TRIBUNAL CANTONAL

COUR DE DROIT ADMINISTRATIF ET PUBLIC

Arrêt du 23 mai 2023

Composition

M. Raphaël Gani, président; M. Antoine Rochat et M. Claude Bonnard, assesseurs; Mme Lia Meyer, greffière,

Recourants

A.________ à ********,

B.________ à ********

Tous deux représentés par l'association BUCOFRAS, Consultation juridique pour étrangers, en la personne de M. Alfred Ngoyi Wa Mwanza, à Zürich,

Autorité intimée

Office de l'état civil, Service de la population, à Lausanne,

Autorité concernée

Service de la population (SPOP), à Lausanne.

Objet	Divers
	Recours A.________ et B.________ c/ décision de l'Office de l'état civil de Lausanne du 24 novembre 2022 (procédure préparatoire de mariage).

Vu les faits suivants:

A. Le 24 mai 2022, A.________ et B.________, alors au bénéfice de livrets pour requérant d'asile (permis N), ont adressé à l'Office de l'état civil de Lausanne, par l'intermédiaire de leur représentant commun, une demande d'ouverture d'une procédure préparatoire de mariage. Ils s'enquéraient des documents à transmettre à cette fin, précisant être tous deux en procédure d'asile et ne pas pouvoir entrer en contact avec les autorités de leur pays d'origine, la Côte d'Ivoire, pour leurs passeports.

Lors de l'enregistrement des données personnelles par le Secrétariat d'Etat aux migrations (SEM), le 6 décembre 2021, l'intéressé a exposé être père de quatre enfants. L'intéressée, quant à elle, a indiqué avoir donné naissance à sa fille le ******** 2020. Dans le formulaire de "demande en vue du mariage", les intéressés ont mentionné ne pas avoir d'enfants communs.

B. Le 1^er juin 2022, le SEM a rejeté la demande d'asile de l'intéressée, lui a dénié la qualité de réfugiée, au motif notamment que les recherches des autorités de son pays d'origine à son encontre qu'elle alléguait auraient été abandonnées, les personnes poursuivies ou condamnées pour des infractions en lien avec la crise post-électorale de 2010 ou pour des infractions contre la sûreté de l^'État commises après le 21 mai 2012 ayant été amnistiées. Considérant également qu'il n'existait pas d'indices clairs qu'elle soit victime de la traite d'êtres humains à des fins d'exploitation sexuelle, le SEM n'a pas examiné cet argument sous l'angle du droit d'asile. Il a toutefois mis l'intéressée au bénéfice d'une admission provisoire, le renvoi étant inexigible compte tenu de l'ensemble des circonstances, en particulier la situation personnelle très difficile de l'intéressée. Le 7 juin 2022, le Service de la population (SPOP) transformait son permis N en livret pour étrangers admis provisoirement (permis F). Le 4 juillet 2022, elle a recouru contre la décision du SEM devant le Tribunal administratif fédéral. Par décision du 22 juillet 2022, ce tribunal lui a donné la possibilité de compléter son recours dans un délai au 8 août 2022 (procédure TAF E-2933/2022). A ce jour, ni l'autorité intimée, ni les recourants n'ont indiqué que cette procédure devant le TAF serait terminée par un arrêt entré en force. La base de données des arrêts du TAF ne mentionne d'ailleurs aucune occurrence en lien avec cette procédure.

C. Le 12 septembre 2022, s'étonnant que l'Office de l'état civil de Lausanne ne les ait pas renseignés près de quatre mois après leur demande d'ouverture d'une procédure préparatoire de mariage, les intéressés ont requis qu'il y soit donné suite.

Le 7 octobre 2022, l'Office de l'état civil (les différentes entités de l’état civil du canton de Vaud se sont regroupées fin 2022 à Lausanne) a accusé réception de la demande d'ouverture d'une procédure préparatoire de mariage et informé les intéressés que les pièces qu'ils avaient produites n'étaient pas des documents d'identité valables. Il leur a imparti un délai au 7 novembre 2022 pour produire ces documents, à défaut de quoi une décision de non entrée en matière serait rendue. L'office précisait avoir obtenu auprès du SEM copie d'une carte d'identité de B.________, qui n'était toutefois plus valable.

Le 11 octobre 2022, les intéressés ont réitéré qu'en raison des procédures d'asile en cours, ils ne pouvaient pas entrer en contact avec les autorités de Côte d'Ivoire pour se procurer de nouveaux documents d'identité. Ils ont expliqué que les passeports étant biométriques, ils nécessitaient leur présence physique en Côte d'Ivoire pour contrôle, ce qui ne leur était pas possible compte tenu des procédures d'asile en cours. Ils offraient de transmettre leurs extraits d'acte de naissance, leurs certificats de célibat et leurs attestations de nationalité, lesquels pouvaient être obtenus dans leur pays d'origine par l'intermédiaire d'un mandataire légal.

Le 20 octobre 2022, l'Office de l'état civil a répondu que seules les pièces d'identités munies d'une photographie (carte d'identité ou passeport) pouvaient être acceptées, malgré le statut de requérant d'asile de l'intéressé. S'agissant de l'intéressée, l'office précisait qu'étant nouvellement au bénéfice d'un permis F (admission provisoire sans qualité de réfugiée), elle était en mesure de prendre contact avec les autorités de son pays d'origine afin d'obtenir une pièce d'identité. Un ultime délai au 20 novembre 2022 leur a été imparti pour procéder, avec l'indication qu'à défaut de production des pièces demandées, une décision négative serait rendue.

D. Par décision du 24 novembre 2022, sur proposition de l'autorité cantonale de surveillance, l'Office de l'état civil a rendu une décision constatant que la demande d'ouverture d'une procédure préparatoire de mariage était irrecevable, faute pour les intéressés d'avoir pu démontrer leurs identités au moyen de documents en cours de validité.

