in Sachen

X.___

Beschwerdeführer

vertreten durch Y.___ GmbH

Z.___

gegen

Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich, Ausgleichskasse

Röntgenstrasse 17, Postfach, 8087 Zürich

Beschwerdegegnerin

Sachverhalt:

1.    X.___, geboren 1959, ist als Architekt und Designer berufstätig (Urk. 11/41). Er ist der Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich, Ausgleichskasse, als Selbständigerwerbender angeschlossen. Am 20. November 2023 gelangte Z.___, der Treuhänder von X.___, an die Ausgleichskasse (Urk. 11/112). Er teilte der Ausgleichskasse die von X.___ in den Jahren 2020 bis 2022 aus selbständiger Erwerbstätigkeit erzielten Einkommen mit (Urk. 11/112/1) und bat sie um eine Anpassung der Akontobeiträge (Urk. 11/112/2). Bezüglich der Jahre 2021 und 2022 erfolge die Anpassung am 16. August 2024 (Urk. 11/120-121). Gleichtags stellte die Ausgleichskasse die aufgrund der Erhöhung der Akontobeiträge resultierende Differenz zur Zahlung bis 15. September 2024 in Rechnung (Urk. 11/118-119). Nach Erhalt der Steuermeldung für das Jahr 2021 vom 1. November 2024 (Urk. 11/129) setzte die Ausgleichskasse am selben Tag die von X.___ für das Jahr 2021 als Selbständigerwerbender zu bezahlenden Beiträge mit einer Verfügung fest (Urk. 11/130). Dagegen liess X.___ mit Eingabe von Z.___ vom 27. November 2024 Einsprache erheben (Urk. 11/137). Alsdann forderte der Sachbearbeiter der Ausgleichskasse Z.___ mit Schreiben vom 14. August 2025 auf, bis 15. September 2025 eine Vollmacht von X.___ einzureichen (Urk. 11/147). Mit Entscheid vom 14. November 2025 trat die Ausgleichskasse auf die Einsprache nicht ein, weil innert Frist keine gültige Vollmacht eingereicht worden sei (Urk. 2).

2.    

2.1    Dagegen erhob X.___ am 5. Dezember 2025 Beschwerde. Er beantragte sinngemäss, dass der angefochtene Entscheid aufzuheben und die Beschwerdegegnerin zu verpflichten sei, über seine Einsprache vom 27. November 2024 gegen die Beitragsverfügung vom 1. November 2024 materiell zu entscheiden (Urk. 1).

2.2    Mit Beschwerdeantwort vom 8. Januar 2026 beantragte die Beschwerdegegnerin Abweisung der Beschwerde (Urk. 10, unter Beilage der Kassenakten, Urk. 11/1-157), was dem Beschwerdeführer mit Verfügung vom 9. Januar 2026 zur Kenntnis gebracht wurde (Urk. 12).

3.    Auf die Vorbringen der Parteien und die eingereichten Akten wird, soweit erforderlich, in den nachfolgenden Erwägungen eingegangen.

Das Gericht zieht in Erwägung:

1.    

1.1    Zur Begründung des angefochtenen Nichteintretensentscheids vom 14. November 2025 (Urk. 2) führte die Beschwerdegegnerin im Wesentlichen aus, dass die Einsprache von Z.___ ohne Vollmacht des Beschwerdeführers erhoben worden sei (Urk. 2 S. 1-2). Deshalb sei Z.___ mit Einschreiben vom 14. August 2025 aufgefordert worden, ihr bis am 15. September 2025 eine rechtsgenügliche Vollmacht zuzusenden. Innert dieser Frist sei keine gültige Vollmacht eingereicht worden, weshalb androhungsgemäss auf die Einsprache nicht eingetreten werde (Urk. 2 S. 2).

