I. Auf Grund einer Anfrage der Schulsekretärin reichte die B AG der Schulgemeinde X am 19. Februar 2002 Offerten für den Umzug des Archivs an einen neuen Standort

(Kostendach Fr. 2'500.-) sowie für die teilweise Neuordnung, Nachführung und (soweit notwendig) Neubeschriftung des Archivs, die Abfassung eines neuen und die Nachführung des bestehenden Archivverzeichnisses und einige weitere Arbeiten (Kostendach Fr. 4'000.-) ein.

 

Nachdem die Schulpflege in der Folge den Umzug mit eigenen Mitteln bewerkstelligt hatte, teilte sie der B AG am 17. Dezember 2002 mit, sie beabsichtige im neu bezogenen Archiv regelmässige Archivierungsarbeiten in Auftrag zu geben, welchen Auftrag sie der vor vier Jahren bereits mit der Neuordnung beauftragten Firma erteilen wolle, die ein jährliches Kostendach von Fr. 3'000.- offeriert habe. Am 20. Dezember 2002 schloss die Schulgemeinde X mit dieser Anbieterin, der C AG, einen Vertrag umfassend Revision des Registratursystems, Nachführung der Schriftgutverwaltung im Büro, Nachführungsarbeiten im Archiv sowie Kassation Schriftgut mit einem Kostenrahmen von Fr. 3'000.- jährlich ab, und zwar fest auf drei Jahre, mit Verlängerung um jeweils zwei Jahre, falls keine Kündigung erfolge.

 

II. Am 8. Januar 2003 gelangte die B AG an die Schulpflege X und ersuchte sie um Zustellung eines beschwerdefähigen Entscheids oder der für die abschliessende Beurteilung notwendigen Daten. Nachdem der Präsident der Schulpflege dies am 10. Januar 2003 telefonisch abgelehnt hatte, gelangte die B AG am 14. Januar 2003 mit "vorsorglicher Beschwerde" an das Verwaltungsgericht.

 

Mit Präsidialverfügung vom 17. Januar 2003 wurde das mit der Beschwerde gestellte Gesuch um Erteilung der aufschiebenden Wirkung abgewiesen; gleichzeitig wurden von der Beschwerdegegnerin Beschwerdeantwort und Akten eingeholt.

 

Mit Replik vom 14. Februar 2003 beantragte die Beschwerdeführerin, die Vergabe sei aufzuheben und die Beschwerdegegnerin anzuweisen, ein vorschriftsgemässes Vergabeverfahren durchzuführen, unter Kosten- und Entschädigungsfolgen.

 

Auf Einholung einer Duplik wurde angesichts der offensichtlichen Unbegründetheit der Beschwerde verzichtet (§ 56 Abs. 2 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG]).

 

 

Der Einzelrichter zieht in Erwägung:

 

 

1. a) Vergabeentscheide kantonaler und kommunaler Auftraggeber können unmittelbar mit Beschwerde an das Verwaltungsgericht weitergezogen werden (RB 1999 Nr. 27 = BEZ 1999 Nr. 13 = ZBl 100/1999, S. 372; vgl. Alfred Kölz/Jürg Bosshart/Martin Röhl,

Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich, 2. A., Zürich 1999, § 41 N. 22). Auf das Beschwerdeverfahren gelangen die Art. 15 ff. der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen vom 25. November 1994 (IVöB) sowie die §§ 3 ff. des Gesetzes über den Beitritt des Kantons Zürich zur Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen vom 22. September 1996 (IVöB-BeitrittsG) zur Anwendung. Da der Streitwert Fr. 20'000.- nicht erreicht, erfolgt gemäss § 38 Abs. 2 VRG die Geschäftserledigung durch den Einzelrichter.

 

b) Mit ihrem Einwand, die Auftragsvergabe hätte nach den Regeln eines Einladungsverfahrens erfolgen müssen, ist die Beschwerdeführerin, die regelmässig Dienstleistungen der nachgefragten Art erbringt, nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichts zur Beschwerde legitimiert (RB 2001 Nr. 20 = BEZ 2001 Nr. 55 = ZBl 104/2003, S. 57; vgl. auch VGr BE, 14. Juli 1997, BVR 1998, S. 72 ff.).

