CHAMBRE DES RECOURS CIVILE

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Arrêt du 16 octobre 2025

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Composition : M. Winzap, vice-président

MM. Pellet et Segura, juges

Greffière : Mme Gross-Levieva

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Art. 29 al. 2 Cst. et 122 al. 1 let. a CPC

Statuant à huis clos sur le recours interjeté par Mes H.________ et A.________, tous deux à [...], contre la décision rendue le 16 septembre 2025 par la Commission de conciliation en matière de baux à loyer du district de Lausanne fixant leur indemnité de conseils d’office de N.________ et B.________, tous deux à [...], la Chambre des recours civile du Tribunal cantonal considère :

En fait :

A. Par décision du 16 septembre 2025, le président de la Commission de conciliation en matière de baux à loyer du district de Lausanne (ci-après : la commission de conciliation) a arrêté l'indemnité d'office de Mes H.________ et A.________, conseils de N.________ et B.________, à 6'500 fr., soit 5'747 fr. 15 d'honoraires, 287 fr. 35 de débours et 465 fr. 50 de TVA (l), a dit que les bénéficiaires de l'assistance judiciaire étaient tenus au remboursement de l'indemnité de leurs conseils d'office mise à la charge de l'Etat (II) et a rendu la décision sans frais judiciaires, ni dépens (III).

En substance, le président de la commission de conciliation a examiné la liste des opérations finale produite par Mes H.________ et A.________ en qualité de conseils d’office des parties locataires N.________ et B.________ et a statué sur leur indemnité, réduisant le temps annoncé de certaines activités, au vu de la durée excessive de certaines opérations et de la nature de l’instance.

B. Par acte du 29 septembre 2025, Mes H.________ et A.________
(ci-après : les recourants) ont interjeté recours contre cette décision, concluant, avec suite de frais, principalement à son annulation et à ce que leur indemnité soit fixée à 14'400 fr., toutes taxes comprises, pour la période du 1er avril 2023 au 27 janvier 2025. A titre subsidiaire, ils ont conclu à l'annulation de la décision et au renvoi de la cause à la commission de conciliation pour nouvelle décision dans le sens des considérants. A l'appui de leur recours, ils ont produit quinze pièces sous bordereau.

C. La Chambre des recours civile retient les faits suivants :

1. Le 9 mai 2022, N.________ et B.________ ont, dans le cadre d’un litige de droit du bail les opposant à l’E.________, déposé une requête d’assistance judiciaire auprès de la commission de conciliation.

2. Par décision du 31 mai 2022, la commission de conciliation a accordé le bénéfice de l’assistance judiciaire à N.________ et B.________, dans le cadre du litige susmentionné, avec effet rétroactif au 9 mai 2022 (I), a dit que le bénéfice de l’assistance judiciaire comprenait l’exonération des avances et des frais judiciaires, ainsi que l’assistance d’un avocat en la personne de Me A.________ (II), et a dit que les intéressés devaient payer une franchise mensuelle de 50 fr. partir du 30 juin 2022 (III).

Par décision du 21 juin 2022, annulant et remplaçant celle du 31 mai 2022, Me H.________ a été nommé conseil d’office de N.________ et N.________. Le contenu de cette décision était identique à celui de la décision du 31 mai 2022 pour le surplus.

3. Par décision du 5 avril 2023, la commission de conciliation a arrêté l’indemnité intermédiaire en faveur des recourants à 1'017 fr. 75, pour la période du 9 mai 2022 au 31 mars 2023, réduisant le temps annoncé dans la liste des opérations, de 55,60 heures dont 43,55 par un avocat-stagiaire, à 1,5 heure de travail d’avocat et 5 heures d’activités de l’avocat-stagiaire.

4. a) Le 6 août 2024, les recourants ont déposé pour N.________ et B.________ une requête de conciliation auprès de la commission de conciliation de 317 allégués, accompagnée d’un bordereau de 64 pièces.

b) Les parties au litige ont transigé le 9 janvier 2025 par le biais d’une convention. La cause a été rayée du rôle le 29 janvier 2025.

