CHAMBRE DES RECOURS CIVILE

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Arrêt du 26 avril 2024

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Composition : Mme Cherpillod, présidente

M. Winzap et Mme Courbat, juges

Greffière : Mme Lapeyre

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Art. 110 et 122 al. 1 let. a CPC

Statuant à huis clos sur le recours interjeté par B.________, à [...], contre le prononcé rendu le 26 février 2024 par la Présidente du Tribunal civil de l’arrondissement de La Côte arrêtant son indemnité intermédiaire de conseil d’office de X.________, à [...], la Chambre des recours civile du Tribunal cantonal considère :

En fait :

A. a) Par prononcé du 26 février 2024, la Présidente du Tribunal civil de l’arrondissement de La Côte (ci-après : la présidente) a fixé l’indemnité intermédiaire de conseil d’office de X.________ allouée à Me B.________ à 9'504 fr. 55, débours et TVA inclus, pour la période du 5 octobre 2021 au 31 décembre 2023 (I), a dit que la bénéficiaire de l’assistance judiciaire était tenue au remboursement de cette indemnité mise provisoirement à la charge de l’État, dès qu’elle serait en mesure de le faire (II) et a rendu le prononcé sans frais (III).

En droit, la présidente a relevé que, pour la période du 5 octobre 2021 au 31 décembre 2023, Me B.________, conseil d’office de X.________, avait indiqué avoir consacré 59 heures et 15 minutes, dont 21 heures et 30 minutes ayant été effectuées par l’avocat-stagiaire de l’étude, à la cause en mesures protectrices de l’union conjugale opposant sa mandante à Z.________. Elle a considéré qu’il y avait toutefois lieu de retrancher de ces opérations tous les courriers qui s’apparentaient à des mémos dès lors qu’il s’agissait de pur travail de secrétariat, ce qui représentait 31 opérations de 12 minutes chacune, soit 6 heures et 12 minutes d’activité au total, dont 48 minutes exécutées par l’avocat-stagiaire. Pour le surplus, le temps annoncé apparaissait correct et justifié. Ce sont ainsi 53 heures et 3 minutes, dont 20 heures et 42 minutes réalisées par l’avocat-stagiaire, qui ont été considérées indemnisables par la présidente, portant l’indemnité due à Me B.________ à 9'504 fr. 55 en application d’un tarif horaire de 180 fr. pour l’avocat et 110 fr. pour l’avocat-stagiaire, vacations, débours forfaitaires et TVA compris.

b) Le 27 février 2024, Me B.________ a requis auprès de la présidente le détail des opérations retranchées.

Le 28 février 2024, la présidente a remis à Me B.________ la copie du relevé de ses opérations du 16 février 2024 sur laquelle étaient manuellement tracés les 31 courriers adressés par le recourant à X.________ considérés comme s’apparentant à des mémos, soit ceux des 5, 19 octobre, 2, 15, 16 novembre, 1er, 2, 13, 15 décembre 2021, 27 janvier, 3 mars, 6 avril, 17, 24 mai, 20 juin, 4, 21 juillet, 5, 11 août, 27 septembre, 7 novembre, 15 décembre 2022, 5, 9 janvier, 10 février, 14, 25, 31 août, 11 octobre, 1er novembre et 6 décembre 2023.

B. Par acte du 8 mars 2024, Me B.________ (ci-après : le recourant) a interjeté recours contre le prononcé du 26 février 2024 et a conclu, avec suite de frais et dépens, principalement à la réforme du chiffre I de son dispositif en ce sens que son indemnité intermédiaire soit fixée à 10'703 fr. 25 pour la période du 5 octobre 2021 au 31 décembre 2023. Subsidiairement, il a conclu à l’annulation du prononcé et au renvoi de la cause à la présidente pour nouvelle décision dans le sens des considérants.

