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Verwaltungsgericht
des
Kantons Zürich
4. Abteilung
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VB.2020.00648
Urteil
der 4. Kammer
vom 16. Dezember 2021
Mitwirkend: Abteilungspräsidentin Tamara Nüssle (Vorsitz), Verwaltungsrichter Reto Häggi Furrer, Verwaltungsrichter
Martin Bertschi, stellvertretende
Generalsekretärin Alexandra Altherr Müller.
In Sachen
A, vertreten durch RA B und/oder RA C,
Beschwerdeführerin,
gegen
Handelsregisteramt des Kantons Zürich,
Beschwerdegegner,
betreffend
Austausch eines Belegs,
hat sich ergeben:
I.
A ist eine im Handelsregister des Kantons Zürich eingetragene
Stiftung. Um verschiedene Mutationen im Stiftungsrat von A im Handelsregister
eintragen zu lassen, reichte sie mit Schreiben vom 20. März 2020 unter
anderem ein Protokoll der Stiftungsratssitzung vom 12. Dezember 2019 beim
Handelsregisteramt ein. Das Handelsregisteramt des Kantons Zürich nahm in der
Folge die Eintragung der Mutationen im Handelsregister vor und veröffentlichte
das gesamte Protokoll der Stiftungsratssitzung. Dieses beinhaltet unter anderem
vertrauliche Informationen über Drittpersonen. Als A im April 2020 weitere
Mutationen im Handelsregister vornehmen wollte, wurde sie auf diese Tatsache
aufmerksam. A wandte sich in der Folge an das Handelsregisteramt und beantragte,
das Protokoll vom 12. Dezember 2019 durch eine teilweise geschwärzte
Version desselben Dokuments sowie einen Protokollauszug der Sitzung von D vom
25. Oktober 2019 zu ersetzen. Das Handelsregisteramt wies das Gesuch mit
Verfügung vom 13. August 2020 ab und auferlegte A Gebühren von
Fr. 300.-.
II.
A liess am 15. September 2020 Beschwerde beim
Verwaltungsgericht erheben und Folgendes beantragen:
"1. Ziffern 1 und 2 des Entscheids
des Handelsregisteramts des Kantons Zürich vom 13. August 2020 seien aufzuheben.
2. Der unter […]
publizierte Beleg (Protokoll der Sitzung des Stiftungsrats vom 12. Dezember
2019 als Beleg für eine Mutation im Stiftungsrat von A) sei
a.
durch die beiliegende, teilweise geschwärzte Version
desselben Dokuments (Beilage 8), sowie
b.
den Protokoll-Auszug der Sitzung von D vom 25. Oktober
2019 (Beilage 9) zu ersetzen.
3. Unter Kosten-
und Entschädigungsfolgen, auch für das Verfahren vor dem Handelsregisteramt, zu
Lasten der Beschwerdegegnerin."
Das Handelsregisteramt beantragte mit Beschwerdeantwort
vom 20. Oktober 2020 die Abweisung der Beschwerde unter Entschädigungsfolge.
A nahm dazu am 30. Oktober 2020 Stellung. Das Handelsregisteramt machte am
16. November 2020 eine weitere Eingabe, zu welcher sich A am 30. November
2020 äusserte. Das Handelsregisteramt äusserte sich wiederum am 14. Dezember
2020 und A schliesslich am 16. Dezember 2020.
Die Kammer erwägt:
1.
Das
Verwaltungsgericht ist nach ständiger Praxis für Beschwerden gegen Anordnungen des Handelsregisteramtes zuständig
(§§ 41 ff. des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959
[VRG, LS 175.2]; BGE 137 III 217; VGr, 23. Januar 2019,
VB.2018.00566, E. 1.1 mit Hinweis).
Da auch die übrigen
Prozessvoraussetzungen erfüllt sind, ist auf die Beschwerde einzutreten.
2.
2.1 Die Beschwerdeführerin
macht geltend, sie habe mit Schreiben vom 5. März 2020 diverse Unterlagen
beim Beschwerdegegner eingereicht, um die notwendigen Personalmutationen im
Handelsregister eintragen zu lassen – unter anderem einen Protokollauszug der
Stiftungsratssitzung vom 12. Dezember 2019 in Kopie. Am 12. bzw. 19. März
2020 habe sich eine Sachbearbeiterin des Beschwerdegegners bei der
Beschwerdeführerin gemeldet und habe die eingereichten Unterlagen bemängelt.
Die zuständige Sekretariatsmitarbeiterin der Beschwerdeführerin habe dabei
verstanden, dass sie das gesamte Protokoll im Original einreichen müsse, was
sie denn auch tat. Der Beschwerdegegner nahm in der Folge die Eintragung vor
und veröffentlichte dabei das gesamte Protokoll der Stiftungsratssitzung. Deshalb
beantragte sie mit Schreiben vom 14. Juli 2020, das Protokoll vom 12. Dezember
2019 durch eine teilweise geschwärzte Version desselben Dokuments sowie den
Protokollauszug der Sitzung von D vom 25. Oktober 2019 zu ersetzen. Die
Beschwerdeführerin macht unter anderem einen wesentlichen Irrtum geltend (Art. 24
Abs. 1 Ziff. 4 OR). Ihre Sekretariatsmitarbeiterin sei
irrtümlicherweise davon ausgegangen, dass der Beschwerdegegner das vollständige
Protokoll im Original aus formellen Gründen zur Eintragung der Personalmutation
prüfen müsse, letztlich jedoch lediglich ein Auszug davon publiziert würde.