5. a) Le 28 janvier 2025, les recourants ont déposé leur liste finale des opérations, pour la période du 1er avril 2023 au 27 janvier 2025, faisant état de 121,10 heures d’activités, dont 77,55 heures déployées par l’avocat-stagiaire.

b) Par décision du 30 avril 2025, la commission de conciliation a arrêté l’indemnité d’office des recourants à 6'500 fr., dont 5'747 fr. 15 d’honoraires, 287 fr. 35 de débours et 465 fr. 50 de TVA, a dit que les bénéficiaires de l’assistance judiciaire étaient tenus au remboursement de l’indemnité de leurs conseils d’office mise à la charge de l’Etat et a rendu la décision sans frais.

c) Les recourants ont déposé un recours contre la décision précitée auprès de la Chambre des recours civile, qui l’a annulée et a renvoyé par arrêt du 10 juin 2025 la cause à la commission de conciliation pour qu’elle procède dans le sens des considérants.

En droit :

1.1 La décision arrêtant la rémunération du conseil d'office au sens de l'art. 122 al. 1 let. a CPC Code de procédure civile suisse du 19 décembre 2008 ; RS 272) est une décision sur frais qui ne peut être attaquée séparément que par un recours selon l'art. 110 CPC (Tappy, Commentaire romand, Code de procédure civile [ci-après : le CR-CPC], 2e éd., Bâle 2019, n. 21 ad art. 122 CPC). L'art. 122 al. 1 let. a CPC figure au chapitre qui réglemente l'assistance judiciaire et qui comprend les art. 117 à 123 CPC. En appliquant par analogie l'art. 119 al. 3 CPC, lequel prévoit la procédure sommaire lorsque le tribunal statue sur la requête d'assistance judiciaire, on déduit que ladite procédure est également applicable lorsque le tribunal statue sur l'indemnité du conseil d'office. Partant, le délai pour interjeter un recours contre une telle décision est de dix jours (art. 321 al. 2 CPC, CREC 1er avril 2025/78 ; CREC 24 mars 2024/69).

Dès lors que sa propre situation est affectée, le conseil juridique dispose à titre personnel d'un droit de recours au sujet de la rémunération équitable qui lui est accordée (ATF 131 V 153 consid. 1 ; TF 5D_11/2022 du 25 mars 2022 consid. 1.3 ; TF 5D_7/2019 du 5 août 2019 consid. 1.3 non publié in ATF 145 III 433).

1.2 En l'espèce, formé en temps utile par des parties disposant d'un intérêt digne de protection (art. 59 al. 2 let. a CPC), le recours, écrit et motivé (art. 321 al. 1 CPC), est recevable.

2. Sous l'angle des motifs, le recours est recevable pour violation du droit (art. 320 têt. a CPC) et pour constatation manifestement inexacte des faits (art. 320 let. b CPC). L'autorité de recours dispose d'un plein pouvoir d'examen s'agissant de la violation du droit. Elle revoit librement les questions de droit soulevées par le recourant et peut substituer ses propres motifs à ceux de l'autorité précédente ou du recourant (ATF 147 III 176 consid. 4. 2. 1, RSPC 2021 p. 252). S'agissant des faits retenus par le premier juge, le pouvoir d'examen de la Chambre des recours est en revanche limité à l'arbitraire (TF 5D_214/2021 du 6 mai 2022 consid. 2. 2. 1). Une décision n'est pas arbitraire du seul fait qu'elle apparaît discutable ou même critiquable ; il faut qu'elle soit manifestement insoutenable, et cela non seulement dans sa motivation mais aussi dans son résultat (ATF 147 l 241 consid. 6.2.1, RSPC 2021 p. 228 ; ATF 144 l 113 consid. 7. 1).

3. Les conclusions, les allégations de faits et les preuves nouvelles sont irrecevables en procédure de recours (art. 326 al. 1 CPC). Cela étant, toutes les pièces produites à l'appui du présent recours sont recevables, dès lors qu'elles figurent déjà au dossier de la cause.

4.1 Les recourants reprochent au président de la commission de conciliation d'avoir réduit le temps annoncé dans leur liste finale des opérations du 28 janvier 2025 et font valoir, dans un premier moyen d'ordre formel, que cette réduction serait insuffisamment motivée. Ils soutiennent ainsi que les considérants de l'autorité de première instance ne leur permettraient pas de comprendre quelles seraient les raisons concrètes de la diminution de leurs opérations.

