Neuchâtel Tribunal Cantonal Cour Civile, Autorité de recours en matière civile 30.01.2019 ARMC.2018.93 (INT.2019.188)
Neuenburg Cour Civile, Autorité de recours en matière civile 30.01.2019
Neuenburg Cour Civile, Autorité de recours en matière civile 30.01.2019
A. Par contrat de bail à loyer signé le 11 mars 2010, la société A.________ SA, représentée par la gérance B.________ SA, a remis en location, dès le 1er avril 2010, à C.________ (ci-après : la locataire) un local commercial rue (aaaa), à Z.________, dans lequel la locataire exploite un salon de coiffure. Le bail est renouvelable tacitement d'année en année. Le loyer mensuel s’élève à 1'350 francs, plus 250 francs d’acompte de charges. Selon les décomptes établis par la gérance, les frais accessoires à la charge de la locataire se montaient à 3'167.65 pour 2011 et 3'166.6 5 pour 2012. Au cours de l’année 2013, les locaux ont été rachetés par X.________ SA (ci-après : la bailleresse), qui a confié la gérance à D.________ SA.
B. Le 8 décembre 2014, D.________ SA a transmis à la locataire un décompte individuel de frais accessoires pour l’année 2013, présentant un montant de 3'634.25 francs à sa charge, soit, après déduction des acomptes versés par la locataire à hauteur de 3'000 francs, un solde de 634.25 francs. Par courrier du 5 janvier 2015, la locataire a demandé le détail du décompte, qui lui a été transmis à une date indéterminée en 2015 (selon la bailleresse, le décompte a été envoyé encore en janvier 2015).
C. Le 22 décembre 2015, la locataire a reçu un décompte de frais accessoires pour l’année 2014, dont il résultait un solde de 604.61 francs en faveur de la bailleresse. Le 5 novembre 2015, la locataire a requis le détail de ce décompte. Sa demande est restée sans réponse de la part de la bailleresse.
D. Par courrier recommandé du 24 juin 2016, la bailleresse a sommé la locataire de s’acquitter du loyer du mois d’avril 2016 et de régulariser les comptes de charges 2013, 2014 et 2015, ceci dans un délai de trente jours. Cette sommation comprenait, en annexe, le décompte des frais accessoires pour l’année 2015. Par courrier du 16 juillet 2016, la locataire a requis le décompte détaillé des charges 2015 et indiqué qu’afin « d’éviter toutes représailles », elle règlerait le jour même les soldes des décomptes 2013 et 2014. Le 7 novembre 2016, la bailleresse a fait parvenir à la locataire un tableau récapitulant les différentes surfaces et les charges ainsi qu’une liste des frais accessoires pour 2015.
E. Le 29 mars 2017, la locataire a saisi le tribunal civil d’une requête en contestation des frais accessoires pour les années 2013, 2014 et 2015. Elle faisait notamment valoir qu’elle n’avait jamais obtenu d’explications sur l’augmentation des charges (en particulier de conciergerie) et que plusieurs montants semblaient erronés (frais de chauffage et d’eau). La locataire concluait à ce que la bailleresse soit condamnée à lui remettre les décomptes de frais et accessoires pour les années 2013, 2014 et 2015, avec l’ensemble des pièces justificatives, et à ce que le tribunal civil constate, sur cette base, l’inexactitude des décomptes établis pour les années en question.
F. Dans sa réponse du 9 mai 2017, la bailleresse a conclu au rejet des conclusions prises par la locataire. S’agissant des pièces justificatives requises, elle a exposé que ces documents se trouvaient dans ses locaux, à quelques mètres de ceux de la locataire et à disposition de cette dernière. La bailleresse a invoqué la prescription de toute éventuelle prétention concernant le décompte de 2013, faute pour la locataire de l’avoir contesté en temps utile.
G. a) Le 15 juin 2017, le tribunal civil a imparti un délai à la bailleresse pour produire les décomptes détaillés des frais accessoires, avec les pièces justificatives, pour les années 2013 à 2015.
b) Le 30 juin 2017, X.________ SA a transmis au tribunal des pièces comptables pour les années 2014 et 2015. Elle n’a pas produit les pièces justificatives pour 2013, exposant que ces documents n’avaient pas pu être retrouvés et qu’ils devaient être en possession de la gérance.
H. a) A l’audience du 6 juillet 2017, la locataire a chiffré ses conclusions s’agissant des montants payés en trop, selon elle, pour les charges 2014 et 2015 et réservé ses conclusions concernant le décompte de frais accessoires 2013, dans l’attente d’obtenir les pièces justificatives sollicitées. La bailleresse a conclu au rejet de la demande.
b) Suite à une réquisition du tribunal civil, D.________ SA a indiqué qu’elle ne disposait pas non plus des documents requis pour l’année 2013.
c) A l’audience du 19 octobre 2017, la locataire a conclu, s’agissant du décompte 2013, à ce que la bailleresse soit condamnée à lui restituer les sommes de 634.15 francs et 3'000 francs. La bailleresse a confirmé ses conclusions tendant au rejet de la demande.