E. Par acte du 23 décembre 2022, A.________ et B.________ (ci-après: les recourants) ont recouru, par l'intermédiaire de leur représentant commun, contre cette décision devant la Cour de droit administratif et public du Tribunal cantonal (CDAP). Ils demandaient, préliminairement, l'octroi de l'effet suspensif et la poursuite de l'examen de la demande de procédure préparatoire de mariage par l'autorité intimée, ainsi que l'octroi de l'assistance judiciaire et la dispense d'avance de frais. Au fond, ils demandaient, sous suite de frais et dépens, principalement, l'admission du recours et l'annulation de la décision contestée avec l'instruction, pour l'autorité intimée, d'entrer en matière sur la demande de procédure préparatoire de mariage et, subsidiairement, l'admission du recours et le renvoi de la cause à l'autorité intimée pour instruction complémentaire en vue d'une nouvelle décision dans le sens des considérants.

Le 27 décembre 2022, la juge instructrice a informé les recourants qu'il n'était pas possible d'attribuer un effet suspensif à un recours formé contre une décision d'irrecevabilité, qui s'apparente à une décision négative, et les a notamment invités à produire leurs actes de naissance, certificats de nationalité et certificats de célibat. Ils ont produit les originaux de ces documents par courrier du 11 janvier 2023.

Le 17 janvier 2023, la juge instructrice a octroyé le bénéfice de l'assistance judiciaire aux recourants et les a exonérés des avances de frais et des frais judiciaires.

A la même date, copie des certificats de nationalité, des certificats de célibat et des extraits des registre de l'état civil des recourants ont été transmises par la juge instructrice à l'Office de l'état civil, autorité intimée, et au SPOP, autorité concernée.

Le 3 février 2023, le SPOP a renoncé à se déterminer sur le recours et transmis son dossier. L'autorité intimée s'est déterminée le 6 février 2023. Elle concluait au rejet du recours, sous suite de frais. Les recourants ont répliqué le 2 mars 2023.

Les arguments des parties seront repris, dans la mesure utile, dans les considérants qui suivent.

Considérant en droit:

1. a) Les autorités de l'état civil se composent des officiers de l'état civil (art. 44 CC), qui sont compétents notamment pour diriger la procédure préparatoire du mariage et célébrer le mariage (art. 44 al. 1 ch. 3 CC), et de l'autorité de surveillance (art. 45 CC). Dans le canton de Vaud, le département est l'autorité cantonale de surveillance au sens de l'art. 45 CC; il exerce son action par l'intermédiaire de l'inspectorat (cf. art. 7 al. 1 de la loi vaudoise du 25 novembre 1987 sur l'état civil; LEC; BLV 211.11).

Aux termes de l'art. 31 LEC, les décisions de l'officier de l'état civil sont susceptibles de recours au département (al. 1); la loi vaudoise du 28 octobre 2008 sur la procédure administrative (LPA-VD; BLV 173.36) est au surplus applicable aux décisions rendues en application de la LEC ainsi qu'aux recours contre dites décisions (al. 4).

Cela étant, il a déjà été jugé par le tribunal de céans que lorsque le département a participé à la procédure en donnant son avis dans un cas concret, la voie du recours administratif devant celui-ci (art. 31 LEC) n'est plus disponible; le recours relève alors directement de la compétence du Tribunal cantonal (art. 92 al. 1 LPA-VD; cf. CDAP GE.2020.0192 du 24 janvier 2022 consid. 1c; GE.2020.0137 du 11 novembre 2020 consid. 1a et les références citées).

b) En l'espèce, la décision attaquée a été rendue par l'Office de l'état civil, lequel est compétent pour prononcer l'irrecevabilité de la procédure préparatoire de mariage (art. 44 al. 1 let. c CC et 67 al. 1 OEC). La décision indique cependant que la demande des recourants a été soumise pour examen à l'autorité cantonale de surveillance, qui a proposé de rendre une décision d'irrecevabilité. Dans la mesure où cette décision a été prise avec le concours de l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil, il y a lieu d'admettre la compétence du tribunal de céans pour statuer sur ce recours sautant.

c) Pour le surplus, le recours a été déposé en temps utile (art. 95 LPA-VD) et satisfait aux autres conditions formelles de recevabilité (cf. en particulier art. 79 al. 1 LPA-VD, applicable par renvoi de l'art. 99 LPA-VD), de sorte qu'il y a lieu d'entrer en matière sur le fond.

2. Le principe de la maxime inquisitoire qui prévaut en procédure administrative notamment vaudoise, implique que l'autorité doit se fonder sur des faits réels qu'elle est tenue de rechercher d'office (cf. art. 28 al. 1 LPA-VD); ce principe n'est cependant pas absolu. La maxime inquisitoire doit en effet être relativisée par son corollaire: le devoir de collaborer des parties à la constatation des faits dont elles entendent déduire des droits (cf. art. 30 al. 1 LPA-VD).

En matière de procédure préparatoire de mariage, l'art. 16 al. 5 OEC précise que l'autorité de l'état civil informe et conseille les personnes concernées, met en œuvre, au besoin, des recherches supplémentaires et peut exiger la collaboration des personnes concernées.

Lorsqu'il adresse une demande à l'autorité dans son propre intérêt, l'administré doit la motiver. Il lui faut en particulier apporter, dans toute la mesure où cela peut raisonnablement être exigé de lui, les preuves commandées par la nature du litige et des faits invoqués (ATF 139 V 176 consid. 5.2; cf. aussi CDAP GE.2019.0212 du 24 juin 2020 consid. 3d; GE.2019.0104 précité consid. 4; PE.2018.0474 précité consid. 3 et les références citées).

