TRIBUNAL CANTONAL

COUR DE DROIT ADMINISTRATIF ET PUBLIC

Arrêt du 14 juillet 2021

Composition

M. Guillaume Vianin, président; M. Alex Dépraz et Mme Marie-Pierre Bernel, juges; M. Patrick Gigante, greffier.

Recourante

A.________ à ********,

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Autorité intimée

Service de la population, à Lausanne.

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Objet	Assistance judiciaire
	Recours A.________ c/ décision du Service de la population du 3 juillet 2020 (assistance judiciaire - montant de l'indemnité)

Vu les faits suivants:

A. Le 21 mars 2019, le Service de la population (SPOP) a informé B.________, ressortissante britannique, de son intention de refuser la prolongation de son autorisation de séjour UE/AELE, respectivement sa demande de transformation de celle-ci en autorisation d'établissement. Le SPOP relevait alors que l'intéressée avait perdu sa qualité de travailleuse et qu'elle n'était pas en mesure d'assurer de manière autonome ses besoins financiers.

Auparavant, le 21 janvier 2019, B.________ avait établi en faveur deC.________, avocat à ********, avec faculté de substitution avec les avocats de la même étude, dont A.________, avocate à ********, une procuration aux fins de la représenter et de l'assister dans le cadre du renouvellement de son permis de séjour.

Dans une écriture du 8 juillet 2019, B.________, qui agissait par l'intermédiaire de A.________, a donné suite au courrier du SPOP du 21 mars 2019. A titre préalable, elle a demandé à bénéficier de "l’assistance judiciaire totale", l'avocate prénommée étant "désignée en qualité de défenseure d'office dès le 21 janvier 2019". Sur le fond, elle a requis à titre principal la prolongation de son autorisation de séjour UE/AELE pour une durée de cinq ans et, subsidiairement, la délivrance d’une autorisation de séjour UE/AELE. A cette écriture était jointe la procuration du 21 janvier 2019.

Le 11 juillet 2019, le SPOP a invité l'intéressée à lui faire parvenir le formulaire de demande d’assistance judiciaire dûment rempli. Le 16 août 2019, le formulaire en question a été retourné au SPOP.

Par décision du 7 novembre 2019, le SPOP a accordé à B.________ l’assistance judiciaire dès le 8 juillet 2019 et a désigné A.________ en qualité de conseil d’office. Ce prononcé est entré en force.

B. Par décision du 6 février 2020, le SPOP a refusé de renouveler l'autorisation de séjour d’B.________ et prononcé son renvoi de Suisse. Par acte du 11 mars 2020, l'intéressée a recouru devant la Cour de droit administratif et public du Tribunal cantonal (CDAP) contre cette décision. Elle a demandé, à titre préalable, à ce que l'assistance judiciaire lui soit accordée, un conseil d'office étant désigné en la personne de A.________. La cause a été enregistrée sous la référence PE.2020.0067.

Entre-temps, le 28 février 2020, A.________ a fait parvenir sa note d’honoraires au SPOP soit, pour la période allant du 15 avril 2019 au 28 février 2020, un montant de 5'555 fr., pour un total de 31,41 heures, plus débours (5%), plus TVA (7%), soit au total 6'281 fr.85. Le 2 avril 2020, le SPOP a informé A.________ que la prise de décision était différée en raison de la limitation des activités de l’administration publique due à la pandémie, mais qu’un acompte de 3'246 fr. lui serait versé. Le SPOP a également informé cette avocate de ce qu’il n’avait pas l’intention de lui allouer les montants comptabilisés pour la période antérieure au 8 juillet 2019. Par courriel du 3 avril 2020, A.________ a contesté ce qui précède.

Par décision du 3 juillet 2020, le SPOP a arrêté à 2'870 fr. le montant des honoraires dus à A.________, auxquels s’ajoutent les débours (5%) et la TVA (7,7%), soit au total un montant de 3'246 francs.

C. Par acte du 31 août 2020, A.________ a recouru à la CDAP contre cette dernière décision, dont elle demande principalement la réforme, en ce sens que le montant de l'indemnité qui lui est allouée est arrêté à 6'281 fr.85, débours et TVA inclus; à titre subsidiaire, elle conclut à l’annulation de la décision attaquée et au renvoi de la cause au SPOP pour nouvelle décision dans le sens des considérants. La cause a été enregistrée sous la référence PE.2020.0173.

