lui indiquer les conditions dans lesquelles son mandat en faveur de cette dernière était exercé.

Par courrier du 15 avril 2021, Me G.________ a en substance indiqué à la Chambre des avocats qu’avant de fonder H.________ et de requérir son inscription au registre des avocats en janvier 2020, elle était employée de Q.________ en tant que conseillère juridique, ceci du mois d’août 2014 au mois de janvier 2020, et que lorsqu’elle avait informé son employeur de son souhait d’exercer en tant qu’avocate indépendante, celui-ci avait souhaité conclure un contrat de mandat pour continuer à la solliciter pour des prestations juridiques en tant que mandataire. Elle a expliqué que dans ce cadre, « et afin de faciliter les contacts avec Q.________ pour traiter ces demandes », il avait été convenu « de maintenir une adresse électronique de Q.________ en [sa] faveur sur un ordinateur distant dédié à ces activités ». Quant à l’adresse postale mentionnée dans sa signature, elle a précisé que si elle était utilisée, c’était « uniquement en rapport avec les dossiers concernés par le mandat de Q.________ ». Elle a en outre indiqué qu’à partir du 1er février 2020, il avait « été clairement communiqué à l’ensemble des collaborateurs de Q.________ [qu’elle] n’exerçai[t] plus en tant qu’employée, mais en tant que mandataire, afin d’éviter toute confusion », précisant que « l’utilisation de l’adresse électronique de Q.________ [était] donc une facilité à l’attention des collaborateurs et [était] une mesure découlant du mandat avec Q.________ ». Me G.________ a réitéré qu’elle « travaill[ait] de façon totalement indépendante pour Q.________, qui [était] un client parmi d’autres ». Elle a enfin indiqué que cette modalité du contrat de mandat qui la liait à la société précitée pourrait être adaptée si tel était la demande de la Chambre de céans, considérant toutefois qu’il ne lui [semb[ait] pas que cela pos[ait] un problème du point de vue de la LLCA.

3. a) Lors de sa séance du 21 avril 2021, la Chambre de céans a décidé d’ouvrir une enquête disciplinaire contre Me G.________ pour violation éventuelle de l’art. 12 let. a et b LLCA. Me Eric Stauffacher a en outre été désigné comme membre enquêteur.

Me G.________ a été informée de ce qui précède par courrier du
22 avril 2021.

b) Le 11 mai 2021, le membre enquêteur a entendu Me G.________ en son étude. A cette occasion, celle-ci lui a remis un exemplaire d’un projet de contrat entre Q.________ et H.________, représentée par elle-même ainsi que par Mes X.________ et B.________. Elle a précisé que ce projet était en cours de révision et qu’il était destiné à remplacer un contrat de mandat liant les mêmes parties, en vigueur depuis le 1er février 2020. Le membre enquêteur a ainsi invité Me G.________ à lui transmettre copie de ce contrat.

c) Par courriel du 18 mai 2021, Me G.________ a informé le membre enquêteur qu’elle était « en train de discuter avec Q.________ des modalités de l’arrêt, dans les plus brefs délais, de l’utilisation de l’adresse électronique et postale » de cette société dans le cadre du contrat de mandat conclu avec celle-ci, en accord avec ses associées.

d) aa) Par courriels du 10 juin 2021, Me G.________ a envoyé au membre enquêteur un contrat de mandat signé le 13 décembre 2019 et en vigueur depuis le 1er février 2020, liant d’une part Q.________ et, d’autre part, H.________, représentée par elle-même, ainsi que par Mes B.________ et X.________.

bb) Le préambule de ce contrat prévoyait notamment ce qui suit :

« d. que le Mandant [ndr. Q.________] a décidé de donner une suite favorable à la proposition des Mandataires [ndr. Mes G.________, B.________ et X.________, respectivement H.________] d’externaliser les prestations effectuées par le service du Groupe [ndr. le Groupe Q.________] en les confiant aux Mandataires selon les modalités définies dans le présent contrat de mandat »