Conformément à la maxime d'office rappelée ci-dessus, l'autorité (qu'elle soit judiciaire ou administrative) doit établir d'elle-même les faits, dans la mesure qu'exige l'application correcte de la loi. Le principe inquisitoire oblige en particulier l'autorité à déterminer également les faits favorables aux intérêts de l'administré, dans la mesure de ses possibilités. Si ce dernier n'apporte pas la preuve requise et que l'autorité a la possibilité d'éclaircir la situation, elle doit donc le faire. Le devoir de collaborer de l'administré, possiblement aussi dans le cadre des actes préparatoires au mariage, et le fait que celui-ci supporte la charge de la preuve ne libèrent en effet nullement l'autorité de son devoir d'instruction (cf. ATF 130 I 258 consid. 5; Raphaël Bagnoud, La théorie du carrefour - Le juge administratif à la croisée des chemins, in: OREF [éd.], Au carrefour des contributions - Mélanges de droit fiscal en l'honneur de Monsieur le Juge Pascal Mollard, 2020, p. 493; Clémence Grisel, L'obligation de collaborer des parties en procédure administrative, 2008, n. marg. 159 ss; Pierre Moor/Etienne Poltier, Droit administratif, Volume II, Les actes administratifs et leur contrôle, 3^ème éd., 2011, p. 295; par analogie avec la loi de procédure administrative devant les autorités fédérales, cf. Moser/Beusch/Kneubühler, Prozessieren vor dem Bundesverwaltungsgericht, 3^ème éd., 2022., n. marg. 1.52).

Après la libre appréciation des preuves en sa possession, l'autorité se trouve à un carrefour. Si elle estime que l'état de fait est clair et que sa conviction est acquise, elle peut rendre sa décision. En revanche, si elle reste dans l'incertitude après avoir procédé aux investigations requises, l'autorité applique les règles sur la répartition du fardeau de la preuve. Dans ce cadre et à défaut de dispositions spéciales, elle s'inspire de l'art. 8 du Code civil suisse du 10 décembre 1907 (CC, RS 210), en vertu duquel quiconque doit prouver les faits qu'il allègue pour en déduire un droit (cf. René Rhinow et Al., Öffentliches Prozessrecht, 3^ème éd., 2014, n. marg. 996 ss; Thierry Tanquerel, Manuel de droit administratif, 2^ème éd., 2018, n. marg. 1563). Cette règle ne s'applique toutefois que s'il se révèle impossible, dans le cadre de la maxime inquisitoire et en application du principe de la libre appréciation des preuves, d'établir un état de fait qui correspond avec un degré de vraisemblance suffisant à la réalité (cf. ATF 139 V 176 consid. 5.2; 137 II 313 consid. 3.5.2; CDAP GE.2019.0104 précité consid. 4; PE.2018.0474 précité consid. 3; GE.2016.0079 du 13 décembre 2016 consid. 3a; Bagnoud, op. cit., p. 506). Lorsque cependant les parties refusent de prêter le concours qu'on peut attendre d'elles à l'établissement des faits, l'autorité peut statuer en l'état du dossier (art. 30 al. 2 LPA-VD), considérant que le fait en cause n'a pas été prouvé (cf. Moor/Poltier, op. cit. ch. 2.2.6.3, p. 294 s; CDAP GE.2019.0104 précité consid. 4; PE.2018.0474 précité consid. 3; GE.2016.0046 du 30 juin 2017 consid. 2). Pour les faits constitutifs d'un droit, le fardeau de la preuve incombe au requérant (CDAP GE.2019.0104 précité consid. 4; PE.2018.0474 précité consid. 3; GE.2016.0046 du 30 juin 2017 consid. 2).

Il sied de relever que le principe inquisitoire et le devoir de collaborer n'ont en principe aucun effet sur la répartition du fardeau de la preuve, car ils interviennent à un stade antérieur. Il existe toutefois en pratique une certaine connexité entre ces différentes notions. Ainsi, dans la mesure où, pour établir l'état de fait déterminants, l'autorité est dépendante de la collaboration de l'administré, le refus, par celui-ci, de fournir des renseignements ou des moyens de preuve requis peut conduire à un « état de nécessité en matière de preuve » (« Beweisnot »), c'est-à-dire à une impossibilité, pour l'autorité, d'établir les faits pertinents. Dans une telle hypothèse, la violation du devoir de collaboration peut non seulement être prise en compte au stade de la libre appréciation des preuves, mais aussi conduire à un allégement de la preuve à charge de l'autorité, voire à un renversement du fardeau de la preuve, ainsi qu'à une diminution de son obligation d'établir l'état de fait pertinent (cf. ATF 139 II 451 consid. 2.3.2, 132 III 715 consid. 3.1; Bagnoud, op. cit., p. 508).

En outre, si l'administré ne doit en règle générale subir aucun désavantage d'un manquement à son devoir de collaborer lorsque sa collaboration n'est pas raisonnablement exigible, soit notamment lorsqu'il est lui impossible de fournir les renseignements requis, tel n'est en revanche pas le cas lorsqu'il lui incombe une obligation spéciale de collaboration; toutefois, le degré de preuve exigé se limitera en principe à la vraisemblance prépondérante s'agissant des faits pour lesquels il ne peut être apporté de preuve absolue (cf. arrêt du TF 2C_611/2014 du 5 novembre 2014 consid. 3.2; Grisel, op. cit., n. marg. 200). L'administration ne saurait toutefois faire supporter à l'administré les conséquences de la répartition du fardeau de la preuve lorsque ce dernier n'a aucune raison de savoir sur quel point particulier on attendait de lui une preuve ou un acte de collaboration (ATF 112 Ib 65 consid. 3; CDAP GE.2019.0212 précité consid. 3d; GE.2019.0104 précité consid. 4). Conformément au principe de la bonne foi (art. 5 al. 3 Cst.), elle doit en effet attirer l'attention de l'administré sur les faits qu'elle considère comme pertinents et les moyens de preuve qu'elle attend, dans la mesure où cela lui est possible; elle doit également indiquer les sanctions éventuelles attachées à un défaut de collaboration (Moor/Poltier, op. cit., ch. 2.2.6.3, p. 295).

