CHAMBRE DES RECOURS CIVILE

_________________________________________

Arrêt du 5 février 2018

______________________

Composition : M. Sauterel, président

M. Pellet et Mme Crittin Dayen

Greffière : Mme Pitteloud

*****

Art. 110, 122 al. 1 let. a CPC

Statuant à huis clos sur le recours interjeté par B.________, à [...], contre le prononcé rendu le 15 décembre 2017 par la Présidente du Tribunal de prud'hommes de l’arrondissement de l’Est vaudois, arrêtant son indemnité intermédiaire de conseil d’office de T.________, la Chambre des recours civile du Tribunal cantonal considère :

En fait :

A. Par prononcé du 15 décembre 2017, la Présidente du Tribunal de prud'hommes de l’arrondissement de l’Est vaudois (ci-après : la présidente ou le premier juge) a fixé l’indemnité intermédiaire de conseil d’office de T.________, allouée à Me B.________, à 4'469 fr. 40, TVA et vacation comprises, pour la période du 26 octobre 2016 au 5 décembre 2017 (I), a énoncé la clause de remboursement aux conditions de l’art. 123 CPC (Code de procédure civile du 19 décembre 2008 ; RS 272) (II) et a rendu le prononcé sans frais (III).

En droit, le premier juge a exclu l'indemnisation des opérations antérieures au 26 octobre 2016, a réduit de 45 à 20 minutes le temps mis à compléter la formule d'assistance judiciaire, a écarté le temps utilisé pour s'entretenir par téléphone avec le Centre social régional (ci-après : CSR), a réduit les 3 heures alléguées pour rédiger un courrier à destination de la partie adverse le 23 décembre 2016, a écarté le temps consacré au paiement des charges sociales dont la caisse compétente devait se charger d'office, a réduit de 90 à 30 minutes la durée de la relecture par l'avocat de la requête de conciliation, a réduit de 60 à 30 minutes le temps consacré à corriger cette requête, a écarté les avis de transmission au client et les courriers de 5 minutes suivant l'envoi d'un courrier principal. L’indemnité retenue par le premier juge correspondait ainsi à 13 heures 40 de travail d'avocat à 180 fr., 14 heures 10 de travail d’avocat-stagiaire à 110 fr., une vacation à 120 fr. et la TVA à 8 %.

B. Par acte du 28 décembre 2017, l'avocat B.________ a recouru contre ce prononcé qui lui avait été notifié le 18 décembre 2017, en concluant, avec suite de frais et dépens, à sa réforme en ce sens que son indemnité soit fixée à 7'624 fr. 80. Il a produit un onglet de 10 pièces sous bordereau, dont certaines ne figuraient pas au dossier de première instance, soit un ajout manuscrit apposé sur la pièce 5, la pièce 9 constituée d'une série de certificats d'incapacité médicale de travailler et la pièce 10 constituée d'une lettre adressée au conseil adverse le 7 février 2017 « sous les réserves d'usage ».

C. La Chambre des recours retient les faits pertinents suivants :

1. Agissant au nom de sa cliente T.________, l'avocat B.________ a adressé le 26 octobre 2016 une requête d'assistance judiciaire au Tribunal de prud'hommes de l'arrondissement de l'Est vaudois. Selon la formule usuelle complétée et signée le 25 octobre 2016 par la requérante, l'assistance requise portait sur l'assistance d'un avocat d'office, l'exonération des frais judiciaires et l'exonération de la totalité des avances et sûretés. Dans la lettre d'envoi, le conseil demandait que l'assistance judiciaire soit accordée depuis le 14 septembre 2016, date de sa première activité dans cette cause et expliquait que la date du dépôt de la requête s'expliquait par le temps nécessité pour réunir les documents annexés compte tenu des problèmes de santé de la requérante.

Par décision de la présidente du 1er novembre 2016, l'assistance judiciaire a été accordée telle que requise à T.________, avec effet au 26 octobre 2016. Toutefois, par décision rectificative du 11 novembre 2016, faisant suite à une lettre du conseil de l'intéressée du 7 novembre 2016, le même magistrat a étendu la portée temporelle de l'assistance judiciaire rétroactivement au 14 septembre 2016.

2. Le 1er septembre 2017, T.________, représentée par Me B.________, a adressé une requête de conciliation dirigée contre ses anciens employeurs, les époux [...], au Tribunal de prud'hommes de l'arrondissement de l'Est vaudois. Dite requête comportait 25 pages, faisait notamment état des troubles psychiques dont la demanderesse était affectée et se concluait par des prétentions ayant une valeur litigieuse de 54'947 fr. 80.