C. La Chambre des recours civile fait sien dans son entier l’état de fait du prononcé, complété dans la mesure nécessaire par les pièces du dossier, dont il ressort notamment ce qui suit :

1. a) Le 5 octobre 2021, X.________ a déposé une demande d’assistance judiciaire auprès de la présidente dans la cause en mesures protectrices de l’union conjugale l’opposant à Z.________.

b) Par prononcé du 18 novembre 2021, la présidente a notamment accordé à X.________ le bénéfice de l’assistance judiciaire avec effet au 5 octobre 2021, comprenant l’exonération d’avances et des frais judiciaires ainsi que l’assistance d’un conseil d’office en la personne du recourant.

2. Le 16 février 2024, le recourant a déposé une liste intermédiaire des opérations réalisées en faveur de X.________ entre le 5 octobre 2021 et le 31 décembre 2023. Cette liste de 15 pages fait état d’une durée de travail de 59 heures et 15 minutes, dont 21 heures et 30 minutes effectuées par l’avocat-stagiaire de l’étude. Le recourant a requis une indemnité de 10'703 fr. 25, comprenant ses honoraires par 6'795 fr. et ceux de l’avocat-stagiaire par 2'365 fr., des débours par 458 fr., deux vacations par 240 fr. et une vacation effectuée par l’avocat-stagiaire par 80 fr., ainsi que la TVA sur le tout par 766 fr. 25.

Les opérations listées comprennent notamment 55 courriers à la cliente (dont 53 courriers de 12 minutes, un courrier de 18 minutes et un courrier de 24 minutes), 5 courriels à la cliente (dont 4 courriels de 6 minutes et un courriel de 9 minutes) et 58 postes non comptabilisés intitulés « carton cliente ».

En droit :

1.1 La décision arrêtant la rémunération du conseil d’office au sens de l’art. 122 al. 1 let. a CPC (Code de procédure civile du 19 décembre 2008 ; RS 272) est une décision sur frais qui ne peut être attaquée séparément que par un recours selon l’art. 110 CPC (Tappy, Commentaire romand, Code de procédure civile, 2e éd., Bâle 2019, n. 21 ad art. 122 CPC). L’art. 122 al. 1 let. a CPC figure au chapitre qui réglemente l’assistance judiciaire et qui comprend les art. 117 à 123 CPC. On déduit d’une application analogique de l’art. 119 al. 3 CPC – lequel prévoit l’application de la procédure sommaire lorsque le tribunal statue sur la requête d’assistance judiciaire – que la décision statuant sur l’indemnité du conseil d’office est rendue en procédure sommaire (CREC 3 avril 2023/71 consid. 1.1 ; CREC 20 juillet 2021/201 consid. 3.1). Partant, le délai pour déposer un recours est de dix jours (art. 321 al. 2 CPC).

Dès lors que sa propre situation est affectée, le conseil juridique dispose à titre personnel d’un droit de recours au sujet de la rémunération équitable qui lui est accordée (ATF 131 V 153 consid. 1 ; TF 5D_7/2019 du 5 août 2019 consid. 1.3 non publié in ATF 145 III 433, SJ 2020 I 163 ; CREC 22 février 2023/42 consid. 1.1).

Le recours, écrit et motivé, doit être introduit auprès de l’instance de recours (art. 321 al. 1 CPC), soit la Chambre des recours civile (art. 73 al. 1 LOJV [loi vaudoise d’organisation judiciaire du 12 décembre 1979 ; BLV 173.01]).

1.2 En l’espèce, déposé en temps utile par une partie disposant d’un intérêt digne de protection (art. 59 al. 2 let. a CPC), le recours, écrit et motivé, est recevable.