3. Les recourants considèrent avoir suffisamment démontré leurs identités pour qu'il soit donné suite à leur demande en exécution de la procédure préparatoire de mariage. Ils se prévalent des art. 41 CC, 17 de l'ordonnance du 28 avril 2004 sur l'état civil (OEC; RS 211.112.2) et 97 de la loi du 26 juin 1998 sur l'asile (LAsi; RS 142.31), ainsi que de la maxime inquisitoire. Ils soutiennent qu'il leur était objectivement impossible de fournir les documents d'identité requis par l'autorité intimée, car ces documents nécessitaient un déplacement en Côte d'Ivoire en raison des données biométriques qu'ils incorporent et qu'en cours de procédure d'asile, ils ne pouvaient pas retourner dans cet Etat.

a) Le droit au mariage est garanti notamment par les art. 14 de la Constitution fédérale de la Confédération suisse du 18 avril 1999 (Cst.; RS 101) et 12 de la Convention du 4 novembre 1950 de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales (CEDH; RS 0.101). Comme tous les droits fondamentaux garantis par la CEDH, le droit au mariage ne peut pas être limité par des mesures générales, automatiques et indifférenciées (ATF 138 I 41 consid. 3 et 137 I 351 consid. 3.5), ce d'autant moins qu'aucune ingérence n'est prévue à l'art. 12 CEDH, à la différence du droit au respect de la vie privée et familiale (cf. art. 8 par. 2 CEDH). Le droit au mariage n'autorise pas pour autant la célébration de mariages à n'importe quelle condition et quelles que soient les circonstances. Il peut ainsi être limité par des règles de forme, destinées à s’assurer que les conditions de fond du mariage sont réunies. Il en va notamment ainsi de la preuve de l’identité, de la filiation et de la capacité matrimoniale des fiancés (ATF 113 II 1 consid. 4; CDAP GE.2019.0104 du 3 juin 2020 consid. 3a; PE.2018.0474 consid 2a; GE.2016.0046 du 30 juin 2017 consid. 1a et les références citées). La procédure de mariage implique l'enregistrement d'un fait d'état civil, dans un registre destiné à conférer à ce fait une publicité qualifiée (principe de la force probante attachée aux registres publics, selon l’art. 9 CC). Il se justifie dès lors d'apporter une rigueur toute particulière dans l'examen des preuves de l'identité des fiancés, de leurs données personnelles et de leur capacité matrimoniale (CDAP PE.2018.0474 précité consid. 2a; GE.2016.0046 précité consid. 1a et les références citées). Les autorités d'état civil doivent en effet éviter de prêter leur concours à la célébration de mariages entachés d'un motif de nullité. Le Tribunal fédéral a précisé que la situation n'est pas différente au regard de l'art. 12 CEDH qui réserve expressément les lois nationales régissant l'exercice du droit au mariage. Le but de cette disposition est d'éviter que les lois nationales ne rendent illusoires l'exercice de ce droit (ATF 113 II 1 consid. 4).

b) Le mariage est célébré par l’officier de l'état civil au terme de la procédure préparatoire (art. 97 al. 1 CC). Les art. 98 ss CC règlent cette procédure. Les fiancés présentent leur demande en exécution de la procédure préparatoire auprès de l’office de l’état civil (art. 98 al. 2 CC, art. 62 et 63 OEC). Ils établissent leur identité au moyen de documents (art. 98 al. 3 CC). L'officier d'état civil doit notamment examiner si l'identité des fiancés est établie (art. 99 al. 1 ch. 2 CC, art. 66 al. 2 let. b et e OEC). Lorsqu'ils ne sont pas citoyens suisses, ils doivent aussi établir la légalité de leur séjour en Suisse jusqu’au jour probable de la célébration (art. 98 al. 4 CC et. 64 al. 2 OEC). Les art. 62 ss OEC précisent la procédure.

Selon l'art. 64 al. 1 let. b OEC, les fiancés présentent notamment, à l'appui de leur demande, des documents relatifs à la naissance, au sexe, au nom, à la filiation, à l’état civil (les personnes qui ont déjà été mariées ou qui ont déjà été liées par un partenariat enregistré avec une tierce personne présentent la date de la dissolution du mariage ou du partenariat) ainsi qu’aux lieux d’origine et à la nationalité, lorsque les données n’ont pas encore été enregistrées dans le système ou que les données disponibles ne sont pas exactes, complètes ou conformes à l’état actuel.

Au niveau cantonal, l'art. 11 LEC prévoit que les documents de la procédure préparatoire sont soumis à l'examen du département (autorité de surveillance) si l'un des fiancés ou futurs partenaires enregistrés n'est pas de nationalité suisse. Le département peut accorder des dispenses.

c) Les faits d'état civil, tels que le mariage, sont constatés dans le registre d'état civil (art. 39 al. 1 et al. 2 ch. 1 CC). Aucun fait d’état civil ne peut être enregistré dans le registre de l’état civil si la personne concernée n’y est pas saisie et que ses données ne sont pas à jour, sauf naissance d’un enfant trouvé (art. 10) ou décès d’une personne inconnue (art. 15 al. 2 CC). L'art. 15a al. 2 let. a OEC prévoit que les ressortissants étrangers dont les données ne sont pas disponibles sont saisis, dans le registre de l'état civil, notamment lorsqu’ils sont concernés par un fait ou une déclaration d’état civil qui doit être enregistré en Suisse.

L'art. 16 al. 1 OEC précise notamment que, dans le cadre de la procédure d'enregistrement des personnes dans le registre de l'état civil, l'autorité de l'état civil s'assure de l'identité et de la capacité civile des personnes concernées (let. b) et vérifie que les données disponibles du système et les indications à enregistrer sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (let. c). Afin de pouvoir être enregistrées à l'état civil, les personnes concernées doivent produire les pièces requises, lesquelles ne doivent pas dater de plus de six mois; si l'obtention de tels documents s'avère impossible ou ne peut manifestement être exigée, des documents plus anciens sont admis dans des cas fondés (art. 16 al. 2 OEC).