Sous les rubriques « Devoir de diligence, de loyauté et conflit d’intérêts » (ch. 3), « Qualité des prestations, suivi et contrôle de l’exécution du Mandat » (ch. 4), « Devoirs du Mandant » (ch. 6) et Propriété intellectuelle (ch. 12), ledit contrat comportait en outre notamment les clauses suivantes :

« 3.3. Le Mandant accepte que les Mandataires puissent agir pour d’autres clients, sous réserve du respect de l’obligation prévue par l’article 12 LLCA d’éviter tout conflit entre les intérêts du Mandant et ceux des personnes avec lesquelles elles sont en relation sur le plan professionnel ou privé. Dans le cas où les intérêts du Mandant pourraient être impactés par un futur mandat pour un tiers concurrent, les Mandataires demanderont au Mandant son autorisation préalable pour exécuter ledit mandat. Dans tous les cas, les Mandataires informent le Mandant des risque éventuels de conflit d’intérêts.

3.4 Au cas où les Mandataires étaient déjà engagées pour une prestation de services par un tiers et que cette même activité était développée de façon nouvelle par le Groupe, et qui créerait un conflit d’intérêts, les Mandataires devront informer le Mandant de la nature des services rendus et prendront les mesures appropriées pour mettre un terme au conflit d’intérêts.

(…)

4.3 Les Mandataires sont joignables en tout temps pendant les heures de bureau durant la semaine et s’engagent, pour ce faire, à assurer une permanence téléphonique. Elles veilleront à équiper leurs locaux professionnels de système de communication performants et compatibles avec les équipements de communication du Groupe afin de garantir la transmission des informations entre les parties et d’assurer le maintien d’une forte proximité dans la communication avec le Mandant.

(…)

4.5 Les Mandataires proposent d’organiser une présence physique alternée dans les locaux du Mandant aussi longtemps que cela est souhaité par le Mandant. Elles participent également aux séances pour lesquelles leur présence est nécessaire pour la bonne exécution du Mandat.

(…)

6.3 Le Mandant met à disposition des Mandataires le matériel et les accès informatiques nécessaires à la réalisation du mandat ainsi qu’une place de travail si une présence dans ses locaux est souhaitée.

(…)

12. Pour toute communication avec l’externe effectuée dans le cadre du présent Contrat, les Mandataires s’engagent à utiliser les modèles de communication élaborés par le Mandant. »

Sous réserve du chiffre 3.4, les clauses précitées ne figuraient plus dans le projet de nouveau contrat ayant été remis au membre enquêteur en date du 11 mai 2021.

cc) Dans son courriel du 10 juin 2021, auquel était annexé le contrat du 13 décembre 2019, Me G.________ a notamment écrit au membre enquêteur ce qui suit :

« Cher Confrère,

Je fais suite à votre demande et vous prie de trouver ci-joint le contrat de mandat qui s’applique actuellement entre Q.________ et H.________. (…)

Comme vous pourrez le constater, il a été conclu le 13 décembre 2019 et est entré en vigueur le 1er février 2020. Je précise que certaines clauses de ce contrat ne sont pas appliquées et ne l’ont jamais été ; celles-ci font l’objet d’une refonte dans la version du contrat actuellement en révision afin de les aligner avec la réalité que nous mettons en pratique lorsque nous agissons pour notre mandante. La version que je vous ai transmise a donc encore été modifiée dans ce sens. Je vous la transmettrai dès que celle-ci aura été acceptée par notre mandante.

Concernant le contrat ci-joint, nous constatons que l’article 3.3 a été très maladroitement rédigé et vous assurons que cet article n’a jamais été appliqué. Il va de soi que le mandant n’a pas à accepter ou refuser que les mandataires agissent pour d’autres clients, car cette prérogative ne lui appartient pas. Je vous confirme dès lors qu’il n’y a jamais eu de telles discussions à ce sujet depuis le 1er février 2020 et que les mandataires agissent librement pour d’autres clients tout en appliquant l’article 12 LLCA selon lequel les avocats doivent éviter tout conflit d’intérêt.

De plus, l’article 4.5 qui prévoit que les mandataires organisent une présence physique alternée dans les locaux du mandant n’a également jamais été appliqué. En effet, les mandataires participent aux séances de Q.________ uniquement lorsque leur présence est nécessaire et requise pour le suivi du dossier.