La conciliation n'a pas abouti à l'audience de 30 minutes du 5 décembre 2017 et une autorisation de procéder a été délivrée à la demanderesse.

Le même jour, l'avocat B.________ a adressé à la présidente une liste d'opérations pour la période du 14 septembre 2016 au 5 décembre 2017 faisant état de 46 heures et 55 minutes de travail, comportant l'indication que ce nombre d'heures n'était pas représentatif car des prestations avaient été facturées de manière forfaitaire et présentant un total de 7'624 fr., TVA par 565 fr. 25 incluse.

Dans la lettre d'envoi, l'avocat a énuméré comme étapes de son activité le dépôt de la requête d’assistance judiciaire, des entretiens avec la cliente et le cousin de celle-ci, [...], comme personne de confiance, des correspondances avec le conseil des parties adverses pour chercher une transaction, l'envoi de quelques courriers, qualifiés de simples, au même conseil pour lui transmettre des certificats médicaux, l'établissement et l'envoi d'une réquisition de poursuite, des contacts pour vérifier auprès de la Caisse de compensation le paiement des cotisations concernant la demanderesse, des contacts avec le Service social, de brèves recherches juridiques non spécifiées, la rédaction de la requête de conciliation par une stagiaire et la vacation à l'audience de conciliation.

En droit :

1.1 La décision arrêtant la rémunération du conseil d’office au sens de l’art. 122 al. 1 let. a CPC est une décision sur frais qui ne peut être attaquée séparément que par un recours au sens de l’art. 110 CPC (Tappy, CPC commenté, 2011, n. 21 ad art. 122 CPC).

L’art. 122 al. 1 let. a CPC règle la rémunération du conseil d’office. Cet article figure au chapitre qui réglemente l’assistance judiciaire et qui comprend les art. 117 à 123 CPC. En appliquant par analogie l’art. 119 al. 3 CPC, lequel prévoit la procédure sommaire lorsque le tribunal statue sur la requête d’assistance judiciaire, on en déduit que dite procédure est également applicable lorsque le tribunal statue sur l’indemnité du conseil d’office. Partant, le délai pour déposer un recours est de dix jours (art. 321 al. 2 CPC).

Dans la mesure où sa propre situation est affectée, le conseil juridique dispose à titre personnel d’un droit de recours au sujet de la rémunération équitable accordée (ATF 131 V 153 consid. 1 ; Tappy, op. cit., n. 22 ad art. 122 CPC).

1.2 Formé en temps utile par une partie disposant d’un intérêt digne de protection (art. 59 al. 2 let. a CPC), le recours est recevable.

2.1 Le recours est recevable pour violation du droit (art. 320 let. a CPC) et constatation manifestement inexacte des faits (art. 320 let. b CPC). L’autorité de recours dispose d’un plein pouvoir d’examen s’agissant de la violation du droit (Spühler, Basler Kommentar, Schweizerische Zivilprozessordnung, 2e éd., 2013, n. 1 ad art. 320 CPC). Elle revoit librement les questions de droit soulevées par le recourant et peut substituer ses propres motifs à ceux de l’autorité précédente ou du recourant (Hohl, Procédure civile, t. II, 2e éd., 2010, n. 2508). S’agissant des faits, toutefois, le pouvoir d’examen dont dispose l’autorité saisie d’un recours est plus restreint qu’en appel, le grief de la constatation manifestement inexacte des faits se recoupant avec celui de l’arbitraire au sens de l’art. 9 Cst. (Constitution fédérale de la Confédération suisse du 18 avril 1999 ; RS 101) (Jeandin, CPC commenté, 2011, n. 4 s. ad art. 321 CPC et les réf. citées).

2.2 En procédure de recours, les pièces nouvelles sont irrecevables (art. 326 al. 1 CPC), de sorte que l’ajout manuscrit apposé sur la pièce 5, la pièce 9 et la pièce 10 sont irrecevables, dès lors qu’elles ne figuraient pas au dossier de première instance.

3.1 Se prévalant d’une constatation manifestement inexacte des faits, B.________ (ci-après : le recourant) fait valoir que l'état de fait du prononcé serait erroné en tant qu'il retiendrait que l'assistance judiciaire a été accordé avec effet au 26 octobre 2016 alors qu'une décision rectificative avait accordé un effet rétroactif au 14 septembre 2016.

