Verwaltungsgericht des Kantons Zürich: VB.2004.00331

Das Amt für Hochbauten der Stadt Y eröffnete mit Ausschreibung vom 9. Juli 2004 einen zweistufigen Studienauftrag für den Neubau eines Bettenhauses bzw. den Umbau des Hochhauses des Spitals X (BKP 291-296) im selektiven Verfahren. Im Rahmen des Präqualifikationsverfahrens (1. Stufe) gingen bei der Vergabebehörde bis zum 12. August 2004 insgesamt 54 Anträge auf Teilnahme am Submissionsverfahren ein. Darunter befand sich auch die Bewerbung von A. Mit Schreiben vom 13. August 2004 teilte das Amt für Hochbauten A mit, dass seine Bewerbung verspätet eingegangen sei und er deshalb gestützt auf § 28 lit. h der Submissionsverordnung vom 23. Juli 2003 (SubmV) nicht berücksichtigt werden könne.

II.

Am 20. August 2004 erhob A beim Verwaltungsgericht Beschwerde gegen den Entscheid des Amts für Hochbauten der Stadt Y und beantragte, seine Bewerbung für die Teilnahme am Präqualifikationsverfahren zuzulassen. Mit Beschwerdeantwort vom 8. September 2004 liess die Stadt Y die Abweisung der Beschwerde beantragen; unter Kosten- und Entschädigungsfolgen zulasten des Beschwerdeführers. A verzichtete auf eine Replik, hielt aber gleichwohl an seiner Beschwerde fest.

Die Kammer zieht in Erwägung:

Vergabeentscheide kantonaler und kommunaler Auftraggeber können unmittelbar mit Beschwerde an das Verwaltungsgericht weitergezogen werden (RB 1999 Nr. 27 = BEZ 1999 Nr. 13 = ZBl 100/1999, S. 372; vgl. Alfred Kölz/Jürg Bosshart/Martin Röhl, Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich, 2. A., Zürich 1999, § 41 N. 22). Auf das Beschwerdeverfahren gelangen die Art. 15 ff. der revidierten Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen vom 15. März 2001 (IVöB) sowie § 2 des Gesetzes vom 15. September 2003 über den Beitritt zur revidierten Interkantonalen Vereinbarung zur Anwendung.

Gemäss Art. 15 Abs. 1bis lit. d IVöB gilt der Ausschluss aus dem Verfahren als durch Beschwerde selbständig anfechtbare Verfügung. Mithin ist der Entscheid der Beschwerdegegnerin anfechtbar. Als ein vom Präqualifikationsverfahren ausgeschlossener Antragsteller ist der Beschwerdeführer zur Beschwerde legitimiert.

Der Beschwerdeführer bringt vor, seine Bewerbung pünktlich dem Amt für Hochbauten eingereicht zu haben. Er habe die Unterlagen am 12. August 2004 im Büro 208 einem Herrn B übergeben. Herr B habe ihn instruiert, die Bewerbung Frau C, Sachbearbeiterin des Submissionswesens, zu übergeben. Dass die Unterlagen bei Frau C zu spät angekommen seien, dürfe nicht bedeuten, dass er nicht zum Präqualifikationsverfahren zuzulassen sei. Aus diesem Grund beantragte der Beschwerdeführer die Zulassung zum Submissionsverfahren.

2.1 Vergabeentscheide sind anfechtbare Verfügungen, die im Verfahren nach dem Verwaltungsrechtspflegegesetz vom 24. Mai 1959 (VRG) ergehen, soweit das Vergaberecht keine eigenen Verfahrensvorschriften kennt (vgl. RB 2000 Nr. 59 Erw. 4a = BEZ 2000 Nr. 25).