(…) »

e) En date du 24 juin 2021, la Chambre des avocats a décidé d’ouvrir une enquête disciplinaire à l’encontre de Mes B.________ et X.________ pour violation éventuelle des art. 12 let. a et b et 13 LLCA, d’étendre l’enquête disciplinaire ouverte le 22 avril 2021 contre Me G.________ à la violation éventuelle de l’art. 13 LLCA et de joindre ces trois causes, dès lors que celles-ci concernaient le même ensemble de faits. Me Eric Stauffacher a en outre été chargé de procéder à l’enquête préliminaire en qualité de membre enquêteur.

Mes G.________, X.________ et B.________ ont été informées de ce qui précède par courrier du 24 juin 2021.

f) Par courriel du 1er juillet 2021, Me G.________ a confirmé au membre enquêteur que les adresses email et postales dont disposaient ses deux associées ainsi qu’elle-même auprès de Q.________ avaient été définitivement supprimées.

g) Le 24 août 2021, le membre enquêteur a entendu Mes G.________, X.________ et B.________ en son étude.

A cette occasion, celles-ci lui ont notamment indiqué qu’elles avaient rédigé le contrat de mandat litigieux ensemble, avec le Directeur général, le Directeur des ressources humaines et le Secrétaire général de Q.________.

S’agissant de l’article 3.3 du contrat signé le 19 décembre 2019, elles ont expliqué que son but était de rassurer Q.________ sur l’absence de risque de conflit d’intérêts et que cette clause avait été rédigée en ce sens qu’il leur incombait de déterminer s’il y avait un potentiel conflit d’intérêts non seulement à l’égard du client mais également en fonction du projet, précisant qu’elles auraient refusé le mandat dans un tel cas. Elles ont admis qu’en tant qu’elle faisait référence à l’autorisation préalable de Q.________, cette clause avait été « mal formulée », précisant toutefois qu’elle ne reflétait absolument pas les réelles intentions des parties et qu’il n’avait jamais été question pour elles de fournir des noms de clients ou de mandats à Q.________. Elles ont ajouté que cette disposition du contrat n’avait jamais été appliquée, que Q.________ ne les avait jamais sollicitées à cette fin et que si tel avait été le cas, elles auraient de toute manière refusé « de [lui] soumettre quoi que ce soit ». Me B.________ a indiqué à ce propos qu’elle s’était trouvée à deux reprises dans une situation de conflit d’intérêts potentiel et qu’elle avait refusé les mandats en question sans en référer d’une quelconque manière à Q.________, Mes G.________ et X.________ ayant pour leur part déclaré qu’elles n’avaient pas eu à faire face à une telle situation.

S’agissant de la permanence téléphonique prévue à l’article 4.3 du contrat du 13 décembre 2019, les trois avocates prénommées ont expliqué qu’il n’était pas question d’assurer une réelle permanence téléphonique, que cette clause avait été mal rédigée et que son but était uniquement de répondre à l’inquiétude de Q.________ qui se trouvait temporairement privée de secrétariat général et qui attendait de leur part qu’elles s’engagent « à faire preuve d’une bonne disponibilité ».

Quant à la « présence physique alternée » et la « place de travail » dans les locaux de Q.________ (article 4.5 et 6.3 du contrat du 13 décembre 2019), elles ont indiqué que peu de temps après leur départ de cette société, il y avait eu les mesures de confinement, ce qui avait eu pour effet que ces clauses n’avaient « été appliquées que durant les quelques semaines antérieures au 16 mars 2020 et encore de manière très partielle ». Elles ont ajouté qu’« il n’y avait pas de planning », qu’elles ne se rendaient sur place qu’en cas de demande et que ces clauses étaient devenues totalement obsolètes après le confinement.

S’agissant de leur adresse email auprès de Q.________, Mes G.________, X.________ et B.________ ont déclaré qu’une communication générale avait été faite en 2020 à tous les collaborateurs de ladite société pour annoncer la création de leur étude mais que ces adresses avaient été conservées pour des raisons pratiques. Elles ont indiqué qu’elles avaient chacune deux ordinateurs, soit un pour leurs « dossiers Q.________» et l’autre pour H.________, afin de maintenir un cloisonnement destiné à garantir le maintien du secret professionnel. Elles ont en outre déclaré que leurs adresses email auprès de Q.________ avaient été rendues inactives depuis le 28 juin 2021.