3.2 En l’espèce, il ressort de l’état de fait du prononcé que la rectification a manifestement échappé au premier juge, de sorte que ce grief est fondé. Il en résulte que les opérations effectuées du 14 septembre au 25 octobre 2016 ne peuvent être écartées pour le motif qu'elles ne seraient pas couvertes par l'assistance accordée. En revanche, elles ne sauraient être retenues sans plus ample examen, ainsi que le recourant le voudrait lorsqu'il revendique un montant supplémentaire de 1'659 fr. 60 à ce titre. Du temps prétendu de travail d'avocat durant cette période, il faut retrancher 10 minutes pour l'ouverture du dossier, s'agissant d'une opération de secrétariat, et réduire de 5 heures 30 à 2 heures, soit de 2 heures 30 le temps consacré à deux conférences avec la cliente, les durées prétendues étant manifestement déraisonnables au vu de la nature et de l'importance relative du litige.

S'agissant de l'activité de la stagiaire, il faut écarter les communications avec un tiers et le CSR, soit 1 heure 05, ainsi que 20 minutes pour des communications redondantes avec la cliente en dates des 5 et 7 octobre 2016.

On aboutirait ainsi pour cette première période à un supplément de 2 heures 50 de travail d'avocat au tarif de 180 fr. et à un supplément de 1 heure 55 de travail de stagiaire au tarif de 110 fr. de l'heure, soit au total un montant de 610 fr. 85 (510 fr. + 210 fr. 85) et de 659 fr. 70 TVA comprise.

4.1 Le recourant prétend que le premier juge aurait à tort réduit la durée des opérations telle qu’énoncée dans la liste de ses opérations en violation des art. 122 al. 1 let. a CPC et 2 al. 1 RAJ (règlement sur l'assistance judiciaire en matière civile ; RSV 211.02.3).

4.2 En matière civile, le défenseur d'office peut être amené à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées devant les tribunaux. De telles opérations doivent également être prises en compte (ATF 122 I 1 consid. 3a ; ATF 117 Ia 22 consid. 4c et les réf. citées). Cependant, l'avocat d'office ne saurait être rétribué pour des activités qui ne sont pas nécessaires à la défense des intérêts de l'assisté ou qui consistent en un soutien moral (ATF 109 Ia 107 consid. 3b ; TF 5P.462/2002 du 30 janvier 2003 consid. 2.3 ; CREC 25 janvier 2013/29, in JdT 2013 II 35). Il incombe ainsi au conseil d’office de se limiter aux opérations nécessaires à l’accomplissement du mandat officiel, sans endosser le rôle du mandataire privé appelé à résoudre toutes les questions que lui soumettrait son client (TF 5D_4/2016 du 26 février 2016 consid. 4.4 ; CCUR 30 mai 2016/104). Même lorsque la conduite du mandat se révèle difficile à cause du comportement du client, l’avocat doit considérer de manière critique les actes nécessaires à la défense de celui-ci ; il n’a pas droit à l’indemnisation de contacts illimités avec le client, mais seulement ceux qui sont nécessaires à la défense de intérêts de celui-ci (TF 5D_1/2009 du 13 février 2009 consid. 2.3.4 et 2.4). L’avocat est en outre tenu d’avertir le client que le temps inutile ne peut être mis à la charge de l’Etat (Bühler, Berner Kommentar, n. 40 ad art. 122 CPC) (CREC 2 août 2016/295 consid. 3.2)

Dans le canton de Vaud, l'art. 2 al. 1 RAJ – qui renvoie à l'art. 122 al. 1 let. a CPC – précise que le conseil juridique commis d'office a droit au remboursement de ses débours et à un défraiement équitable, qui est fixé en considération de l'importance de la cause, de ses difficultés, de l'ampleur du travail et du temps consacré par le conseil juridique commis d'office. A cet égard, le juge apprécie l'étendue des opérations nécessaires pour la conduite du procès. Il applique le tarif horaire de 180 fr. pour un avocat et de 110 fr. pour un avocat-stagiaire (art. 2 al. 1 let. a et b RAJ). L'art. 3 RAJ prévoit en outre que lorsqu'il y a lieu de fixer l'indemnité due au conseil juridique commis d'office, celui-ci peut préalablement produire une liste détaillée de ses opérations et une liste de ses débours (al. 1) ; en l'absence de liste détaillée des opérations, le défraiement est fixé équitablement sur la base d'une estimation des opérations nécessaires pour la conduite du procès (al. 2).

4.3 En l'espèce, la liste d'opérations produite par le recourant n'est pas fiable dans les temps qu'elle énonce dès lors que son auteur a lui-même écrit que le nombre d'heures n'était pas représentatif en raison de quantifications à forfait, mais sans indiquer lesquelles. Dans ce contexte, l'art. 3 al. 2 RAJ est applicable et le défraiement doit être fixé équitablement, comme en l'absence de liste détaillée d’opérations, sur la base d'une estimation des opérations nécessaires à la conduite du procès.