Hätte sie gewusst, dass das gesamte Protokoll veröffentlicht würde, hätte sie
nicht das vollständige Protokoll eingereicht.
2.2 Der
Beschwerdegegner wies den Antrag mit der Begründung ab, dass er lediglich zu
prüfen habe, ob eine Eingabe die gesetzlich zwingenden Bestimmungen für eine
Eintragung erfülle. Diese Prüfung habe eine formelle und eine materielle
Komponente. Einerseits würden die Dokumente auf ihre formale Richtigkeit
geprüft, und andererseits erfolge eine inhaltliche Durchsicht darauf, ob die
angemeldeten Änderungen durch die im Dokument enthaltenen Beschlüsse abgedeckt
seien. Die Kognition des Handelsregisteramts sei entsprechend beschränkt. Eine
weitere Prüfung des Inhalts und dessen Wertung im Zusammenhang mit allfällig
heiklen Informationen nehme des Handelsregisteramt nicht vor. Vielmehr seien
die Personen, welche die Belege einreichen, dafür verantwortlich, dass nur
handelsregisterrechtlich erforderliche Informationen mitgeteilt würden. Eine
gesetzliche Grundlage für den Austausch von Belegen oder deren Schwärzung nach
Veröffentlichung fehle. Würde das Handelsregisteramt ohne gesetzliche Grundlage
nachträglich bereits hinterlegte Belege austauschen oder veränderte es diese
inhaltlich durch eine teilweise Schwärzung, hätte eine solche Korrektur zur
Folge, dass Dokumente unterschiedlichen Inhalts einen Eintrag im
Handelsregister abbilden würden und im Umlauf wären. Eine solche Praktik hätte
beim Publikum entsprechend Rechtsunsicherheiten zur Folge, da für Dritte nicht
mehr nachvollziehbar wäre, welches Dokument der für die Eintragung korrekte
Beleg sei.
3.
3.1 Die
Führung des Handelsregisters richtet sich nach Bundesrecht, das heisst in
erster Linie nach den Bestimmungen des Obligationenrechts (OR) und der
Handelsregisterverordnung vom 17. Oktober 2007 (HRegV, SR 221.411).
Das Handelsregisterrecht (Art. 927 bis 943 OR) wurde punktuell
modernisiert und umstrukturiert. Die neuen Bestimmungen sind am 1. Januar
2021 (bzw. am 1. April 2020 [Art. 928a und 928c OR]) in Kraft
getreten (Änderung vom 17. März 2017 [AS 2020 957 ff.]). Das neue
Recht wurde mit seinem Inkrafttreten auf bestehende Rechtseinheiten anwendbar (Art. 1
Abs. 2 der Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 17. März 2017). Die
rechtlichen Wirkungen von Tatsachen, die vor dem Inkrafttreten eingetreten
sind, richten sich jedoch noch nach dem Recht, das zur Zeit des Eintrittes
dieser Tatsachen galt. Die vor diesem Zeitpunkt vorgenommenen Handlungen
unterliegen dementsprechend in Bezug auf ihre rechtliche Verbindlichkeit und
ihre rechtlichen Folgen den bei ihrer Vornahme geltend gewesenen Bestimmungen (Art. 1
Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 des Schlusstitels des
Zivilgesetzbuches [ZGB]).
3.2 Die
Publikation des Protokolls der Stiftungsratssitzung der Beschwerdeführerin
wurde noch vor dem Inkrafttreten der neuen handelsregisterrechtlichen
Bestimmungen am 1. Januar 2021 vorgenommen, weshalb die bis zum 31. Dezember
2020 geltenden Handelsregisterbestimmungen anwendbar sind (nachfolgend als aOR
und aHregV bezeichnet). Inhaltlich haben die Änderungen im Handelsregisterrecht
für den vorliegenden Fall jedoch keine Auswirkungen.
3.3 Das
Handelsregister bezweckt die Erfassung und Offenlegung rechtlich relevanter
Tatsachen über Rechtseinheiten und dient der Rechtssicherheit sowie dem Schutz
Dritter (Art. 1 aHregV [Art. 927 Abs. 1 OR]). Einträge im
Handelsregister müssen wahr sein und dürfen weder zu Täuschungen Anlass geben
noch einem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen (Art. 16 aHregV [Art. 929
Abs. 1 OR]). Deshalb muss, wenn eine Tatsache im Handelsregister
eingetragen ist, auch jede Änderung dieser Tatsache eingetragen werden (Art. 937
Abs. 1 aOR [Art. 933 Abs. 1 OR]).