Mes G.________, X.________ et B.________ ont enfin confirmé qu’un nouveau contrat de mandat, dont l’objectif était « de supprimer ou de modifier les formulations discutables ou problématiques et de mettre ce texte en accord avec la réalité de [leur] pratique et des relations avec Q.________] », avait été établi et qu’il serait signé d’ici à mi-septembre 2021.

h) Le 15 septembre 2021, Me X.________ a adressé au membre enquêteur une copie du nouveau contrat de mandat ayant été signé le 14 septembre 2021 entre, d’une part, Q.________ et, d’autre part, H.________, représentée par les trois avocates prénommées. Il en ressort que la lettre c du préambule, ainsi que les chiffres 4.5, 6.3 et 12 qui figuraient dans le contrat initial du 13 décembre 2019 ont été supprimés. Quant aux chiffres 3.3, 3.4 et 4.3 dudit contrat, ils ont été modifiés, leur teneur étant désormais la suivante :

« 3.3 Les Mandataires respectent l’obligation prévue par l’article 12 let. c LLCA d’éviter tout conflit entre les intérêts du Mandant et d’autres clients. Conformément à l’article précité, les Mandataires refuseront par elles-mêmes les mandats pour lesquels il y aurait un conflit d’intérêt avec le présent mandat.

3.4 Au cas où les Mandataires étaient déjà engagées pour une prestation de services par un tiers et que cette même activité était développée de façon nouvelle par le Groupe, et qui créerait un conflit d’intérêts, les Mandataires prendront toutes les mesures appropriées pour éviter tout conflit d’intérêts.

4.3 Les Mandataires s’organisent entre elles pour être disponibles en fonction des besoins du Mandant. »

En droit :

1.1 La procédure de surveillance des avocats relève de la LLCA et de la LPAv (Loi sur la profession d’avocat du 9 juin 2015 ; BLV 177.11). La LLCA fixe les principes applicables à l'exercice de la profession d'avocat en Suisse (art. 1 LLCA) et, en particulier, les règles professionnelles auxquelles l'avocat est soumis
(art. 12 LLCA). Chaque canton désigne une autorité chargée de la surveillance des avocats qui pratiquent la représentation en justice sur son territoire (art. 14 LLCA). Dans le canton de Vaud, c'est la Chambre des avocats qui est l'autorité compétente (art. 11 al. 1 LPAv). Elle se saisit d'office, sur plainte ou sur dénonciation, de toute question concernant l'activité professionnelle d'un avocat (art. 11 al. 2 LPAv). Sur le plan territorial, c’est l’activité exercée par l’avocat, et non le lieu de son inscription au registre, qui fonde la compétence de l’autorité de surveillance (Bauer/Bauer, Commentaire romand LLCA, 2010 [ci-après : CR-LLCA], n. 10 ad art. 14 LLCA).

1.2 En l’espèce, la présente enquête disciplinaire est dirigée contre des avocates inscrites au Registre cantonal et pratiquant la représentation en justice dans le canton de Vaud. Le comportement reproché à Mes G.________, B.________ et X.________ s’est en outre produit dans le canton de Vaud, de sorte que la Chambre des avocats est compétente.

2.1 La question qui se pose est de savoir si Mes G.________, B.________ et X.________ ont violé leur devoir de diligence et d’indépendance au sens de l’art. 12 let. a et b LLCA, respectivement l’obligation de sauvegarder le secret professionnel prévue par l’art. 13 LLCA, en raison des modalités du mandat qui les lie à leur ancien employeur, Q.________.