2.1 Sous l’angle des motifs, le recours est recevable pour violation du droit (art. 320 let. a CPC) et pour constatation manifestement inexacte des faits (art. 320 let. b CPC). L’autorité de recours dispose d’un plein pouvoir d’examen s’agissant de la violation du droit. Elle revoit librement les questions de droit soulevées par le recourant et peut substituer ses propres motifs à ceux de l’autorité précédente ou du recourant (ATF 147 III 176 consid. 4.2.1, RSPC 2021 p. 252). S’agissant des faits retenus par le premier juge, le pouvoir d’examen de la Chambre des recours est en revanche limité à l’arbitraire (TF 5D_214/2021 du 6 mai 2022 consid. 2.2.1 ; TF 4D_30/2017 du 5 décembre 2017 consid. 2.2 et les réf. citées). Une décision n’est pas arbitraire du seul fait qu’elle apparaît discutable ou même critiquable ; il faut qu’elle soit manifestement insoutenable, et cela non seulement dans sa motivation mais aussi dans son résultat (ATF 147 I 241 consid. 6.2.1, RSPC 2021 p. 228 ; ATF 144 I 113 consid. 7.1 ; ATF 141 III 564 consid. 4.1, JdT 2016 II 161, SJ 2016 I 231 ; ATF 140 III 16 consid. 2.1, JdT 2016 II 299).

2.2 En procédure de recours, les conclusions, les allégations de faits et les preuves nouvelles sont irrecevables (art. 326 al. 1 CPC).

En l’espèce, outre les pièces de forme (pièces nos 1 et 2) qui sont recevables, le recourant a produit à l’appui de son recours le courrier qui lui a été adressé le 28 février 2024 par la présidente, accompagné de son annexe, soit la copie de liste des opérations du 16 février 2024 contenant les annotations manuelles de la magistrate (pièce n° 3). Cette pièce figurant au dossier de première instance, elle est recevable. En outre, il a produit une autorisation de production de correspondances signée le 7 mars 2024 par X.________ (pièce n° 4) ainsi que les 31 courriers litigieux adressés à sa cliente (pièce n° 5). Dans la mesure où ces dernières pièces ne figurent pas au dossier de première instance, elles sont irrecevables. Cela étant, elles sont de toute manière sans influence sur l’issue du présent recours au vu des motifs qui seront exposés ci-après.

3.1 Le recourant conteste la réduction de 6 heures et 12 minutes opérée par la présidente à la suite du retranchement de 31 courriers envoyés à sa mandante.

3.2 Selon l’art. 122 al. 1 let. a CPC, le conseil juridique commis d’office est rémunéré équitablement par le canton. Cette notion de « rémunération équitable » doit permettre aux cantons de fixer, sur la base d’un large pouvoir d’appréciation, le montant de l’indemnité allouée au conseil d’office dans les limites de leur tarif des frais (art. 96 CPC ; TF 5D_118/2021 du 15 octobre 2021 consid. 5.1.1 ; TF 5A_82/2018 du 15 juin 2018 consid. 6.2.1 et les réf. citées).

Le Tribunal fédéral a retenu que, pour fixer la quotité de l’indemnité du conseil d’office, l’autorité cantonale doit s’inspirer des critères applicables à la modération des honoraires d’avocat. Elle doit tenir compte de la nature et de l’importance de la cause, des difficultés particulières qu’elle peut présenter en fait et en droit, du temps que l’avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre de conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de la responsabilité qu’il a assumée. En matière civile, le défenseur d’office peut être amené à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées devant les tribunaux, telles que recueillir des déterminations de son client ou de la partie adverse ou encore rechercher une transaction. De telles opérations doivent également être prises en compte (ATF 122 I 1 consid. 3a, JdT 1998 I 252, SJ 1996 379 ; TF 5D_118/2021 précité consid. 5.1.3 ; TF 5D_4/2018 du 17 avril 2018 consid. 3.4.2 ; TF 5D_149/2016 du 30 janvier 2017 consid. 3.3). Cependant, le temps consacré à la défense du client et les actes effectués ne peuvent être pris en considération sans distinction. Ainsi, le juge peut d’une part revoir le travail allégué par l’avocat, s’il l’estime exagéré en tenant compte des caractéristiques concrètes de l’affaire, et ne pas rétribuer ce qui ne s’inscrit pas raisonnablement dans le cadre de l’accomplissement de la tâche du défenseur ; d’autre part, il peut également refuser d’indemniser le conseil pour des opérations qu’il estime inutiles ou superflues. L’avocat d’office ne saurait être rétribué pour des activités qui ne sont pas nécessaires à la défense des intérêts de l’assisté ou qui consistent en un soutien moral (TF 5D_118/2021 précité consid. 5.1.3 ; TF 5A_82/2018 précité consid. 6.2.2). L’avocat doit toutefois bénéficier d’une marge d’appréciation suffisante pour déterminer l’importance du travail qu’exige l’affaire (TF 5A_10/2018 du 17 avril 2018 consid. 3.2.2.3, RSPC 2018 p. 370 ; TF 5D_149/2016 précité consid. 3.3).