1.2    Der Beschwerdeführer liess im Wesentlichen ausführen, dass die Beschaffung der von der Beschwerdegegnerin einverlangten Vollmacht aufgrund von Arbeitsauslastung und verschiedenen Abwesenheiten leider länger als angenommen gedauert habe. Mit seiner Beschwerde reiche er dem Gericht zwei vom Beschwerdeführer unterzeichnete Vollmachten betreffend Rechtshandlungen mit der Beschwerdegegnerin sowie Auskunft und Akteneinsicht ein. Das Gericht werde gebeten, seine Einsprache vom 27. November 2024 zu behandeln (Urk. 1).

2.

2.1    Die Bestimmungen des Bundesgesetzes über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts (ATSG) sind auf die im ersten Teil des Bundesgesetzes über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) geregelte Alters- und Hinterlassenenversicherung anwendbar, soweit das AHVG nicht ausdrücklich eine Abweichung vom ATSG vorsieht (Art. 1 Abs. 1 AHVG in Verbindung mit Art. 2 ATSG).

2.2    Über Leistungen, Forderungen und Anordnungen, die erheblich sind oder mit denen die betroffene Person nicht einverstanden ist, hat der Versicherungsträger schriftlich Verfügungen zu erlassen (Art. 49 Abs. 1 ATSG).

2.3    Gegen Verfügungen kann innerhalb von 30 Tagen bei der verfügenden Stelle Einsprache erhoben werden, davon ausgenommen sind prozess- und verfahrensleitende Verfügungen (Art. 52 Abs. 1 ATSG). Nach Art. 10 der Verordnung über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts (ATSV) müssen Einsprachen ein Rechtsbegehren und eine Begründung enthalten (Abs. 1). Die schriftlich erhobene Einsprache muss die Unterschrift der Einsprache führenden Person oder ihres Rechtsbeistands enthalten (Abs. 4 erster Satz). Genügt die Einsprache den Anforderungen nach Absatz 1 nicht oder fehlt die Unterschrift, so setzt der Versicherer eine angemessene Frist zur Behebung der Mängel an und verbindet damit die Androhung, dass sonst auf die Einsprache nicht eingetreten wird (Abs. 5).

2.4

2.4.1    Die Partei kann sich, wenn sie nicht persönlich zu handeln hat, jederzeit vertreten oder, soweit die Dringlichkeit einer Untersuchung es nicht ausschliesst, verbeiständen lassen (Art. 37 Abs. 1 ATSG). Ein Vertretungsverhältnis kann auch mittels einer mündlichen oder durch konkludentes Handeln erteilten Vollmacht begründet werden (Franziska Martha Betschart, in: BSK-ATSG, 2. Aufl. 2025, N. 13 zu Art. 37 mit Hinweisen).

2.4.2    Der Versicherungsträger kann die Vertretung auffordern, sich durch schriftliche Vollmacht auszuweisen (Art. 37 Abs. 2 ATSG). Demnach liegt der Entscheid darüber, ob eine schriftliche Vollmacht eingeholt wird, im Ermessen des Versicherungsträgers (Betschart, a.a.O., N. 14 zu Art. 37 mit Hinweis). Art. 37 Abs. 2 ATSG entspricht Art. 11 Abs. 2 des Bundesgesetzes über das Verwaltungsverfahren (VwVG), wonach die Behörde den Vertreter auffordern kann, sich durch schriftliche Vollmacht auszuweisen (Betschart, a.a.O., N. 3 zu Art. 37; Philipp Geertsen, in: Ueli Kieser/Matthias Kradolfer/Miriam Lendfers [Hrsg.], Kommentar zum Bundesgesetz über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts, 5. Auflage, Zürich/Genf 2024, N. 20 zu Art. 37 ATSG). In der aktuellen Verwaltungspraxis wird in der Regel eine schriftliche Vollmacht verlangt (Betschart, a.a.O., N. 14 zu Art. 37 mit Hinweis; Geertsen, a.a.O., N. 21 zu Art. 37 ATSG).