2.2

2.2.1 A teneur de l’art. 12 let. a LLCA, l’avocat est tenu d’exercer sa profession avec soin et diligence. Cette disposition constitue une clause générale (ATF 130 II 270 consid. 3.2 ; TF 2C_1060/2016 du 13 juin 2017 consid. 4.1), qui permet d’exiger de l’avocat qu’il se comporte correctement dans l’exercice de sa profession (FF 1999 5331, 5368 ; TF 2C_280/2017 du 4 décembre 2017
consid. 4.1.1 ; TF 2C_1060/2016 précité consid. 4.1). Selon la jurisprudence, l’avocat doit observer certaines règles non seulement dans ses rapports avec ses clients, mais aussi à l’égard des autorités, de ses confrères, du public et de la partie adverse (ATF 130 II 270 consid. 3.2 ; TF 2C_177/2007 du 19 octobre 2007 ; TF 2A.191/2003 du 22 janvier 2004 ; TF 2A.448/2003 du 3 août 2004). Il est ainsi tenu, de manière toute générale, d’assurer et de maintenir la dignité de la profession, en s’abstenant notamment de tout ce qui pourrait porter atteinte à la considération et à la confiance dont il doit jouir pour remplir sa mission (TF 2A.151/2003 du 31 juillet 2003 ; ATF 108 Ia 316 consid. 2b/bb, JdT 1984 I 183 ; ATF 106 Ia 100 consid. 6b, JdT 1982 I 579). L'art. 12 let. a LLCA sanctionne les comportements de l'avocat qui remettent en cause la bonne administration de la justice ainsi que la confiance en sa personne et en la profession d'avocat en général (Bohnet/Martenet, Droit de la profession d’avocat, 2009, n. 1165).

2.2.2 Aux termes de l’art. 12 let. b LLCA, l’avocat doit exercer son activité professionnelle en toute indépendance, en son nom personnel et sous sa propre responsabilité. L’avocat doit être indépendant non seulement à l’égard de tout tiers, mais également à l’égard de son client, tant matériellement que moralement (Bohnet/Martenet, op. cit., n. 1366 p. 566). L‘indépendance matérielle vise l’indépendance économique, en ce sens que l’avocat ne doit pas être le créancier ou le débiteur de son client s’il en résulte une atteinte à sa liberté de décision (Bohnet/Martenet, op. cit., n. 1368 p. 566). Quant à l’indépendance morale, elle suppose que l’avocat reste à distance des intérêts de la partie qu’il représente et ne devienne pas le porte-parole de son client (ATF 106 Ia 100, consid. 6b, JdT 1982 I 579). L’avocat doit conserver sa position d’interlocuteur critique de son client, qui lui est indispensable pour éviter des procédés inutiles, dommageables ou sans objet (Bohnet/Martenet, op. cit., n. 1377 p. 569). L'avocat perd son indépendance lorsqu'il tombe entièrement sous la coupe de son client, au point d'être réduit à lui servir d'instrument ou de porte-voix. L'examen de l'indépendance doit être fait dans les circonstances concrètes. Un risque théorique d'atteinte ne suffit pas, il faut que la perte d'indépendance repose sur des faits établis, considérés objectivement
(TF 2A.293/2003 du 9 mars 2004 consid. 3).

L’indépendance est un principe essentiel de la profession d’avocat. Celui-ci doit être en tout temps libre à l’égard des autorités et des tribunaux, de l’opinion et des tiers, ainsi que de ses clients (Matile, L’indépendance de l’avocat, in : L’avocat moderne, Mélanges publiés par l’ordre des avocats vaudois à l’occasion de son centenaire, Bâle 1998, pp. 207ss). S’il vient à perdre cette indépendance, on ne peut plus être sûr qu’il exercera convenablement son activité et qu’il n’utilisera pas sa position à des fins étrangères à la procédure. C’est le rôle de garant de l’Etat de droit de l’avocat qui justifie le principe (Bohnet/Martenet, op. cit., n. 1366, p. 566). Le client qui s’adresse à un avocat doit ainsi pouvoir admettre que celui-ci est libre de tout lien, de quelque nature que ce soit et à l’égard de qui que ce soit, qui pourrait restreindre sa capacité de défendre ses intérêts, dans l’accomplissement du mandat qu’il lui confie. L’avocat ne doit notamment pas se trouver dans la dépendance économique de son client. Il peut en aller ainsi, dans certaines situations, lorsqu’il est débiteur ou le créancier de son client. En effet, spécialement dans le premier de ces cas, l’avocat risque de perdre sa position d’interlocuteur critique de son client, qui lui est indispensable pour se garder de procédés inutiles, dommageables ou sans objet (TF 2C_889/2008 du 21 2009 consid. 3.1.2).