3.4 Das
Handelsregister besteht aus dem Tagesregister, dem Hauptregister, den
Anmeldungen und Belegen (Art. 6 Abs. 1 HRegV). Alle ins
Handelsregister einzutragenden Tatsachen werden in das Tagesregister
aufgenommen. Die Eintragungen werden mit gewissen Ausnahmen aufgrund der
Anmeldungen und der Belege vorgenommen (Art. 8 Abs. 1 f. HRegV).
Mit den eingereichten Belegen werden die im Handelsregister eingetragenen Tatsachen
nachgewiesen (vgl. Art. 929 Abs. 2 OR). Die Liste der Belege, die der
Eintragung zugrunde liegen, wird im Tagesregister eingetragen (Art. 8 Abs. 2
und 3 lit. e HRegV). Die Einträge im Tagesregister dürfen nachträglich
nicht verändert werden und bleiben zeitlich unbeschränkt bestehen (Art. 8 Abs. 5
HRegV).
Die Einträge im Tagesregister sind sodann nach der
Genehmigung durch das Eidgenössische Handelsregisteramt ins Hauptregister zu
übernehmen (Art. 9 Abs. 1 HRegV). Auch diese Einträge können
nachträglich nicht verändert werden und bleiben zeitlich unbeschränkt bestehen.
Vorbehalten ist lediglich die Vornahme rein typografischer Korrekturen ohne
Einfluss auf den materiellen Gehalt (Art. 9 Abs. 4 HRegV).
3.5 Das
Hauptregister, die Anmeldung und die Belege sind ohne Nachweis eines Interesses
öffentlich einsehbar (Art. 11 Abs. 1 HRegV). Belege, die eingereicht
werden, werden entsprechend öffentlich. Die nach dem neuen Art. 27 HRegV
vorgesehene Berichtigung ist nur aufgrund von Redaktions- und Kanzleifehlern
des Handelsregisters möglich. Eine nachträgliche (teilweise) Löschung oder
Unkenntlichmachung von Belegen sieht, wie der Beschwerdegegner zu Recht erwogen
hat, weder das Obligationenrecht noch die Handelsregisterverordnung
ausdrücklich vor.
4.
4.1 Auf das
Handelsregister ist das Bundesgesetz über den Datenschutz vom 19. Juni
1992 (DSG, SR 235.1) nicht anwendbar. Öffentliche Register des Privatrechtsverkehrs
– und damit auch das Handelsregister – sind vom Geltungsbereich des
Datenschutzgesetzes ausgenommen
(Art. 2 Abs. 2 lit. d DSG). Grund für die Ausnahme vom
Geltungsbereich ist, dass für diese Register spezifische
Informationsbearbeitungs- und Datenschutzbestimmungen bestehen, welche nicht
durch die Datenschutzgesetzgebung modifiziert werden sollen
(Datenschutzbeauftragter Kanton Zürich, Anwendbarkeit der
Datenschutzgesetzgebung im Bereich Handelsregisteramt und Handelsregister,
REPRAX 2/2015, S. 48 ff., 48; Botschaft zum Bundesgesetz über den
Datenschutz [DSG] vom 23. März 1988, BBl 1988 II 413 ff., 444; Urs
Maurer-Lambrou/Simon Kunz, Basler Kommentar, 3. A., 2014, Art. 2 DSG
N. 39; Beat Rudin, in: Bruno Baeriswyl/Kurt Pärli [Hrsg.], Datenschutzgesetz
[DSG], Bern 2015, Art. 2 N. 36).
Dies kann jedoch nicht bedeuten, dass den Interessen des
Datenschutzes im Bereich des Handelsregisters keine Bedeutung zukommt. Aus Art. 13
Abs. 2 der Bundesverfassung (BV) wird das sogenannte Recht auf informationelle
Selbstbestimmung abgeleitet. Dieses besagt, dass jede Person Anspruch auf
Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten hat. Das Grundrecht impliziert,
dass jede Person bestimmen können muss, ob und zu welchem Zweck Informationen
über sie vom Staat oder von Privaten bearbeitet und gespeichert werden (BVGr,
22. Mai 2012, A-4903/2016, E. 4.2.1; vgl. auch Rainer J. Schweizer
in: Bernhard Ehrenzeller/Benjamin
Schindler/Rainer J. Schweizer/Klaus A. Vallender [Hrsg.], Die schweizerische Bundesverfassung,
St. Galler Kommentar, 3. A., Zürich 2014, Art. 13
N. 71 ff.; Jörg Paul
Müller/Markus Schefer, Grundrechte in der Schweiz, Im Rahmen der
Bundesverfassung, der EMRK und der UNO-Pakte, 4. A., Bern 2008, S. 164 ff.;
Maurer-Lambrou/ Kunz, Art. 1 DSG N. 19 und 23 mit Hinweisen). Der
verfassungsrechtliche Datenschutz ist folgenden Grundsätzen verpflichtet:
rechtmässige Beschaffung, Bearbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz,
Zweckbindung, Verhältnismässigkeit, Richtigkeit, Wahrung der Datensicherheit
sowie Beschränkung der Datenweitergabe ins Ausland, wenn kein gleichwertiger
Persönlichkeits- bzw. Datenschutz besteht (Giovanni Biaggini, BV Kommentar, 2. A., Zürich 2017, Art. 13
N. 13; vgl. Art. 4 DSG). Aus dem grundrechtlichen Fundament
des Datenschutzes ergibt sich zudem ein Anspruch auf Rechtsschutz, insbesondere
zur Durchsetzung des Auskunftsrechts sowie zur Geltendmachung von
Berichtigungs-, Vernichtungs-, Unterlassungs- oder Feststellungsbegehren und
Begehren um vorsorgliche Massnahmen (Schweizer, N. 89; Biaggini, Art. 13
N. 14; vgl. Art. 15 und 25 DSG; Art. 8 lit. d des
Übereinkommens zum Schutz des Menschen bei der automatischen Verarbeitung
personenbezogener Daten vom 28. Januar 1981 [SR 0.235.1]; Art. 13
der Europäischen Menschenrechtskonvention vom 4. November 1950 [EMRK,
SR 0.101]).