Dans sa réponse, l'autorité intimée propose le rejet du recours et la confirmation de la décision entreprise.

Invitée à se déterminer, la recourante maintient ses conclusions.

Par arrêt du 4 janvier 2021 dans la cause PE.2020.0067, la CDAP a admis le recours d’B.________ et renvoyé la cause au SPOP pour qu’il renouvelle l'autorisation de séjour UE/AELE de cette dernière. Les frais ont été laissés à la charge de l’Etat et une indemnité de 2'000 fr. à titre de dépens lui a été allouée. Sur la base de la liste des opérations produite le 17 novembre 2020, l’indemnité de A.________ comme défenseur d'office a été arrêtée à 4071 fr. 35, soit 3'600 fr. pour le travail d’avocate (20 h x 180 fr.), 180 fr. de débours et 291 fr. 05 de TVA au taux de 7.7 %, sous déduction des dépens alloués.

Par avis du 11 mai 2021, le juge instructeur de la cause PE.2020.0173 a demandé à la recourante des informations supplémentaires. Il a notamment relevé que l'autorité intimée avait transmis deux courriers, respectivement du 23 avril et du 27 mai 2019, qui lui avaient été adressés non par la recourante, mais par son confrère C.________.

Le 21 mai 2021, l'autorité intimée a produit à la requête du juge instructeur une copie du dossier constitué dans la cause PE.2020.0067, le dossier original étant en mains du Secrétariat d'Etat aux migrations.

La recourante a donné suite à la demande du 11 mai 2021 dans une écriture du 21 juin 2021. Elle a notamment relevé qu'elle avait signé elle-même par ordre ("p. o.") les deux courriers du 23 avril et du 27 mai 2019 établis au nom de son confrère C.________.

L'autorité intimée n'a pas fait usage de la faculté qui lui a été donnée de se déterminer sur le contenu de cette écriture.

D. Le Tribunal a statué à huis clos, par voie de circulation.

Considérant en droit:

1. Le Tribunal examine d’office la recevabilité des recours qui lui sont soumis.

a) aa) Selon l'art. 75 de la loi vaudoise du 28 octobre 2008 sur la procédure administrative (LPA-VD; BLV 173.36), a qualité pour former recours toute personne physique ou morale ayant pris part à la procédure devant l'autorité précédente ou ayant été privée de la possibilité de le faire, qui est atteinte par la décision attaquée et qui dispose d'un intérêt digne de protection à ce qu'elle soit annulée ou modifiée (let. a), ainsi que toute autre personne ou autorité qu'une loi autorise à recourir (let. b).

bb) Lorsqu’un recours a trait à la fixation de la rémunération due au titre de l'assistance judiciaire, seul le mandataire a la qualité pour recourir, à l’exclusion de la partie représentée. La jurisprudence considère en effet que cette dernière n'est pas touchée par une telle décision et qu'elle ne dispose pas même d'un intérêt de fait à voir son avocat percevoir une telle indemnité, dans la mesure où elle pourrait ultérieurement être appelée à rembourser le montant de l'aide dont elle a bénéficié par ce biais (cf. ATF 131 V 153 consid. 1; ATF 110 V 360 consid. 2; TF 8D_3/2019 du 6 septembre 2019 consid. 1.3; TF 9C_315/2018 du 5 mars 2019 consid. 8.2.1).

cc) En l’espèce, le recours a été interjeté par le mandataire commis d’office, lequel a qualité pour recourir.

b) En général, une décision rendue en matière d'assistance judiciaire est un prononcé incident (cf. TF 1B_489/2012 du 11 avril 2013 consid. 1.2) qui n'est en principe – sous réserve notamment de l'éventualité d'un préjudice irréparable au sens de l'art. 74 al. 4 let. a LPA-VD – susceptible de recours que conjointement avec la décision finale (cf. art. 74 al. 5 LPA-VD).

En l'occurrence, toutefois, l'autorité intimée n'a pas taxé l'indemnité due au mandataire commis d'office dans sa décision (finale) sur le fond, du 6 février 2020, par laquelle elle a refusé de renouveler l'autorisation de séjour d’B.________ et prononcé son renvoi. La fixation de l'indemnité a fait l'objet d'une autre décision postérieure, laquelle met un terme à la procédure d'assistance judiciaire devant l'autorité intimée. Il s'agit donc également d'une décision finale, qui peut faire l'objet d'un recours à la CDAP.

c) Le recours est par conséquent recevable et il y a lieu d’entrer en matière.