Gemäss § 5 Abs. 2 VRG müssen Eingaben an eine unzuständige Verwaltungsbehörde von Amtes wegen und in der Regel unter Benachrichtigung des Absenders an die zuständige Verwaltungsbehörde weitergeleitet werden; für die Einhaltung der Fristen ist der Zeitpunkt der Einreichung bei der unzuständigen Behörde massgebend. Es stellt sich die Frage, ob diese allgemeine verwaltungsrechtliche Weiterleitungs- und Überweisungspflicht auch im Vergabeverfahren gilt.

Im selektiven Verfahren muss die Veröffentlichung der Ausschreibung neben Angaben über die Vergabestelle und anderen für eine Vergabe relevanten Informationen auch Adresse und Frist für den Antrag auf Teilnahme enthalten (§ 13 Abs. 1 lit. j SubmV). Anträge auf Teilnahme im selektiven Verfahren müssen laut § 25 SubmV innerhalb der Frist schriftlich, durch direkte Übergabe, per Post, oder soweit die Vergabestelle dies zulässt, per Fax oder elektronische Übermittlung erfolgen und vollständig bei der in der Ausschreibung genannten Stelle eintreffen. Dadurch sind Eingabefrist und Eintreffen am von der Vergabebehörde bezeichneten Ort derart eng verknüpft, dass für die Anwendung der allgemeinen Weiterleitungs- bzw. Übergabepflicht von § 5 Abs. 2 VRG im Fall der Einreichung der Offerte bei einer falschen Amtsstelle kein Raum bleibt. Diese Lösung entspricht auch den praktischen Erfordernissen des Vergabeverfahrens: Die Vertreter der Vergabestelle müssen alle fristgerecht eingereichten Anträge auf Teilnahme am selektiven Verfahren gleichzeitig öffnen und danach ein so genanntes Eröffnungsprotokoll erstellen (vgl. § 27 Abs. 2 und 3 SubmV). Nur eine strikte Respektierung von Eingabefrist und des Eintreffens am richtigen Ort kann die effiziente Abwicklung des Vergabeverfahrens sicherstellen und die Gleichbehandlung der Antragsteller wahren. § 5 Abs. 2 VRG kommt deshalb nicht zur Anwendung und eine rechtzeitig bei der falschen Amtsstelle eingereichte Eingabe vermag die Frist nicht zu wahren.

Die Nichteinhaltung der Eingabefrist gilt gemäss § 28 lit. h SubmV als Verletzung eines wesentlichen Formerfordernisses und führt dazu, dass der Anbietende von der Teilnahme am selektiven Verfahren ausgeschlossen wird. Die verspätete Einreichung des Antrags auf Teilnahme stellt auch dann einen Formfehler dar, wenn die Eingabefrist nur geringfügig überschritten wurde. Diese strenge Respektierung der genauen Eingabefrist liegt im Interesse der Gleichbehandlung der Antragsteller und der Transparenz des Verfahrens – dies muss im Übrigen auch für die Abgabe am angegebenen Ort gelten. Der Ausschluss vom Verfahren infolge verspäteten Teilnahmeantrags stellt demnach keinen überspitzten Formalismus dar (vgl. auch Peter Galli/André Moser/Elisabeth Lang, Praxis des öffentlichen Beschaffungsrechts, Eine systematische Darstellung der Rechtsprechung des Bundes und der Kantone, Zürich 2003, N. 263 f.). Die Abgabe des Teilnahmeantrags an einem nicht von der Vergabebehörde angegebenen Ort gilt demgegenüber nicht explizit als wesentlicher Formfehler im Sinn von § 28 lit. h SubmV. Weil ein Antrag auf Teilnahme am Präqualifikationsverfahren nicht nur rechtzeitig, sondern auch am richtigen, angegebenen Ort eintreffen muss, stellt auch die Abgabe am falschen Ort ein wesentlicher Formfehler dar, demgemäss der Antragsteller vom Verfahren ausgeschlossen wird (§ 25 in Verbindung mit § 28 lit. h SubmV).