    Eine pflichtgemässe Handhabung des dem Versicherungsträger eingeräumten Ermessens schliesst es aber aus, eine Partei zur Einreichung einer schriftlichen Vollmacht aufzufordern, wenn sich die Bevollmächtigung klar aus den Umständen ergibt (Urteil des Bundesverwaltungsgerichts C-4953/2017 vom 27. März 2019 E. 2.2.1 mit Hinweis; Geertsen, a.a.O., N. 21 zu Art. 37 ATSG mit Hinweis; vgl. auch Max Imboden/René A. Rhinow, Schweizerische Verwaltungsrechtsprechung, 6. Aufl. 1986, Band I, S. 179 mit Hinweis; René Wiederkehr/Christian Meyer/Anna Böhme, VwVG Kommentar, N. 19 zu Art. 11 mit Hinweis; Vera Marantelli-Sonanini/Said Huber, in: Bernhard Waldmann/Patrick L. Krauskopf [Hrsg.], Praxiskommentar Verwaltungsverfahrensgesetz [VwVG], 3. Aufl. 2023, N. 24 zu Art. 11 mit Hinweisen). Nach der zum Verwaltungsverfahren ergangenen Rechtsprechung darf eine Behörde ein Vertretungsverhältnis ohne schriftliche Vollmacht nur dann annehmen, wenn sich aus den Umständen eine eindeutige Willensäusserung auf Bevollmächtigung ergibt. Wenn die Behörde Zweifel hat, ob eine Vollmacht vorliegt, oder am Umfang einer ihr bekannten Vollmacht zweifelt, ist sie gehalten, sich durch das Einverlangen einer schriftlichen Vollmacht Klarheit zu verschaffen (Res Nyffenegger, in: Christoph Auer/Markus Müller/Benjamin Schindler [Hrsg.], Kommentar zum Bundesgesetz über das Verwaltungsverfahren [VwVG], 2. Aufl. 2019, N. 18 zu Art. 11 VwVG mit Hinweis auf das Urteil des Bundesverwaltungsgerichts A-1645/2012 vom 18. Dezember 2012 E. 3.1.3 und BGE 117 Ia 440 E. 1b).

3.

3.1    Es steht fest und ist unbestritten, dass die Beschwerdegegnerin Z.___, welcher auch als Rechtsvertreter des Beschwerdeführers im vorliegenden Beschwerdeverfahren auftritt (Urk. 1, Urk. 8), im Einspracheverfahren mit Schreiben vom 14. August 2025 aufgefordert hat, bis 15. September 2025 eine Vollmacht des Beschwerdeführers einzureichen, und androhte, sie trete auf die Einsprache (vom 27. November 2024, Urk. 11/137) nicht ein, wenn sie bis zum genannten Datum keine Vollmacht erhalte (Urk. 11/147). Aktenkundig ist ferner, dass Z.___ der Beschwerdegegnerin mit E-Mail-Nachricht vom 15. September 2025 (Urk. 11/149) eine vom Beschwerdeführer am 3. Januar 2025 unterzeichnete Vollmacht zur Vertretung im ordentlichen Veranlagungsverfahren für Einkommens- und Vermögenssteuern vor den Steuerbehörden in der Schweiz (Urk. 11/150) zusandte. Darauf antwortete der Sachbearbeiter der Beschwerdegegnerin am 7. Oktober 2025 ebenfalls per E-Mail, dass die aufgelegte Vollmacht nicht genüge, weil sie sich nicht auf das Sozialversicherungsverfahren beziehe. Er forderte Z.___ — ohne Ansetzung einer neuen Frist — auf, die ihm im Anhang zugesandte vorgefertigte Vollmacht vom Beschwerdeführer unterzeichnet zu retournieren (Urk. 11/151). Z.___ stellt nicht in Abrede, dass es ihm in der Folge nicht gelang, eine die genannten Anforderungen erfüllende Vollmacht des Beschwerdeführers einzureichen, bis die Beschwerdegegnerin am 14. November 2025 den angefochtenen Nichteintretensentscheid (Urk. 2) erliess (Urk. 1).