2. a) Selon l'art. 29 al. 3 de la Constitution fédérale de la Confédération suisse du 28 avril 1999 (Cst; RS 101), toute personne qui ne dispose pas de ressources suffisantes a droit, à moins que sa cause paraisse dépourvue de toute chance de succès, à l'assistance judiciaire gratuite. Elle a en outre droit à l'assistance gratuite d'un défenseur, dans la mesure où la sauvegarde de ses droits le requiert. Le droit à l’assistance juridique gratuite dépend de la nécessité pour le requérant d’en bénéficier, afin d’être en mesure de défendre valablement ses droits; il est reconnu pour toutes les phases d’une procédure, y compris la procédure administrative, même pour la phase non contentieuse (cf. Andreas Auer/Giorgio Malinverni/Michel Hottelier, Droit constitutionnel suisse, 2013, vol. II, n. 1580). L’art. 29 al. 3 Cst. ne donne en revanche en principe pas droit à la désignation d'un avocat d'office pour des conseils juridiques et des démarches extrajudiciaires (cf. ATF 121 I 321 consid. 2b p. 325; TF 4A_340/2012 du 19 juin 2012 consid. 3.2; 4P.37/2000 du 27 mars 2000 consid. 5c; dans le même sens, s’agissant de la procédure en matière d’assurances sociales, TF 8C_299/2018 du 29 novembre 2018 consid. 7.3, non pub. in ATF 144 V 361; 8F_7/2013 du 30 juillet 2013 consid. 3.1).

b) L'art. 18 al. 1 LPA-VD prévoit que l'assistance judiciaire est accordée, sur requête, à toute partie à la procédure dont les ressources ne suffisent pas à subvenir aux frais de procédure sans la priver du nécessaire, elle et sa famille et dont les prétentions ou les moyens de défense ne sont pas manifestement mal fondés. Selon l'art. 18 al. 2 LPA-VD, si les circonstances de la cause le justifient, l'autorité peut désigner un avocat d'office pour assister la partie au bénéfice de l'assistance judiciaire. Aux termes de l’art. 18 al. 3 LPA-VD, les autorités administratives sont compétentes pour octroyer l'assistance judiciaire pour les procédures qu'elles mènent. L’art. 18 al. 4 LPA-VD confère au Tribunal cantonal la compétence pour octroyer l'assistance judiciaire pour les procédures ouvertes devant lui. L’art. 18 al. 5 LPA-VD prévoit que, pour le surplus, les dispositions régissant l'assistance judiciaire en matière civile sont applicables par analogie.

Sur le plan matériel, l'octroi de l'assistance judiciaire sous la forme de la désignation d'un mandataire commis d'office est ainsi soumis à trois conditions cumulatives, à savoir l'indigence du requérant, la nécessité de l'assistance, respectivement celle de la désignation d'un avocat et les chances de succès de la démarche (cf. Bernard Corboz, Le droit constitutionnel à l'assistance judiciaire, SJ 2003 II p. 66-89, ch. 7 let. a p. 75; cf. arrêts CDAP GE.2014.0036 du 25 juin 2014; GE.2013.0186 du 12 décembre 2013). Sur le plan formel, une requête est nécessaire, l'assistance judiciaire n'étant pas accordée d'office (voir, outre l'art. 18 al. 1 LPA-VD, les art. 119 al. 1 du Code de procédure civile du 19 décembre 2008 [CPC; RS 272] et 65 al. 1 de la loi fédérale sur la procédure administrative du 20 décembre 1968 [PA; RS 172.021]).

c) Au vu du renvoi contenu à l’art. 18 al. 5 LPA-VD, il importe de se référer, en procédure administrative cantonale, aux règles de l’assistance judiciaire en matière civile, lesquelles ne sont toutefois applicables que par analogie.