2.2 In der Ausschreibung vom 9. Juli 2004 wurde – § 13 Abs. 1 lit. j SubmV entsprechend – festgehalten, dass die Bewerbung entweder persönlich im Amtshaus 1, M-Strasse 3, Büro 208 abgegeben oder postal an das Amt für Hochbauten der Stadt Y gesendet werden solle. Ausserdem wurde darauf hingewiesen, dass das Datum des Poststempels nicht massgebend sei. Eingabefrist war in jedem Fall der 12. August 2004, 16 Uhr.

Wie aus dem "Protokoll der Bewerbenden" vom 13. August 2004 hervorgeht, war der Beschwerdeführer der einzige Bewerber, welcher seine Anmeldung nicht postal, sondern persönlich abgegeben hatte. Des Weiteren folgt aus dem Protokoll, dass der Beschwerdeführer seine Unterlagen am 12. August 2004 um 16.27 Uhr eingereicht hatte. Damit war die Bewerbung für das Präqualifikationsverfahren nicht rechtzeitig – d.h. vor 16 Uhr – an der von der Vergabebehörde angegebenen Adresse eingetroffen. Einen Beweis, dass der Antrag rechtzeitig im Büro 208 im Amtshaus 1 an der M-Strasse 3 angekommen ist, vermag der Beschwerdeführer nicht zu erbringen. Im Gegenteil, er führt selbst an, dass die Bewerbung bei Frau C, welche für die Vergabestelle im Büro 208 im Amtshaus 1 arbeitet, zu spät eingetroffen sei. Die Beschwerdegegnerin führt hierzu aus, dass der Beschwerdeführer seine Anmeldung um ca. 16 Uhr Herrn B, Kreisarchitekt im Amt für Baubewilligung, Amtshaus 2 an der M-Strasse 4, Büro 207 abgegeben habe. Dieser habe ihn darauf aufmerksam gemacht, dass er sich im falschen Amtshaus befinde und verwies ihn an die richtige Adresse, Amtshaus 1 an der M-Strasse 3 (Beschwerdeantwort, S. 2 f.). Es bleibt unklar, weshalb der Beschwerdeführer erst nach einer halben Stunde (um 16.27 Uhr) im ungefähr einhundert Meter entfernten Amtshaus 1 an der M-Strasse 3 im (richtigen) Büro 208 seine Bewerbung für das Präqualifikationsverfahren abgegeben hatte.

Entgegen dem Dafürhalten des Beschwerdeführers geht der Einwand, er habe den Antrag im Büro 208 bei Herrn B pünktlich am 12. August 2004 abgegeben, fehl. Ein Antrag auf Teilnahme am Präqualifikationsverfahren muss nicht nur rechtzeitig, sondern auch am richtigen, in der Ausschreibung angegebenen Ort eintreffen (vgl. E. 2.1). Der Ausschluss vom Submissionsverfahren erfolgte somit rechtmässig, weshalb die Beschwerde abzuweisen ist.

Bei diesem Verfahrensausgang wird der Beschwerdeführer kostenpflichtig (§ 70 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 VRG). Eine Parteientschädigung steht ihm als unterliegende Partei von vornherein nicht zu. Hingegen ist der Beschwerdegegnerin gestützt auf § 17 Abs. 2 lit. b VRG eine Parteientschädigung von Fr. 500.- (Mehrwertsteuer inbegriffen) zuzusprechen.

Demgemäss entscheidet die Kammer:

1. Die Beschwerde wird abgewiesen.

2.    Die Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf
Fr. 1'500.--;    die übrigen Kosten betragen:
Fr.    100.--     Zustellungskosten,
Fr. 1'600.--     Total der Kosten.

3. Die Gerichtskosten werden dem Beschwerdeführer auferlegt.

4. Der Beschwerdeführer wird verpflichtet, der Beschwerdegegnerin innert 30 Tagen ab Rechtskraft dieses Entscheids eine Parteientschädigung von Fr. 500.- (Mehrwertsteuer inbegriffen) zu bezahlen.

5. Mitteilung an …