4.2 Auch
juristische Personen können sich auf das Recht auf informationelle
Selbstbestimmung berufen (vgl. Schweizer, N. 73). Der Begriff der
Personendaten umfasst alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder
bestimmbare (natürliche oder juristische) Person beziehen und insbesondere ihre
physischen und psychischen Eigenschaften sowie ihre sozialen oder
wirtschaftlichen Verhältnisse oder politischen Anschauungen betreffen
(Schweizer, N. 75; vgl. Müller/Schefer, S. 166 f.; Rudin, Art. 2
N. 10 ff.).
4.3 In der
Stiftungsratssitzung vom 12. Dezember 2019 wurde unter anderem über […]
diskutiert und über diese beschlossen. Diese Beschlüsse umfassen sowohl
personenbezogene Daten dieser Organisationen als auch Angaben über die
Beschwerdeführerin selbst, namentlich über ihre Entscheide und die Begründungen
dafür. Die Beschwerdeführerin kann somit bezüglich dieser personenbezogenen
Daten das Grundrecht der informationellen Selbstbestimmung anrufen. Ihr Recht
ist zudem mit einer gewissen Intensität tangiert, da es vorliegend nicht nur um
eine unbedeutende Bearbeitung personenbezogener Daten geht, sondern höchst
vertrauliche Daten veröffentlicht wurden (vgl. Tobias Fasnacht, Die Einwilligung
im Datenschutzrecht, Zürich etc. 2017, Rz. 519).
5.
5.1 Einschränkungen von Grundrechten bedürfen gemäss Art. 36
BV einer gesetzlichen Grundlage
(Abs. 1). Sie müssen durch ein öffentliches Interesse gerechtfertigt
(Abs. 2) und verhältnismässig sein (Abs. 3). Ein
Grundrechtseingriff ist dann verhältnismässig, wenn er geeignet ist, den im
öffentlichen Interesse liegenden Zweck herbeizuführen. Er muss sodann
erforderlich sein, das heisst, es dürfen keine gleichermassen geeignete, mildere
Massnahmen zur Verfügung stehen. Schliesslich muss der Grundrechtseingriff auch
zumutbar sein. Das heisst, dass die negativen Auswirkungen des Eingriffs nicht
unverhältnismässig schwerer wiegen dürfen als die positiven Auswirkungen.
Eingriffsmittel und Eingriffswirkung müssen in einem vernünftigen Verhältnis
stehen (Ulrich Häfelin et al., Schweizerisches Bundesstaatsrecht, 10. A.,
Zürich etc. 2020, N. 320 ff.; statt vieler BGE 143 I 310
E. 3.2, 3.3.1, 3.4.1 mit Hinweisen). Der
Kerngehalt der Grundrechte ist unantastbar (Art. 36 Abs. 4 BV).
5.2 Die
Bestimmungen zur Öffentlichkeit der Belege des Handelsregisters im
Obligationenrecht und in der Handelsregisterverordnung stellen eine genügende
gesetzliche Grundlage für deren Publikation dar.
Für die Verweigerung des direkt aus Art. 13 BV
abzuleitenden Anspruchs auf (nachträgliche) Schwärzung oder anderweitige
Unkenntlichmachung von personenbezogenen Daten in den Belegen findet sich hingegen
keine gesetzliche Grundlage. Die Bestimmungen zur Unveränderbarkeit (Art. 8
Abs. 5 und Art. 9 Abs. 4 HRegV) beziehen sich auf die Einträge,
nicht auf die Belege. Damit mangelt es schon an dieser Voraussetzung.