3.2    Wie festgehalten, überschreitet ein Versicherungsträger das ihm gemäss Art. 37 Abs. 2 ATSG zustehende Ermessen, wenn er eine Partei zur Einreichung einer schriftlichen Vollmacht auffordert, obwohl sich die Bevollmächtigung klar aus den Umständen ergibt (E. 2.4.2). Im vorliegenden Fall führte Z.___ mit seinem an die Beschwerdegegnerin gerichteten Schreiben vom 30. November 2023 aus, dass er ihr als Treuhänder des Beschwerdeführers dessen Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit in den Jahren 2020 bis 2022 bekannt gebe (Urk. 11/112/1). Die Beschwerdegegnerin werde gebeten, die Akontorechnungen für die Jahre 2020 bis 2022 entsprechend anzupassen und dem Beschwerdeführer bereits vor der Meldung des kantonalen Steueramtes die Nachbelastung zuzusenden (Urk. 11/112/2). Am 16. August 2024 erhöhte die Beschwerdegegnerin die Akontobeiträge für die Jahre 2021 bis 2022 gestützt auf die von Z.___ gemachten Angaben (Urk. 11/120 [Beitragsjahr 2021] und Urk. 11/121 [Beitragsjahr 2022]). Die Beiträge für Selbständigerwerbende für das Jahr 2020 hatte die Beschwerdegegnerin bereits zuvor mit Verfügung vom 23. August 2023 definitiv festgesetzt (Urk. 11/102) gestützt auf die Steuermeldung vom 21. Juli 2023 (Urk. 11/98). Ebenfalls am 16. August 2024 forderte die Beschwerdegegnerin den Beschwerdeführer zur Bezahlung der aus der Anpassung der Akontobeiträge resultierenden Differenzbeträge auf (Urk. 11/118 [Beitragsjahr 2022] und Urk. 11/119 [Beitragsjahr 2021]). Die Schreiben und Rechnungen vom 16. August 2024 adressierte sie jeweils an den Beschwerdeführer (Urk. 11/118-121). Alsdann teilte Z.___ der Beschwerdegegnerin durch einen am 17. September 2024 verfassten Eintrag im Kontaktformular auf der Website der Beschwerdegegnerin mit, dass der Beschwerdeführer mit den Differenzrechnungen vom 16. August 2024 nicht einverstanden sei. Er bitte um einen Mahnstopp. Er werde bis spätestens 18. Oktober 2024 eine Stellungnahme einreichen (Urk. 11/124/1). Allerdings ist in den aufgelegten Kassenakten (Urk. 11/1-157), werden sie in chronologischer Reihenfolge gelesen, bis zur Verfügung vom 1. November 2024, mit welcher die Beschwerdegegnerin die vom Beschwerdeführer für das Jahr 2021 als Selbständigerwerbenden zu bezahlenden persönlichen Beiträge definitiv festsetzte (Urk. 11/130), keine Stellungnahme von Z.___ zu finden. Mit der gegen die Verfügung vom 1. November 2024 (Urk. 11/130) erhobenen Einsprache vom 27. November 2024 (Urk. 11/137) reichte Z.___ ein vom 23. Oktober 2024 datierendes Schreiben mit dem Betreff «Beiträge für Selbständigerwerbende für die Jahre 2021 und 2022» (Urk. 11/138) ein. Dazu hielt er fest, er müsse annehmen, dass die Beschwerdegegnerin dieses Schreiben nie erhalten habe, denn diese habe (ohne sich zum Schreiben vom 23. Oktober 2024 vernehmen zu lassen) die Beiträge für das Jahr 2021 bereits definitiv verfügt (Urk. 11/137). Im besagten Schreiben vom 23. Oktober 2024 wurde im Wesentlichen festgehalten, dass der Beschwerdeführer bei der Ausübung seiner selbständigen Erwerbstätigkeit in den Jahren 2021 und 2022 infolge von Renovationskosten und Wertberichtigungen bei einer vom Beschwerdeführer gehaltenen Liegenschaft Verluste erlitten habe. Für diese Jahre sei daher der AHV-Mindestbeitrag zu erheben. Das Schreiben wurde von Z.