4.2 Le droit d'être entendu consacré à l'art. 29 al. 2 Cst. (Constitution fédérale de la Confédération suisse ; RS 101) implique pour l'autorité l'obligation de motiver sa décision. Selon la jurisprudence, il suffit que le juge mentionne, au moins brièvement, les motifs qui l'ont guidé et sur lesquels il a fondé sa décision, de manière à ce que l'intéressé puisse se rendre compte de la portée de celle-ci et l'attaquer en connaissance de cause (ATF 143 III 65 consid. 5. 2, JdT 2017 Il 359 ; ATF 143 IV 40 consid. 3.4.3, JdT 2017 IV 243). L'autorité n'a pas l'obligation d'exposer et de discuter tous les faits, moyens de preuve et griefs invoqués par les parties, mais peut au contraire se limiter à l'examen des questions décisives pour l'issue du litige (ATF 150 III 1 consid. 4.5, JdT 2024 II 176, SJ 2024 p. 77 ;
ATF 146 II 335 consid. 5. 1). La motivation peut pour le reste être implicite et résulter des différents considérants de la décision. En revanche, une autorité se rend coupable d'un déni de justice formel prohibé par l'art. 29 al. 2 Cst. si elle omet de se prononcer sur des griefs qui présentent une certaine pertinence ou de prendre en considération des allégués et arguments importants pour la décision à rendre (ATF 141 V 557 consid. 3. 2. 1 ; sur le tout : TF 4A_531/2024 du 21 février 2025 consid. 4. 1).

Lorsque l'autorité fixe l'indemnité due à un conseil d'office en statuant sur la base d'une liste de frais, elle doit alors exposer brièvement, si elle entend s'en écarter, les motifs pour lesquels elle tient certaines prétentions pour injustifiées, afin que le destinataire de la décision puisse l'attaquer à bon escient (ATF 141 l 70 consid. 5. 2 ; TF 5D 118/2021 du 15 octobre 2021 consid. 4. 1 ; TF 4D 37/2018 du 5 avril 2019 consid. 4). Le devoir pour l'autorité de motiver les raisons pour lesquelles elle s'écarte d'une note d'honoraires ne revient pas à exiger d'elle qu'elle examine et discute chaque opération alléguée ou qu'elle arrête précisément la durée et le tarif raisonnablement admissible pour chaque opération ou type d'opération effectués. Il convient plutôt pour l'autorité d'expliquer pour quels motifs il se justifie de s'éloigner du montant figurant sur la note d'honoraires (TF 5D_230/2020 du 15 février 2021 consid. 3.7, en matière d'indemnisation du curateur).

4.3 Dans la décision attaquée, le président de la commission de conciliation a motivé de façon détaillée les différentes réductions d'heures en fonction de la nature de chacune d'entre elles, soit les opérations relatives aux entretiens et aux téléphones avec les clients, celles consacrées à l'étude et l'analyse du dossier, celles relatives à la rédaction des actes de procédure, et il a indiqué les motifs pour lesquels il procédait de la sorte. Ainsi, la durée de la requête de conciliation a été ramenée de 29 à 12 heures en raison de la simplicité de la cause et de l'autorité qui doit statuer, soit une autorité de conciliation et non une autorité d'instruction. Il a en outre considéré au regard de la durée totale des opérations que celles-ci étaient hors de proportion avec le litige et a ensuite réduit chacune des catégories d'opérations en retenant le nombre d'heures qui lui paraissait raisonnable pour chacune, ramenant ainsi en outre la durée admissible pour l'étude et l'analyse du dossier à 12 heures, les entretiens avec les clients à 10 heures, les appels téléphoniques à 6 h 15 et les autres démarches à 8 heures, considérant qu'un total de 48 heures constituait une durée raisonnable dans le cadre de la procédure de conciliation. On ne saurait exiger une motivation plus développée de l'autorité de première instance et contrairement à ce que soutiennent les recourants, ils étaient en mesure de comprendre les motifs de réduction de leurs opérations et, comme on le verra ci-après, d'attaquer utilement la décision. Le grief doit être rejeté.