Il convient dès lors d’analyser si l’indemnité a été équitablement arrêtée par le premier juge.

5.1 Le recourant se plaint de ce que le temps consacré au poste intitulé « ad demande d'assistance judiciaire explicative, avec formulaire et pièces » indiqué à la date du 26 octobre 2016 sur la liste d’opérations a été réduit de 45 minutes à 20 minutes par le premier juge pour le motif que le temps allégué était excessif pour compléter un formulaire d'assistance judiciaire.

5.2 En réalité, contrairement à ce qu’indique le recourant, la liste d'opérations consacre un poste distinct, en date du 21 octobre 2016, à l'examen durant 15 minutes des pièces de la cliente pour l'assistance judiciaire. De plus, compléter le formulaire suffisait amplement à obtenir l'assistance judicaire, de sorte que la lettre d'envoi explicative s'avère à la fois inutile et redondante. Enfin, les conditions dont dépendait l'assistance judiciaire étaient particulièrement aisées à démontrer dans le cas de la requérante, dès lors que celle-ci avait des prétentions en droit du travail et était dépourvue de ressources au vu de son endettement manifeste, établi par divers actes de défauts de biens et de ses revenus provenant de l’aide sociale. Pour n'importe quel plaideur diligent et de bonne foi, la présentation de cette situation ne nécessitait objectivement pas plus de 20 minutes, lecture de pièces comprise.

Le grief du recourant relatif à la rédaction de la requête d’assistance judiciaire doit ainsi être rejeté.

6.1 Le premier juge a retranché de la liste d'opérations les contacts par téléphone de l'avocat ou de sa stagiaire avec le sieur [...], cousin de la demanderesse, pour le motif qu'un avocat ne saurait passer par un intermédiaire pour communiquer avec un client de langue maternelle française, sauf à compliquer le déroulement du mandat, à augmenter les opérations sans justification, à soulever des problèmes de secret professionnel, l'avocat devant être à même de communiquer directement avec son client. Revendiquant 1 heure 55 de travail d'avocat et 2 heures 10 d'activité de stagiaire à ce titre, le recourant soutient qu'il était indispensable de passer par ce tiers, fonctionnant comme homme de confiance, pour assurer la communication entre l'avocat et sa cliente, en raison des problèmes psychiques de la demanderesse.

6.2 Outre qu'aucun avis médical spécifique n'appuie ce point de vue, il ressort des opérations listées que T.________ a eu de longs et nombreux contacts directs, personnels et étendus avec son conseil, notamment sous la forme de communications téléphoniques et d'entretiens, durant les premières semaines du mandat, ainsi que par la suite, parallèlement aux contacts avec le cousin. Cela suffit à démontrer que ces contacts avec un tiers ne contribuaient qu'à alourdir les opérations. De plus, c'est en matière de protection des victimes d'infractions au pénal que la notion de personne de confiance entre en ligne de compte et non lorsqu'il s'agit de communiquer au civil entre une demanderesse en droit du travail et son avocat d'office.

C'est donc à juste titre que ces opérations superflues ont été retranchées et le grief ne peut qu'être rejeté.

7.1 En date du 23 décembre 2016, la liste d'opérations évaluait à 3 heures le temps consacré à la rédaction d'un projet de courrier circonstancié de sept pages, comprenant des calculs et l’examen de pièces à Me Jean-David Pelot, précédent conseil adverse. Le premier juge a réduit ce poste à 2 heures pour le motif que la durée invoquée était excessive compte tenu du temps qui avait déjà été consacré auparavant à l'examen des pièces et à des contacts téléphoniques. Le recourant proteste contre cette réduction en soulignant le caractère global et circonstancié ainsi qu'approfondi de cet écrit nécessitant un examen minutieux de nombreuses pièces et des calculs complexes en particulier s'agissant des prétentions en paiement d'heures supplémentaires.

7.2 En réalité, l'objet du litige avait déjà donné lieu auparavant à l'examen des pièces envoyées par la cliente et à l'élaboration d'une réquisition de poursuite avec calculs, ainsi que moult communications et autres entretiens avec la cliente. Par ailleurs, la mise en perspective et la motivation des prétentions chiffrées se retrouvent dans l'élaboration ultérieure de la requête de conciliation censée justifier la durée extravagante de 9 heures de travail de stagiaire, temps non réduit par le premier juge.