Les cantons peuvent prévoir que les documents soient soumis à l’autorité de surveillance pour vérification lorsque des ressortissants étrangers sont saisis dans le registre de l’état civil conformément à l’art. 15a al. 2 susmentionné (art. 16 al. 6 OEC). Le canton de Vaud a introduit cette possibilité à l'art. 12 al. 1 let. a du Règlement du 10 janvier 2007 d'application de la loi sur l'état civil (RLEC; BLV 211.11.1); l'autorité de surveillance peut faire authentifier tout document étranger par la représentation suisse compétente (cf. art. 12 al. 1 LEC et art. 6 RLEC). Cette possibilité est également consacrée à l'art. 5 al. 1 OEC, lequel dispose notamment que, dans le domaine de l'état civil, les représentations de la Suisse à l'étranger recherchent, reçoivent, légalisent, traduisent et transmettent des décisions et des documents étrangers relatifs à l'état civil (let. b) et vérifient l'authenticité de documents étrangers (let. g).

En outre, selon l'art. 15a al. 3 OEC, si la présentation des documents nécessaires à la saisie d’un ressortissant étranger dans le registre de l’état civil s’avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée, l’officier de l’état civil examine la possibilité de recevoir une déclaration conformément à l’art. 41 al. 1 CC.

L'art. 41 CC concerne la preuve de données non litigieuses dans les actes d'état civil. Lorsque les données relatives à l'état civil doivent être établies par des documents, l'autorité cantonale de surveillance peut admettre que la preuve repose sur une déclaration faite à l'officier de l'état civil, pour autant que les données ne soient pas litigieuses et que la présentation des documents s'avère impossible ou ne puisse raisonnablement être exigée (art. 41 al. 1 CC). C'est à la personne concernée d'apporter cette preuve, au terme de toutes les démarches entreprises (art. 17 al. 1 let. a OEC). L'autorité de surveillance prendra en compte les documents et informations fournis par la personne aux autorité migratoires, soit le dossier de police des étrangers ou d'asile (cf. Michel Montini, Commentaire romand CC I, 2010, n° 4 ad art. 42). En l'absence de tout document ou information, autres que les déclarations de la personne concernée, il n'est pas possible d'apprécier le caractère non litigieux de la donnée et la personne doit être renvoyée à faire constater son état civil devant le juge conformément à l'art. 42 CC. En effet, l'art. 41 CC ne permet pas aux autorités de l'état civil de "créer" une identité aux personnes "sans-papiers" (cf. Michel Montini, Commentaire romand CC I, 2010, n° 4 ad art. 42).

d) L'autorité intimée estime qu'elle ne peut pas se fonder sur l'art. 41 CC pour inscrire les recourants au registre de l'état civil. Elle se prévaut des processus concernant l'enregistrement des données dans le registre de l'état civil établis par l'Office fédéral de l'état civil (OFEC). Il ressort du "Processus OFEC n° 32.1 du 15 décembre 2004, état au 1^er mars 2020, Procédure préparatoire du mariage", ce qui suit:

"2 Contrôle des données personnelles

2.1 Données non disponibles

Si les données d'état civil de l'un des deux fiancés ne sont pas disponibles dans le système, la procédure préparatoire sera interrompue.

Avant de pouvoir continuer, il y a lieu de mandater [...] l'enregistrement des données personnelles d'une personne étrangère (saisie dans le registre de l'état civil; art. 15a al. 2 OEC).

La procédure préparatoire sera poursuivie sans délai après que [...] la saisie des données ait été achevée.

[...]

2.1.2 Enregistrement des données d'état civil

Si les données de la personne étrangère concernée ne sont disponibles ni dans le registre de l'état civil ni dans le registre des familles, tous les documents nécessaires à l'enregistrement des données d'état civil doivent être fournis (art. 15 al. 2 OEC). Des documents relatifs à la naissance, au sexe, aux noms, à la filiation, à l'état civil et à la nationalité doivent être présentés (art. 64 al. 1 let. b et c OEC) en vue de l'enregistrement des données d'état civil actuelles (saisie). En règle générale, ces documents sont joints à la demande. Les documents manquants seront fournis ultérieurement (voir Processus no 30.3 "Saisie des ressortissants étrangers").

[...]

Si, après examen, l'obtention d'un document à l'étranger s'avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée, l'autorité de surveillance peut, sous certaines conditions, autoriser l'office de l'état civil sur demande à recevoir une déclaration relative aux données d'état civil (art. 17 OEC) pour autant qu'elles ne soient pas litigieuses (art. 41 CC). Une déclaration relative à sa propre identité ne peut être reçue dans le cas où aucun document n'est présenté. Si les données sont litigieuses ou si l'identité ne peut être clarifiée, la personne concernée sera renvoyée devant le juge (art. 42 CC)."

Le "Processus OFEC n° 30.3, Enregistrement des données d'état civil des ressortissants étrangers, du 15 décembre 2004, état au 1^er avril 2013" indique ce qui suit:

"2.1 Preuve de l'identité de la personne concernée

Le contrôle de l'identité fait partie de l'une des conditions les plus importantes pour l'enregistrement car il garantit l'attribution des données à la bonne personne. De ce fait, il y a lieu de s'assurer de l'identité de la personne qui se présente personnellement (art. 16 al. 1 let. b OEC). Chaque personne qui demande un acte officiel doit prouver son identité. Les données personnelles ne doivent être saisies [...] dans le registre de l'état civil que s'il s'agit sans aucun doute des propres données de la personne. Si des doutes subsistent sur l'identité de la personne car

· elle ne dispose pas de documents d'identité (passeport, carte d'identité),

· [...],

la saisie dans le registre de l'état civil doit être refusée avec une décision sujette à recours jusqu'à une clarification définitive. Sur la base de la décision d'entrée en force, la personne concernée peut demander au juge d'ordonner l'inscription des données litigieuses relatives à l'état civil (art. 42 CC).