2.2.3 Selon l’art. 13 LLCA, l’avocat est en outre soumis au secret professionnel pour toutes les affaires qui lui sont confiées par ses clients dans l’exercice de sa profession ; cette obligation n’est pas limitée dans le temps et est applicable à l’égard des tiers.

Compte tenu de son importance primordiale, le secret professionnel est protégé par le droit conventionnel et constitutionnel et sa violation est sanctionnée par le droit professionnel, le droit pénal et le droit privé (Bohnet/Martenet, op. cit.,
n. 1789 p. 739). Toute tâche de l'avocat accomplie en sa qualité de mandataire est ainsi soumise au secret (Bohnet/Martenet, op. cit., nn. 1805 p. 744 et 1818 p. 750).

2.3 En l’espèce, le contrat de mandat conclu par Mes G.________, X.________ et B.________ avec Q.________, dans sa version signée le 13 décembre 2019, comportait manifestement des dispositions incompatibles avec les règles de la LLCA. En tant qu’il prévoyait que Q.________ puisse donner son préavis sur l’acceptation ou non de mandats confiés par des tiers aux trois avocates prénommées, l’art. 3.3 de ce contrat n’était en particulier pas conforme à l’art. 12 let. b LLCA, une telle subordination envers un mandant entamant de manière significative l’indépendance dont doit faire preuve l’avocat dans l’exercice de sa profession. Cette disposition, de même que l’art. 3.4 dudit contrat, étaient en outre clairement incompatibles avec les exigences découlant de l’art. 13 LLCA, puisqu’il en ressortait que Mes G.________, X.________ et B.________ avaient l’obligation, en cas de risque de conflit d’intérêts, d’informer Q.________ des mandats qui leur étaient confiés par des tiers et de « la nature des services rendus » dans ce cadre, ce qu’elles ne pouvaient pas faire sous peine de violer le secret professionnel. Quant aux obligations imposées à ces trois avocates d’assurer une permanence téléphonique et une présence physique dans les locaux de Q.________ (cf. art. 4.3, 4.5 et 6.3 du contrat du 13 décembre 2019), elles n’apparaissaient pas non plus compatibles avec l’indépendance dont l’avocat doit bénéficier à l’égard de ses clients dans l’organisation et l’exercice de son activité.

Cela étant, il n’est pas établi que Mes G.________, X.________ et B.________ auraient concrètement enfreint, sur la base des dispositions précitées, leurs devoirs de diligence et d’indépendance au sens de l’art. 12 LLCA ou leurs obligations en matière de respect du secret professionnel au sens de l’art. 13 LLCA. En effet, ces avocates ont en substance expliqué que les article 3.3 et 3.4 du contrat du 13 décembre 2019 n’avaient en réalité jamais été appliqués, en ce sens qu’elles n’avaient pas été amenées à communiquer la moindre information à Q.________ quant aux autres mandats qu’elles assumaient. Elles ont en outre indiqué que l’obligation de tenir une permanence téléphonique n’avait pas non plus été appliquée et que l’obligation d’assurer une présence dans les locaux de Q.________ ne l’avait été que durant les quelques semaines antérieures au 16 mars 2020 et ce, « de manière très partielle ». Or, aucun élément au dossier ne vient remettre en cause ces déclarations. Dans ces conditions, on ne saurait retenir que les dispositions litigieuses du contrat du 13 décembre 2019 auraient donné lieu à une violation concrète par Me G.________, X.________ et B.________ de leurs devoirs au sens de la LLCA.