 

2. Als kommunale Behörde ist die Beschwerdegegnerin der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen nicht generell unterstellt (Art. 8 Abs. 1 IVöB). Aufgrund von Art. 5 und 9 des Bundesgesetzes vom 6. Oktober 1995 über den Binnenmarkt (Binnenmarktgesetz; BGBM) gelten jedoch für öffentliche Beschaffungen der Kantone, Gemeinden und anderer Träger kantonaler oder kommunaler Aufgaben Mindestgrundsätze, die auch bei Vergaben ausserhalb des Anwendungsbereichs der Interkantonalen Vereinbarung zu beachten sind. Der Regierungsrat hat daher gestützt auf § 2 Abs. 2 IVöB-BeitrittsG mit Beschluss vom 1. Juli 1998 die Gemeinden, Gemeindeverbände und anderen Träger kommunaler Aufgaben in die kantonale Regelung des Beschaffungswesens gemäss dem Beitrittsgesetz und der Submissionsverordnung vom 18. Juni 1997 (SubmV) einbezogen (RRB Nr. 1501/1998, LS 720.111).

 

3. Bei der Vergabe kantonaler oder kommunaler Aufträge, die dieser kantonalen Regelung, nicht aber der Interkantonalen Vereinbarung unterstehen, gelten die Schwellenwerte von § 8 SubmV. Das freihändige Verfahren ist gemäss § 8 Abs. 2 lit. a SubmV zulässig für Dienstleistungsaufträge unter Fr. 50'000.-. Enthält ein Auftrag die Option auf Folgeaufträge, so ist der Gesamtwert massgebend (§ 6 Abs. 2 SubmV). Hier wird der Schwellenwert von Fr. 50'000.- mit einem jährlichen Umfang der Dienstleistungen von maximal Fr. 3'000.- und einer unter Berücksichtigung der Verlängerungsoption massgeblichen Dauer von 5 Jahren bei weitem nicht erreicht, so dass grundsätzlich eine freihändige Vergabe zulässig war. Das scheint auch die Beschwerdeführerin anzuerkennen.

 

Sie macht indessen geltend, mit ihrer Anfrage im Februar 2002 und der späteren Einladung zur Offertstellung der C AG habe die Beschwerdegegnerin freiwillig ein Einladungsverfahren durchgeführt und sei deshalb an die Regeln dieses höherstufigen Verfahrens gebunden.

 

Wählt eine Gemeinde das Einladungsverfahren, obwohl das freihändige Verfahren zulässig gewesen wäre, so muss sie sich bei der gewählten Verfahrensart behaften lassen und hat die dafür geltenden Grundsätze, z.B. betreffend Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung, einzuhalten (RB 1999 Nr. 65 = BEZ 1999 Nr. 36; Peter Galli/André Moser/ Elisabeth Lang, Praxis des öffentlichen Beschaffungsrechts, Zürich/Basel/Genf 2003, Rz. 190). Entgegen der Auffassung der Beschwerdeführerin hat die Beschwerdegegnerin jedoch kein Einladungsverfahren durchgeführt. Das ergibt sich allein schon daraus, dass die im Rahmen eines vom Mitinhaber der Beschwerdeführerin durchgeführten Kurses von der Schulsekretärin spontan ausgesprochene Einladung zur Offertstellung andere Arbeiten betraf als die später der C AG übertragenen. So offerierte die Beschwerdeführerin am 19. Februar 2002 neben dem Umzug des Archivs im Wesentlichen eine teilweise Neuordnung und Neubeschriftung des Archivs sowie Beratung für die Einrichtung des Archivs, während der am 20. Dezember 2002 vergebene Auftrag nur Revision des Registratursystems, Nachführung der Schriftgutverwaltung im Büro, Nachführungsarbeiten im Archiv sowie Kassation Schriftgut umfasste. Die zwei Offerten betrafen zwar das nämliche Archiv, beinhalteten jedoch – auch wenn einzelne Überschneidungen wahrscheinlich sind – nicht den gleichen Leistungsumfang. Das anerkennt der Sache nach auch die Beschwerdeführerin, wenn sie in der Replik (Ziffer 6) ausführt, der Auftrag sei nach Eingang der ersten Offerte abgeändert worden und sie hätte für diesen Leistungsumfang eine Offerte einreichen können, vor welcher diejenige der C AG nicht hätte standhalten können. Somit ist nicht ein Einladungsverfahren mit zwei Anbieterinnen zum nämlichen Auftrag, sondern sind zwei freihändige Verfahren zu unterschiedlichen Aufträgen durchgeführt worden. Dafür sprechen neben dem unterschiedlichen Leistungsumfang auch der grosse zeitliche Abstand zwischen den beiden Offerten und die mit dem erfolgten Umzug des Archivs veränderten Sachumstände. Dass die Beschwerdegegnerin der Beschwerdeführerin die Nichtberücksichtigung ihrer Offerte erst am 17. Dezember 2002 und überdies unter Bezugnahme