5.3 An der
Öffentlichkeit der Belege besteht ein öffentliches Interesse. Der Zweck des
Handelsregisters besteht im Wesentlichen darin, im Interesse der
Geschäftstreibenden und des Publikums im Allgemeinen die kaufmännischen
Betriebe und die sich auf sie beziehenden rechtserheblichen Tatsachen bekannt
zu machen (sog. Publizitätsfunktion; BGE 135 III 304 E. 5.4;
Botschaft zur Änderung des Obligationenrechts [Handelsregister], BBl 2015, 3617 ff.,
3632 [nachfolgend Botschaft]; Martin K. Eckert, Basler Kommentar, 5. A.,
2016, Art. 927 OR N. 7). Das Handelsregister schafft mit dem aus der
Publizitätsfunktion folgenden Grundsatz der Öffentlichkeit Transparenz in Bezug
auf wichtige Tatsachen wie die Firma, den Sitz, das Rechtsdomizil, den Zweck
sowie die Haftungs- und Vertretungsverhältnisse und dient damit der im
Geschäftsverkehr notwendigen Rechtssicherheit und dem Gutglaubensschutz Dritter
(Nicholas Turin, in: Rino Siffert/Nicholas Turin [Hrsg.],
Handelsregisterverordnung [HRegV], Bern 2013, Art. 1 N. 14 ff.;
Eckert, Art. 930 OR N. 1; Botschaft, 3632). So kann niemand
einwenden, er habe eine ins Handelsregister eingetragene Tatsache nicht gekannt
(sog. positive Publizitätswirkung; Art. 933 Abs. 1 aOR [Art. 936b
Abs. 1 und 3 OR]). Umgekehrt bedeutet dies, dass eine Tatsache, welche
nicht ins Handelsregister eingetragen wurde, einem gutgläubigen Dritten nicht
entgegengehalten werden kann (sog. negative Publizitätswirkung; Art. 933
Abs. 2 aOR [Art. 936b Abs. 2 OR]; Botschaft, 3632; Turin, Art. 1
N. 15). Das Handelsregister geniesst sodann die erhöhte Beweiskraft nach Art. 9
ZGB, solange nicht die Unrichtigkeit des Inhaltes nachgewiesen ist (Botschaft,
3633).
Diese Wirkungen erstrecken sich jedoch nur auf alle rechtlich
vorgeschriebenen Angaben, deren Vorhandensein die Handelsregisterbehörden zu
überprüfen haben (Art. 940 Abs. 1 aOR [Art. 937 OR]). Sie umfassen
nicht die Belege und insbesondere nicht Informationen in den Belegen, die für
den Eintrag nicht relevant sind. Ein öffentliches Interesse an der Einsicht in
diese registerrechtlich nicht relevanten Inhalte besteht nicht. Das Interesse
der Öffentlichkeit an der Verlässlichkeit der Eintragung im Handelsregister
wird sodann nur unwesentlich beeinträchtigt, indem Belege mit unterschiedlichem
inhaltlichem Umfang zirkulieren können. Wird der Beleg nicht durch einen
(neuen) Protokollauszug ersetzt, sondern werden die nicht eintragungsrelevanten
personenbezogenen Daten geschwärzt oder in anderer Weise unkenntlich gemacht
und mit einem entsprechenden Vermerk versehen, kann diese Unsicherheit
erheblich minimiert werden. An den eintragungsrelevanten Daten werden hingegen keine
Änderungen vorgenommen und ergeben sich somit keinerlei Rechtsunsicherheiten.
Entsprechend besteht kein öffentliches Interesse daran, dass Teile eines als
Beleg eingereichten Dokuments, welche gar nicht als Beleg für die eingetragene
Tatsache taugen, öffentlich zugänglich sind.
5.4 Die
Veröffentlichung der Belege für eine Eintragung ins Handelsregister ist
geeignet, die geforderte Transparenz in Bezug auf die für die Rechtssicherheit
und zum Schutz Dritter rechtserheblichen Tatsachen herzustellen (vgl. BVGr,
26. Februar 2008, A-4086/2007, E. 5.2.6; zum Recht auf Vergessen
EuGH, 9. März 2017, AZ.C-398/15). Der Grundrechtseingriff ist jedoch nur
erforderlich in Bezug auf eben diese rechtserheblichen Tatsachen. Im Sinne des
Verhältnismässigkeitsgrundsatzes darf das Handelsregisteramt nur diejenigen
Daten beschaffen und bearbeiten, die es objektiv tatsächlich benötigt (Urs Maurer-Lambrou/Andrea
Steiner, Basler Kommentar, 3. A., 2014, Art. 4 DSG N. 11 ff.
auch zum Folgenden; BGE 125 II 473 E. 4b). Werden mehr Daten erhoben
und weiterverarbeitet, als dies nach der Zweckumschreibung erforderlich ist,
bzw. steht der Eingriff nicht in einem vernünftigen Verhältnis zum verfolgten
Interesse, ist das Verhältnismässigkeitsprinzip verletzt.
Vorliegend ist zu beachten, dass keine gesetzliche
Verpflichtung besteht, nicht rechtserhebliche personenbezogene Daten bekannt zu
geben bzw. zu veröffentlichen. Die Handelsregisterbestimmungen sehen die
Möglichkeit vor, für einzutragende Tatsachen, die auf Beschlüssen oder Wahlen
von Organen einer juristischen Person beruhen, nur Auszüge aus
Protokollen als Belege für die Handelsregisteranmeldungen beizubringen (vgl. Art. 23
HRegV). Die nachträgliche Unkenntlichmachung von nicht
eintragungsrelevanten personenbezogenen Daten widerspricht damit nicht dem Sinn
der gesetzlichen Regelung. Werden solche Informationen – beispielsweise wie
hier aufgrund eines Missverständnisses (siehe unten 6.4.2) – veröffentlicht,
müssen diese vielmehr auch nachträglich unkenntlich gemacht werden können.