aa) Depuis le 1^er janvier 2011, l’étendue de l’assistance judiciaire en procédure civile est déterminée par l’art. 118 al. 1 CPC; celle-ci comprend: l’exonération d’avances et de sûretés (let. a); l’exonération des frais judiciaires (let. b); la commission d’office d’un conseil juridique par le tribunal lorsque la défense des droits du requérant l’exige, en particulier lorsque la partie adverse est assistée d’un avocat; l’assistance d’un conseil juridique peut déjà être accordée pour la préparation du procès (let. c). La procédure et la période d’activité couverte par l’assistance judiciaire sont réglées à l’art. 119 CPC, aux termes duquel la requête d’assistance judiciaire peut être présentée avant ou pendant la litispendance (al. 1). Le requérant justifie de sa situation de fortune et de ses revenus et expose l’affaire et les moyens de preuve qu’il entend invoquer. Il peut indiquer dans sa requête le nom du conseil juridique qu’il souhaite (al. 2). Le tribunal statue sur la requête en procédure sommaire. La partie adverse peut être entendue. Elle le sera toujours si l’assistance judiciaire porte sur la fourniture des sûretés en garantie du paiement des dépens (al. 3). L’assistance judiciaire est exceptionnellement accordée avec effet rétroactif (al. 4). L’assistance judiciaire doit faire l’objet d’une nouvelle requête pour la procédure de recours (al. 5). Il n’est pas perçu de frais judiciaires pour la procédure d’assistance judiciaire, sauf en cas de mauvaise foi ou de comportement téméraire (al. 6).

bb) L’octroi de l’assistance judiciaire et la désignation d’un défenseur d’office produisent en principe leurs effets au moment du dépôt de la requête (TF 4A_541/2012 du 18 janvier 2013 consid. 8; 5A_395/2012 du 16 juillet 2012 consid. 5.5). Il en résulte que si une requête n’est déposée qu’après le prononcé du jugement, il n’y a en règle générale plus lieu d’accorder l’assistance judiciaire, faute de frais à venir (arrêt de l'Obergericht du canton de Zurich du 8 juillet 2013 dans la cause PC120034; v. en outre Denis Tappy, in: Bohnet et al. [édit.], Commentaire romand, Code de procédure civile, 2^e éd., 2019, n. 4 ad art. 119 CPC).

Avant l’entrée en vigueur du CPC, il avait été jugé que l’assistance judiciaire s’étendait aux frais déjà occasionnés avant le dépôt de la demande, pour autant qu’ils résultent de prestations d’avocat fournies en vue du stade de la procédure pour lequel la requête d’assistance judiciaire est déposée (ATF 122 I 203 consid. 2f p. 208). Le Tribunal fédéral a confirmé cette jurisprudence sous le régime du CPC. Dès lors, si les conditions d’octroi de l’assistance judiciaire et d’un défenseur d’office sont réunies, l’Etat doit en prendre en charge les coûts à partir du moment du dépôt de la requête (cf. ATF 140 III 501 consid. 4.3.2 p. 510). Toutefois, l’assistance d’un défenseur d’office s’étend également aux prestations fournies par l’avocat pour un mémoire déposé en même temps que la requête d’assistance judiciaire et aux travaux préparatoires nécessaires, c’est-à-dire aux prestations effectuées par l’avocat en vue du mémoire déposé en même temps que la requête (TF 5A_181/2012 du 27 juin 2012 consid. 2.3.3). L’art. 118 al. 1 let. c 2e phrase CPC a cependant une portée plus large. Il permet en effet d’accorder l’assistance d’un conseil juridique pour la préparation du procès (Tappy, op. cit., n. 21 ad art. 118 CPC). La préparation inclut les démarches visant à déterminer les perspectives offertes par le procès, la clarification des faits et des preuves, le rassemblement et l'évaluation de la documentation ou la formulation de la requête (BOCE 2007 p. 513, intervention du conseiller aux Etats Pierre Bonhôte). L'assistance judiciaire couvre ainsi, par exemple, l’élaboration d’une convention en cas de requête commune en divorce, l'examen des chances de succès et de la compétence, la clarification des faits et des preuves, le rassemblement et l'évaluation de la documentation, la formulation des conclusions et les pourparlers transactionnels, dans la mesure où ces opérations sont étroitement liées à la procédure civile envisagée (arrêt du Tribunal cantonal du canton de Fribourg du 21 novembre 2014 dans la cause 102 2014 38 consid. 3, pub. in RFJ 2014 p. 251 ss).