auf die Offerte der anderen Anbieterin mitgeteilt hat, ist nicht von entscheidender Bedeutung. Vielmehr lässt sich dem Schreiben entnehmen, dass angesichts der vor vier Jahren vorgenommenen Neuordnung eine solche zurzeit als nicht notwendig erachtet werde und man sich mit der regelmässigen Nachführung begnügen wolle. Der Sache nach ist damit der Beschwerdeführerin mitgeteilt worden, dass auf die Ausführung der von ihr offerierten Arbeiten verzichtet wurde, was im Rahmen einer freihändigen Vergabe jedenfalls dann zulässig ist, wenn dafür wie hier sachlich vertretbare Gründe geltend gemacht werden können.

 

4. Auch im Rahmen einer freihändigen Vergabe ist die Vergabebehörde rechtlich nicht völlig ungebunden, sondern es gelten die Mindestanforderungen des Binnenmarktgesetzes, wie der Grundsatz der Nichtdiskriminierung bzw. der Gleichbehandlung der Anbieter (Art. 3 und Art. 5 Abs. 1 BGBM), sowie die verfassungsrechtlich hergeleiteten allgemeinen Grundsätze rechtsstaatlichen Verwaltungshandelns, wie das Verbot von Willkür und rechtsungleicher Behandlung, der Grundsatz von Treu und Glauben sowie das Gebot eines fairen Verfahrens bzw. eines fairen Wettbewerbs. Generell unzulässig ist auch beim freihändigen Verfahren unterhalb der Schwellenwerte eine auf unsachliche oder sachfremde Kriterien abstellende und damit willkürliche Vergabe (Galli/Moser/Lang, Rz. 189; AGVE 1997 Nr. 92).

 

Die erwähnten Grundsätze sind hier eingehalten worden. Dass die Beschwerdegegnerin aufgrund der Offerte der Beschwerdeführerin zum Schluss gekommen ist, auf eine Neuordnung des Archivs zu verzichten und stattdessen die Anbieterin, die vier Jahre früher eine Neuordnung vorgenommen hatte, mit den regelmässigen Archivierungsaufgaben zu betrauen, ist nachvollziehbar und sachlich vertretbar. Dies gilt umso mehr, als auch die Beschwerdeführerin ihrer Konkurrentin eine grosse Fachkompetenz bescheinigt (Replik Ziffer 6). Die Nichtberücksichtigung des Angebots und die Gründe hierfür sind der Beschwerdeführerin am 17. Dezember 2002 mitgeteilt worden. Damit wurde der Begründungspflicht hinreichend Rechnung getragen. Aus dem Fehlen einer Rechtsmittelbelehrung, sofern eine solche überhaupt erforderlich ist, ist der Beschwerdeführerin, welche die Verfügung rechtzeitig angefochten hat, jedenfalls kein Nachteil entstanden.

 

5. Die Beschwerde erweist sich damit als unbegründet und ist abzuweisen. Die Gerichtskosten sind ausgangsgemäss der Beschwerdeführerin aufzuerlegen (§ 13 Abs. 2 Satz 1 in Verbindung mit § 70 VRG). Eine Parteientschädigung steht ihr nicht zu (§ 17 Abs. 2 VRG).

 

 

Demgemäss entscheidet der Einzelrichter:

 

 

1.    Die Beschwerde wird abgewiesen.

 

2.    Die Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf
Fr. 1'000.--;  die übrigen Kosten betragen:
Fr.    100.--   Zustellungskosten,
Fr. 1'100.--   Total der Kosten.

 

3.    Die Gerichtskosten werden der Beschwerdeführerin auferlegt.

 

4.    Eine Parteientschädigung wird nicht zugesprochen.

 

5.    ...