___ und — unter dem Halbsatz «Zur Bestätigung des Sachverhaltes» — vom Beschwerdeführer selbst (vgl. dazu die im vorliegenden Verfahren eingereichte Vollmacht vom 12. Dezember 2025, Urk. 8) unterschrieben (Urk. 11/138). Die Beschwerdegegnerin bringt vor, sie habe nicht davon ausgehen dürfen, dass der Beschwerdeführer mit dem Vorgehen von Z.___ einverstanden gewesen sei. Es sei insbesondere nicht auszuschliessen gewesen, dass der Beschwerdeführer das Schreiben vom 23. Oktober 2024 zwar mit Z.___ besprochen und unterzeichnet habe, seine Auffassung in der Folge jedoch geändert und deshalb von einer Versendung des Schreibens abgesehen habe (Urk. 10 S. 2). Richtig ist, dass widersprüchlich scheint, wenn Z.___ der Beschwerdegegnerin zunächst am 20. November 2023 mitteilte, dass das beitragspflichte Einkommen des Beschwerdeführers im Jahr 2021 Fr. 578'700.-- betragen habe (Urk. 11/112/1) und hernach mit Schreiben vom 23. Oktober 2024 behauptete, im selben Jahr habe ein Verlust resultiert (Urk. 11/138). Nichtsdestotrotz besteht kein Zweifel daran, dass Z.___ als jedenfalls in Steuerangelegenheiten mandatierter Treuhänder des Beschwerdeführers handelte. Dies muss für die Beschwerdegegnerin bereits bei der Bearbeitung der von Z.___ verfassten Einsprache vom 27. November 2024 (Urk. 11/137) klar ersichtlich gewesen sein. Als Treuhänder des Beschwerdeführers ersuchte Z.___ mit Schreiben vom 30. November 2023 unter anderem um eine Anpassung der Akontobeiträge für die Jahre 2021 bis 2022 (Urk. 11/112), was die Beschwerdegegnerin am 16. August 2024 wie beantragt umsetzte (Urk. 11/120-121). Zudem verwies Z.___ mit seiner Einsprache vom 27. November 2024 (Urk. 11/137) zur materiellen Begründung auf das vom Beschwerdeführer zur Bestätigung des Sachverhalts mitunterzeichnete Schreiben vom 23. Oktober 2024 (Urk. 11/138). Das Schreiben spricht dafür, dass der Beschwerdeführer seinen Treuhänder Z.___ mit der Anfechtung der Beitragsfestsetzung beauftragt hatte. Eine mündliche Vollmacht war dafür ausreichend (E. 2.4.1). Die Beschwerdegegnerin gibt zu bedenken, dass sie das Schreiben nie erhalten habe (Urk. 10 S. 2). Der von der Beschwerdegegnerin als möglich beschriebene Sachverhalt ist aber nicht überwiegend wahrscheinlich. Kommt hinzu, dass die Beschwerdegegnerin einzig Z.___ und nicht auch den Beschwerdeführer selber aufforderte, das allgemein gehaltene Formular «Vollmacht: Rechtshandlungen mit der SVA Zürich» betreffend Wahrung der Interessen bezüglich Beiträge und Leistungen (vgl. Urk. 3/9-10) auszufüllen (Urk. 11/147, Urk. 11/151), obwohl sie — wie geltend gemacht (Urk. 10 S. 2) — an der Berechtigung zur Einspracheerhebung zweifelte (vgl. hierzu auch Nyffenegger, a.a.O., N. 24 zu Art. 11 VwVG). Ferner ist darauf hinzuweisen, dass die Beschwerdegegnerin mit E-Mail vom 7. Oktober 2025, nach Ablauf der ursprünglich angesetzten Frist (15. September 2025), Z.___ ohne neue Fristansetzung zur Einreichung einer Vollmacht aufforderte; damit schuf sie Vertrauen darauf, dass auch eine nachträglich eingereichte Vollmacht genügen würde. Schliesslich ist darauf hinzuweisen, dass die Beschwerdegegnerin den angefochtenen Entscheid vom 14. November 2025 einzig dem (vermeintlichen) Rechtsvertreter eröffnete, was — wäre dieser nicht vom Beschwerdeführer bevollmächtigt — keine gehörige Eröffnung darstellte.