cc) L'art. 29 al. 3 Cst. ne confère en principe aucun droit à l’octroi rétroactif de l’assistance juridique pour les frais qui sont intervenus avant le dépôt de la requête (Auer/Malinverni/Hottelier, op. cit., n. 1620). L’assistance judiciaire n’est en règle générale pas octroyée avec effet rétroactif. En particulier, le plaideur indigent ne saurait arguer de ce qu’il ne connaissait pas son droit à l’assistance judiciaire (TF 5A_849/2014 du 30 mars 2015 consid. 4.5; 5A_843/2009 du 23 février 2010 consid. 4.2). Conformément à l’art. 119 al. 4 CPC, qui reprend les principes jurisprudentiels établis antérieurement au 1^er janvier 2011, l’octroi rétroactif de l’assistance judiciaire n’est justifié que dans une situation exceptionnelle, lorsqu’il n’a pas été possible, notamment en raison de l’urgence d’une opération de procédure impérativement requise, de déposer en même temps une requête d’assistance judiciaire et de désignation d’un défenseur d’office (arrêt 5A_181/2012 précité consid. 2.3.3; Tappy, op. cit., n. 19 ad art. 119 CPC). L’art. 29 al. 3 Cst. n’oblige pas à protéger l’indigent de son ignorance ou de sa négligence, ou d’un manque de conseil de son avocat, s’il procède sur crédit de tiers ou de son avocat alors qu’il aurait pu requérir l’assistance judiciaire et l’octroi d’un défenseur d’office (arrêt 5A_181/2012 déjà cité consid. 2.3.3; cf. en outre Frank Emmel, in: Sutter-Somm et al. [édit.], Kommentar ZPO, 2^e éd., 2013, n. 3 ad art. 119 CPC).

d) En procédure administrative, l'assistance judiciaire ne peut généralement pas être demandée avant la litispendance – contrairement à ce que prévoit l'art. 119 al. 1 CPC – (Kaspar Plüss, in: Alain Griffel [édit.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich, 3^e éd., 2014, n. 61 ad § 16 avec renvoi à l'arrêt du Tribunal administratif du canton de Zurich du 18 avril 2012 dans la cause VB.2012.00082 consid. 9.4.2). La litispendance est créée, dans les procédures devant une autorité administrative, par le dépôt d'une requête ou l'ouverture d'office de la procédure et, dans les procédures devant une autorité de justice administrative, par le dépôt d'un mémoire de recours ou de demande (cf. art. 16 de la loi sur la procédure et la juridiction administratives du canton de Berne du 23 mai 1989 [LPJA; RS/BE 155.21]; voir aussi Martin Bertschi/Kaspar Plüss, in: Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich, op. cit., n. 29 Vorbemerkungen zu §§ 4-31).

En principe, la demande d'assistance judiciaire est déposée en même temps que la requête au fond; elle coïncide alors avec la litispendance. Pour ce qui est de la période qui précède la litispendance, il n'est pas possible de demander l'assistance judiciaire déjà au stade de l'étude du cas et des premiers entretiens entre la partie et son mandataire. La requête peut seulement intervenir dans la perspective d'entreprendre une procédure déterminée et concrète, lorsque, au terme de la phase préalable, il apparaît, de manière fondée, qu'il n'y a pas d'autre moyen de faire valoir les prétentions que de procéder devant les autorités (Lucie von Büren, in: Herzog/Daum [édit.], Kommentar zum Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege im Kanton Bern, 2e éd., 2020, n. 15 ad art. 111).

En procédure devant une autorité de justice administrative, si l'assistance judiciaire est requise avant le dépôt du recours, la partie requérante ne peut obtenir qu'il soit statué sur la requête dans l'intervalle (von Büren, op. cit., n. 15 ad art. 111). L'autorité doit en effet disposer du mémoire de recours, afin de pouvoir évaluer les chances de succès.

La procédure administrative ne connaît pas de règle correspondant à l'art. 118 al. 1 let. c 2e phrase CPC, selon laquelle l’assistance d’un conseil juridique peut déjà être accordée pour la préparation du procès (Plüss, op. cit., n. 96 ad § 16; von Büren, op. cit., n. 13 ad art. 111).

La requête d'assistance judiciaire doit être déposée dès que possible, idéalement au début de la procédure, en même temps que le premier mémoire (Martin Kayser/Rahel Altmann, in: Auer/Müller/Schindler [édit.], Bundesgesetz über das Verwaltungsverfahren/Kommentar, 2e éd., 2019, n. 16 et 58 ad art. 65 PA).