Le grief doit être écarté, d'autant plus facilement qu'à l'examen du travail du conseil et de sa stagiaire apparaît une nette tendance à la prolixité et la démultiplication du temps d'activité pour aboutir à des prétentions en indemnisation dépourvues de tout rapport raisonnable avec l'étape de procédure atteinte et la valeur litigieuse, soit l’obtention d’une autorisation de procéder, et pour en arriver à une indemnité demandée de plus de 7'500 fr. pour une valeur litigieuse de 55'000 fr. en chiffres ronds, indemnité qui en représente le 13,6 %. Ces chiffres, qu'aucune partie plaidant à ses propres frais n'aurait consentis, démontrent la déraison de ces exigences.

Par conséquent, mal fondé, le grief doit être rejeté.

8. Le recourant ne critique pas les autres réductions opérées par le premier juge qui seront donc retenues.

Comme mentionné ci-dessus (cf. supra consid. 3.2), la prise en compte des opérations effectuées depuis le 14 septembre 2016 devrait aboutir à l'admission partielle du recours sous la forme de l'octroi d'un supplément d'indemnisation de 659 fr. 70 TVA comprise. Toutefois, dès lors que la liste d'opérations qui comporte des quantifications forfaitaires non spécifiées s'avère en définitive inutilisable, il convient de procéder à une fixation équitable du défraiement sur la base d'une estimation des opérations nécessaires à la conduite du procès, soit réunir des pièces et recueillir des déterminations pour articuler les prétentions de la demanderesse, les vérifier en droit, les calculer, les présenter à la partie adverse, mener sans aboutir quelques ébauches de pourparlers transactionnels, veiller à sauvegarder le délai de prescription, compléter une réquisition de poursuite, élaborer une requête de conciliation non prolixe, compléter une demande d’assistance judiciaire dépourvue de toute difficulté, comparaître à une brève audience de conciliation, communiquer avec la cliente, le conseil adverse et le juge, les durées admises par le premier juge de 13 heures 40 d'avocat à 180 fr. et de 14 heures 10 de stagiaire à 110 fr., une vacation à 120 fr. et la TVA à 8 % pour aboutir au montant de 4'469 fr. 40, TVA et vacation comprises, s'avèrent adéquates. Il faut donc confirmer le montant alloué en première instance tout en modifiant d'office le prononcé en ce sens que l'indemnité allouée couvre la période du 14 septembre 2016 au 5 décembre 2017.

9. Au vu de ce qui précède, le recours doit être rejeté selon la procédure de l’art. 322 al. 1 CPC et le chiffre I du dispositif du jugement doit être modifié d’office.

Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 200 fr. (art. 69 al. 3 TFJC [tarif des frais judiciaires civils du 28 septembre 2010 ; RSV 270.11.5]), seront mis à la charge du recourant B.________, qui succombe (art. 106 al. 1 CPC).

Il n'y a pas matière à l'allocation de dépens.

Par ces motifs,

la Chambre des recours civile du Tribunal cantonal,

en application de l'art. 322 al. 1 CPC,

prononce :

I. Le recours est rejeté.

II. Le prononcé est modifié d’office en son chiffre I comme il suit :

I. fixe l’indemnité intermédiaire de conseil d’office de T.________, allouée à Me B.________, à 4'469 fr. 40 (quatre mille quatre cent soixante-neuf francs et quarante centimes), TVA par 8 % et vacation comprises, pour la période du 14 septembre 2016 au 5 décembre 2017.

Le prononcé est confirmé pour le surplus.

III. Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 200 fr. (deux cents francs), sont mis à la charge du recourant B.________.

IV. L’arrêt est exécutoire.

Le président : La greffière :

L'arrêt qui précède, dont la rédaction a été approuvée à huis clos, est notifié à :

‑ Me B.________,

‑ Mme T.________.

La Chambre des recours civile considère que la valeur litigieuse est inférieure à 30'000 francs.

Le présent arrêt peut faire l'objet d'un recours en matière civile devant le Tribunal fédéral au sens des art. 72 ss LTF (loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral – RS 173.110), cas échéant d'un recours constitutionnel subsidiaire au sens des art. 113 ss LTF. Dans les affaires pécuniaires, le recours en matière civile n'est recevable que si la valeur litigieuse s'élève au moins à 15'000 fr. en matière de droit du travail et de droit du bail à loyer, à 30'000 fr. dans les autres cas, à moins que la contestation ne soulève une question juridique de principe (art. 74 LTF). Ces recours doivent être déposés devant le Tribunal fédéral dans les trente jours qui suivent la présente notification (art. 100 al. 1 LTF).

Cet arrêt est communiqué, par l'envoi de photocopies, à :

‑ Mme la Présidente du Tribunal de prud’hommes de l’arrondissement de l’Est vaudois.

La greffière :