Par ailleurs, l’ensemble des dispositions critiquables sous l’angle de la LLCA qui figuraient dans le contrat de mandat initial du 13 décembre 2019 ont été, soit supprimées, soit modifiées dans la nouvelle convention conclue le 14 septembre 2021 entre Q.________ et H.________. En particulier, les articles 3.3 et 3.4 de ce nouveau contrat stipulent en substance qu’il incombe personnellement à Mes G.________, X.________ et B.________ d’examiner le risque de conflit d’intérêts entre Q.________ et leurs autres mandants et de prendre le cas échéant les mesures appropriées pour éviter de tels conflits, sans qu’il leur soit nécessaire d’informer ou d’obtenir le consentement de Q.________ à ce propos. Ces clauses sont dès lors désormais compatibles tant avec le devoir d’indépendance des trois avocates concernées qu’avec les exigences en matière de respect du secret professionnel. Quant aux obligations faites auxdites avocates d’assurer une permanence téléphonique ainsi qu’une présence à tour de rôle dans les locaux de Q.________, elles ont été purement et simplement supprimées du contrat signé le 14 septembre 2021. Il en va de même des autres clauses du contrat du
13 décembre 2019, énumérées sous ch. 3 d de l’état de fait de la présente décision, qui étaient potentiellement problématiques par rapport aux exigences de la LLCA. Force est ainsi de constater que le contrat de mandat liant Q.________ et H.________ est désormais conformes auxdites exigences.

On relèvera enfin que l’utilisation par les trois avocates en cause d’adresses emails au nom de Q.________ était problématique sous l’angle du respect du devoir d’indépendance imposé par l’art. 12 let. b LLCA, ne serait-ce qu’en raison des apparences de lien de subordination qui en découlaient pour les tiers. On tiendra toutefois compte du fait que ces adresses ont été supprimées et qu’elles n’étaient utilisées que pour traiter les mandats confiés par Q.________, Me G.________ ayant manifestement utilisé par inadvertance cette adresse pour transmettre à Me [...] le courriel du 19 janvier 2021 qui a déclenché l’ouverture de la présente procédure.

En définitive, aucune violation des devoirs de diligence et d’indépendance ou de l’obligation de respecter le secret professionnel ne sera retenue à l’encontre des avocates concernées par la présente enquête disciplinaire.

3. Il découle des considérations qui précèdent qu’il doit être constaté que Mes G.________, B.________ et X.________ n’ont pas violé
les art. 12 let. a et b et 13 LLCA.

Les frais de la cause, comprenant un émolument de 563 fr. ainsi que les frais d’enquête par 937 fr., sont arrêtés à 1’500 francs. Ces frais seront supportés par Mes G.________i, X.________ et B.________ solidairement entre elles, dès lors que la procédure disciplinaire dont elles ont fait l’objet a été ouverte en raison de leur comportement (cf. supra consid. 2.3). A cet égard, on relèvera que les avocates prénommées ont certifié, au moment du dépôt de leur requête d’inscription au registre des avocats, qu’elles exerceraient leur profession de manière indépendante, ce qui n’était alors pas le cas à l’aune des dispositions du contrat qui les liait à Q.________. Par ailleurs, ce n’est qu’après l’ouverture de la présente enquête qu’elles ont modifié ledit contrat, de manière à le rendre compatible avec les règles de la LLCA.

Par ces motifs,

la Chambre des avocats,

statuant à huis clos :

I. Constate que les avocates G.________, B.________ et X.________ n’ont pas violé l’art. 12 let. a LLCA.

II. Constate que les avocates G.________, B.________ et X.________ n’ont pas violé l’art. 12 let. b LLCA.

III. Constate que les avocates G.________, B.________ et X.________ n’ont pas violé l’art. 13 LLCA.

IV. Dit que les frais de la cause, par 1’500 fr. (mille cinq cents francs), sont mis à la charge de Mes G.________, B.________ et X.________, solidairement entre elles.

V. Dit que la présente décision est immédiatement exécutoire et retire l’effet suspensif à un éventuel recours en application de l’art. 80
al. 2 LPA-VD.

Le vice-président : Le greffier :

La décision qui précède, lue et approuvée à huis clos, est notifiée à :

‑ Me G.________,

‑ Me B.________,

- Me X.________.

La présente décision peut faire l'objet d'un recours au Tribunal cantonal dans un délai de trente jours dès sa notification. Le recours est exercé conformément à la loi sur la procédure administrative (art. 65 LPAv).

Le greffier :