5.1 Les recourants contestent ensuite l'appréciation du président de la commission de conciliation et affirment que toutes les opérations facturées étaient nécessaires à la défense adéquate des intérêts de leurs clients. Ils font valoir qu'ils ont entretenu de nombreux contacts avec la partie adverse dans le but de désamorcer le litige, qu'ils ont assisté leurs clients dans les problèmes suscités par les travaux, qu'ils ont déposé une requête de trois cents allégués, qu'ils ont activement recherché une solution transactionnelle extrajudiciaire permettant ainsi une issue rapide du litige et que toutes les opérations d'analyse et d'étude du dossier étaient nécessaires même si la requête de conciliation ne contenait pas de partie « en droit ».

5.2 Aux termes de l'art. 122 al. 1 let. a CPC, le conseil juridique commis d'office est rémunéré équitablement par le canton. Dans le canton de Vaud, l'art. 2 al. 1 RAJ (règlement sur l'assistance judiciaire en matière civile du 7 décembre 2010 ; BLV 211.02.3) – qui renvoie à l'art. 122 al. 1 let. a CPC – précise que le conseil juridique commis d'office a droit au remboursement de ses débours et à un défraiement équitable, qui est fixé en considération de l'importance de la cause, de ses difficultés, de l'ampleur du travail et du temps consacré par le conseil juridique commis d'office. A cet égard, le juge apprécie retendue des opérations nécessaires pour la conduite du procès (ATF 122 l 1 consid. 3a).

Le Tribunal fédéral a retenu que, pour fixer la quotité de l'indemnité du conseil d'office, l'autorité cantonale doit s'inspirer des critères applicables à la modération des honoraires d'avocat. Elle doit tenir compte de la nature et de l'importance de la cause, des difficultés particulières qu'elle peut présenter en fait et en droit, du temps que l'avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre de conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de la responsabilité qu'il a assumée. En matière civile, le défenseur d'office peut être amené à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées devant les tribunaux, telles que recueillir des déterminations de son client ou de la partie adverse ou encore rechercher une transaction. De telles opérations doivent également être prises en compte (ATF 122 l 1 consid. 3a ; ATF 117 la 22 consid. 4c et réf. cit.). Cependant, le temps consacré à la défense du client et les actes effectués ne peuvent être pris en considération sans distinction. Ainsi, le juge peut d'une part revoir le travail allégué par l'avocat, s'il l'estime exagéré en tenant compte des caractéristiques concrètes de l'affaire, et ne pas rétribuer ce qui ne s'inscrit pas raisonnablement dans le cadre de l'accomplissement de la tâche du défenseur ; d'autre part, il peut également refuser d'indemniser le conseil pour des opérations qu'il estime inutiles ou superflues. L'avocat d'office ne saurait être
rétribué pour des activités qui ne sont pas nécessaires à la défense des intérêts de l'assisté ou qui consistent en un soutien moral (ATF 109 la 107 consid. 3b ; TF 5D_4/2016 du 26 février 2016 consid. 4.3.3 ; sur le tout : TF 5D 118/2021 du 15 octobre 2021 consid. 5.1.3). L'avocat doit cependant bénéficier d'une marge d'appréciation suffisante pour déterminer l'importance du travail qu'il doit consacrer à l'affaire (ATF 18 la 133 consid. 2d ; ATF 109 la 107 consid. 3b).

Lorsque l'autorité fixe l'indemnité due à un conseil d'office en statuant sur la base d'une liste de frais, elle doit alors exposer brièvement, si elle entend s'en écarter, les motifs pour lesquels elle tient certaines prétentions pour injustifiées (ATF 141 l 70 consid. 5.2 ; TF 4D 37/2018 du 5 avril 2019 consid. 4 ; TF 5_28/2014 du 26 mai 2014 consid. 2.2).