I. Par jugement du tribunal civil du 23 octobre 2018, le tribunal civil a condamné X.________ SA à payer à C.________ la somme de 4'413.35 francs (soit 91.80 francs pour les frais accessoires de 2015, 687.30 francs pour 2014 et 3'634.25 francs pour 2013), ainsi qu’une indemnité de dépens de 2'970 francs. Les frais de la cause, arrêtés à 1'000 francs, ont également été mis à la charge de la bailleresse. En substance, s’agissant des points contestés au stade du recours, le tribunal civil a considéré que la prescription n’était pas acquise en rapport avec le décompte de frais accessoires de 2013, daté du 8 décembre 2014, puisque le délai quinquennal de l’article 128 ch. 1 CO n’était pas atteint. Même si on appliquait le délai de prescription d’un an résultant de l’article 67 CO, la créance n’était pas non plus prescrite, dans la mesure où la locataire n’avait jamais reçu les pièces justificatives qui lui auraient permis de formuler sa prétention. S’agissant des frais accessoires pour l’année 2015, le tribunal civil a indiqué avoir repris la numérotation présentée par la bailleresse pour les factures, ainsi que les clés de répartition telles que mentionnées dans le tableau produit à l’appui de sa réponse, celles-ci « n’étant pas contestées ». Ensuite, pour chacun des postes faisant l’objet d’une contestation, le tribunal a examiné si les factures acquittées par la bailleresse pouvaient ou non être mises à la charge des locataires, d’une part, et, d’autre part, quelle clé de répartition devait être retenue pour déterminer ce que la locataire devait à ce titre. Ainsi, pour le chauffage, la première juge a estimé que la clé de répartition utilisée par la bailleresse dans son tableau n’avait pas été expliquée en audience et qu’elle n’était pas compréhensible. Il fallait donc s’en tenir à la surface louée, comme le faisait le précédent bailleur, et retenir un facteur de 41/624. Le tribunal civil a procédé de la même manière pour les frais accessoires de 2014.
J. Le 23 novembre 2018, X.________ SA recourt contre ce jugement. En résumé, elle soutient, pour le décompte 2013, que l’action en répétition de l’indu était prescrite pour la part des charges versées à titre d’acomptes avant novembre 2015, soit 3'000 francs, car la locataire, à qui le décompte détaillé avait été transmis « courant janvier 2015 », disposait de suffisamment d’éléments pour examiner si la répartition des charges était appropriée et/ou pouvait, si elle l’estimait nécessaire, demander des pièces justificatives à réception de ce décompte, voire consulter celles-ci directement chez la bailleresse. La locataire n’en avait rien fait et n’avait jamais contesté le décompte. L’interprétation du tribunal civil, selon laquelle la prescription n’avait jamais commencé à courir, était ainsi erronée. Concernant les décomptes 2014 et 2015, la recourante se plaint d’une violation des règles de procédure, en ce sens que l’autorité de première instance se serait écartée sans raison des clés de répartition figurant dans les décomptes produits, alors que la locataire les avait admises. Au sujet des frais accessoires pour 2015, la recourante soutient qu’en application des clés de répartition admises, 177.50 francs de plus doivent être mis à la charge de l’intimée pour le chauffage, 67.20 francs pour l’eau et 149.17 francs pour la ventilation. En outre, l’intimée doit supporter la somme de 689.95 francs pour la conciergerie, dans la mesure où certaines factures ont été écartées sans motif. Pour 2014, la recourante estime que 306.25 francs de plus doivent être imputés à l’intimée pour le chauffage et 126.61 francs pour l’eau. Au total, la recourante considère par conséquent qu’un montant de 3'928.48 francs (3'000 + 126.61 + 306.25 + 67.20 + 177.50 + 101.75 + 149.17) doit être déduit du montant alloué à l’intimée en première instance, qui devrait ainsi être réduit à 484.87 francs.
K. Dans sa réponse du 20 décembre 2018, l’intimée conclut au rejet du recours, sous suite de frais et dépens.
L. La recourante a déposé une réplique le 11 janvier 2019, accompagnée de trois pièces. Le 16 janvier 2019, l’intimée a indiqué que la réplique spontanée n’amenait pas de commentaires de sa part.
C O N S I D E R A N T
1. a) Le recours est recevable contre les décisions finales de première instance qui ne peuvent faire l’objet d’un appel (art. 319 let. a CPC), soit notamment, comme en l’espèce, dans les affaires patrimoniales dont la valeur litigieuse, au dernier état des conclusions, est inférieure à 10'000 francs (cf. art. 308 al. 2 CPC). Le recours, écrit et motivé, a été déposé dans le délai légal (art. 321 al. 1 CPC). Il est recevable.
2.