[...]

Pour les requérants d'asile, il y a lieu de se procurer des photocopies légalisées de documents de voyage et de pièces d'identité remis au centre d'enregistrement (art. 8 al. 1 let. b LAsi) et pour les réfugiés reconnus un titre de voyage pour réfugiés en lieu et place d'un passeport.

2.2 Preuve des données d'état civil

Pour procéder à l'enregistrement de l'état civil d'une personne étrangère dans le registre de l'état civil, toutes les données obligatoires doivent en principe être prouvées avec des documents ayant une force probante. Il y a lieu de vérifier dans ce contexte si les données sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. c OEC).

[...]

L'état civil de la personne étrangère concernée ne peut être enregistré tant que des doutes sur l'authenticité des documents présentés, sur l'exactitude des données prouvées ou sur l'état civil actuel de la personne concernée ne sont pas éliminés; les données qui, conformément à l’article 9 CC, acquièrent la force probante par leur enregistrement dans le registre de l'état civil ne doivent pas contenir des inexactitudes qui étaient déjà connues ou présumées au moment de l'enregistrement.

S'agissant d'une personne demandant l'asile, les documents de voyage, les pièces d'identité ou tout autre papier pouvant fournir des renseignements sur l'identité sont à saisir et transmettre à l'Office fédéral des migrations (art. 10 al. 2 LAsi). Lors de la saisie de cette personne dans le registre informatisé, des photocopies des documents saisis sont à conserver comme pièces justificatives.

[...]

2.2.2 Documents étrangers

Les documents étrangers présentés ne doivent pas dater de plus de six mois s'ils proviennent de registres qui doivent être mis à jour. Les documents qui ne servent qu'à prouver des événements peuvent être plus anciens (art. 16 al. 2 OEC). Il y a lieu de vérifier dans chaque cas, indépendamment de la date du document, si les données prouvées sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. c OEC). La personne qui présente ses propres documents doit déclarer personnellement dans ce contexte que les données prouvées sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (p.ex. en relation avec la préparation du mariage: art. 65 al. 1 let. a OEC).

[...]

2.4 Données incomplètes sur l'état civil

En principe, toutes les données nécessaires à l'enregistrement des données d'état civil d'une personne étrangère dans le registre de l'état civil doivent être collectées (données complètes). L'office de l'état civil compétent a le devoir de recueillir l'ensemble des données dans le cadre de l'accomplissement correct de ses tâches et ne doit pas charger d'autres offices de l'état civil de compléter certains éléments des données lors de futures procédures d'enregistrement sans motifs suffisamment fondés. Les personnes concernées doivent collaborer (art. 16 al. 5 OEC).

Si toutes les données d'état civil nécessaires pour effectuer l'acte officiel demandé (p.ex. préparation du mariage) ne ressortent pas des documents, une déclaration relative aux données manquantes peut être reçue avec l'autorisation de l'autorité de surveillance. L'autorisation est en principe accordée si la personne concernée prouve que malgré tous ses efforts la présentation des documents s'avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée et que les données manquantes ne sont pas litigieuses (art. 41 CC, art. 15a al. 3 OEC). Les personnes concernées doivent collaborer à la clarification de la raison pour laquelle les documents manquants ne peuvent être obtenus (art. 16 al. 5 OEC). Seule une personne dont l'identité ne fait aucun doute peut remettre une déclaration. La personne qui ne veut ou ne peut prouver son identité (carte d'identité, passeport) ne peut remettre de déclaration (l'affirmation seule ne suffit pas à prouver l'identité). Si la personne justifie d'un intérêt personnel légitime, elle peut demander au juge d'ordonner l'inscription des données litigieuses relatives à l'état civil dans le registre de l'état civil (art. 42 CC)."

4. En l'occurrence, les recourants ne contestent pas ne pas avoir transmis de documents d'identité (passeport ou carte d'identité) en cours de validité à l'Office de l'état civil. Ils indiquent ne pas pouvoir obtenir de nouveaux documents d'identité, valables, dans la mesure où ils ont demandé l'asile en Suisse et doivent de ce fait être assimilés aux réfugiés requérant l'asile, pour toute la durée de la procédure. Ils estiment que l'établissement de nouveaux documents d'identité, qui sont biométriques, nécessite de se rendre en Côte d'Ivoire. L'autorité intimée considère, quant à elle, qu'il n'est pas établi que les démarches en vue d'obtenir des documents d'identité serait impossible. En outre, elle estime ne pouvoir renoncer à la production de documents d'identité valables uniquement lorsque la qualité de réfugié est reconnue. Il convient ainsi d'examiner, en premier lieu, si la production de nouveaux documents d'identité pouvait exigée des recourants au regard des démarches qu'ils ont entreprises en vue d'obtenir l'asile.

a) Selon l'art. 97 al. 1 LAsi, il est interdit de communiquer à l’Etat d’origine ou de provenance des données personnelles relatives à un requérant, un réfugié reconnu ou une personne à protéger lorsque cette communication mettrait en danger l’intéressé ou ses proches. De même, il est interdit de divulguer des informations se rapportant à une demande d’asile. Dans un arrêt relatif aux exigences minimales de preuve quant à la capacité matrimoniale, le Tribunal fédéral relevait qu'un requérant d'asile "n'a aucun intérêt à apparaître comme demandeur d'asile aux yeux des autorités de son pays, notamment pour le cas où, la demande d'asile ayant été rejetée, il se trouverait dans la situation d'être rapatrié. Il est aussi généralement admis que le fait de s'adresser aux représentations diplomatiques de son pays et d'en solliciter l'aide pourrait avoir une influence négative sur l'examen de la demande d'asile" (ATF 113 II 1 consid. 3 in fine).