5.3 On peut donner acte aux recourants que leurs opérations ont permis une issue du litige au stade de l'autorité de conciliation avant même l'ouverture d'une action devant le Tribunal des baux. Il n'en demeure pas moins, et les recourants le perdent de vue, que le mandat d'assistance judiciaire était donné par une autorité de conciliation en vue de déposer une requête de conciliation et d'assister les mandants à l'audience de conciliation et qu'un total de 170 heures d'activités (environ 55 et 120 heures) pour une telle mission – peu importe la manière de calculer ce total – est quoi qu'il en soit hors de proportion avec un litige en réduction de loyers à ce stade de la procédure. La grande majorité des opérations se sont déroulées en dehors de la procédure et même si la jurisprudence du Tribunal fédéral précise qu'une recherche transactionnelle fait partie des opérations qu'il faut rémunérer, ce temps ne doit pas être pris en considération sans distinction. Ainsi, les recourants ont consacré des dizaines d'heures à assister leurs clients non seulement dans des négociations, mais de leur propre aveu pour de multiples problèmes survenus dans la gestion des travaux, activités qui ne faisaient manifestement pas l'objet de leur désignation comme conseils d'office. En définitive, un constat d'ensemble concernant la durée des activités déployées au regard de la nature, de la difficulté de la cause et des opérations nécessaires à l'accomplissement de la tâche du conseil d’office font apparaître le temps facturé comme manifestement excessif et la réduction décidée par l'autorité de première instance doit être admise dans son principe, c'est-à-dire que le temps consacré est exagéré pour un plaideur raisonnable. D'ailleurs, une part très importante des activités annoncées a été déployée par un avocat-stagiaire (77,55/121,10 heures). Or, il n’appartient pas à l’Etat d’indemniser la formation de celui-ci.

Les recourants perdent de vue également qu'ils doivent établir l'arbitraire dans l'appréciation faite par l'autorité de conciliation du temps nécessaire à accomplir la mission de conseil d'office, s'agissant d'une question de fait (art. 320 let. b CPC et cf. consid. 2 supra). Or, ils n'entreprennent pas de le faire, se bornant à faire valoir leur propre appréciation en lieu et place de celle de l'autorité. Or, il n'y a rien d'arbitraire à retenir une durée de 48 h 15 pour une telle procédure de conciliation et en particulier une durée admissible de 12 heures pour la requête de conciliation, de 12 heures pour l'étude et l'analyse du dossier, de 10 heures pour les entretiens avec les clients, de 6 h 15 pour les appels téléphoniques et de 8 heures pour les autres démarches, étant précisé qu'une durée de 12 heures pour une requête de 300 allégués est insuffisante, mais que les autres démarches, comme celles relatives aux problèmes posés par la gestion des travaux, n'avaient pas à être rémunérées, de sorte que le total retenu de 48 h 15 doit en définitive être confirmé.

6.1 Il s’ensuit que le recours doit être rejeté.

6.2 Vu l’issue du recours et la valeur litigieuse, les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 400 fr. (art. 69 al. 1 et 70 al. 3 TFJC [tarif des frais judiciaires civils du 28 septembre 2010 ; BLV 270.11.5]), seront mis à la charge des recourants qui succombent (art. 106 al. 1 CPC).

ll n’y a pas matière à l’allocation de dépens de deuxième instance.

Par ces motifs,

la Chambre des recours civile du Tribunal cantonal,

prononce :

I. Le recours est rejeté.

II. La décision est confirmée.

III. Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 400 fr. (quatre cents francs), sont mis à la charge des recourants Mes H.________ et
A.________.

IV. L’arrêt est exécutoire.

Le vice-président : La greffière :

L'arrêt qui précède, dont la rédaction a été approuvée à huis clos, est notifié à :

- Me H.________,

- Me A.________

- N.________, personnellement,

- B.________, personnellement.

La Chambre des recours civile considère que la valeur litigieuse est inférieure à 30'000 francs.

Le présent arrêt peut faire l'objet d'un recours en matière civile devant le Tribunal fédéral au sens des art. 72 ss LTF (loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral ; RS 173.110), cas échéant d'un recours constitutionnel subsidiaire au sens des art. 113 ss LTF. Dans les affaires pécuniaires, le recours en matière civile n'est recevable que si la valeur litigieuse s'élève au moins à 15'000 fr. en matière de droit du travail et de droit du bail à loyer, à 30'000 fr. dans les autres cas, à moins que la contestation ne soulève une question juridique de principe (art. 74 LTF). Ces recours doivent être déposés devant le Tribunal fédéral dans les trente jours qui suivent la présente notification (art. 100 al. 1 LTF).

Cet arrêt est communiqué, par l'envoi de photocopies, à :

‑ la Commission de conciliation en matière de baux à loyer du district de Lausanne.

La greffière :