Selon l'article 320 CPC, le recours est recevable pour
violation du droit
(let. a) et constatation manifestement inexacte des faits (let. b). S’agissant de
la violation du droit, l’autorité de recours dispose d’un plein pouvoir
d’examen (Freiburghaus/Afheldt, in :
Sutter-Somm/Hasenböhler/Leuenberger, ZPO Komm., 3e éd., 2016, n. 12
ad art. 320 CPC). Le grief de constatation manifestement inexacte des faits se
recoupe avec celui d'arbitraire, au sens de l'article 9 Cst., dans
l'appréciation des preuves ou dans l'établissement des faits, le pouvoir
d'examen conféré à l'instance de recours étant le même que celui du Tribunal
fédéral appelé à statuer sur un recours en matière civile (Jeandin, in :
CR CPC, 2ème éd., n. 4 à 6 ad art. 320). L'ARMC n'a donc pas à
substituer sa propre appréciation des faits à celle du premier juge (cf.
notamment arrêt de l’ARMC du 01.11.2017 [ARMC.2017.73]
cons. 3).
3. Les conclusions, les allégations de faits et les preuves nouvelles sont irrecevables en procédure de recours (art. 326 al. 1 CPC). Partant, les pièces produites par la recourante à l’appui de sa réplique sont irrecevables. Cette irrecevabilité est cependant sans influence sur le sort de la cause, les faits qu’il se serait agi de démontrer résultant déjà du dossier.
4. a) La procédure simplifiée s'applique aux affaires patrimoniales dont la valeur litigieuse ne dépasse pas 30’000 francs (art. 247 al. 1 CPC). De l’article 247 al. 2 let. b ch. 1 CPC, il résulte que le tribunal établit d’office les faits, lorsque la valeur litigieuse ne dépasse pas 30'000 francs, dans les « autres litiges portant sur des baux à loyer », qui comprennent les litiges relatifs aux frais accessoires. Il s'agit là de la maxime inquisitoire simple et non de la maxime inquisitoire illimitée de l'article 296 al. 3 CPC ; la doctrine et la jurisprudence la qualifient aussi de maxime inquisitoire sociale (ATF 141 III 569 cons. 2.3.1 et 2.3.2; arrêts du TF du 02.03.2017 [4A_36/2017] cons. 6 et du 11.01.2016 [4A_476/2015] cons. 3). Elle a pour but de protéger la partie faible au contrat, de garantir l'égalité entre les parties au procès et d'accélérer la procédure (ATF 125 III 231 cons. 4a). Les parties doivent recueillir elles-mêmes les éléments du procès. Le tribunal ne leur vient en aide que par des questions adéquates, afin que les allégations nécessaires et les moyens de preuve correspondants soient précisément énumérés, mais il ne se livre à aucune investigation de sa propre initiative (arrêt du TF du 11.01.2016 [4A_476/2015] cons. 3). Ainsi, conformément à la jurisprudence rendue sous l'empire des articles 274d al. 3 et 343 al. 4 aCO, en première instance, les parties doivent renseigner le juge sur les faits de la cause et lui indiquer les moyens de preuve propres à établir ceux-ci. De son c.é, le juge doit les informer de leur devoir de coopérer à la constatation des faits et à l'administration des preuves. Il doit les interroger pour s'assurer que leurs allégués de fait et leurs offres de preuves sont complets s'il a des motifs objectifs d'éprouver des doutes sur ce point.
b) Dans un litige relatif à des frais accessoires, le Tribunal fédéral a rappelé que la maxime inquisitoire sociale n’a pas pour vocation de remédier à toutes les carences des parties à la procédure ; s’il ne garde pas les pièces ou n'est plus en mesure de présenter les documents nécessaires, le bailleur ne peut s'en prendre qu'à lui-même (arrêt du TF du 11.02.2015 [4A_556/2014] cons. 2 ; ATF 141 III 569 cons. 2.3.2).