Il résulte de ce qui précède qu'il ne peut être exigé des recourants, à tout le moins tant que durent les procédures relatives à leurs demandes d'asile, qu'ils prennent contact avec les autorités de leur pays d'origine pour obtenir de nouveaux documents d'identité valables. A cet égard, on relèvera que le dossier de l'Office de l'état civil contient une copie du livret pour requérant d'asile (permis N) du recourant, délivré par le canton de Glaris. Celui-ci expose que la procédure d'asile est en cours et qu'aucune décision n'a été rendue à son égard. S'agissant de la recourante, les dossiers des autorités intimée et concernées comportent également une copie de son permis N, délivré par le canton de Vaud; une copie de la décision du SEM lui refusant l'asile tout en la mettant au bénéficie d'une admission provisoire (permis F), le renvoi en Côte d'Ivoire ayant été considéré comme étant inexigible; ainsi que copie d'une décision du Tribunal administratif fédéral confirmant qu'elle a contesté son refus d'asile. Selon la recourante, ce tribunal n'aurait pas encore statué.

Il résulte du dossier que ni l'autorité intimée ni l'autorité de surveillance n'ont requis auprès des autorités migratoires des informations sur les suites données aux procédures entamées par les recourants en vue d'obtenir l'asile. Ces derniers n'ont pas produit d'eux-mêmes de documents à cet égard, ni de décisions attestant que la qualité de réfugié leur aurait été reconnue. Il ne saurait toutefois leur être reproché un défaut de collaboration à l'établissement des faits, dès lors que l'autorité ne les a aucunement informés de la pertinence d'établir leur statut de réfugiés et les a, au contraire, invités à prendre contact avec les autorités de leurs pays d'origine pour obtenir de nouveaux documents d'identité. Or, au vu de l'art. 97 al. 1 LAsi et de la jurisprudence précitée, tant que les procédures d'asile sont en cours, il ne saurait être exigé des recourants qu'ils prennent contact avec leurs autorités nationales pour obtenir de nouveaux documents d'identité. Cela vaut également pour la recourante; tant que son recours contre la décision négative du SEM est pendant, la qualité de réfugiée ne peut lui être définitivement déniée. A défaut, la voie du recours n'aurait plus de raison d'être.

Au vu de ces éléments, rien dans le dossier n'indique que la qualité de réfugié aurait été déniée aux recourants par des décisions entrées en force. Il n'est ainsi pas possible de déterminer si ceux-ci se sont vu refuser le statut de réfugié. Dans ce contexte, et tant que dure la procédure d'octroi de la qualité de réfugié qu'ils ont sollicité, les recourants doivent être protégés par l'art. 97 al. 1 LAsi.

Il y a par conséquent lieu d'examiner si les recourants auraient pu, compte tenu de ce qui précède, bénéficier de la dispense prévue aux art. 41 CC et 17 OEC.

5. Les recourants ont produits certains documents, qu'ils considèrent suffisants pour les identifier. L'autorité intimée considère, quant à elle, que ces documents, qui sont dépourvus de photographies, ne permettent pas leur identification. A cet égard, il y a lieu de distinguer la situation des deux recourants.

a) En sus du permis N du recourant, le dossier de l'Office de l'état civil contient une copie de son permis de conduire, avec photographie, délivré le 27 octobre 2009 à ******** et dont la date d'expiration est le 4 janvier 2024. Ce permis de conduire se réfère au document d'identité ********, qui est la carte d'identité nationale établie au nom de l'intéressé, le 23 juin 2009, à ********, et valable jusqu'au 22 juin 2019. Cette carte d'identité, qui figure dans le dossier de l'autorité intimée, contient également une photographie de l'intéressé. Ce dernier a aussi produit devant le tribunal de céans, le 11 janvier 2023, un "Certificat de nationalité ivoirienne" daté du 3 janvier 2023, un "Extrait du registre des actes d'Etat Civil pour l'année 1985" concernant sa naissance, délivré le 20 octobre 2022 à ********, Côte d'Ivoire, et au pied duquel il est mentionné "Néant" à côté de "Marié le", ainsi qu'un "Certificat de célibat" fait à ******** le 21 octobre 2022. Aucun de ces documents ne contient de photographie de l'intéressé. Les données figurant sur l'ensemble de ces documents, en particulier les nom et prénoms, date et lieu de naissance, concordent. En revanche, les certificats produits devant le tribunal de céans n'ont pas fait l'objet d'une authentification par la représentation suisse compétente (cf. art. 5 al. 1 OEC; art. 16 al. 6 OEC en lien avec l'art. 12 al. 1 let. a RLEC). On relèvera également que certains de ces documents sont datés de plus de six mois (cf. art. 16 al. 2 OEC).

S'agissant de la recourante, le dossier de l'Office de l'état civil ne contient qu'une copie de son ancien permis N. En revanche, le dossier du SPOP comporte une copie d'un passeport de la République de Côte d'Ivoire, délivré le 15 septembre 2015 et valable jusqu'au 14 septembre 2020, ainsi que d'un visa Schengen "C" délivré par la France et, valide du 10 mars au 8 avril 2016. Ces deux documents sont munis de photographies. Ainsi, l'autorité intimée ne peut être suivie lorsqu'elle affirme ne disposer d'aucun document d'identité s'agissant de la fiancée. Devant le tribunal de céans, elle a aussi produit, le 11 janvier 2023, un "Certificat de nationalité ivoirienne" daté du 4 janvier 2023, un "Extrait du registre des actes d'Etat Civil pour l'année 1991" concernant sa naissance, délivré le 18 octobre 2022 à ********, Côte d'Ivoire, et au pied duquel il est mentionné "Néant" à côté de "Marié le", ainsi qu'un "Certificat de célibat" fait à ******** le 21 décembre 2022, après que deux témoins majeurs aient "affirmé et attesté sous la foi du serment qu'il [était] de notoriété publique que Mademoiselle [A.________], n'[avait] jamais contracté de mariage depuis sa naissance et qu'elle [était] CELIBATAIRE jusqu'à ce jour". Ici également, il apparaît que ces documents, dont certains sont datés de plus de six mois (cf. art. 16 al. 2 OEC), n'ont pas fait l'objet d'une authentification par la représentation suisse compétente (cf. art. 5 al. 1 OEC; art. 16 al. 6 OEC en lien avec l'art. 12 al. 1 let. a RLEC).