Dans le canton de Vaud, l’art. 2 al. 1 RAJ (règlement du 7 décembre 2010 sur l’assistance judiciaire en matière civile ; BLV 211.02.3), qui renvoie à l’art. 122 al. 1 let. a CPC, précise que le conseil juridique commis d’office a droit au remboursement de ses débours et à un défraiement équitable, qui est fixé en considération de l’importance de la cause, de ses difficultés, de l’ampleur du travail et du temps consacré par le conseil juridique commis d’office. A cet égard, le juge apprécie l’étendue des opérations nécessaires pour la conduite du procès. Il applique le tarif horaire de 180 fr. pour un avocat (art. 2 al. 1 let. a RAJ). Le temps indiqué pour la rédaction de mémos ou d’avis de transmission ne peut être pris en compte à titre d’activité déployée par l’avocat, s’agissant de pur travail de secrétariat. Lorsque l’avocat, dans le but exclusif d’assurer au client la transmission d’écrits reçus de ou à destination de l’autorité, juge nécessaire d’écrire expressément à son client plutôt que de les lui transmettre avec une carte de compliment non signée, le temps consacré est superflu et ne justifie pas une rémunération. Il est admissible de considérer que les opérations correspondant à l’envoi de courriels – ou, comme en l’espèce, de courriers – au client le même jour qu’un courrier à la partie adverse et/ou au tribunal, toutes comptabilisées de manière forfaitaire à 12 minutes, constituent manifestement des mémos non facturables (CREC 9 novembre 2023/231 consid. 3.2.2 et les réf. citées ; CREC 6 novembre 2023/228 consid. 3.2.2 ; CREC 16 août 2022/189 consid. 3.2.1).

3.3 Le recourant soutient avoir précisément distingué dans sa liste des opérations les mémos, intitulés « cartons », des autres correspondances, mentionnées comme telles. Il allègue à cet égard que la liste des opérations fait au total état de 144 envois à la cliente, dont 58 (soit plus de 40 %) sont des « cartons ». Il considère qu’à la lecture des 31 courriers en question – en l’espèce irrecevables –, on ne peut que se rendre compte qu’il ne s’agit pas de mémos mais bien de correspondances. Le recourant procède ensuite à un bref descriptif du contenu de chacune de ces 31 correspondances, qui, selon lui, contiennent en substance soit des explications ou une question à la cliente, soit une demande de documents. Il admet toutefois qu’un des courriers, en l’occurrence celui du 24 mai 2022, aurait pu faire l’objet d’un mémo.

3.4 En l’espèce, il y a tout d’abord lieu de relever que l’avocat doit spontanément apporter, auprès du premier juge, les informations qui seraient nécessaires à la bonne compréhension de sa note. A cet égard, la jurisprudence fédérale expose expressément que, si l’avocat d’office présente une note de frais et honoraires, le droit d’être entendu garanti par l’art. 29 al. 2 Cst. féd. (Constitution fédérale de la Confédération suisse du 18 avril 1999 ; RS 101) n’oblige pas l’autorité à lui donner, dans chaque cas, l’occasion de fournir des explications ultérieures et qu’il n’est, en principe, pas violé si celle-là réduit la créance des honoraires de l’avocat sans audition complémentaire (TF 5D_31/2022 du 11 août 2022 consid. 6.2 et les réf. citées). Dans cette mesure, il incombait au recourant de démontrer à la présidente que les opérations litigieuses, soit les nombreux courriers à sa cliente, pour lesquelles il entendait être indemnisé, étaient justifiées, quitte à fournir une note explicative avec sa note de frais. Le simple fait que le recourant adopte une dénomination différente pour les mémos, en l’occurrence les « cartons », et les correspondances n’apparaît pas suffisant, ce d’autant moins que les 31 correspondances ont toutes été comptabilisées de manière forfaitaire à 12 minutes. Le descriptif du contenu de chacun des courriers litigieux par le recourant ne lui est d’aucun secours, la présidente n’ayant pas eu accès à ces pièces, qui sont irrecevables dans la présente procédure de recours.