5. Les frais accessoires sont dus pour les prestations fournies par le bailleur ou un tiers en rapport avec l'usage de la chose (art. 257a al. 1 CO). Pour les habitations et les locaux commerciaux, on entend par frais accessoires les dépenses effectives du bailleur pour des prestations en rapport avec l'usage de la chose, telles que frais de chauffage, d'eau chaude et autres frais d'exploitation, ainsi que les contributions publiques qui résultent de l'utilisation de la chose (art. 257b al. 1 CO). Le bailleur ne peut facturer au locataire que le coût effectif des frais accessoires ; de ce principe du coût effectif, il découle que le bailleur doit prouver le montant des frais qu’il réclame (Lachat, Bail à loyer, 2008, p. 338). Le décompte de frais accessoires doit comporter les éléments suivants : la liste et le total des frais à charge des locataires, la clé de répartition entre locataires, la part des frais à charge du locataire, le montant des acomptes payés au cours de la période concernée et le solde dû par le locataire ou le trop perçu à rembourser par le bailleur (Lachat, op. cit., p. 340; Bieri in : Droit du bail à loyer et à ferme, Commentaire pratique, 2e éd., n. 92 ad art. 257a/257b CO). Le locataire a le droit de prendre connaissance des pièces justificatives qui fondent une prétention du bailleur aux frais accessoires (art. 257b al. 2 CO). L’article 8 al. 2 OBLF précise que le locataire ou son mandataire doit être admis à consulter les pièces justificatives originales et à demander des renseignements sur l’état des stocks de combustible au début et à la fin de la période de chauffage. Le but de ces normes est de donner au locataire la possibilité de s’assurer de l’exactitude du décompte établi par le bailleur. Il résulte de ce droit de regard du locataire que le bailleur doit lui remettre tous les justificatifs. L’accès du locataire aux documents comptables est garanti aussi bien dans le système des acomptes provisionnels, après la remise du décompte annuel, que pour les forfaits (Lachat, op. cit., pp. 346 s.). Le locataire peut prétendre à la remise des documents probants aussi longtemps que sa prétention en restitution n’est pas prescrite (Lachat, op. cit., p. 347; Bieri, op. cit., n. 111 ad art. 257a-257b CO).
6. a) S’agissant des frais accessoires 2013, la recourante invoque la prescription des prétentions en restitution de la locataire pour la part des charges versées à titre d’acompte avant novembre 2015, soit 3'000 francs.
b) Selon la jurisprudence du Tribunal fédéral, lorsqu’il s’agit de résoudre la question de la prescription d'une prétention en répétition d'acomptes de charges ou frais accessoires payés en trop, il convient de distinguer deux hypothèses : avant la présentation du décompte (comprenant la présentation du solde) et son acceptation par l'autre partie, l'erreur doit être corrigée selon les règles contractuelles, de sorte que le délai de prescription est de cinq ans, en vertu de l'article 128 ch. 1 CO ; après l'établissement du décompte et son acceptation, la correction du décompte et la prétention en découlant se fait sur la base des dispositions en matière d'enrichissement illégitime, de sorte que le délai (relatif) est d'une année (art. 67 al. 1 CO) (arrêts du TF du 29.06.2011 [4A_267/2011] cons. 2.2 et du 29.04.2002 [4C.24/2002] cons. 3.3.2). Bien que certains auteurs ne se réfèrent qu’au critère de la présentation/non présentation du décompte, lorsqu’ils commentent l’arrêt du 29 avril 2002 à propos du délai de prescription de la répétition des frais accessoires (cf. Lachat, op. cit., p. 349 ; Lachat, Commentaire romand, Code des obligations I, 2e éd., 2012 [ci-après : Lachat, CR-CO], n. 12 ; Weber, Basler Kommentar, 6ème éd., 2015, n. 8 ad art. 257a CO ; Burkhalter/Martinez-Favre, Commentaire SVIT du droit du bail, Lausanne 2011, n. 9a ad art. 257c CO), il résulte de cet arrêt, ainsi que de l’arrêt du 19 juin 2011, que l’établissement du décompte et son acceptation sont décisifs pour déterminer le fondement de l’action et le délai de prescription applicable (cf. Bieri, op. cit., n. 149 et 158 ad art. 257a-257b CO, avec des références).
c) Par la présentation du décompte de frais accessoires et la reconnaissance du solde, soit l’absence de contestation du décompte par le locataire dans le délai fixé ou la reconnaissance expresse du solde, les parties concluent une convention entraînant novation : les prétentions et contre-prestations portées en compte s’éteignent par compensation (art. 117 al. 2 CO ; Bieri, op. cit., n. 149 ad art. 257a-257b CO). En effet, comme cela résulte de l’arrêt du Tribunal fédéral du 29 avril 2002 précité, la présentation du solde et sa reconnaissance fixe la relation entre parties sur de nouvelles bases ; dès qu’une partie a reconnu le solde, elle est tenue par cette reconnaissance, et non plus par la relation contractuelle existant sur le fond. La correction ultérieure ne doit donc pas être faite selon le fondement de la relation contractuelle originelle, mais sur la base des règles sur l’enrichissement illégitime (arrêt du TF du 29.04.2002 [4C.24/2002] cons. 3.3.2, cité in Cahiers du bail 4/02 p. 144 ss). Une nouvelle créance prend naissance, à concurrence du solde. Même s’il a reconnu ce dernier, le locataire pourra en contester ultérieurement l’exactitude, voire réclamer la restitution des montants indûment payés, car la novation suppose une cause valable. Après reconnaissance, même tacite, du solde, le fardeau de la preuve quant à l’inexactitude du décompte incombera toutefois au locataire (arrêt du TF du 19.04.2016 [4A_606/2015] cons. 5.1 ; Bieri, op. cit., nn. 149 et 158 ad art. 257a-257b CO). Le courrier que le bailleur adresse au locataire, présumant l’acceptation tacite du décompte par le preneur à défaut pour ce dernier de le contester dans le délai de 30 jours, ne remplit pas les exigences d’un accord. Il s’agit d’un délai d’ordre permettant au locataire de consulter les pièces justificatives, de contrôler l’exactitude du décompte et d’effectuer, le cas échéant, le paiement. Le silence du locataire ne reste toutefois pas sans conséquence, puisqu’il vaudra reconnaissance tacite du solde (Bieri, op. cit., n. 150 ad art. 257a-257b CO).