En cas d'admission de la requête, sont indemnisés les frais nécessaires de défense encourus depuis le dépôt de la demande d'assistance judiciaire (cf. Benoît Bovay, Procédure administrative, 2e éd., 2015, p. 309). S'agissant de la période antérieure, seules les prestations fournies en lien avec la phase de procédure lors de laquelle l’assistance judiciaire a été requise sont en principe prises en compte. Cela inclut en particulier le travail de rédaction du mémoire déposé en même temps que la requête d'assistance judiciaire (Rhinow/Koller/Kiss/Thurnherr/Brühl-Moser, öffentliches Prozessrecht, 3e éd., 2014, n. 389). Une indemnisation plus étendue suppose que l'assistance judiciaire soit octroyée avec effet rétroactif. Cela n'est accordé qu'à titre exceptionnel, notamment lorsque, en raison de l’urgence d’un acte de procédure objectivement nécessaire, il n’a pas été possible de déposer en même temps une requête d’assistance judiciaire (Plüss, op. cit., n. 94 s. ad § 16; von Büren, op. cit., n. 17 et 44 ad art. 111; voir aussi René Wiederkehr/Kaspar Plüss, Praxis des öffentlichen Verfahrensrechts, 2020, p. 188 n. 845).

3. a) En l'espèce, l’autorité intimée a fait part à B.________, le 21 mars 2019, de son intention de refuser le renouvellement de son permis de séjour. Le 8 juillet 2019, cette dernière s’est déterminée par la plume de la recourante, qui a notamment requis l’octroi de l’assistance judiciaire en faveur de sa mandante. Cette écriture était accompagnée de la procuration que la prénommée avait établie le 21 janvier 2019 en faveur de Me C.________, avocat à ********, avec faculté de substitution par d'autres avocats de la même étude, dont la recourante.

Par décision du 7 novembre 2019, l’autorité intimée a fait droit à la demande et accordé l’assistance judiciaire requise dès le 8 juillet 2019; la recourante a en outre été désignée conseil d’office d’B.________. Cette décision n’a pas été attaquée. Or, la liste des opérations que la recourante a adressée le 28 février 2020 à l’autorité intimée s’étend à la période allant du 15 avril 2019 au 28 février 2020. La recourante a déclaré une activité totale de 31,41 h, soit 5'555 fr. d’honoraires, et revendique le paiement d’une indemnité de 6'281 fr.85, débours et TVA inclus. Dans la décision attaquée, l’autorité intimée lui a alloué une indemnité de 3'246 fr., débours et TVA inclus et ce pour la période allant du 8 juillet 2019 au 28 février 2020. La recourante se plaint de ce que l’autorité intimée n’a pas indemnisé les opérations qu’elle a effectuées pour sa mandante du 15 avril au 7 juillet 2019.

L’autorité intimée a considéré dans la décision attaquée qu'"en-dehors des cas où l'effet rétroactif est admis, ce n'est pas la pratique de notre Service d'accorder l'assistance judiciaire pour les opérations faites avant la date de la demande d'assistance judiciaire, même celles inhérentes à la rédaction de la demande". Dans sa réponse, elle a indiqué qu'elle n'octroie l'assistance judiciaire, le cas échéant, "qu'à partir de la date de la demande, à moins que la demande ne requière expressément qu'elle soit octroyée pour une date antérieure, auquel cas nous faisons en principe droit à cette requête".

b) Comme on l'a vu plus haut, en cas d'octroi de l'assistance judiciaire sous la forme de la désignation d'un mandataire d'office, la décision intervient avec effet en principe – sous réserve de la rétroactivité, laquelle doit faire l'objet d'une demande spéciale, dûment motivée – à la date du dépôt de la requête. Cette règle, qui découle du fait que l'assistance judiciaire est accordée seulement sur requête, se justifie d'autant plus dans la procédure devant une autorité administrative, dès lors que cette procédure est moins formaliste que celle qui se déroule devant une autorité de justice administrative. Dans ce cadre moins formel, le fait de rattacher le début des effets de la décision d'octroi de l'assistance judiciaire à un acte de la partie assistée et/ou de son mandataire répond à des exigences de sécurité du droit aussi bien que de praticabilité pour l'autorité administrative.

Conformément aux avis de doctrine cités plus haut, la demande d'assistance judiciaire doit être déposée le plus tôt possible, dès qu'il apparaît qu'il n'y a pas d'autre moyen de faire valoir les prétentions que de procéder devant les autorités.