5.5 Die
Voraussetzungen für einen Eingriff in das Recht der informationellen
Selbstbestimmung sind damit nicht erfüllt. Die nicht eintragungsrelevanten personenbezogenen
Informationen im infrage stehenden Protokoll sind durch Schwärzung unkenntlich zu
machen.
6.
6.1 Selbst
wenn davon ausgegangen würde, dass das Handelsregisterrecht grundsätzlich keine
nachträgliche Schwärzung oder anderweitige Unkenntlichmachung von Beleginhalten
zuliesse, müsste im vorliegenden Fall die Beschwerde dennoch aus folgenden Überlegungen
gutgeheissen werden:
6.2 Gemäss
Rechtsprechung und Lehre kann im Einzelfall – wenigstens bei nicht
schwerwiegenden Grundrechtseingriffen – auf den Grundrechtsschutz verzichtet
werden (BGE 138 I 331 E. 6.1 mit Hinweisen; Regina Kiener/Walter
Kälin/Judith Wyttenbach, Grundrechte, 3. A., Zürich etc. 2018, Rz. 26 ff.).
Die neuere Lehre knüpft den Grundrechtsverzicht an zwei Voraussetzungen: Er
darf in der Rechtsordnung nicht ausgeschlossen sein, und er muss
freiverantwortlich und ausdrücklich erfolgen (Häfelin et al., N. 334 ff.;
Kiener/Kälin/Wyttenbach, Rz. 31). Es muss zumindest ein Mindestmass an
Informiertheit über die Bedeutung, Folgen und Risiken und allfällige
Handlungsalternativen vorliegen (Kiener/Kälin/Wyttenbach, Rz. 36).
Massgebend sind jeweils die konkreten Umstände und die Schwere des
Grundrechtseingriffs.
6.3 Werden der
Handelsregisterbehörde Belege eingereicht, welche nicht eintragungsrelevante
personenbezogene Daten beinhalten, stellt sich die Frage, ob bezüglich deren
Veröffentlichung eine Einwilligung der betroffenen Rechtseinheit vorliegt und
der verfassungsrechtliche Schutz dieser Daten damit hinfällig wird.
6.4 Auch wenn
das Datenschutzgesetz auf das Handelsregister nicht anwendbar ist, können
dessen Bestimmungen, als Konkretisierung der allgemeinen verfassungsrechtlichen
Grund-sätze, zur Eruierung der Voraussetzungen einer rechtsgültigen
Einwilligung in die Veröffentlichung nicht eintragungsrelevanter
personenbezogener Daten herangezogen werden.
Gemäss Art. 4 Abs. 5 DSG ist eine Einwilligung
gültig, wenn sie nach angemessener Information freiwillig erfolgt. Bei der
Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten oder
Persönlichkeitsprofilen muss – der Schwere des Grundrechtseingriffs
entsprechend – die Einwilligung zudem ausdrücklich erfolgen (vgl. Jennifer
Ehrensperger, Basler Kommentar, 3. A., 2014, Art. 19 DSG N. 28).
Die Einwilligung kann somit – sofern nicht schützenswerte Personendaten oder
Persönlichkeitsprofile betroffen sind – formlos und damit auch konkludent
erfolgen (Fasnacht, Rz. 302 mit Hinweisen).
6.4.1
Die Einwilligung wird von einem überwiegenden Teil der Lehre als
einseitiges Rechtsgeschäft qualifiziert (Fasnacht, Rz. 220 mit Hinweisen).
Als solches sind bei der Auslegung die Bestimmungen des Obligationenrechts,
darunter auch die Willensmängel nach Art. 23 ff. OR, anwendbar
(Fasnacht, Rz. 221). Die Auslegung der Willensäusserung erfolgt nach dem
Vertrauensprinzip, was sich im Rechtsverkehr (insbesondere im Geschäftsverkehr)
durch eine an Treu und Glauben orientierte Erwartung des
Einwilligungsempfängers rechtfertigt (Fasnacht, Rz. 319 mit Hinweis). Das
bedeutet, dass der Willensäusserung der Sinn zu geben ist, den ihr der
Empfänger aufgrund der Umstände, die ihm im Zeitpunkt des Empfangs bekannt
waren oder hätten bekannt sein müssen, in guten Treuen beilegen durfte und
beilegen musste (BGE 103 Ia 505 E. 2b S. 509 f. mit
Hinweisen; VGr, 16. Dezember 2015, VK.2015.00001, E. 3.2; Corinne
Zellweger-Gutknecht, Basler Kommentar, 7. A., 2019, Einleitung vor Art. 1 ff.
OR N. 73 ff., Art. 1 OR N. 10 ff.).