d) En l’espèce, il ne résulte pas du dossier que la locataire aurait accepté, expressément ou tacitement, le décompte de frais accessoires qui lui a été adressé pour l’année 2013. Comme relevé ci-dessus, par courrier du 8 décembre 2014, la gérance a transmis à l’intimée un décompte individuel de frais accessoires pour 2013, présentant un montant de 3'634.25 francs à sa charge, soit, après déduction des acomptes versés à hauteur de 3'000 francs, un solde de 634.25 francs en faveur de la bailleresse. Par courrier du 5 janvier 2015, la locataire a demandé le détail du décompte, car elle ne comprenait pas pourquoi les charges avaient augmenté par rapport à l’année précédente, alors qu’elle n’avait observé aucun changement. Ce décompte lui a été transmis à une date indéterminée en 2015, dans le courant du mois de janvier 2015 selon la recourante. On peut déjà relever que le deuxième document qui lui a été envoyé contenait uniquement le total des frais accessoires pour l’immeuble, sans clé de répartition entre les locataires. L’intimée n’a certes pas formellement contesté l’exactitude de ces documents, se contentant de ne pas verser le montant réclamé. La bailleresse n’avait toutefois pas stipulé, lorsqu’elle a adressé le décompte (puis le décompte détaillé) à la locataire, qu’à défaut de contestation de sa part dans un certain délai, son silence serait interprété comme une reconnaissance tacite du solde (cf. a contrario l’arrêt du TF du 19.04.2016 [4A_606/2015] cons. 5.2 et 5.3). Par ailleurs, la locataire ne s’est pas comportée d’une manière dont la bailleresse aurait pu déduire une acceptation tacite du décompte en question, puisqu’elle ne s’est pas acquittée spontanément du solde exigé. Ce n’est qu’un an et demi plus tard, en juillet 2016 – après avoir reçu une sommation de paiement par courrier recommandé –, que l’intimée a procédé au versement du solde, tout en précisant qu’elle s’exécutait afin d’éviter des représailles de la part de la bailleresse, soit la résiliation de son contrat de bail. On sait que lorsque le locataire a du retard pour s'acquitter d'un terme ou de frais accessoires échus, le bailleur peut lui fixer par écrit un délai de paiement et lui signifier qu'à défaut de paiement dans ce délai, il résiliera le bail (art. 257d CO). Même si la sommation du 24 juin 2016 ne contenait pas encore de menace de résiliation, on peut concevoir que l’intimée ait craint cette issue, préférant ainsi s’acquitter du montant réclamé, même si elle l’estimait infondé. De même, contrairement à ce que la recourante semble laisser entendre, on ne peut pas retenir que l’intimée aurait accepté le décompte 2013, en novembre 2015, lorsqu’elle a exigé des détails concernant le décompte 2014, sans rappeler qu’elle contestait toujours le décompte 2013. Dans ces conditions, rien ne permet de considérer que l’intimée aurait reconnu tacitement le décompte de frais accessoire – d’un montant de 3'634.25 francs – que la bailleresse lui a présenté pour 2013. Contrairement à ce qu’expose la recourante au stade de la réplique, l’attitude de l’intimée ne saurait s’interpréter comme une contestation du solde dû uniquement, à l’exclusion des acomptes de 3'000 francs versés en 2013. Au demeurant, le fait que la bailleresse n’ait exigé le paiement du solde réclamé pour 2013 (et 2014) qu’en juillet 2016 tend à démontrer qu’elle était consciente que ces décomptes faisaient toujours l’objet d’un désaccord entre les parties.
e) Faute d’acceptation d’un décompte de charges, qui vaudrait novation, l’article 67 CO ne trouve donc pas application. La prétention en remboursement des charges payées en trop reste ainsi de nature contractuelle et se prescrit par cinq ans, selon l’article 128 CO (cf. arrêt du TF du 29.06.2011 [4A_267/2011] cons. 2.2). Lorsque l’intimée a ouvert action, le 29 mars 2017, la prescription n’était dès lors pas acquise.