    Nach dem Gesagten ergab sich die vom Beschwerdeführer erteilte Vollmacht klar aus den Umständen. Die von der Beschwerdegegnerin geltend gemachten Zweifel an der Berechtigung von Z.___, namens und im Auftrag des Beschwerdeführers Einsprache zu erheben, finden in den Akten keine Stütze. Mit der Fristansetzung zur Einreichung einer schriftlichen Vollmacht überschritt die Beschwerdegegnerin das ihr von Art. 37 Abs. 2 ATSG eingeräumte Ermessen. Folglich war es auch nicht rechtens, dass die Beschwerdegegnerin mit dem angefochtenen Entscheid vom 14. November 2025 (Urk. 2) mangels schriftlicher Vollmacht nicht auf die Einsprache des Beschwerdeführers eingetreten ist.

4.    Somit ist der angefochtene Nichteintretensentscheid der Beschwerdegegnerin vom 14. November 2025 (Urk. 2) in Gutheissung der Beschwerde aufzuheben und die Beschwerdegegnerin ist zu verpflichten, sofern die übrigen Voraussetzungen gegeben sind (vgl. E. 2.3), auf die Einsprache gegen die Verfügung vom 1. November 2024 einzutreten und materiell zu entscheiden.

5.    Ausgangsgemäss ist die Beschwerdegegnerin zu verpflichten, dem vertretenen Beschwerdeführer eine Parteientschädigung auszurichten, welche auf Fr. 400.-- (inkl. Barauslagen und MWST) festzusetzen ist.

Das Gericht erkennt:

1.    In Gutheissung der Beschwerde wird der angefochtene Nichteintretensentscheid vom 14. November 2025 aufgehoben und die Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich, Ausgleichskasse, verpflichtet, sofern die übrigen Voraussetzungen gegeben sind, auf die Einsprache des Beschwerdeführers gegen die Verfügung vom 1. November 2024 einzutreten und materiell zu entscheiden.

2.    Das Verfahren ist kostenlos.

3.    Die Beschwerdegegnerin wird verpflichtet, dem Beschwerdeführer eine Parteientschädigung von Fr. 400.-- (inkl. Barauslagen und MWST) zu bezahlen.

4.    Zustellung gegen Empfangsschein an:

- Y.___ GmbH

- Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich, Ausgleichskasse

- Bundesamt für Sozialversicherungen

5.    Gegen diesen Entscheid kann innert 30 Tagen seit der Zustellung beim Bundesgericht Beschwerde eingereicht werden (Art. 82 ff. in Verbindung mit Art. 90 ff. des Bundesgesetzes über das Bundesgericht, BGG). Die Frist steht während folgender Zeiten still: vom siebenten Tag vor Ostern bis und mit dem siebenten Tag nach Ostern, vom 15. Juli bis und mit dem 15. August sowie vom 18. Dezember bis und mit dem 2. Januar (Art. 46 BGG).

    Die Beschwerdeschrift ist dem Bundesgericht, Schweizerhofquai 6, 6004 Luzern, zuzustellen.

    Die Beschwerdeschrift hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel und die Unterschrift der beschwerdeführenden Partei oder ihrer Rechtsvertretung zu enthalten; der angefochtene Entscheid sowie die als Beweismittel angerufenen Urkunden sind beizulegen, soweit die Partei sie in Händen hat (Art. 42 BGG).

Sozialversicherungsgericht des Kantons Zürich

Die VorsitzendeDer Gerichtsschreiber

Arnold GramignaHübscher