6.4.2
Im Handelsregisterrecht sieht Art. 930 aOR (Art. 936 OR)
ausdrücklich vor, dass die Einträge im Handelsregister, die Anmeldungen sowie
die Belege öffentlich sind. Der Handelsregisterverordnung ist sodann zu
entnehmen, dass Protokollauszüge als Belege eingereicht werden können; daraus
kann geschlossen werden, dass personenbezogene Daten in den Protokollen, welche
nicht relevant für den Handelsregistereintrag sind, weggelassen werden dürfen.
Wie der Beschwerdegegner schliesslich zu Recht vorbringt, hat der
Registerführer oder die Registerführerin lediglich zu prüfen, ob eine Eingabe
die gesetzlich zwingenden Bestimmungen für eine Eintragung erfüllt (Art. 940
Abs. 1 aOR [Art. 937 OR]; vgl. zur Kognitionsbefugnis BGE 132 III
668 E. 3.1, und 125 III 18 E. 3b; BGr, 28. April 2014,
4A_363/2013, E. 2.1 f.; Botschaft, 3648; Clemens Meisterhans,
Prüfungspflicht und Kognitionsbefugnis der Handelsregisterbehörde, Zürich 1996,
S. 115, 134 ff., 392 ff.). Eine Prüfung des Inhalts eines Belegs
und dessen Wertung im Zusammenhang mit allfällig heiklen Informationen hat der
Beschwerdegegner demgegenüber nicht vorzunehmen; er kann dies in der Regel auch
gar nicht. Es liegt damit in der Verantwortung der einreichenden Rechtseinheit,
dass keine vertraulichen personenbezogenen Daten in den Belegen enthalten sind.
Reicht eine Rechtseinheit der Handelsregisterbehörde einen Beleg für eine
Handelsregisteranmeldung ein, ist damit grundsätzlich davon auszugehen, dass
diese konkludent in die Veröffentlichung dieses Belegs bzw. der darin
enthaltenen Informationen einwilligt.
Vorliegend ist jedoch zu
beachten, dass die für die Beschwerdeführerin handelnde
Sekretariatsmitarbeiterin dem Beschwerdegegner zunächst nur einen zweiseitigen
Protokollauszug – allerdings in Kopie – einreichte. Die Beschwerdeführerin
zeigte damit, dass sie keine vertraulichen personenbezogenen Daten
veröffentlicht haben wollte. Der Beschwerdegegner gelangte danach mit Schreiben
vom 12. März 2020 an die Beschwerdeführerin und verlangte "das
Protokoll des Stiftungsrates vom 12. Dezember 2019 im Original". Die
Mitarbeiterin der Beschwerdeführerin reichte daraufhin, der Aufforderung
wortgetreu entsprechend, das gesamte sechsseitige Protokoll der
Stiftungsratssitzung ein.
Auch wenn den Beschwerdegegner
keine generelle Pflicht trifft, den Inhalt eines Protokolls im Zusammenhang mit
vertraulichen Informationen zu werten, ist in Bezug auf den vorliegenden Beleg
zu berücksichtigen, dass ohne Weiteres auf den ersten Blick ersichtlich ist,
dass er heikle Informationen beinhaltet. Der Beschwerdegegner hätte damit nicht
davon ausgehen dürfen, dass die Beschwerdeführerin diese vertraulichen
Informationen veröffentlichen wollte.
Der Beschwerdegegner weist
darauf hin, dass die gleiche Sekretariatsmitarbeiterin zuvor mehrmals
Personalmutationen gemeldet und Protokollauszüge eingereicht habe. In einem
Schreiben vom 10. Januar 2018 wurde sie vom Beschwerdegegner sogar
ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht, dass ein Protokollauszug erstellt
werden könne, sofern das vollständige Protokoll Informationen enthalte, die
nicht für die Eintragung relevant seien und die Geschäftsinteressen berührten
und daher nicht öffentlich zugänglich gemacht werden sollten. Dass die
Beschwerdeführerin in der Folge einen Auszug aus dem fraglichen Protokoll
erstellte und einreichte, spricht dafür, dass sie auch im aktuellen Fall keine
vertraulichen Informationen veröffentlichen wollte und die Einreichung des
Vollprotokolls lediglich auf einem Missverständnis beruhte, das auf eine
ungenaue Anweisung durch den Beschwerdegegner zurückzuführen ist.
Der Beschwerdegegner durfte
nach dem Gesagten nach Treu und Glauben nicht davon ausgehen, dass die
Beschwerdeführerin mit einer Publikation der vertraulichen personenbezogenen
Daten im Protokoll einverstanden ist.
6.4.3
Liegt keine rechtsgültige Einwilligung vor und durfte der Beschwerdegegner
nach Treu und Glauben auch nicht von einer solchen ausgehen, erübrigt sich die
Prüfung, ob ein Grundlagenirrtum vorliegt.