7. a) Après l’établissement du décompte et son acceptation – soit après reconnaissance du solde –, les corrections du décompte restent possibles. Dans ce cas, les prétentions se prescrivent conformément aux règles applicables en matière d’enrichissement illégitime, soit dans un délai d’une année dès la connaissance de la cause de l’enrichissement illégitime (art. 67 al. 1 CO; Bieri, op. cit. n. 158 ad art. 257a/257b CO). La connaissance propre à faire courir le délai annal existe lorsque le créancier a acquis un degré de certitude tel sur les faits fondant son droit de répétition que l'on peut dire, selon les règles de la bonne foi, qu'il n'a plus de raison ou n'a plus de possibilité de recueillir davantage d'informations. Seule compte la connaissance effective de la prétention, non le moment auquel le créancier aurait pu connaître son droit de répétition en faisant preuve de l'attention requise par les circonstances (Fornage/Werro, Jurisprudence choisie en matière de droit des contrats, 2012, in : La pratique contractuelle 3, Symposium en droit des contrats, p. 180 [commentaire de l’arrêt du TF du 29.06.2011 [4A_267/2011] ; arrêt du TF du 03.10.2006 [4C.250/2006] cons. 2.5). Le dies a quo coïncide rarement avec la date de présentation du décompte ; en principe, ce n’est qu’au moment de l’accès aux pièces justificatives que le locataire aura les informations nécessaires (Bieri, op. cit., n. 159 ad art. 257a/257b CO). Le simple fait de tarder à exercer sa prétention en justice n’est pas, en tant que tel, constitutif d’un abus de droit (ATF 126 III 337 cons. 7b). Avant l’écoulement du délai de prescription, la perte de son droit par le créancier qui a tardé à exercer sa prétention ne peut être admise qu’avec réserve et en cas de circonstances tout à fait particulières, sous peine de vider la prescription de son sens (arrêt du TF du 18.06.2007 [4C.426/2006] cons. 2.5).
b) En l’espèce, suivant le même raisonnement que celui des juges fédéraux dans l’arrêt du 29.06.2011 [4A_267/2011] précité, la première juge a laissé ouverte la question de savoir si l’intimée avait finalement accepté le décompte – et donc celle du délai de prescription applicable –, considérant que même si l’on appliquait le délai de l’article 67 CO, la prétention de la locataire ne serait pas non plus prescrite. Ce raisonnement est conforme au droit. En effet, bien que la locataire ait reçu un décompte et une facture individuels en décembre 2014 et un extrait plus détaillé pour l’ensemble de l’immeuble, dans le courant de l’année 2015, ces documents ne lui permettaient pas de comprendre l’augmentation de plusieurs postes (eau, chauffage, électricité, conciergerie) par rapport aux années précédentes. En particulier, la part des frais de conciergerie mis à sa charge avait doublé par rapport à 2011 et 2012, alors que la clé de répartition ne semblait pas avoir changé et que l’augmentation totale des frais de conciergerie ne s’était pas accrue dans la même proportion. Sur la base de ces seuls décomptes, on ne peut pas retenir que la locataire aurait acquis un degré de certitude tel sur les faits fondant son droit de répétition, selon les règles de la bonne foi, qu'elle n'avait plus de raison ni de possibilité de recueillir davantage d'informations. Le fait qu’elle ait refusé de payer les soldes réclamés par la bailleresse, à tout le moins jusqu’à ce qu’elle reçoive une sommation laissant poindre la menace d’une résiliation de son bail, tend à le confirmer. Par ailleurs, l’analyse des frais accessoires pour les autres années montre qu’en l’occurrence, seul l’examen des pièces justificatives (notamment des factures) était susceptible de mettre en évidence les anomalies entachant les décomptes établis par la recourante. En d’autres termes, les pièces justificatives étaient nécessaires pour permettre à la locataire de connaître son droit de répétition. Dans la mesure où il n’est pas démontré que la locataire aurait jamais eu accès aux pièces justificatives pour 2013 – que la recourante elle-même n’a jamais pu retrouver ni présenter (cf. plus haut) –, la fixation abstraite d’une date à partir de laquelle on devrait considérer que la locataire était en mesure d’accéder à ces pièces et de connaître effectivement sa prétention serait illogique, sinon arbitraire (puisqu’on ignore si -et jusqu’à quand- ces pièces ont existé, le cas échéant). La première juge n’a donc pas constaté les faits de manière manifestement inexacte, ni violé le droit en retenant que la locataire n’avait jamais disposé des éléments nécessaires pour formuler sa prétention. Enfin, on ne voit pas en quoi le fait que la locataire a actionné la bailleresse sans disposer des pièces justificatives constituerait la preuve « qu’elle détenait tous les éléments utiles pour déposer », puisque, précisément, la première conclusion de l’action échelonnée formée par la locataire consistait à obtenir de la part de la bailleresse la production de ces pièces justificatives.
c) Dans ces conditions, on doit considérer que les prétentions de l’intimée ne sont pas non plus prescrites sous l’angle de l’article 67 CO.
d) A défaut pour la bailleresse d’avoir conservé les pièces justificatives établissant les frais accessoires pour 2013, c’est à juste titre qu’elle a été condamnée à rembourser à l’intimée l’entier des acomptes versés et le solde encaissé, soit 3'634.25 francs au total (cf. arrêt du TF précité du 11.02.2015 [4A_556/2014]).