Concernant l’ampleur et le motif de la déduction des mémos, ils sont également justifiés. La présidente a en effet comptabilisé toutes les opérations où il y avait à la même date un lettre envoyée à X.________ concomitante avec un courrier ou un courriel venant d’un autre destinataire ou adressé à celui-ci, soit les opérations des 5, 19 octobre, 2, 15, 16 novembre, 1er, 2, 13, 15 décembre 2021, 27 janvier, 3 mars, 6 avril, 17, 24 mai, 20 juin, 4, 21 juillet, 5, 11 août, 27 septembre, 7 novembre, 15 décembre 2022, 5, 9 janvier, 10 février, 14, 25, 31 août, 11 octobre, 1er novembre et 6 décembre 2023. S’agissant de leur nombre, sur les 15 pages que comporte la liste des opérations, on voit déjà que ces opérations sont exagérées et doivent être réduites. On relèvera que ce n’est pas parce qu’un avocat décide d’informer systématiquement sa cliente de la suite de la procédure que ces opérations doivent toutes être admises, alors qu’elles pourraient faire l’objet d’une communication regroupée et plus efficiente.

Enfin, comme le recourant l’admet lui-même, sur 144 envois (recte : 149 envois en tenant compte des courriels) à sa cliente, 58 font l’objet de mémos. Sous déduction des 31 correspondances retranchées, ce sont donc 60 correspondances qui ont été indemnisées. Ainsi, le temps pris en compte pour les opérations admises par la présidente concernant le poste relatif aux correspondances adressées par le recourant à X.________ consacre une durée raisonnable et suffisante.

En définitive, le montant de l’indemnité d’office alloué en première instance doit être confirmé.

4. Au vu de ce qui précède, le recours, manifestement infondé, doit être rejeté (art. 322 al. 1 in fine CPC) et le prononcé confirmé.

Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 100 fr. (art. 69 al. 3 et 70 al. 3 TFJC [tarif des frais judiciaires civils du 28 septembre 2010 ; BLV 270.11.5]), sont mis à la charge du recourant, qui succombe (art. 106 al. 1 CPC).

ll n’y a pas matière à l’allocation de dépens de deuxième instance, aucune partie adverse n’ayant été invitée à se déterminer sur le recours.

Par ces motifs,

la Chambre des recours civile du Tribunal cantonal,

en application de l’art. 322 al.1 CPC,

prononce :

I. Le recours est rejeté.

II. Le prononcé est confirmé.

III. Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 100 fr., sont mis à la charge du recourant B.________.

IV. L’arrêt est exécutoire.

La présidente : La greffière :

L’arrêt qui précède, dont la rédaction a été approuvée à huis clos, est notifié à :

‑ Me B.________,

‑ Madame X.________.

La Chambre des recours civile considère que la valeur litigieuse est inférieure à 30'000 francs.

Le présent arrêt peut faire l’objet d’un recours en matière civile devant le Tribunal fédéral au sens des art. 72 ss LTF (loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral ; RS 173.110), cas échéant d’un recours constitutionnel subsidiaire au sens des art. 113 ss LTF. Dans les affaires pécuniaires, le recours en matière civile n’est recevable que si la valeur litigieuse s’élève au moins à 15'000 fr. en matière de droit du travail et de droit du bail à loyer, à 30'000 fr. dans les autres cas, à moins que la contestation ne soulève une question juridique de principe (art. 74 LTF). Ces recours doivent être déposés devant le Tribunal fédéral dans les trente jours qui suivent la présente notification (art. 100 al. 1 LTF).

Cet arrêt est communiqué, par l’envoi de photocopies, à :

‑ Madame la Présidente du Tribunal civil de l’arrondissement de La Côte.

La greffière :