6.5 Für die
Beurteilung der Frage, ob vorliegend eine Unkenntlichmachung bzw. Schwärzung
eines Teils des Protokolls verfassungsrechtlich geboten erscheint, ist auf die
Gesamtheit der konkreten Umstände abzustellen; namentlich sind die Schwere des
Grundrechtseingriffs anhand der infrage stehenden personenbezogenen Daten, die
Interessen der Öffentlichkeit an der Verlässlichkeit des Handelsregisters sowie
der Kreis der Zugangsberechtigten zu berücksichtigen (vgl. BGE 138 I 256
E. 5.5).
6.5.1
Die im besagten Protokoll enthaltenen Informationen sind unweigerlich als
vertraulich zu klassifizieren. Eine weitreichende Bekanntgabe dieser
personenbezogenen Daten würde zu einem Reputationsschaden für die
Beschwerdeführerin führen. Da die Belege von jedermann ohne Interessennachweis
eingesehen werden können – im Kanton Zürich sind die Belege mit einer
Einzelabfrage über das Internet erhältlich –, stehen die im Beleg enthaltenen
vertraulichen Informationen einem unbestimmten Kreis von Zugangsberechtigten offen.
Das private Interesse der Beschwerdeführerin an einer Schwärzung der
betreffenden Stellen des Protokolls ist demnach als sehr hoch zu werten. Ein
öffentliches Interesse an der Einsicht in diese registerrechtlich nicht
relevanten Inhalte besteht – wie schon dargelegt wurde – demgegenüber nicht
(vgl. oben 5.3;). Im vorliegenden Einzelfall ist das private Interesse an der
nachträglichen Unkenntlichmachung der nicht eintragungsrelevanten
personenbezogenen Daten daher als höher zu gewichten.
7.
Da nicht ersichtlich ist, dass dem betreffenden Handelsregistereintrag
der Protokollauszug der Sitzung von D vom 25. Oktober 2019 zugrunde lag,
ist dieser auch nicht nachträglich als Beleg einzureichen und zu
veröffentlichen. Dies würde nämlich zu einer Änderung des Eintrags im
Tagesregister führen, da die Liste der Belege, die der Eintragung zugrunde
liegen, dort eingetragen ist und dieser Eintrag nachträglich nicht verändert
werden darf (Art. 8 Abs. 2 und 3 lit. e und Abs. 5 HRegV).
8.
Die Beschwerde ist nach dem Gesagten teilweise gutzuheissen
und die beschwerdegegnerische Verfügung vom 13. August 2020 aufzuheben.
Der unter […] publizierte Beleg, namentlich das Protokoll der Sitzung des
Stiftungsrats vom 12. Dezember 2019, ist durch eine teilweise geschwärzte
Version desselben Dokuments (vgl. Beilage 5/8) zu ersetzen. In Bezug auf
die Veröffentlichung des Protokollauszugs der Sitzung von D ist die Beschwerde
abzuweisen.
9.
Nachdem der Veröffentlichung des Protokollauszugs der Sitzung
von D nur untergeordnete Bedeutung zukommt, sind die Gerichtskosten ausgangsgemäss
dem Beschwerdegegner aufzuerlegen und ist dieser zu verpflichten, der
Beschwerdeführerin für das Beschwerdeverfahren eine angemessene
Parteientschädigung zu bezahlen (§ 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13
Abs. 2 Satz 1 sowie § 17 Abs. 2 VRG). Für das
erstinstanzliche Verfahren ist indes keine Parteientschädigung geschuldet (§ 17
Abs. 1 VRG).
10.
Zur Rechtsmittelbelehrung des nachstehenden Urteilsdispositivs
ist Folgendes zu erläutern: Art. 72 Abs. 2 lit. b Ziff. 2
des Bundesgerichtsgesetzes vom 17. Juni 2005 (BGG, SR 173.110) lässt
die Beschwerde in Zivilsachen auf dem Gebiet des Handelsregisters zwar
prinzipiell zu, gemäss Art. 74 Abs. 1 lit. b und Abs. 2 lit. a
BGG allerdings nur bei einem Fr. 30'000.- überschreitenden Streitwert oder
andernfalls, sofern sich eine Rechtsfrage von grundsätzlicher Bedeutung stellt.
Demgemäss erkennt die
Kammer:
1. Die
Beschwerde wird teilweise gutgeheissen und die Verfügung des Beschwerdegegners
vom 13. August 2020 aufgehoben. Der unter […] publizierte Beleg,
namentlich das Protokoll der Sitzung des Stiftungsrats vom 12. Dezember
2019, ist durch eine teilweise geschwärzte Version desselben Dokuments zu
ersetzen.
2. Die
Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf
Fr. 2'500.--; die übrigen Kosten betragen:
Fr. 170.-- Zustellkosten,
Fr. 2'670.-- Total der Kosten.
3. Die
Gerichtskosten werden dem Beschwerdegegner auferlegt.
4. Der
Beschwerdegegner wird verpflichtet, der Beschwerdeführerin für das
Beschwerdeverfahren eine Parteientschädigung von Fr. 2'500.- zu bezahlen.
5. Gegen
dieses Urteil kann Beschwerde in Zivilsachen nach Art. 72 ff. BGG
erhoben werden. Sie ist innert 30 Tagen ab Zustellung einzureichen beim Bundesgericht,
1000 Lausanne 14.
6. Mitteilung an …
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