La règle selon laquelle, en procédure administrative, la requête d'assistance judiciaire ne peut être déposée avant la litispendance, n'a guère de portée lorsque, comme en l'espèce, la procédure devant une autorité administrative a été engagée d'office. En effet, dans une telle situation, c'est l'ouverture – d'office – de la procédure qui crée la litispendance. Dans le cas particulier, il y avait ainsi litispendance dès le 21 mars 2019, date à laquelle l'autorité intimée a informé B.________ de son intention de refuser la prolongation de son autorisation de séjour UE/AELE, respectivement la demande de transformation de celle-ci en autorisation d'établissement.

Dans une telle situation, il est clair d'entrée de cause que le seul moyen de faire valoir les prétentions est de procéder devant l'autorité.

En principe, la requête d'assistance judiciaire, qui doit intervenir dès que possible, est alors déposée en même temps que le premier mémoire (cf. Kayser/Altmann, loc. cit.), sur la base duquel les chances de succès peuvent être évaluées.

Compte tenu du fait que l'assistance judiciaire est octroyée avec effet à la date du dépôt de la requête, il est cependant loisible à l'avocat de la demander avant de déposer le premier mémoire. Dans ce cas, l'autorité administrative attendra, pour statuer sur la requête, d'être en mesure d'apprécier les chances de succès sur la base du mémoire déposé par la suite.

En procédure administrative, spécialement devant une autorité administrative, la situation est donc en partie différente de celle qui prévaut en procédure civile. La jurisprudence à laquelle se réfère la recourante (en part. l'arrêt du TC fribourgeois du 21 novembre 2014 précité consid. 3) repose notamment sur l'art. 118 al. 1 let. c 2e phrase CPC (aux termes duquel "l’assistance d’un conseil juridique peut déjà être accordée pour la préparation du procès"), disposition dont on a vu qu'elle n'était pas applicable en procédure administrative.

c) En l'occurrence, la recourante a requis l’assistance judiciaire pour le compte de sa mandante le 8 juillet 2019, en produisant en même temps des déterminations sur le courrier de l'autorité intimée du 21 mars 2019. La procuration établie le 21 janvier 2019 était jointe à cette écriture.

Dans sa réplique, la recourante fait valoir, en se référant à la réponse de l'autorité intimée, que la requête d'assistance judiciaire sollicitait "expressément l'octroi à partir d'une date antérieure à son dépôt, ce à quoi le SPOP aurait donc dû faire droit, selon son propre aveu et au regard du principe d'égalité de traitement".

Toutefois, la décision d'octroi de l'assistance judiciaire du 7 novembre 2019 prévoit clairement que celle-ci est accordée dès le 8 juillet 2019 (ch. 1 du dispositif). Ce prononcé n'a pas été contesté et est entré en force.

Il y a donc lieu de retenir que l'assistance judiciaire n'a pas été accordée avec effet rétroactif, mais seulement avec effet à la date du dépôt de la demande.

Conformément à ce qui a été dit plus haut, l'écriture du 8 juillet 2019 déposée en même temps que la requête d'assistance judiciaire doit être indemnisée. Cela n'a été que partiellement le cas. En effet, au regard de la liste des opérations (où l'écriture en question est désignée par le terme "objections") du 28 février 2020, il n’a été tenu compte que d’une heure d’activité, soit les corrections que la recourante a apportées à son projet le 8 juillet 2019. On voit pourtant que la recourante y a consacré au total cinq heures, dont deux le 2 juillet 2019 et deux autres le 5 juillet 2019. Ces prestations auraient également dû être prises en considération.

En outre, deux opérations concomitantes à la rédaction de l'écriture en question, à savoir l'entretien téléphonique avec le Dr ******** (2 juillet 2019) et la "réception et envoi mails à CSR, médecin, cliente" (3 juillet 2019), apparaissent comme étroitement liées à ces déterminations et doivent ainsi également être indemnisées.

Il résulte de ce qui précède que l’indemnité allouée à la recourante aurait également dû couvrir les opérations effectuées par cette dernière du 2 au 7 juillet 2019 (inclusivement). Ces opérations représentent au total 4,34 heures (quatre heures et vingt minutes). L'indemnité correspondante (780 fr.) doit être ajoutée à celle arrêtée dans la décision attaquée (2'870 fr.).