8. a) Dans un second grief, la recourante estime qu’en s’écartant des clés de répartition admises par la locataire, le tribunal civil a violé les règles de procédure applicables. Plusieurs montants supplémentaires, correspondant aux clés de répartition non contestées, devraient ainsi, selon elle, être mis à la charge de la locataire. La recourante fait également valoir que 689.95 francs de plus doivent être supportés par l’intimée, s’agissant des frais de conciergerie pour 2015.
b) La loi ne règle pas la question de la clé de répartition des frais entre les divers locataires. Le principe de la dépense effective s’y applique évidemment, mais non dans le sens d’un calcul effectif des coûts liés à l’objet pris isolément, sous réserve des prescriptions cantonales (Burkhalter/Martinez-Favre, op. cit., n. 26d ad art. 257-257b CO). Les frais accessoires peuvent être répartis entre les locataires sur la base de décomptes individuels (compteurs individuels d’eau chaude, par exemple) ou en fonction de clés de répartition (Lachat, op. cit., p. 344). A cet égard, le bailleur dispose d’une certaine marge d’appréciation ; il peut appliquer une ou plusieurs clés, ainsi que répartir les frais, par exemple, selon les volumes chauffés ou au prorata de millièmes de copropriété. Pour les locaux commerciaux, une répartition selon le type d’activité est parfois pratiquée, afin de tenir compte de l’utilisation accrue de certaines prestations par le preneur (Bieri, op. cit., n. 95 ad art. 257a/257b CO ; Lachat, op. cit., p. 346 ; Burkhalter/Martinez-Favre, op. cit., n. 26d ad art. 257-257b CO). La clé de répartition doit être objective et équitable (cf. arrêt du TF du 29.06.2011 [4A_267/2011], où une clé de répartition facturant 10 % des frais pour une surface inférieure à 5 % a été qualifiée d’erronée). Il appartient en dernier ressort au juge d’apprécier si une répartition est admissible et équitable, étant précisé que les locataires ne peuvent prétendre à une égalité au centime près (Bieri, op. cit., n. 97 ad art. 257a/257b CO ; Burkhalter/Martinez-Favre, op. cit., n. 26d ad art. 257-257b CO).
c) Comme rappelé plus haut, la maxime inquisitoire sociale s’applique au présent litige. Cette maxime n'oblige certes pas le juge à instruire d'office le litige lorsqu'un plaideur renonce à expliquer sa position et ne signifie pas que le tribunal a le loisir de mener des investigations de sa propre initiative. Toutefois, si le juge a des motifs objectifs de soupçonner que les allégués et offres de preuves d'une partie sont lacunaires, et qu'il a connaissance, sur la base des déclarations des parties et/ou du dossier, de moyens de preuve pertinents, il n'est pas lié par l'offre de preuve de cette partie (ATF 139 III 13 cons. 3.2 ; arrêt du TF du 11.01.2016 [4A_476/2015] cons. 3, qui précise que lorsque les parties sont représentées par un avocat, le juge doit faire preuve de retenue).
d) En l’espèce, dès lors que la fixation des frais accessoires à la charge d’un locataire fait en partie appel au pouvoir d’appréciation du juge, qui doit vérifier que la répartition semble admissible et équitable, il est douteux qu’une clé de répartition puisse être considérée comme un simple fait non contesté, soustrait (sauf exception) à l’objet de la preuve, comme paraît le soutenir la recourante. Une telle approche paraît d’autant moins défendable dans un litige soumis à la maxime inquisitoire sociale, dans lequel le juge peut s’écarter des allégués et des offres de preuves d’une partie, s’il a des motifs objectifs d’en douter. Quoi qu’il en soit, le tribunal civil n’a en l’espèce pas été au-delà de ce que la maxime inquisitoire sociale lui permettait, en considérant que la clé de répartition utilisée par la recourante n’était pas compréhensible et qu’il convenait de retenir, en lieu et place, celle utilisée par le précédent bailleur, telle qu’elle ressortait d’une pièce produite par la locataire à l’appui de sa demande. La clé de répartition retenue par la première juge ressort ainsi des pièces déposées par l’intimée et ne découle pas d’une administration d’office des preuves. La violation des règles de procédure invoquée par le recourante n’est dès lors pas établie.
e) Au demeurant, malgré la formulation quelque peu ambiguë figurant au cons. 18 in fine du jugement entrepris, on comprend, à la lecture des considérants qui suivent, que le tribunal civil n’a pas appréhendé les clés de répartition comme un fait établi. Il s’agissait seulement de présenter et d’examiner les frais accessoires en se référant à la numérotation et aux clés de répartition mentionnées dans les pièces littérales produites par la bailleresse, auxquelles la locataire s’était également référées dans ses plaidoiries. Cela ne signifie toutefois pas que le tribunal adhérait au contenu de ces pièces. De même, la déclaration du conseil de la locataire à l’audience du 6 juillet 2017, selon laquelle, « dans ses calculs, il n’a pas remis en cause la clé de répartition et qu’il a repris le salaire du concierge malgré le fait qu’il n’y ait aucune pièce le justifiant », doit être replacée dans son contexte. A ce moment-là, faute de disposer d’informations suffisantes de la part de la bailleresse, le conseil de l’intimée a repris la clé de répartition appliquée par la bailleresse, afin de parvenir à chiffrer ses conclusions. On ne peut pas déduire de cette déclaration que la clé de répartition constituerait un fait admis par la locataire, soustrait à l’examen du juge.