b) Si le tribunal de céans a déjà jugé que des documents, tels que les certificats de nationalité, actes de naissance et certificats de célibat, dépourvus de photographies, ne pouvaient se substituer à des documents d'identité (cf. CDAP GE.2019.0104 précité consid. 5a; PE.2028.0474 précité consid. 4a), on ne saurait donc considérer que l'autorité ne disposait, en l'espèce, d'aucun document relatif à l'identité des recourants au sens du Processus OFEC n° 32.1, ch. 2.1.2 in fine, relatif à la "procédure préparatoire de mariage", bien que la carte d'identité du recourant (échue le 22 juin 2019) et le passeport de la recourante (échu le 14 septembre 2020) n'étaient plus valables lors du dépôt de leur demande d'ouverture d'une procédure préparatoire de mariage, le 24 mai 2022. Il faut relever cependant, s'agissant du recourant, que son dossier fait état d'un permis de conduire, non encore échu, avec photo, et qui mentionne en référence un document d'identité qui contient aussi une photographie.

En outre, les recourants ont fait les démarches nécessaires pour obtenir des documents le plus à jour possible et les ont produits, certes uniquement en cours de procédure devant le tribunal. Or, comme susmentionné (supra consid. 4), il ne pouvait être exigé des recourants, auxquels le statut de requérants d'asile en cours de procédure doit être attribué, qu'ils se rendent en Côte d'Ivoire pour obtenir des documents à jour avec photographie comme le requiert l'autorité intimée. Comme ils l'ont montré de manière convaincante et sans être contredits sur ce point, l'obtention de documents comportant une photographie nécessitait immanquablement de retourner dans leur pays dans un des centres d'enrôlement. En outre, les recourants ont pu, par un représentant légal, se procurer d'autres documents, certes moins probants qu'une pièce d'identité ou un passeport biométrique, mais permettant tout de même, avec les autres documents figurant au dossier, d'admettre qu'ils ont entièrement collaboré à l'établissement des faits et qu'aucun manquement ne leur est imputable.

En statuant que, faute d'avoir fourni une pièce d'identité valables, il ne pouvait être entré en matière sur la demande de préparation du mariage, l'autorité intimée a violé le droit. Compte tenu de l'importance du droit au mariage, il lui appartenait d'instruire le dossier. Selon les propres directives administratives de l'OFEC (processus n° 30.3, ch. 2.1 in fine) pour saisir un requérant d'asile au registre de l'état civil, il y a lieu de se procurer des photocopies légalisées de documents de voyage et de pièces d'identité remis au centre d'enregistrement (art. 8 al. 1 let. b LAsi) et pour les réfugiés reconnus un titre de voyage pour réfugiés en lieu et place d'un passeport. Dans ce contexte, il convient de renvoyer le dossier à l'autorité intimée pour qu'elle clarifie le statut des recourants et qu'elle requiert, en fonction de ce statut, les documents nécessaires à leur saisie dans le registre de l'état civil, au besoin avec la collaboration des intéressés. Il lui appartiendra également de déterminer quels autres documents doivent être produits par les fiancés en vue de l'ouverture de la procédure préparatoire de mariage, ainsi que la suite adéquate à donner, notamment si ces documents devaient nécessiter une authentification. A cet égard, on relèvera que le tribunal de céans a déjà été amené à constater que les falsifications de documents officiels étaient fréquentes en Côte d'Ivoire, en particulier s'agissant des actes de naissance et des certificats de célibat (cf. CDAP GE.2016.0046 précité consid. 3; GE.2012.0145 du 8 janvier 2013 consid. 2).

6. Il résulte des considérants qui précèdent que le recours doit être admis et la décision attaquée annulée, le dossier de la cause étant renvoyé à l'autorité intimée afin qu'elle en complète l'instruction, puis rende une nouvelle décision.

Il n'est pas perçu de frais de procédure (art. 52 al. 1 LPA-VD). Des dépens sont alloués aux recourants, qui obtiennent gain de cause et ont agi par l'intermédiaire d'un représentant (art. 55, 91 et 99 LPA-VD; art. 10 et 11 du tarif du 28 avril 2015 des frais judiciaires et des dépens en matière administrative [TFJDA; BLV 173.36.5.1]), étant précisé que leur demande d'assistance judiciaire était limitée à l'avance des émoluments de justice.

Par ces motifs
la Cour de droit administratif et public
du Tribunal cantonal
arrête:

I. Le recours est admis.

II. La décision de l'Office de l'état civil du 24 novembre 2022 est annulée, la cause lui étant renvoyée pour nouvelle décision dans le sens des considérants.

III. Il n'est pas perçu de frais judiciaires.

IV. L'Etat de Vaud, par la caisse de l'Office de l'état civil, versera aux recourants, créanciers solidaires, une indemnité à titre de dépens d'un montant de 1'000 (mille) francs.

Lausanne, le 23 mai 2023

Le président: La greffière:

Le présent arrêt est communiqué aux destinataires de l'avis d'envoi ci-joint, ainsi qu’à l’Office fédéral de la justice.

Il peut faire l'objet, dans les trente jours suivant sa notification, d'un recours au Tribunal fédéral. Le recours en matière civile s'exerce aux conditions des articles 72 ss de la loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral (LTF - RS 173.110), le recours constitutionnel subsidiaire à celles des articles 113 ss LTF. Le mémoire de recours doit être rédigé dans une langue officielle, indiquer les conclusions, les motifs et les moyens de preuve, et être signé. Les motifs doivent exposer succinctement en quoi l’acte attaqué viole le droit. Les pièces invoquées comme moyens de preuve doivent être jointes au mémoire, pour autant qu’elles soient en mains de la partie; il en va de même de la décision attaquée.