En revanche, les opérations plus anciennes, telles que notamment les recherches juridiques effectuées les 23 avril, 17, ainsi que 22 et 24 mai 2019, n'ont pas à être indemnisées, du moment qu'elles sont antérieures au dépôt de la demande d'assistance judiciaire. On relève à cet égard que la recourante aurait pu – et dû – faire cette demande plus tôt, compte tenu du fait qu'en procédure administrative, spécialement devant une autorité administrative, c'est la date du dépôt de la requête qui détermine l'étendue de l'indemnisation au titre de l'assistance judiciaire.

Par ailleurs, du moment que c'est la recourante qui a été commise d'office, seules les opérations qu'elle a effectuées elle-même (ou qui ont été par hypothèse déléguées à un avocat-stagiaire, sous la supervision de la recourante) peuvent être indemnisées. Cela exclut notamment les courriers précités du 23 avril et du 27 mai 2019 (qui ne peuvent être indemnisés déjà pour le motif qu'ils sont antérieurs au dépôt de la requête d'assistance judiciaire, comme indiqué ci-dessus) établis au nom de son confrère C.________, que la recourante a signés par ordre.

4. a) Au vu de ce qui précède, le recours est partiellement admis. La décision attaquée est réformée en ce sens qu'une indemnité d’assistance judiciaire de 4'127 fr.60, soit 3’650 fr. d’honoraires (= 2'870 + 780 fr.), 182 fr.50 de débours (forfait de 5%, conformément à l'art. 3^bis du règlement sur l'assistance judiciaire en matière civile du 7 décembre 2010 [RAJ; BLV 211.02.3]) et 295 fr.10 de TVA ([3’650 fr. + 182 fr.50] x 7,7%), est allouée à la recourante.

b) La recourante succombant partiellement, un émolument judiciaire réduit de 300 fr. est mis à sa charge (cf. art. 49 al. 1, 91 et 99 LPA-VD).

La recourante prétend à l’allocation d’une indemnité équitable.

Selon l'art. 55 al. 1 LPA-VD, en procédure de recours et de révision, l'autorité alloue une indemnité à la partie qui obtient totalement ou partiellement gain de cause, en remboursement des frais qu'elle a engagés pour défendre ses intérêts. Sont visés les frais occasionnés par le recours à un mandataire professionnel (cf. arrêt GE.2019.0118 du 30 avril 2020 consid. 3d). Celui qui défend sa propre cause n'a donc en principe pas droit à une telle indemnité. Toutefois, la jurisprudence admet exceptionnellement le principe d'une telle indemnité lorsque les circonstances particulières du cas le justifient (affaire compliquée, valeur litigieuse très élevée, défense des intérêts ayant nécessité un travail important qui dépasse ce qui peut être raisonnablement exigé d'un justiciable; cf. ATF 125 II 518; arrêts GE.2019.0030 du 30 juillet 2019 consid. 5; GE.2017.0089 du 7 décembre 2017 consid. 4 dans le cas d'un avocat plaidant sa propre cause).

En l'occurrence, la recourante n'allègue pas et ne démontre encore moins que ces conditions seraient réunies. Il n'y a donc pas lieu d'allouer de dépens.

Par ces motifs
la Cour de droit administratif et public
du Tribunal cantonal
arrête:

I. Le recours est partiellement admis.

II. La décision du Service de la population, du 3 juillet 2020, est réformée en ce sens qu’une indemnité d’assistance judiciaire de 4'127 fr.60 (quatre mille cent vingt sept francs et soixante centimes) est allouée à A.________.

III. Un émolument judiciaire de 300 fr. (trois cents) est mis à la charge de A.________.

IV. Il n'est pas alloué de dépens.

Lausanne, le 14 juillet 2021

Le président: Le greffier:

Le présent arrêt est communiqué aux destinataires de l'avis d'envoi ci-joint, ainsi qu’au SEM.

Il peut faire l'objet, dans les trente jours suivant sa notification, d'un recours au Tribunal fédéral (Tribunal fédéral suisse, 1000 Lausanne 14). Le recours en matière de droit public s'exerce aux conditions des articles 82 ss de la loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral (LTF - RS 173.110), le recours constitutionnel subsidiaire à celles des articles 113 ss LTF. Le mémoire de recours doit être rédigé dans une langue officielle, indiquer les conclusions, les motifs et les moyens de preuve, et être signé. Les motifs doivent exposer succinctement en quoi l’acte attaqué viole le droit. Les pièces invoquées comme moyens de preuve doivent être jointes au mémoire, pour autant qu’elles soient en mains de la partie; il en va de même de la décision attaquée.