f) Contrairement à ce que soutient la recourante, il n’y a dès lors pas lieu de maintenir les clés de répartition qui auraient été admises et de recalculer les charges imputables à l’intimée sur cette base. Au demeurant, la recourante n’allègue pas et a fortiori ne démontre pas que les clés de répartition appliquées par la première juge seraient arbitraires. Il n’y a dès lors pas lieu de s’en écarter. Les calculs des frais de chauffage, d’eau et de ventilation (non retenus) effectués par le première juge pour les années 2014 et 2015 ne prêtent pas le flanc à la critique.
g) Concernant le poste « conciergerie », la recourante remet en cause l’appréciation de la première juge, qui a écarté certaines factures, au motif que la bailleresse ne s’était pas expliquée sur le partage des tâches entre le concierge E.________ et la société F.________, alors que les frais de conciergerie ne pouvaient être reportés sur les locataires que pour autant qu’ils découlent du contrat de travail et des tâches prévues dans le cahier des charges. A défaut d’être en mesure de se forger une opinion sur le bien-fondé du travail effectué par l’entreprise F.________, qui semblait se superposer au travail effectué par le concierge E.________, la première juge a décidé de ne prendre en compte que les factures admises par la locataire. Cette appréciation, conforme aux principes selon lesquels il appartient au bailleur de prouver ses frais, d’une part, et que seuls les frais en lien avec les tâches habituelles peuvent être facturées dans le décompte, d’autre part (cf. Bieri, op. cit., n. 74 ad art. 257a/257b CO), n’est en tout cas pas arbitraire.
9. a) Vu ce qui précède, le recours est mal fondé. La recourante, qui succombe, supportera les frais judiciaires de la procédure de recours (art. 106 CPC ; le litige porte sur des locaux commerciaux et la procédure n’est donc pas gratuite : art. 53 TFrais). Elle versera une indemnité de dépens à l’intimée, fixée à 2'085.79 francs, frais et TVA compris, sur la base du mémoire d’honoraires produit par ladite intimée. Vu la nature du litige et les questions juridiques soulevées, l’activité indiquée ne paraît pas excessive. Au surplus, le montant des honoraires entre dans la fourchette de l’article 61 TFrais (jusqu’à 2'500 francs pour les procédures patrimoniales dont la valeur litigieuse est inférieure à 8'000 francs).
Par ces motifs,
L'AUTORITé DE
RECOURS EN MATIERE CIVILE
1. Rejette le recours.
2. Met les frais judiciaires de la procédure de recours, arrêtés à 800 francs, à la charge de X.________ SA.
3. Condamne X.________ SA à verser à C.________, pour la procédure de recours, une indemnité de dépens de 2'085.79 francs.
Neuchâtel, le 30 janvier 2019
1 L'action pour cause d'enrichissement illégitime se prescrit par un an à compter du jour où la partie lésée a eu connaissance de son droit de répétition, et, dans tous les cas, par dix ans dès la naissance de ce droit.
Se prescrivent par cinq ans:
1. les loyers et fermages, les intérêts de capitaux et toutes autres redevances périodiques;
2. les actions pour fournitures de vivres, pension alimentaire et dépenses d'auberge;
3.1 les actions des artisans, pour leur travail; des marchands en détail, pour leurs fournitures; des médecins et autres gens de l'art, pour leurs soins; des avocats, procureurs, agents de droit et notaires, pour leurs services professionnels; ainsi que celles des travailleurs, pour leurs services.
1 Nouvelle teneur selon le ch. II art. 1 ch. 4 de la LF du 25 juin 1971, en vigueur depuis le 1er janv. 1972 (RO 1971 1461; FF 1967 II 249). Voir aussi les disp. fin. et trans. tit. X à la fin du texte.
1 Lorsque, après la réception de la chose, le locataire a du retard pour s'acquitter d'un terme ou de frais accessoires échus, le bailleur peut lui fixer par écrit un délai de paiement et lui signifier qu'à défaut de paiement dans ce délai il résiliera le bail. Ce délai sera de dix jours au moins et, pour les baux d'habitations ou de locaux commerciaux, de 30 jours au moins.
2 Faute de paiement dans le délai fixé, le bailleur peut résilier le contrat avec effet immédiat; les baux d'habitations et de locaux commerciaux peuvent être résiliés moyennant un délai de congé minimum de 30 jours pour la fin d'un mois.